Информация из первых рук о технологиях и практиках использования электронной подписи, важнейшего сегодня инструмента цифрового взаимодействия –– что может быть полезнее для будущих специалистов, получающих профессиональное образование? На прошедшем 29 ноября 2022 года вебинаре для студентов Института информационных наук и технологий безопасности РГГУ слушатели смогли познакомиться с «теорией» электронной подписи, а также увидели примеры ее применения в современных программных продуктах и конкретных деловых процессах. В качестве преподавателей выступили представители компаний ЭОС и «Актив», лидеров в своих сегментах рынка.

В рамках общей темы вебинара «Все об электронной подписи и документообороте» Сергей Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС, и Андрей Игнатов, менеджер по продуктам компании «Актив», рассказали, что такое электронная подпись, почему ее так называют, какие существуют виды ЭП и как они  применяются на практике. Студенты узнали, какими нормативными документами регламентируется ЭП в России, чем отличается простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи, а также в каких случаях тот или иной вид подписи используется и признается соответствующим собственноручной (традиционной). Эксперты рассказали о требованиях к квалифицированной ЭП, ключах и сертификатах, необходимых для создания ЭП, видах хранилищ ключей и особенностях ЭП с помощью различных ключевых носителей (с использованием криптопровайдера, токенов и смарт-карт, HSM).

«Лекции для РГГУ совместно с компанией «Актив» уже стали для нас хорошей традицией. Тематика применения электронной подписи сейчас актуальна как никогда ранее. Совместить в одной лекции практическое применение, теоретические основы и актуальные тенденции развития – не самая простая задача, но, похоже, нам это удалось. В первую очередь благодаря подготовленности участников и искреннему интересу к обсуждаемым вопросам», – комментирует прошедший вебинар Сергей Полтев.

Во второй части онлайн-семинара студентам были продемонстрированы реальные кейсы применения ЭП – в частности, в документообороте (на примере СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС). Слушателями вебинара стали студенты 2 курса, обучающиеся по направлению подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика» и студенты 3 курсов, обучающиеся по направлению подготовки 10.03.01 «Информационная безопасность». Контрольные вопросы в конце занятия позволили систематизировать и закрепить пройденный материал.

«Электронная подпись является ключевой технологией для электронного документооборота. Поэтому для меня, как для представителя одного из ведущих поставщиков средств электронной подписи, токенов и смарт-карт под брендом Рутокен, так важно было рассказать студентам, делающим первые шаги к успешной карьере, о технологиях и законодательной базе, регулирующей сферу электронной подписи», - отмечает Андрей Игнатов.

«Мы всегда с большим желанием ждем лекций от наших партнеров, которые профессионально доносят актуальную информацию до обучающихся. Для нас крайне важным остается тот факт, что происходит закрепление теоретического материала с привязкой к практической деятельности. Выбранная тема подтверждает проявленный интерес студентов к выбранным направлениям подготовки и к своей будущей профессии», - комментирует Шевцова Галина Александровна, директор Института информационных наук и технологий безопасности РГГУ.

Администрация Владивостока продолжает увеличивать «цифровую» составляющую в документных процессах управления городом. Реализуя один из самых крупных в России проектов внедрения СЭД на муниципальном уровне, Владивосток в 2022 году обеспечил рабочими местами в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД) более 60 различных бюджетных организаций. Платформой для муниципальной СЭД является «ДЕЛО» (разработчик – ЭОС), а курирует проект барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС.

Первые АРМ системы «ДЕЛО»вАдминистрации Владивостока появились в 2006 году. Кроме «ДЕЛО», муниципалитет впоследствии приобрел и другие решения, разработанные ЭОС, и интегрировал их с СЭД – «КАДРЫ»,«Архивное ДЕЛО», а также множество дополнительных опций и подсистем. Особенностью проекта является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех дополнительных опций при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг».

С 2010 года Администрация Владивостока перешла на безбумажный внутренний документооборот. В частности, с помощью СЭД «ДЕЛО» в цифровой формат переведено согласование проектов документов: с момента создания проекта его визирование происходит только в электронном виде. Решить эту задачу позволила опция «ЭП и шифрование», предназначенная для работы с электронной подписью на стационарных ПК.

Пользователям категории «Руководители» из-за специфики своей деятельности удобнее работать в СЭД через мобильное приложение iEOS, которое также позволяет подписывать документы ЭП. Кроме этого, заказчиком приобретены и установлены опции «Оповещение и уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг».

В 2016-2017 гг. проведены работы по подключению СЭД «ДЕЛО» к СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия). На базе модуля взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с МЭДО реализован пилотный проект межведомственного электронного документооборота между Администрацией Приморского края и Администрацией Владивостока.

С 2019 года начался новый этап развития муниципальной СЭД Владивостока. Главным его содержанием стало подключение подведомственных учреждений и организаций. Был налажен обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями. Официальная переписка с данными организациями переведена в электронный вид (с использованием ЭП), также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной документации).

Опыт электронного взаимодействия Администрации Владивостока с подведомственными структурами оказался успешным, и в 2022 году масштабирование СЭД на данный уровень было продолжено. Главной целью подключения новых организаций к СЭД стала организация обмена значимыми документами без использования бумажных оригиналов как между самими учреждениями, так и c вышестоящими органами. Доступ в СЭД получили более 60 общеобразовательных учреждений: школ, гимназий и лицеев города. В каждом из них установили рабочие места подсистемы «ДЕЛО-Web». Также лицензии для доступа к системе приобретены для Централизованной бухгалтерии муниципальных образовательных учреждения г. Владивостока. Кроме того, к числу пользователей системы «ДЕЛО» присоединилось Владивостокское предприятие электрических сетей (МУПВ «ВПЭС»).

Текущий итог поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке –цифровизация документационной деятельности во всех органах управления муниципалитетом и организация электронного взаимодействия по значимым категориям документов и управленческих процессов с подведомственными учреждениями. На сегодняшний день проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, множество бюджетных учреждений и организаций. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на сегодняшний день – более  1400. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Более 300 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью. Внутренний документооборот администрации муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами (МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ), а также со многими бюджетными учреждениями.

Внедрение электронного документооборота в органах власти Камчатского края стартовало еще в 2012 году. Но за первые 8 лет существенного прорыва добиться не удалось – он случился лишь после 2020 года. Зато за прошедшие с момента активизации в регионе 2 года удалось добиться колоссального ускорения процесса согласования документов в электронном виде: теперь это занимает чуть более двух дней. О том, как это происходило, рассказывает Иван Гордиенко, начальник службы технической поддержки ГИС ЕСЭД министерства цифрового развития Камчатского края.

