На Западе, спросив у рабочего «А где хранится твоя трудовая книжка?», в ответ вы получите недоуменный взгляд — такого понятия как «трудовая книжка» там не существует. Они были отменены в середине прошлого века. Сегодня в Европе соискателю достаточно показать на собеседовании диплом о высшем образовании, рекомендации с прошлых мест работы и резюме. Кроме того, работники имеют книжки социального страхования и трудовые карточки, которые предъявляют по собственному желанию, если хотят подтвердить свою квалификацию. Последнее время и в Украине появилась тенденция относиться к трудовым книжкам как к пережитку прошлого. Но пока трудовая книжка, согласно законодательству, «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника», знать, для чего она все-таки нужна, полезно.

Кто должен покупать трудовую книжку?

Нередко происходит так, что работник, который впервые устраивается на работу, вместе с соответствующими документами предоставляет бланк трудовой книжки. Чаще всего такие «документы» приобретаются на уличных раскладках, в местах массовой торговли. И мало кто задумывается, что принятие кадровой службой такого бланка от работника недопустимо и может быть квалифицировано, как нарушение законодательства о труде.

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним изготавливаются по единому образцу и приобретаются предприятием, а не предоставляются работником. В соответствии с пунктом 6 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 г. № 301 изготовление по единому образцу бланков трудовых книжек и вкладышей к ним обеспечивается Министерством финансов по заказу Государственной акционерной компании «Укрресурсы». Когда работнику, который впервые устраивается на работу, выписывается новая трудовая книжка, работодатель высчитывает из заработной платы работника сумму ее стоимости (п. 6.1. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения Украины от 29 июля 1993 г. № 58; далее — Инструкция № 58). В соответствии с Инструкцией № 58 работодатель обязан иметь в наличии на своем предприятии необходимое количество трудовых книжек и вкладышей к ним.

На каком языке заполнять трудовую книжку?

Много вопросов возникает и о том, какому языку отдать предпочтение при заполнении трудовой книжки, поскольку она имеет два раздела: на украинском и русском языке. В соответствии с пунктом 2.1 Инструкции № 58 соответствующие разделы трудовых книжек и вкладыши к ним заполняются соответственно на украинском и русском языках. Однако ст. 10 Конституции Украины говорит о том, что государственным языком в Украине является украинский язык, поэтому не будет нарушением, если записи в трудовых книжках будут вестись исключительно на украинском языке.

Ведутся ли трудовые книжки в отношении частных предпринимателей?

В соответствии со ст. 42 Хозяйственного кодекса предпринимательство — это самостоятельная, инициативная, систематическая хозяйственная деятельность, осуществляемая предпринимателями с целью достижения экономических и социальных результатов и получения прибыли. Исполнение этой деятельности (работ, услуг) предпринимателем самостоятельно (на основании гражданско-правовых договоров) означает, что он ни с кем не пребывает в трудовых отношениях, и, соответственно, трудовая книжка на него не ведется. Поскольку ведение трудовых книжек предусмотрено только для работников, которые работают на предприятиях, в учреждениях, организациях или у физических лиц (ст. 48 КЗоТ).

Деятельность же упомянутой категории лиц засчитывается к стажу труда, который дает право на трудовую пенсию при условии уплаты страховых взносов на счет Пенсионного фонда Украины (подтверждается соответствующей справкой Пенсионного Фонда о выплате предпринимателем страховых взносов). Обратим внимание, что осуществление лицом предпринимательской деятельности не препятствует заключению таким лицом трудового договора с другим работодателем. В этом случае трудовая книжка будет вестись на основном месте работы в соответствии с общепринятыми правилами.

Особенности внесения записей о стаже

Иногда руководители предприятий настаивают на том, чтобы вносить в трудовую книжку запись о том, что до принятия на работу на предприятие работник не имел трудового стажа.

В соответствии с пунктом 2.18 Инструкции № 58 в трудовых книжках фиксируется: а) служба в составе Вооруженных сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство и государственное социальное страхование; б) время учебы в высших учебных заведениях; в) работа как членов колхоза — в случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой деятельности в общий трудовой стаж работников; г) время присмотра за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом возрастом до 16 лет, а также пенсионером, который по медицинским показателям нуждается в постоянном присмотре (ст. 56 ЗУ «О пенсионном обеспечении») в том числе за престарелым, который достиг 80 лет (в соответствии с медицинскими показателями); д) запись о периоде получения помощи по безработице (безработным лицам) фиксируется в трудовой книжке органом государственной службы занятости населения.

Таким образом, внесение записи о том, что до принятия на работу работник не имел трудового стажа, не предусмотрено действующим законодательством.

Особенности исправления записей в трудовой книжке

Действующим законодательством установлены определенные требования к порядку ведения и учета трудовых книжек на предприятии. Такие требования отражены в Инструкции № 58.

В трудовую книжку вносятся записи о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о награждениях и поощрениях сотрудников. Причем записи должны вноситься на основании приказа руководителя и точно соответствовать его тексту. Записи выполняются с применением арабских цифр, аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи о работе, переводах, а также награждениях и поощрениях, исправления должны проводиться тем предприятием, на котором была внесена соответствующая запись. Если предприятие, которым была внесена неправильная или неточная запись о трудовой деятельности работника ликвидировано, то корректирующую запись должно произвести и заверить печатью предприятие — правопреемник. В случае его отсутствия — вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие, а в случаях отсутствия такого — облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправление сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа (распоряжения). При утере приказа (распоряжения) или несоответствия записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке или указанных ошибочно. При этом следует помнить, что показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления.

В разделах «Ведомости о работе», «Ведомости о награждении», «Ведомости о поощрении» трудовой книжки и вкладыша зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. В случае необходимости изменения записи сведений о работе после написания соответствующего порядкового номера записи, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись под № таким-то не действительна. Принят на должность такую-то» и в графе 4 повторить дату и номер приказа (распоряжения) руководителя, из которого была неправильно сделана запись.

По такому же принципу определяется недействительность записи об увольнении и переводе на другую работу, о незаконном увольнении или переводе, восстановлении на предыдущей работе или внесении изменений в формулировку причины увольнения. Например, нужно писать: «Запись под № таким-то не действительна. Восстановлен на предыдущей работе в должности…». Изменение причины увольнения производится аналогичным образом: «Запись под № таким-то не действительна. Уволен по … ст. … КЗоТ Украины». В графе 4 в таком случае должна быть ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

С течением жизни возможны изменения и личной информации работника. Например, девушки при вступлении в брак чаще всего меняют свою фамилию на фамилию мужа. Потому во всех документах предприятия, в том числе и в трудовой книжке, должны быть внесены соответствующие изменения. В случае, если изменения личной информации работника произошли в период, когда работник не являлся сотрудником какого-либо предприятия, то такие изменения вносятся на последнем месте работы работника на основании документов (паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, смене фамилии, имени, отчества) со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульный лист, внутренняя сторона) трудовой книжки таким образом: одной чертой зачеркивается, например, бывшая фамилия работника или другая информация и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Не допускается внесение изменений в записи путем подтирания, замазывания корректором, заклеивания.

Каждый кадровик или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должен осознавать свою ответственность перед сотрудниками своего предприятия за несвоевременно или неправильно внесенную в трудовую книжку информацию, так как неправильная или несвоевременно внесенная информация может привести к потере трудового стажа работника. Особенно это касается периодов до 1 июля 2000 года, так как до этого периода в нашей стране еще не велся персонифицированный учет, и трудовая книжка была единственным документом, подтверждающим трудовой и страховой стаж работника. С 1 июля 2000 года сведения о застрахованном лице — наемном работнике передаются предприятиями и ведутся в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, хотя и трудовые книжки никто не отменял.

Татьяна Пашковская, Елена Вовк

По материалам: «Судебно-юридическая газета»