Когда мы говорим об этикете, то первым делом на ум приходит поведение в обществе, сервировка стола или прием гостей, хотя этикет представляет собой многопрофильную сферу.

Я хочу затронуть этикет писем, несмотря на то, что время, когда «бумажные» письма пользовались популярностью, прошло, в нашей жизни появился Интернет, мгновенно отобразив все письма в электронном виде. И зачастую, многие не знают, как начать письмо, или вообще не имеют представления, как они пишутся. Из тех времен, когда в моде были почтовые голуби и почтальоны, в наше время пришли и правила написания писем. И почти никто не задумывался о том, что правила эти давно уже вышли из моды.

Когда вы пишете письмо, представьте, что вы обращаетесь к человеку лично. Как вам понравится, если вы будете общаться с деловым партнером в подобной манере:

«Заверяем вас в нашем искреннем расположении», или «При сем прилагается…», или «Надеемся, что предпринятые нами меры будут встречены с одобрением»… Вы уже поняли, что так лично никто не обращается. Так же я сомневаюсь, что, входя к своему начальнику, вы обращаетесь к нему «Дорогой Иван Иванович». Современное общество диктует свои правила. Слишком много спама заставляет негативно реагировать на незнакомые письма.

С самого начала письмо должно брать читателя «за горло», полностью приковывать его внимание и не отпускать до последних строчек. И это не зависит от тематики письма – деловое или личное, оно должно отвечать современным требованиям и привлекать адресата.

Помните, что людям интересно читать те письма, в которых есть информация именно для них. Если там что-то поверхностное, общее, и абсолютно не нужное – не сомневайтесь, ваше письмо окажется сразу в корзине. Всегда пишите так, чтобы ваше письмо смогло ответить на вопрос получателя «что тут есть для меня»?

Давайте рассмотрим основные положения того, что так не хватает письмам XXI века.

1.   Говорите так, как есть. Короткие, отрывистые, несущие эмоциональный заряд, фразы сейчас более эффективны, чем деловые, сухие многозначащие изречения, на которых сложно сосредоточиться и вникнуть в их суть. Говорите простым, понятным языком, т.е. пишите так, как вы разговариваете.

2.   Не обязательно, чтобы в предложении было и подлежащее и сказуемое. Это не XIX века «Основы корреспонденции».

3.   Не используйте устаревшие фразы в письмах, такие как «При сем прилагается…», «удостоверится…», «в кратчайшие сроки…», скажите иначе «как видите, я приложил…», «найти...», «вы убедитесь…», «быстро» и т.д.

4.   Вы что-то хотите получить от адресата? Реакцию, заказ, ответ, договор? Объясните ему тогда, что получит адресат, если сделает именно то, что вы хотите. Заинтересуйте его.

5.   Вступления для предложений. Обращайтесь к собеседнику: «Видите ли…», «Вы увидите…», «Вы обнаружите…», «Вы найдете…», «Вы поймете…», «Вы услышите…» и т.д.

6.   Перевод ваших слов. Если необходимо использовать специфичные слова для определения свойств продукта/услуги, не забывайте переводить все, что вы сказали, на язык, понятный вашему адресату. «Так что…», «Для Вас это означает…», «И, что также важно…», «Благодаря»…

7.   Тщательно формируйте вступительные фразы. Это залог вашего успеха! Возьмите читателя «за горло».

8.   Не используйте «Доброго времени суток». В жизни вы так не говорите. Лучше пожелайте доброго утра, дня или вечера, в зависимости от времени этих добрых суток.

9.   Люди всегда стремятся что-то получить или избежать потерь. Поприветствуйте => Заинтересуйте => Сообщите, что тут есть для адресата => Поясните.

 

«Доброе утро, Сергей Анатольевич.

Вероятно, это письмо будет сюрпризом для вас!

Видите ли, теперь вы можете резко увеличить объем прибыли, получаемой вашей компанией за счет прямой почтовой рекламы и эффективного оборота деловой документации. 

Разрешите объяснить. 

Новые достижения в скоростной…» 

В зависимости от ситуации и цели можно использовать «разрешите объяснить», «рассмотрим такой сценарий», «представьте себе такую сцену…».

10.   Или же вы можете от вступления перейти сразу к формулировке четкой цели: «Наша цель заключается в…, чтобы вы могли достигнуть желаемого результата».

11.   Как закончить письмо. Финальные связующие фразы вам могут помочь: «Но самое важное…», «И не только…», «Настоящая выгода для вас заключается в…», «Более того…»

12.   Но не только слова могут помочь вам. Само оформление письма тоже должно привлекать читателя. И для этого вам не понадобятся анимированные гифы и изысканные фоновые рисунки. Выделяя ключевые абзацы с помощью увеличения отступа, вы привлекаете внимание к этим абзацам и делаете письмо более удобочитаемым. Также вы можете использовать заглавные буквы, курсив, жирный шрифт, кавычки и подчеркивание.

13.   Давайте попробуем закончить наше письмо. Итак, вы изложили цель письма, и получатель знает, что вы от него хотите. Если ваше письмо не предназначено для немедленного заказа товаров или услуг, вам нужно отследить его реакцию на письмо.

Допустим, вы попрощались:

«А пока разрешите пожелать вам…

…всего хорошего.»

Не останавливайтесь на достигнутом и пишите P.S. Например: «Мне будет очень интересно узнать ваше мнение». Или «Едва не забыл! У входа мы вручаем каждому посетителю специальный подарок. Можно позвонить нам прямо сейчас по тел.: ххх-хх-хх, и тогда мы заранее подготовимся к вашему приходу». «Кстати, я проверил расписание наших тренингов на предстоящий период, и вы можете»…

«Что, если я позвоню вам во вторник, и мы договоримся о личной встрече?»

Завершайте ваши письма фразами вроде:

 Желаю вам…

…всего хорошего.

Это позволяет поддерживать спокойный, доверительный тон. Слова «а пока» позволяет непринужденно перейти к завершению письма. 

Вроде бы, ничего сверхъестественного. На своем опыте могу сказать, рассылая одно время резюме по компаниям, я получала не очень много откликов. Я решила показать резюме своему другу-журналисту, на что он ответил: «…не очень привлекательно для чтения». Друг мне помог, что-то выделил, что-то сделал курсивом, кое-где сделал большой отступ. Резюме стало более привлекательным и легче воспринималось. Результаты не заставили себя ждать. Поэтому и вам желаю эффективных писем, удобочитаемых текстов и вдохновения для написания.

 

Всего вам…

…хорошего ;)

Елена Сиротенко
http://www.sestrenka.ru/s892/