- Расскажите о том, почему цифровизация активизировалась в 2020 году?

- Проект действительно стартовал еще в 2012 году. Тогда была закуплена партия в 1000 рабочих мест СЭД «ДЕЛО». За 3 месяца их внедрили, в результате чего исполнительные органы власти Камчатского края начали регистрировать документы в электронном виде. Конечно, планировалось, что организации постепенно начнут полноценно работать с электронными документами, но не срослось: не хватило в первую очередь воли и заинтересованности руководства.  

Именно эти факторы были устранены с приходом нового губернатора – Владимира Солодова.  В 2020 году губернатор, ориентируясь на передовой опыт в цифровизации документооборота соседних регионов, решил, что надо использовать планшеты в качестве основного инструмента для работы с документами. В связи с этим начали проводить рабочие группы, заседания с первым вице-губернатором края по совершенствованию информационной системы.   

-  Какие цели были поставлены губернатором тогда?

- Для нас главным было сделать так, чтобы все документы проходили быстрое электронное согласование с публикацией итоговой версии на сайте. Поэтому, когда первый раз согласование прошло за 3 дня, это был серьезный успех.

- За счет чего этого удалось добиться?

- На заседаниях рабочей группы мы много внимания уделили регламентной составляющей и ее оптимизации. Изначально схема утверждения была достаточно длинной и неудобной. Мы выявили три наиболее критичных участка, где терялось время: это работа с резолюциями, их утверждение. Пришлось убрать эти пункты и скорректировать некоторые этапы. В результате время прохождения документа сократилось до 3 дней – они существуют полностью в электронном виде и не распечатываются в принципе.      

- Часто сетуют, что цифровизации мешает человеческий фактор: люди не готовы меняться и перестраиваться под новые процессы. Как справились с этим?

- Добровольно-принудительно. Очень значимым оказался личный пример, который подал губернатор: все участники электронного документооборота вслед за ним начали активно использовать возможности информационной системы. К тому же есть регламенты, где участие в электронном документообороте закреплено – их необходимо исполнять. Кроме того, партнером по внедрению были разработаны сервисы, которые контролируют срок согласования, если он нарушен. Если истек срок визирования в соответствии с регламентом, то автоматически появлялась метка об этом. Также были созданы отчетные формы, которые контролировали срыв сроков визирования по исполнителям. После этого исполнители зашевелились.

Несколько помогла нам и пандемия. Тогда курьерские службы перестали работать, поэтому перевод в электронный вид всех носителей документов оказался очень кстати. Удаленка была настроена у всех, люди работали без сбоев.

- Какова на данный момент ситуация с использованием электронного документооборота в Камчатском крае?

- Мы добились многого. Участниками электронного документооборота являются все органы госвласти, муниципальные образования и более 270 иных органов и организаций. Суммарно это более 4 тыс. пользователей. Теперь мы идем к плановому параметру в 380 органов и организаций, чтобы достигнуть уровня цифровой зрелости края. Кроме того, мы подключили все органы исполнительной власти к использованию мобильного приложения. За счет этого среднее время согласования и визирования документов – особенно в части нормативно-правовых актов – сократилось до 2-ух дней. Но по некоторым показателям еще не достигли нормативных значений. Это касается соглашений, постановлений правительства, протоколов губернатора – в работе с ними задействовано очень много должностных лиц, так что оптимизировать путь сложно. Также мы запустили единую интернет-приемную, личные кабинеты, формируем QR-коды на ответах на обращения граждан, чтобы упростить отслеживание их движения.

- Рабочее место для какой роли?

- По умолчанию в соглашении на подключение указываются делопроизводитель (или регистратор) и непосредственный руководитель организации. Если этого недостаточно, то мы увеличиваем канал передачи данных для наращивания скоростей интернет-соединения и только тогда подключаем большее количество сотрудников. В целом охват всей территории края, оптимизация текущих процессов – это первоочередная задача на конец года и на следующее полугодие. В дальнейшем мы планируем полный или частичный перевод обращений граждан в электронную форму – у нас уже работает интернет-приемная, которая позволяет оперативно отслеживать информацию по обращениям граждан, т.к. это направление надо усиливать.

- Велика ли вероятность еще ускорить процесс согласования?

- Это возможно. Рассказ коллег из других регионов на конференции «Осенний документооборот» подсказал направление. К тому же чем больше автоматизируем и регламентно закрепляем нюансы сроков прохождения документов, тем быстрее идут процессы.  

- Каковы планы на ближайшее время?

- Мы хотим охватить электронным документооборотом всю территорию Камчатского края, но сталкиваемся со сложностями. Так как регион отдаленный, качество Интернет-соединения временами оставляет желать лучшего. Поэтому для охвата важно количество не пользователей, а организаций. Мы не подключаем каждого в организации, где 30-40 работников – цифровизируется только одно рабочее место. Этого достаточно для обеспечения стандартного объема электронного документооборота небольшой организации, и такой подход позволяет обеспечить электронное взаимодействие, в котором организация нуждается. 

12 октября 2022 года в Кисловодске прошла межрегиональная научно-практическая конференция «Цифровая трансформация. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» – очередное мероприятие, которое компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) проводит при активном участии своих локальных партнеров. На повестке дня – обзор наиболее эффективных и готовых к применению импортозамещенных технологий для цифровизации и автоматизации на всех уровнях госуправления, демонстрация успешных кейсов их внедрения. Организаторами конференции выступили компании ЭОС, «Бизнес ИТ» и «Эксперт Док» при поддержке Министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края.Участники – руководители и специалисты органов государственной власти, местного самоуправления, МФЦ и других организаций.

Передовые технологии – регионам

Современные цифровые решения создают необходимые условия для работы органов государственной власти, местного самоуправления, обеспечивают автоматизацию государственных услуг и прозрачное взаимодействие между участниками документооборота. Цифровизация и цифровая трансформация становятся важнейшим вектором государственной политики. Каждый регион подходит к этой общей задаче с учетом собственной специфики. Как решить ее максимально безболезненно, эффективно и без лишних затрат? Какие отечественные решения востребованы, а какие уже широко применяются? Каков опыт реального импортозамещения ИТ в госуслугах, МФЦ, в целом в госсекторе? Создатели конференции постарались осветить эти вопросы максимально широко – с теоретической и практической стороны.

