презентация в PowerPoint: советы и предостережения
При условии оптимального использования позволяет добиться многого.
Рекомендации для сотрудников организаций
Автор: Джефф Уорио (Jeff Wuorio)
Чери Керр (Cherie Kerr) знает о том, что PowerPoint позволяет сделать заявление во время деловой встречи более убедительным.
Однако ей известно, что возможен и обратный эффект.
Эта программа может быть вашим незаменимым помощником, — говорит консультант по связям с общественностью из Санта-Ана (штат Калифорния). — Но ее нужно использовать правильно».
Противоречивый взгляд Керр на популярную программу для создания презентаций и графики отражает спор, продолжающийся в научном и бизнес-сообществе. Одна сторона признает ценность PowerPoint как мощного инструмента для бизнеса, в то время как другая считает ее помехой для эффективного взаимодействия, запутывающей, искажающей и даже подавляющей общение.
Однако, как подчеркивает Керр, любой спор о достоинствах и недостатках PowerPoint лишь доказывает важность правильного использования этой программы. Ниже приведены 10 советов, которые помогут вам использовать PowerPoint на пользу, а не во вред вашему бизнесу.
1. Используйте эффектные материалы для оформления своего выступления.
В каком-то смысле простота использования программы PowerPoint является ее худшим врагом. Создание эффектных слайдов и картинок может быть простым и увлекательным занятием, однако не следует забывать, что PowerPoint не предназначается для автономного использования. Аудитория хочет слышать ваше выступление, а не смотреть на изображения, мелькающие на экране. Создайте убедительную презентацию PowerPoint, но позаботьтесь о том, чтобы ваши собственные высказывания были не менее яркими. «PowerPoint не проводит презентации, а создает слайды, — говорит Мэтт Торнхилл (Matt Thornhill), президент фирмы Audience First из г. Мидлотиан (штат Вирджиния), предлагающей консультационные услуги по проведению презентаций. — Не следует забывать, что слайды играют роль вспомогательного средства во время устного выступления».
2. Не усложняйте презентацию.
Вы наверняка видели презентации, созданные в PowerPoint и других программах, которые явно вызывают у докладчика большее воодушевление, чем сама тема обсуждения. Порой возникает такое ощущение, что автор презентации просто влюблен в каждую созданную им линию, завитушку и спецэффект. Однако наиболее эффектные презентации PowerPoint просты. Такие презентации содержат понятные диаграммы и графику, подчеркивающую речь докладчика. Некоторые советуют ограничиться пятью словами в строке и пятью строками на каждом слайде. «Не следует перегружать презентацию текстом и графикой, — считает Керр. — Не нужно вываливать все на один экран».
3. Сведите количество цифр и статистики к минимуму.
Одним из привлекательных аспектов PowerPoint является возможность представления идей и высказываний докладчика в краткой форме. Сложно донести мысль через нагромождения цифр и статистики. Эффектная презентация PowerPoint не содержит большего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробного изучения, включив их в раздаточные материалы, предлагаемые по окончании презентации. Если необходимо подчеркнуть какие-то статистические данные в презентации, воспользуйтесь рисунком или фотографией. «Например, когда я рассказывала о распространенности болезни Альцгеймера, я не стала показывать аудитории цифры, а использовала фотографию старой женщины», — рассказывает Керр.
4. Не повторяйте то, что написано на слайдах PowerPoint.
Одной из наиболее распространенных и вредных привычек среди пользователей PowerPoint является чтение текста на слайдах. Это не только избыточность (неужели ваша роль состоит лишь в том, чтобы щелкать мышью?), но и верный способ сделать скучной любую, даже самую яркую презентацию. Показ презентации должен сопровождаться устной речью, дополняющей и описывающей (но не пересказывающей) отображаемую на экране информацию. «Даже при использовании PowerPoint необходимо общение докладчика с аудиторией, — считает Роберта Прескотт (Roberta Prescott), сотрудник фирмы The Prescott Group из Коннектикута, занимающейся консалтингом в области коммуникаций. — Люди пришли на презентацию не для того, чтобы рассматривать вашу спину».
5. Делайте своевременные замечания.
Еще одна распространенная проблема — совпадение по времени замечаний докладчика с отображением нового слайда PowerPoint. Это лишь рассеивает внимание аудитории. При правильном планировании презентации PowerPoint сначала должен отображаться новый слайд и аудитории дается какое-то время на то, чтобы прочитать и усвоить информацию, а затем следуют комментарии докладчика, уточняющие и дополняющие показанное на экране. «Это вопрос синхронизации, — говорит Керр. — Не начинайте говорить, пока аудитория не прочитает информацию на слайде».
6. Делайте перерывы.
Как уже было отмечено, PowerPoint лучше всего использовать в качестве визуального дополнения к устному выступлению. Опытные пользователи PowerPoint не стесняются время от времени показывать аудитории пустой экран. Это не только позволяет слушателям отдохнуть, но и помогает сфокусировать внимание во время устного общения, например в ходе группового обсуждения или при ответе на вопросы аудитории.
7. Используйте яркие цвета.
Яркий контраст между текстом, графикой и фоном помогает донести до слушателей мысли и эмоции.
8. Импортируйте дополнительные рисунки и фотографии.
Не ограничивайтесь тем, что предлагает PowerPoint. Используйте внешние рисунки и фотографии, а также видео, чтобы украсить и разнообразить свою презентацию. «Я часто включаю в презентацию одну-две короткие видеозаписи, — рассказывает технический консультант из Нью-Йорка Рэмон Рэй (Ramon Ray). — Это добавляет юмор, лучше передает мысль и раскрепощает аудиторию».
9. Предлагайте раздаточные материалы в конце, а не в середине презентации.
Кто-то может не согласиться со мной. Но ни один докладчик не захочет выступать перед аудиторией, которая занята чтением его собственной речи в кратком изложении. Если слушателям не требуется просматривать раздаточные материалы во время выступления, лучше предоставить их в конце презентации.
10. Отредактируйте презентацию перед выступлением.
Никогда не забывайте об аудитории. Подготовив слайды PowerPoint в черновом варианте, отредактируйте их, представив, что вы — один из слушателей. Если что-то покажется непривлекательным, отвлекающим или непонятным, правьте безжалостно. В большинстве случаев такая правка хорошо отражается на качестве презентации в целом.
