ВТОРОЙУРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕФАКТОРЫ
Мы живем в сложном и изменчивом мире, который бросает вызов всем нашим усилиям стать организованными. По большей части мы научились его принимать и, как минимум, достигли приемлемого уровня контроля. Но иногда, что бы мы ни делали, ничего изменить не удается. Некоторые внешние факторы просто не позволяют нам достичь желаемого уровня организованности — если только мы не найдем способа их обойти.

Чтобы определить, не давят ли на вас какие-либо внешние ограничения, ответьте "Верно" или "Неверно" на следующие утверждения:
1. Когда в вашей компании начинаются сокращения, вам в наследство достаются обязанности уволенных сотрудников.
2. Недавно ваша компания прошла через процесс слияния или изменения основных бизнес-процессов.
3. Вы начали собственный бизнес.
4. Сейчас ваш бизнес находится в стадии быстрого роста.
5. Вы — мама или папа, работаете полный день и заботитесь о пожилых родителях.
6. В день вы получаете больше сотни сообщений по электронной и голосовой почте.
7. Вы чувствуете напряжение из-за необходимости постоянно отвечать на письма или факсы.
8. Вы не можете справиться с обновлениями и изменениями вашей компьютерной системы.
9. На работе вы страдаете от постоянных помех.
10.Ваша работа связана с жестким соблюдением сроков.
11. Ваша работа связана с очень большим количеством документов и бумаг.
12. Ваша работа — непрерывный бизнес, он действует 24 часа в сутки.
13.Ваше рабочее место недавно переместилось из отдельного кабинета в общую рабочую комнату.
14. Вы находитесь посреди переходного процесса, например изменений в карьере, изменения направления вашего бизнеса, развода, переезда или создания семьи.
15. Недавно в ваш дом или офис кто-нибудь переехал.
16.У вас исключительно неорганизованный шеф, который постоянно нарушает ваш рабочий график.
17.Ваш супруг, ребенок или сосед по комнате — страшный неряха и не заботится о поддержании порядка.
18.Ваш подчиненный организует вещи совершенно не так, как вы, и все время пренебрегает вашей системой.
19. Вы живете в тесной квартире, где очень мало или вообще нет места для хранения.
20. Вы работаете в тесном офисе, где очень мало или вообще нет места для хранения.

ПОДСЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ
используйте таблицу, чтобы определить, не приходится ли вам бороться с препятствиями, которые созданы не вами, и какие действия нужно предпринять, чтобы с ними справиться.
Если вы ответили: Смотрите:
"Верно" на вопросы 1-5 факторы 1,3
"Верно" на вопросы 6-12 фактор 2
"Верно" на вопросы 13-15 фактор 3
"Верно" на вопросы 16-18 фактор 4
"Верно" на вопросы 19-20 фактор 5


Внешний фактор № 1. Нереалистичная рабочая нагрузка

Чтобы увидеть действительную картину того, насколько реалистична ваша рабочая нагрузка, в течение одной-двух недель проследите, на что вы тратите время. Разделите страницу в тетради на две колонки. Записывайте в левой колонке каждую задачу, которую выполняете. В правой колонке записывайте все задачи, которые необходимо выполнить, но вы никак не доберетесь до них (вместе с самыми смелыми предположениями о том, сколько времени это может потребовать). Когда вы закончите, этот список поможет выявить, в каких случаях вы используете время не лучшим образом, а также совершенно четко покажет, сколько рабочих часов вам необходимо на самом деле.
Что делать дальше, зависит от ситуации. Если вы — сотрудник корпорации, то можете поделиться своими открытиями с шефом, чтобы он реально увидел вашу ситуацию и вместе с вами поучаствовал в "мозговом штурме" по поводу возможных решений. Если вы сами себе хозяин, то, возможно, можете контролироватьразвитие своего бизнеса или нанять дополнительный персонал. Если вы работаете и в то же время заботитесь о детях, престарелых родителях или о ком-то еще, внимательно рассмотрите все свои домашние заботы. Может быть, от некоторых из них можно отказаться (так ли уж необходимо мыть полы каждый день) ?

Внешний фактор № 2.
Высокие темпы жизни и новые технологии

То, что вы можете работать 24 часа в сутки, не значит, что вы должны это делать. Возможность поместить свой календарь в компьютер вовсе не означает, что вы должны это делать. Из того, что секунду назад вы получили факс или e-mail, не следует, что вы обязаны немедленно на него отвечать. Каждый год выходит в свет 15 000 периодических изданий и 50 000 книг, но это совершенно не означает, что вы обязаны прочесть хотя бы часть из них.
Подпишитесь на два или три издания, которые считаете самыми ценными для себя, и оставьте остальные в покое. Задайтесь целью читать одну-две книги в месяц по тщательно отобранным темам.
Вечное движение на работе или ради развлечения рано или поздно истощит вас. Пусть информация остается доступной в любой момент, но будьте реалистичны относительно того, сколько информации вы в состоянии обработать. Помните, технологии — это инструмент.

Внешний фактор № 3. Переходный период
Его ситуация не так уж необычна. Каждый раз, переживая значительные перемены, мы проходим через разрушение существующей системы организации пространства. И это неизбежно: нам приходится иметь дело с новыми условиями и окружением и требуется время, чтобы обработать информацию и ясно увидеть, что и как нужно организовывать. Вот некоторые распространенные переходные периоды:
Переезд.
Женитьба.
Рождение ребенка.
Ребенок идет в школу.
Окончание школы.
Выход на пенсию.
Болезнь или смерть любимого человека.
Поиск работы.
Слияние предприятий.
Быстрый рост бизнеса.
Изменение карьеры.
Проходя через перемены, прежде чем начать процесс самоорганизации, лучше всего подождать до тех пор, пока у вас не будет более ясной картины новых приоритетов и потребностей, если вы можете еще немного потерпеть этот хаос. Или установить временную систему, понимая при этом, что она может измениться, когда новая ситуация прояснится.


Внешний фактор № 4.
Партнер, который не хочет сотрудничать
Нет ничего более неприятного, чем жить или работать вместе с кем-то, чья привычка к беспорядку уничтожает все ваши усилия по организации пространства. Это может быть шеф, подчиненный, сосед по комнате или член семьи.
В этом случае советую вам напрямую прояснить ситуацию и попытаться мотивировать этого человека сотрудничать с вами, апеллируя при этом к его приоритетам, а не к своим.
Например, если ваш неорганизованный шеф пытается достичь определенного уровня продаж или получить награду за выдающееся обслуживание клиентов, скажите ему, что, если он будет постоянно отвлекать вас от преодоления очередного созданного им кризиса, эти цели могут так и остаться недостигнутыми. Затем предложите разработать систему, которая облегчит кризисы и которую ему будет легко поддерживать.
Если ваш подчиненный отказывается следовать вашей системе, возможно, вы ожидаете, что он будет следовать схеме, которую ему недостаточно подробно разъяснили. Уделите время тому, чтобы донести до подчиненного, чего именно вы от него хотите, и объясните, как важно следовать вашей системе организации. В конце концов, именно благодаря ей вы заработали столько денег, что теперь можете платить ему зарплату!
Наконец, если источник вашего раздражения — сосед по комнате или член семьи, убедитесь, что вашу систему организации легко понять и поддерживать (вы найдете здесь для этого множество надежных приемов). Позвольте ему самому определить, во что обходится беспорядок. Спросите, не приходится ли ему расстраиваться из-за того, что он не может найти нужную вещь, транжир иг деньги, опаздывает, ссорится с вами. Исследуйте, почему вам обоим важно, чтобы вещи возвращались на свои места. Примите во внимание разницу между личным пространством и местами общего пользования, а затем договоритесь с этим человеком поддерживать порядок хотя бы в тех местах, которыми вы пользуетесь совместно.


Внешний фактор № 5. Ограниченность пространства
Важно понимать разницу между подобным внешним фактором и технической ошибкой № 1 ("вещей больше, чем места для хранения"), потому что иногда места действительно больше нет. Как узнать, достигли ли вы абсолютных пределов своего пространства? Обычные признаки этого таковы:
У вас дома или в офисе нет лишних вещей: вы действительно пользуетесь всем, что у вас есть.
• Вы очень организованный человек: все имеет свое место и вы знаете, где найти каждую вещь.
• Вы добились максимума от каждого сантиметра своего пространства. Вы используете вертикальные полки и шкафы, мебель, приспособления для экономии места и разделители, чтобы стопроцентно использовать место в ящиках и шкафах.
Если все эти условия соблюдаются, но вещи все равно "выпадают" из помещения, вероятно, вы достигли его пределов. Попытки хранить больше вещей, чем это физически возможно, приведут только к раздражению и разочарованию."

из книги Д.Моргенстерн

Надо бороться с причиной, а не с последствиями. беспорядок и неорганизованность - это следствия. Проанализируйте ситуацию, поймите причины и Вы найдете выход из проблемы.
И следите за постами в теме))) думаю тут можно будет найти полезные советы именно для вашей конкретной ситуации))