«Главная цель, которую мы с партнерами и организаторами ставили при подготовке конференции – обмен реальным опытом в области цифровизации и импортозамещения. В сфере государственного управления мы стремимся максимально уйти от бумажного документооборота в пользу электронного. Это важный шаг, который позволит нам осуществить перевод всех остальных процессов в цифровой формат и обеспечит базу для построения качественной, прозрачной работы органов государственной власти. Также мы не должны забывать о вопросах безопасного хранения электронных документов. Учитывая текущие события в мире, очевидно, что будущее России в сфере информационных и цифровых технологий зависит только от нас – от нашего желания развивать российский ИТ-рынок, общаться и обмениваться опытом», – заявил в приветственном слове заместитель министра энергетики, промышленности и связи Ставропольского края Виталий Шевченко.

«Подобные научно-практические конференции мы регулярно проводим в разных регионах страны. Отвечая за научную часть, мы хотели бы рассказать о передовых технологиях и наших достижениях, а также показать, что компания ЭОС, ее партнеры и технологические друзья максимально близки к своим заказчикам и поддерживают их постоянно. Помимо докладов мы подготовили большую демо-зону отечественных программных и аппаратных решений. Практическая же часть – это тот реальный опыт внедрения импортозамещенных технологий и автоматизации делопроизводства, которым поделятся наши спикеры-представители региональных органов власти», – добавил генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов.

На выставке передовых отечественных разработок были представлены решения компаний ЭОС, «Базальт СПО», «Актив-софт», «ИнфоТеКс», «НОРСИ-ТРАНС», «МойОфис», «РедСофт», «CommuniGateSystems». Подробнее о них специалисты компаний-партнеров ЭОС рассказали в отдельных выступлениях.

Представители ЭОС на конференции рассказали о возможностях актуальных версий СЭД «ДЕЛО», «Архивное дело», мобильных решениях для работы в СЭД, а также об АИС «МФЦ ДЕЛО» и других решениях для автоматизации работы МФЦ.

Отдельный акцент на конференции был сделан на практике использования импортозамещающих разработок в регионах России. Заказчики решений ЭОС и партнеров компании накопили большой опыт внедрения отечественных программных и аппаратных решений для обеспечения цифровизации госуправления.

Подробнее читайте на сайте ЭОС.

Традиционная конференция ЭОС «Осенний документооборот – 2022» уже совсем скоро. 21 октября клиенты и партнеры ЭОС соберутся в московском Radisson Blu Olympiyskiy, чтобы обсудить вопросы, волнующие сегодня все российское IT-сообщество – тактику санкционной независимости в СЭД/ECM-проектах и не только, стратегию импортозамещения в ИТ, риски при обеспечении отказоустойчивости ИТ-инфраструктуры и многое другое.

Друзья, отличная новость! Конференция «Осенний документооборот – 2022», по праву считающаяся одним из самых массовых и экспертных мероприятий на российском рынке СЭД/ECM, в этом году снова пройдет в привычном формате – в виде очной встречи клиентов и партнеров ЭОС. Как и всегда, мы организуем её совместно с техническим подкомитетом постандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» (ПК 6).

В череде мероприятий, которые ЭОС в этом году активно проводит в регионах (совместно с партнерами и при поддержке местных органов власти), незаметно пришло время и для самого важного для нас ИТ-события года. Тема «Осеннего документооборота – 2022» – «Новые вызовы цифровой эпохи». С нашими друзьями (партнерами, заказчиками и приглашенными экспертами) мы будем обсуждать процессы, которые сегодня формируют цифровую реальность и определяют особенности не только долгосрочной стратегии, но и ежедневной рутинной работы.

Как обеспечить стабильность и информационную безопасность деловой деятельности с учетом текущей геополитической ситуации? С какими трудностями сегодня приходится сталкиваться, сохраняя полноценную ИТ-инфраструктуру, и как подобные вопросы разрешаются? Какие задачи ставит перед нами стремительно расширяющаяся цифровая реальность в части управления документами и прочим официальным контентом организаций? Как на деле выглядят ускоренное импортозамещение и что ему сегодня мешает? Эти и многие другие проблемы будут затрагивать наши спикеры в рамках деловой части «Осеннего документооборота – 2022».

Участников конференции ожидают обзоры интересных региональных проектов, реализованных на базе решений ЭОС. Наши клиенты расскажут, как они сегодня работают, учитывая необходимость обеспечения санкционной независимости объектов критической инфраструктуры. Эксперты поделятся актуальными новостями в сфере нормативно-правового регулирования и методического обеспечения отрасли. Также будем говорить о ситуации на ИТ-рынке в целом – о проблемах, вызванных уходом ряда зарубежных компаний из России, информационном суверенитете страны, «санкционной уязвимости» и пробелах в обеспечении импортонезависимыми разработками, а также планируемых в этом направлении действиях государства и мерах поддержки.

Конечно, расскажем и покажем то новое, что компания ЭОС и партнеры приготовили за прошедший год, а также анонсируем готовящиеся к выпуску продукты. Вы узнаете, как обстоит дело с развитием нашей универсальной технологической платформы «ЭОС Платформа», полностью соответствующей концепции импортозамещения, как изменились наши флагманские системы «ДЕЛО», «Архивное дело», мобильные приложения и другие решения. Поговорим об интеграции с ПОС, новых тенденциях в развитии МЭДО (в частности, о подключении «не участников») и др. Наши технологические партнеры также приготовили много интересной информации – они выступят и покажут новинки на стендах (по традиции, во время конференции будет проходить выставка программных продуктов и оборудования).

Конференция пройдет при поддержке российских ИТ-компаний – «Актив-Софт», «МойОфис», «Базальт СПО», «Норси-Транс», Ассоциация разработчиков программных продуктов «Отечественный софт». Информационное сопровождение мероприятия будет осуществляться силами ведущих изданий: ICT-Online, SPBIT, MSKIT, ITSZ, NNIT, «Мобильные телекоммуникации», «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии».

Регистрация открыта, участие бесплатное. Присоединяйтесь!

Компания «Электронные Офисные Системы» планирует наладить сотрудничество в области разработки и внедрения систем автоматизации документооборота и управления информацией с Республикой Конго. Предложения ЭОС по этому вопросу были озвучены на 6-м заседании Межправительственной Российско-Конголезской смешанной комиссии по экономическому, научно-техническому сотрудничеству и торговле.

Заседание комиссии прошло 21-23 сентября 2022 г. в Браззавиле. Российскую делегацию возглавлял Первый заместитель министра энергетики Российской Федерации П.Ю.Сорокин, конголезскую – Министр по международному сотрудничеству и развитию государственно-частного партнерства Республики Конго Д.К.Сассу-Нгессо.

В ходе заседания стороны выразили удовлетворение достигнутым уровнем сотрудничества стран и определили перспективы дальнейшего развития двухсторонних отношений. В протоколе, подписанном по итогам данной встречи, зафиксировано намерение ЭОС наладить сотрудничество в сфере разработки и внедрения СЭД/ECM-решений.

«Экспорт отечественных ИТ-решений, поиск новых рынков сбыта – одно из необходимых условий эффективного развития отечественной экосистемы. В последние годы мы наблюдаем потенциальную заинтересованность в инновационных технологических решениях в странах Азии, Африки и Латинской Америки. В свою очередь, опыт и экспертиза нашей компании позволяет уверенно предлагать решения задач в сегменте CЭД/ECM любого масштаба, включая государственные программы цифровизации.  Отдельная благодарность российскими коллегам за возможность обсуждения и, особенно, экспертам отдела Стран Африки  Минэкономразвития  и отдела Экваториальной Африки МИД России. Их знания опыт помогли лучше понять и структурировать контакты с представителями ИТ-компаний и государственных организаций Республики Конго», - комментирует руководитель  направления ECM-решений ГК  «ЭОС» Сергей Полтев.

До межрегиональной конференции «Цифровая трансформация. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» осталось совсем немного времени. 12 октября в Кисловодске соберутся представители организаций, использующих или планирующих использовать российские ИТ-продукты и оборудование. Здесь они смогут пообщаться с экспертами крупнейших компаний-разработчиков программного обеспечения и аппаратных решений, обсудить проблемы, которые сегодня беспокоят как ИТ-отрасль, так и потребителей, обменятся опытом, поговорить о препятствиях на путях цифровизации и импортозамещения.

Конференцию ЭОС проведет вместе с компаниями «Бизнес ИТ»и «Эксперт Док»при поддержке Министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края. Партнерами мероприятия выступают «Актив-софт», «Базальт СПО», «Гарант-сервис», «НОРСИ-ТРАНС», «РЕД СОФТ», «МойОфис», «ИнфоТеКС», «CommuniGate Systems».

Проведением подобной конференции на региональном уровне мы продолжаем практику масштабных ИТ-мероприятий в субъектах РФ. Дать возможность потребителям пообщаться с разработчиками, высказать пожелания, поделиться проблемами и задать вопросы – одна из важнейших целей данной встречи. Также мы уверены, что участники конференции в полной мере используют эту площадку для общения с коллегами и обмена опытом.

Центральная тема, которой будут посвящены доклады и дискуссии – практика использования импортонезависимых отечественных ИТ-разработок. Ожидаются спикеры и участники не только из субъектов, входящих в Северо-Кавказский федеральный округ, но и из других (в том числе очень удаленных) регионов. В списке выступающих будут и «цифровые» министры, которые поделятся опытом внедрения отечественных ИТ-решений в своих субъектах. Вот только некоторые темы, которые планируем обсудить:

• основные тенденции развития ИТ в госорганах; отечественные программные продукты и импортонезависимые решения на базе российской аппаратной платформы – что сегодня востребовано и в каком направлении идет развитие данных разработок;
• государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива;
• успешные цифровые проекты в регионах на базе российских решений – опыт, полученные преимущества и перспективы.

Представители ЭОС расскажут о возможностях актуальных версий СЭД «ДЕЛО», «Архивное дело», мобильных приложений для работы в СЭД, решений для перевода госуслуг в электронный вид, в частности, АИС «МФЦ ДЕЛО» для автоматизации работы МФЦ и программно-аппаратного комплекса «МФЦ Плюс» (реализованного полностью на отечественных компонентах). Наши технологические партнеры также продемонстрируют свои новейшие разработки и поделятся планами на будущее.

В течение всего дня конференции на выставке программных продуктов и оборудования можно будет познакомиться с новейшими версиями популярных российских ИТ-продуктов, а также задать вопросы специалистам разработчиков.

Участие бесплатное при условии предварительнойрегистрации.Торопитесь, количество мест ограничено. Ждем и будем очень рады встрече!

Подготовка квалифицированных кадров с цифровыми компетенциями для органов власти остается максимально актуальной задачей на уровне всей страны. Поэтому лидеры ИТ-рынка начинают подготовку специалистов еще с учебной скамьи. Одним из действенных инструментов такого подхода является прямое взаимодействие с вузами. Так, осенью 2022 года руководитель направления ECM-решений ГК «ЭОС» Сергей Полтев в качестве приглашенного преподавателя прочтет авторский курс «Информационные технологии государственного и муниципального управления» магистрантам Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС). В планах как лекции, так и практические занятия.

Курс предназначен для студентов магистратуры по специальности 38.04.04. «Государственное и муниципальное управление» по программе «Цифровое государство (стратегическое развитие информационного общества)», реализуемой в Институте государственной службы и управления (ИГСУ) РАНХиГС. Она ориентирована на подготовку управленцев с новыми навыками для эффективной работы в условиях цифровой трансформации экономики и развития информационного общества.

«Среди особенностей данной программы изучение важнейших трендов в области цифровизации госуправления и общественной жизни вкупе с фокусом на практику применения технологий. Поэтому при разработке курса для магистрантов я выбирал то, что соответствует этим принципам. Сегодня цифровизация – важная и неотъемлемая часть всех процессов не только в бизнесе, но и в государстве, так что для тех, кто связывает свою будущее с госуправлением, знания и компетенции в этой области жизненно необходимы», - комментирует Сергей Полтев.

«Курс предназначен для студентов магистратуры по специальности «Государственное и муниципальное управление» по программе «Цифровое государство (стратегическое развитие информационного общества)», – рассказывает директор программы Илья Винокуров. – Она ориентирована на подготовку управленцев с новыми навыками для эффективной работы в условиях цифровой трансформации экономики и развития информационного общества. Мы искренне рады видеть Сергея Полтева, признанного эксперта в области современных ECM-решений, среди преподавателей нашей программы. Уверен, что его практический опыт позволит дать нашим студентам необходимые знания и современный инструментарий для решения задач в области цифровизации».

В ходе курса магистранты смогут систематизировать теорию построения информационных систем и ознакомиться с инструментами работы с данными. Также они получат практические рекомендации по выбору и поэтапному внедрению информационных систем. Кроме того, будут проведены практические работы по построению аналитики на основе открытых данных, по автоматизации выбранных процессов, знакомство с отечественными программными решениями.

