1. Обязательно используйте поле «Тема письма». На данный момент практически на все электронные ящики приходит много спама. Если ваше письмо не будет содержать темы – оно тоже может быть принято за спам, и адресат его удалит.

Не менее важно и правильно сформулировать тему – причем не только для того, чтобы ваше письмо выделялось среди груд спама. Но и для того, чтобы адресат захотел прочитать ваше послание (особенно актуально в том случае, если в вашем письме содержится просьба).

Не стоит писать в теме общие слова (к примеру, «совещание»). Лучше быть максимально конкретной: скажем, «Важное совещание 1 декабря». Но это только в том случае, если совещание действительно важное! Не стоит разбрасываться такими словами попусту – иначе в следующий раз на слова «важно» и «срочно» в теме вашего письма адресат может и не обратить внимания.

2. Старайтесь, чтобы ваше письмо было максимально коротким. Многие деловые люди, которые ценят каждую минут своего времени, не станут читать письмо длиннее десятка-двух строчек.

В первой же строчке напишите суть письма – это поможет получателю понять, насколько важно и срочно ваше дело для него. А далее можете раскрыть свою мысль более подробно.

Если письмо длиннее, чем несколько предложений, хорошо структурируйте его. Разбейте на абзацы – так будет гораздо нагляднее.

3. Проверяйте правописание. Даже если вы считаете, что пишете грамотно, лучше все же перед отправкой проверить, все ли в тексте правильно. Некоторые браузеры выполняют эту функцию автоматически. Если же у вашего браузера нет такой полезной особенности, просто вставьте текст письма в Ворд – он выделит слова, в которых допущены ошибки.

4. Не забывайте о контактных деталях, особенно если вы пишете человеку в первый раз. Лучше всего создать в вашем почтовом клиенте стандартную подпись, которая бы включала ваше имя, должность, телефон и, при необходимости, другие данные. Это даст возможность получателю письма ответить вам так, как ему будет наиболее удобно – к примеру, по телефону. Однако помните, что строчек в подписи должно быть не более семи.

5. Используйте в письме только обычный текст, без форматирования, HTML и т.д. Так вы сможете быть уверены, что получатель прочтет ваше письмо, каким бы программным обеспечением он не пользовался.

6. Проверяйте размер файлов, которые вы вкладываете в письмо. Не стоит посылать файлы размеров в несколько мегабайт, если вы не уверены, что получатель сможет быстро его скачать.

Предлагаю посетить Вам эти блоги: