Источник: http://www.zarplata-online.ru/art/144728-red-sroki-hraneniya-dokumentov

 

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом. 

Где прописаны сроки хранения документов

Сроки хранения документов прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Исчислять сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Для вашего удобства информацию о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации, мы представили в виде таблице (см. ниже)

ПРИМЕР. Сотрудник уволился 30 сентября 2015 года. До какой даты должна храниться его личная карточка? Личные карточки работников хранятся 75 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2016 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2091 года.

Обозначения для сроков хранения документов 

Сроки хранения документов в Перечне типовых управленческих архивных документов определены числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы. «Постоянно» означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Минимальные сроки хранения

Перечень типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов. Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо не менее пяти лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если нарушены сроки хранения документов, организации грозит штраф. Так, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ): 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода; 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода. В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения. Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом (ст. 13.25 КоАП РФ): от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц; от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц. Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Таблица. Сроки хранения документов

Далее: http://www.zarplata-online.ru/art/144728-red-sroki-hraneniya-dokumentov