Это не первый опыт сотрудничества эксперта ЭОС и ИГСУ РАНХиГС. В прошлом учебном году Сергей Полтев читал в вузе лекцию на тему «Цифровое развитие организации: от локальной автоматизации к сквозным цифровым процессам». Помимо этого, представитель ЭОС читает отдельные лекции и ведет семинары в высшей школе, представителям различных отраслей и госучреждений.

Компания ЭОС давно и плодотворно сотрудничает с высшими учебными заведениями. Например, в мае этого года в МИРЭА – Российском технологическом университете прошел семинар, посвященный особенностям использования СЭД «ДЕЛО». В Российском государственном гуманитарном университете для студентов направления «Документоведение и архивоведение» ведется курс по СЭД «ДЕЛО», демостенды к которой предоставлены компанией ЭОС. Кроме того, ЭОС много лет реализует специальную программу поддержки отечественного образования «Электронный документооборот – со студенческой скамьи», в рамках которой лицензированные учебные заведения могут для образовательного процесса получать современное ПО, разработанное ЭОС.

Компания ЭОС приняла участие в Х Russian Enterprise Content Summit (RECS’2022), в центре внимания которого были наиболее актуальные современные технологии управления корпоративным контентом организации, а также тренды внутреннего и внешнего электронного документооборота. RECS’2022 проходил в онлайн-формате и собрал специалистов ведущих технологических компаний, госведомств и бизнеса.

ЭОС на RECS’2022 представляла Анастасия Меницкая, бизнес-аналитик компании. Ее выступление было практикоориентированным: она рассказала о том, почему электронного архива на текущем уровне цифровизации недостаточно и как построить комплексную систему электронного архивного хранения на базе системы «Архивное дело».  

Как отметила Анастасия Меницкая, сегодня специалистам архивов приходится иметь дело с различными источниками: это и электронные документы, и сканы бумажных документов, и полностью бумажные дела, и базы данных, и даже отдельные сайты. Это серьезно увеличивает требования к функциональности и структуре системы архивного хранения, которая используется в организации.

Таким образом, сегодня архив должен объединять в себе возможности учетной системы для бумажных и электронных документов, системы хранения и использования файлов с атрибутивным и полнотекстовым поиском и хранилища подлинников электронных документов.

Основой для такой комплексной системы хранения может стать система «Архивное дело» компании ЭОС. Анастасия Меницкая в рамках RECS’2022 представила функциональность этого решения, практики работы с отдельными инструментами и собственно структуру построения системы хранения, а также озвучила планы по развитию продукта.

«Сегодня архив – это не просто хранилище документов, он концентрирует в себе последние тренды цифровых технологий, чтобы обеспечить организации доступ к базе знаний, накопленного опыта и практик. Архивы меняются, как и их роль в организации, поэтому интерес участников конференции к тому, какие решения помогают сделать их максимально эффективными, вполне понятен», - отметила Анастасия Меницкая.  

В дискуссии «Эволюция документооборота: от специализированного приложения до универсального сервиса для бизнеса» принял участие Сергей Полтев, руководитель направления ECM-решений. Участники дискуссии в целом пришли к единому  мнению об основных тенденциях развития СЭД/ECM-решений, в числе которых эволюция пользовательских интерфейсов, постепенное вытеснение бумажного документооборота, применение концепции low-code, конвергенция ECMи BPM-решений.  Несмотря на активное развитие  продуктов, технологий, появление необходимых законодательных норм,  препятствий также хватает, а значит  и  на следующей конференции будет достаточно новых тем для обсуждения.

Юбилейный XX«PKI-Форум Россия 2022» прошел 13 – 15 сентября 2022 года в Санкт-Петербурге. ЭОС на этой международной конференции представляла Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт - аналитик компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.

«PKI-Форум Россия 2022» проходил в особенных для нашей страны и ИТ-отрасли условиях, когда происходит рост интереса к цифровым инструментам практически во всех сферах жизни. Следствием этого является постоянно усиливающаяся роль технологий ЭП для национальной экономики.

В ходе ключевой дискуссии и тематических сессий участники форума активно обсуждали текущее состояние отрасли ЭП и стратегию развития на ближайшие годы. Наталья Храмцовская в рамках сессии «Вопросы стандартизации в области ЭП, PKI, криптографии, ЭДО» в своем докладе «Незакрытые проблемы развития ЭДО и перспективы их стандартизации» говорила о проблемах стандартизации в области делопроизводства и архивного дела, в том числе о том, какие же задачи глобального характера стандарты решают.

С точки зрения государства, стандарты потенциально позволяют государству за меньшие деньги получить более богатый набор функциональных возможностей в закупаемых решениях, обеспечить интероперабельность решений и упростить передачу электронных документов на государственное и муниципальное хранение. Для получения такой отдачи государство должно навязать соответствующие стандарты разработчикам. Подобного успешного опыта у нас нет.

С точки зрения сообщества разработчиков и отчасти пользователей, стандарты дают возможность частично демонополизировать рынок, позволяя легче переносить документы из одного решения одного поставщика в другое решение иного поставщика. Однако деловой заинтересованности у разработчиков в таких стандартах сейчас не видно.

С точки зрения пользователей, востребована очень большая группа стандартов, оказывающих помощь на трёх уровнях: стратегическом уровне – в таких стандартах рассматриваются политики и стратегии, которые принимаются на уровне высшего руководства; технологический, нейтральный уровень оперативного управления- в этих стандартах без лишних деталей говорится о том, как решить определенную задачу; детальном, пошаговом уровне описания конкретных технологий и их применения.

Поэтому начиная проект создания или адаптации стандарта, всегда нужно готовить убедительное деловое обоснование (бизнес-кейс), консультируясь со всеми потенциально заинтересованными сторонами (причём всерьёз, а не для галочки). Разработка стандартов должна быть «заточена» на решение конкретных деловых проблем. Нужно решить вопрос привлечения знающих специалистов к разработке стандартов, и найти стимулы, побуждающие их впрячься в эту неблагодарную работу.  Нужно продолжать переводить хорошие международные стандарты, одновременно прилагая усилия к их широкому использованию в образовании и практической деятельности.

В ходе сессии «Электронные архивы и законодательство» Наталья Храмцовская в выступлении «Практика и основные тенденции создания и использования электронных архивов»рассмотрела особенности развития электронных архивов и проанализировала нормативную базу. Спикер отметила, что объемы и относительная доля электронных документов растут. Идет отказ от использования бумажных там, где они раньше были «неприкасаемыми» (постановления Правительства, кадровые документы и т.д.) Но абсолютные объемы производства бумажных экземпляров не снижаются (а доля подлежащих постоянному и длительному хранению даже растет). Практически везде ведется смешанный документооборот. Новые формы работы с документами (коллективная работа, совместное использование одной СЭД несколькими организациями) порой несовместимы с традиционными подходами делопроизводства и архивного дела. Докладчик также подчеркнула, что система государственного управления теперь опирается на многочисленные ГИСы, в числе задач, которых — длительное и постоянное хранение юридически значимой информации. ГИСы объединяются в сети, тем самым формируется новая государственная супер-система хранения и использования информации и документов, которым придется правоустанавливающий характер.

При этом законодательно-нормативная база изменяется медленно. Сейчас она носит во многом «лоскутный» характер, поскольку универсальное регулирование отсутствует. До настоящего времени не решена ключевая задача обеспечения сохранения правовой и юридической силы электронных документов и информации при их длительном хранении и не разработаны концептуальные высокоуровневые документы по вопросу создания электронных архивов и организации архивного хранения электронных документов. Многие ведомства решают проблему собственными силами, выпуская ведомственные нормативные акты — и используют при этом нередко совершенно разные подходы. Спикер также привела типичные примеры создания электронных архивов. Сегодня организации чаще всего практикуют смешанные варианты (создают электронно-бумажные архивы), либо, где это возможно, архивируют в электронном виде те документы, которые законодательство позволяет хранить в цифровой форме.

С материалами конференции «PKI-Форум Россия 2022» можно ознакомиться на официальном сайте мероприятия.

9 сентября в Калининграде состоялась конференция «Новые тенденции и возможности современных технологий по организации электронного документооборота и электронных архивов». Инициаторами мероприятия выступили «Электронные Офисные Системы» и ее партнер  «Весткомп Консалтинг», ведущая консалтинговая компания Калининградской области, специализирующаяся на автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов.

Мероприятие предназначалось для руководителей и специалистов органов государственной власти и местного самоуправления, курирующих вопросы цифровизации, электронного документооборота и автоматизации архивов. На повестке дня – множество актуальных вопросов в области цифровой трансформации системы российского госуправления на региональном и муниципальном уровнях.

Мероприятие открыли первые лица компаний-организаторов: директор «Весткомп Консалтинг» Андрей Рудометкин и генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов.

Заместитель генерального директора ГК «ЭОС» Иван Скородумов поделился со слушателями планами компании по развитию существующих продуктов и созданию новых. Компания намерена повысить эффективность разработки и дистрибуции своих приложений,  с помощью универсальной технологической платформы, соответствующей концепции импортозамещения – «ЭОС Платформа».

Начальник отдела цифрового маркетинга ГК «ЭОС» Дмитрий Матвеев рассказал о новых возможностях и преимуществах СЭД «ДЕЛО». Система постоянно развивается как в части расширения функциональности, так и в части улучшения пользовательского опыта. Кроме того, сегодня «ЭОС» сосредоточена на создании кроссплатформенной версии своего флагманского продукта и поэтапном переводе его на новую технологическую платформу.

Важным трендом времени является мобильность при работе с электронными документами. В линейке «ЭОС» для этого созданы специальные мобильные приложения. Дмитрий Матвеев представил дорожную карту развития мобильных решений, а также новые функции, которые появились в последнее время и улучшения, которые были сделаны.

Бизнес-аналитик  компании «Масштабные решения» Анастасия Меницкая рассказала о построении комплексной системы архивного хранения на базе системы «Архивное дело» - это первая версия продукта в формате веб-приложения, которая может работать в полностью импортозамещенной среде. Само создание электронного архива – далеко не единственная цель организаций. Необходима автоматизация всего цикла деятельности работников архивной службы и службы документационного обеспечения управления в части ведения номенклатуры дел. «Архивное дело» закрывает все потребности делопроизводства и архивной работы, в том числе обеспечивает хранение электронных подлинников.

Говорили на мероприятии и о практике цифровизации органов власти. Об уникальном опыте использования расширенного МЭДО в Ростовской области участникам конференции рассказал заведующий сектором электронного документооборота министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Виталий Семиков. В этом регионе с середины нулевых реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов цифровизации органов власти.

Руководитель направления ECM-решений ГК «ЭОС» Сергей Полтев рассказал о системах электронного документооборота и экосистеме отечественных решений.

Конференция завершилась мастер-классом, на котором участники ознакомились с современными решениями и технологиями.

«Мы видим потребность представителей региональных и муниципальных органов власти в дополнительной информации о тех решениях, которые они уже сегодня могут использовать для цифровизации своих процессов. Поэтому подобные мероприятия пользуются неизменным успехом, к тому же они демонстрируют, что у чиновников постепенно растет понимание значимости цифровых технологий. Это должно позитивно сказаться на скорости и глубине цифровизации госорганизаций. Так что мы будем проводить такие встречи и в других регионах РФ», - прокомментировала руководитель управления маркетинга ЭОС Надежда Шалимова. 

Модуль интеграции с ПОС

С учетом того, что ГИС ПОС входит в состав ФГИС ЕПГУ и функционирует на базе общей защищенной инфраструктуры ЦОД Инфраструктуры электронного правительства, а СЭД для большинства госорганизаций является фундаментом, на котором выстраивается и электронное взаимодействие с гражданами, и собственно цифровизация, то интеграция СЭД с ПОС является жизненно необходимой.

Компания ЭОС как ведущий поставщик СЭД для отечественных госорганов разработала специальный модуль для решения данной задачи. Он обеспечивает двусторонний обмен данными за счет интеграции с ЛКО. Причем эта интеграция может осуществляться с несколькими ЛКО в ПОС.

Модуль аутентифицирует ДЕЛО-WEB в ПОС, передает в СЭД данные о сообщениях граждан или юрлиц из ЛКО, автоматически создаёт РК обращений в СЭД, передает в ПОС промежуточные статусы рассмотрения сообщений и отправляет ответы о результатах рассмотрения в ПОС по команде пользователя СЭД. 

Одной из составных частей модуля является подмодуль «Витрина данных». Это инструмент для выгрузки данных об обращениях из СЭД на витрину данных ПОС для визуализации работы региона с сообщениями/обращениями – тепловая карта, которая показывает статистику по обращениям на территории регионов в зависимости от их количества для конкретных категорий обращений: просроченных, повторных или новых.

Проверка практикой

В процессе интеграции ПОС с СЭД разработчики столкнулись с рядом сложностей. Во-первых, это разница в названиях категорий классификаторов ПОС и ССТУ, поэтому соответствующие категории в обоих классификаторах не всегда очевидны. В СЭД рубрикация обращений граждан в соответствии с 59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» ведется по Общероссийскому тематическому классификатору для обращений граждан. Для того, чтобы не вводить двойную рубрикацию обращений, в подмодуле «Витрина данных» была предусмотрена настройка соответствия рубрик ССТУ и ПОС.

Второй сложный аспект при разработке модуля – это отсутствие на тот момент полноценной тестовой среды в ПОС, где отсутствует ручной разбор выгруженных в ПОС файлов и возможность сразу оценить ошибки при передаче данных. Но платформа не стоит на месте и постоянно усовершенствуется. Третий момент связан с обновлениями документации ПОС на портале ЕПГУ, которую регулятор дополняет новыми документами, пытаясь отразить текущие доработки платформы. Тем не менее модуль ЭОС уже прошел апробацию в нескольких проектах, в том числе в Ростове-на-Дону и в Якутии (Республика Саха).   Подробнее на сайте ЭОС.

Перспективы развития модуля

Так как Минцифры России активно развивает проект ПОС, документация на ЕПГУ обновляется и пополняется новыми видами интеграции. В связи с этим одно из направлений развития модуля ЭОС – доработка модуля новыми видами интеграции с ПОС: взаимодействие с ПОС через СМЭВ. На данный момент все ожидают публикацию официальной нормативной документации по ПОС.

Также разработчики ПОС планируют к выпуску новый классификатор ПОС, где должны будут присутствовать в явном виде ссылки на соответствующие категории Общероссийского тематического классификатора для обращений граждан. После обновления классификатора возможны доработки и в работе модуля. Будем и дальше следить за этим крайне актуальным и значимым проектом!

Компания ЭОС объявила о выходе новой версии системы «Архивное дело», предназначенной для автоматизации работы архивных служб и работы с архивным фондом организаций.  

 «Архивное дело» - одно из хорошо известных специализированных решений для автоматизации архива организации, соответствующее актуальным требованиям и устоявшимся практикам управления архивами.  Система обеспечивает автоматизацию всех процессов архивной службы - от подготовки номенклатуры дел до подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы (в случае если организация является источником комплектования).

Новая версия системы аккумулирует весь накопленный опыт, разработана на базе передового технологического стека и реализовано исключительно в виде веб-приложения. Полностью переработанный пользовательский интерфейс предоставляет интуитивно-понятные инструменты управления и обеспечивает преемственность для легкого и комфортного перехода с предыдущих версий системы.  Решение готово к эксплуатации в полностью импортонезависимом окружении – поддерживается работа с процессорами «Байкал» и «Эльбрус», отечественными операционными системами и офисными пакетами.

Возможности системы были доработаны в соответствии с актуальными запросами пользователей – добавлена возможность одновременной работы с делами и заголовками дел, расширены возможности учета выдачи и возврата дел и документов, реализована возможность ведения нескольких архивов в рамках одной инсталляции системы, дополнены поисковые возможности и множество визуальных и функциональных улучшений.

Система «Архивное дело» аккумулирует лучшие практики управления архивами, предоставляет весь необходимый инструментарий для автоматизации процессов и благодаря применению актуального стека технологий обеспечивает сокращение издержек на кастомизацию, интеграцию с другими решениями и последующую поддержку. 

Подробнее:

https://eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/

https://eos.ru/eos_about/eos_press_cnt/press/detail.php?ID=32658

Цифровая трансформация госуправления на всех его уровнях – сегодня не просто тренд времени и важнейший вектор госполитики. Это глобальный федеральный проект, результаты которого затронут практически всех жителей России. Как регионам осуществить его максимально безболезненно, эффективно и без лишних затрат? Какие решения востребованы? Кто может похвастаться положительным опытом внедрения отечественных разработок? Каков опыт реального импортозамещения ИТ в госуслугах, МФЦ, в целом в госсекторе? Эти и многие другие вопросы будут обсуждаться на очередной тематической конференции, практику проведения которых продолжает компания «Электронные Офисные Системы».

Предыдущая межрегиональная конференция по этой проблематике состоялась в прошлом году в Орловской области, и онаполучила высокую оценку непосредственных участников и множество положительных откликов от экспертов. На этот раз принимающей стороной выступит Ставропольский край, а местом проведения станет город Кисловодск. Именно здесь 12 октября 2022г. запланирована конференция «Цифровая трансформация. Импортонезависимые решения. Реальный опыт».

Мероприятие имеет статус межрегионального, причем ожидаются гости не только из субъектов данного федерального округа, но и представители других регионов. Организаторами выступают ЭОС с региональными партнерами компанией «Бизнес ИТ» и «Эксперт Док»  при поддержке Министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края. Круг участников – руководители и специалисты органов государственной власти, местного самоуправления, МФЦ и других организаций. Спикерами будут представители организаций, имеющие опыт использования импортозамещающих ИТ-разработок, а также эксперты ЭОС и компаний-партнеров, занимающих ведущие позиции в своих сегментах российского ИТ-рынка.

Центральная тема, которая будет обсуждаться – современные цифровые решения для органов госвласти, местного самоуправления, автоматизации госуслуг. Участники конференции узнают об основныхтенденциях развития ИТ в госорганах – импортозамещении, наиболее востребованных программных продуктах и технологиях, использовании возможностей МЭДО и единых СЭД регионов. Акцент будет сделан на практике использования импортозамещающих разработок в регионах России – представители заказчиков, уже использующие отечественный софт и «железо» для цифровизации госуправления, поделятся опытом, расскажут о результатах, проблемах, их решении, перспективах, ответят на вопросы коллег из других регионов.

Представители ЭОС расскажут о возможностях актуальных версий СЭД «ДЕЛО», «Архивное ДЕЛО», мобильных решениях для работы в СЭД. Кроме этого, разработчики, поделятся информацией о популярных решениях для перевода госуслуг в электронный вид, в частности, о тиражном продукте АИС «МФЦ ДЕЛО» для автоматизации работы МФЦ и программно-аппаратном комплексе (ПАК) «МФЦ Плюс» (реализованном полностью на отечественных компонентах). Данные разработки уже используются во многих регионах России, и на конференции можно будет узнать об опыте их эксплуатации непосредственно от представителей внедривших организаций.

Также участники конференции смогут увидеть в работе актуальные версии СЭД «ДЕЛО», «Архивное ДЕЛО» и мобильные решения для работы в СЭД. Кроме продуктов ЭОС, будут представлены последние версии самого популярного сегодня российского офисного ПО – операционные системы, СУБД и др. В демо-зоне на стендах ЭОС и технологических партнеров можно будет «вживую» увидеть программное обеспечение и оборудование, созданные российскими компаниями и успешно заменяющие (либо готовые заменить) зарубежные аналоги, а также задать вопросы разработчикам.

При реализации любого ИТ-проекта нет ничего полезнее обсуждения всех его тонкостей с теми, кто уже осуществлял подобные внедрения, а также с коллегами, решающими сходные задачи. Приезжайте и обсуждайте, а мы, организаторы, постараемся сделать конференцию максимально удобной площадкой для вашей встречи.

Участие бесплатное при условии предварительной регистрации.

В начале 2022 года специалисты «КС-Консалтинг» реализовали проект по автоматизации документооборота в ФГБУН «Институт математики им. С. Л. Соболева». Институт входит в состав Сибирского отделения Российской академии наук, является одним из мировых научных математических центров и лидером по числу сотрудников среди российских научно-исследовательских институтов в области математики.

Ситуация до начала проекта

В связи с большим количеством внутренних документов в организации возникла потребность перевести документооборот в электронный вид и наладить контроль исполнения поручений.

До начала проекта регистрация документов была реализована в бумажных журналах и разделена на 2 потока. Входящие документы, поступившие по электронной почте, регистрировал секретарь, а регистрацией остальных документов занималась канцелярия. Далее входящие, в зависимости от их важности и срочности, отправляли на первичное рассмотрение руководству. 

Такой подход к ведению документооборота усложнял как оперативный поиск нужной информации, так и отслеживание исполнения поручений. Поэтому заказчик начал поиски программного продукта, который позволит решить следующие задачи:

1. Перейти от бумажной регистрации входящих и исходящих к электронной, чтобы упростить и ускорить как сам процесс, так и последующий поиск.
2. Избавить сотрудников от необходимости работать с бумажными оригиналами и перевести в СЭД весь маршрут движения документов, от поступления и регистрации до исполнения. 
3. Иметь возможность отслеживать историю движения документа и его «судьбу» на всех этапах.
4. Наладить контроль исполнения поручений.
5. Использовать для утверждения некоторых групп документов электронную подпись.

В качестве оптимального решения, наиболее подходящего под уже существующие в организации процессы, была выбрана система электронного документооборота «Дело».

Важным аргументом в пользу выбора именно этой СЭД стала возможность сэкономить бюджет благодаря программе «Академическая лицензия». В рамках этой акции высшие учебные заведения, которые планируют использовать «Дело» для собственных управленческих нужд, получают скидку 50% на покупку лицензий.

Для других образовательных учреждений — школ, колледжей, гимназий — действует акция «Школьная лицензия», по которой предоставляется скидка 80% на лицензии СЭД «Дело» для оптимизации управленческих процессов.

Ход проекта

На подготовительном этапе специалисты «КС-Консалтинг» совместно с отделом документационного обеспечения составили «карту движения документов» в организации. По результатам обследования определили итоговое количество рабочих мест, которые необходимо подключить к СЭД, провели настройку и наполнение базы. На следующем этапе всех пользователей поделили на группы с учетом их ролей в системе и провели обучение.

Итоги проекта

Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству института решить поставленные перед стартом проекта задачи:

✔ Электронная регистрация документов

Входящие документы по-прежнему делятся на 2 потока, в зависимости от пути поступления в организацию. Но теперь для секретаря в приемной настроена регистрация и отправка документов в СЭД по e-mail. Сотрудник канцелярии, ответственный за регистрацию документов, поступающих по другим каналам, использует для ускорения работы опцию «Сканирование без распознавания». 

✔ Перенос «движения» документов СЭД, отслеживание маршрута

После регистрации документ движется дальше по своему электронному «пути» и поступает в личный кабинет руководителя для рассмотрения и ввода резолюции. Далее его перенаправляют начальникам отделов или непосредственно сотрудникам, ответственным за исполнение поручения по документу.

✔ Контроль исполнения поручений

После выполнения поручения пользователь вводит отчет об этом в СЭД. Контролем сроков исполнения занимается отдел по документационному обеспечению управления.

✔ Переход от ручной подписи к электронной

Электронная подпись на текущий момент не используется массово и применяется только руководством при подписании некоторых видов документов.

Чтобы сделать работу с системой более удобной и эффективной, также приобретено несколько лицензий на дополнительные опции: «EOS Desktop Service» для редактирования текстовых документов, «Мониторинг документов» для оперативного уведомления о новых событиях.

EOSmobile 4.10 (iOS) от ЭОС: работать в СЭД теперь можно и с iPad, и с iPhone

Работать с электронными документами и заданиями в корпоративной СЭД/ECM-системе с телефона? Легко! Для пользователей, которым важна возможность участия в деловых процессах в любой момент времени, компания «Электронные Офисные Системы» выпустила версию мобильного приложения EOSmobile (iOS), поддерживающую iPhone. EOSmobile 4.10 для iPhone включает функционал релиза для планшета, а также учитывает особенности работы пользователей на смартфонах. Теперь можно использовать не только планшет, например, iPad, но и iPhone. Напомним, что приложение EOSmobile есть для всех популярных ОС: iOS, Android и Windows.

«Непрерывная мобильность» для работы в СЭД – то, что нужно здесь и сейчас

Тренд на непрерывное использование мобильных устройств для решения управленческих задач, получения информации и участия в бизнес-процессах актуален, как минимум, последние 10 лет. Эксперты говорят о «мобильной цифровизации», подразумевая под этим обязательный перевод бизнес-процессов на мобильные платформы. В мире начало этого явления датируют концом 2010-х. В России интерес к корпоративным мобильным приложениям появился немного позже, но на данный момент по уровню использования таких цифровых инструментов отечественный бизнес и госсектор практически не отличается от развитых в этом плане зарубежных стран.
Рабочая среда не только руководителей, но и обычных сотрудников все больше перемещается от ПК и ноутбуков в легкие и удобные планшеты и смартфоны. Причем телефоны в некоторых ситуациях вполне успешно заменяют – а по некоторым возможностям и превосходят – стационарные ПК. По данным IDC, около 95% сотрудников компаний сферы бизнеса используют как минимум один личный телефон в качестве рабочего инструмента.
Популярность мобильных решений для работы в СЭД также растет гигантскими темпами – и в последние годы во многом за счет «мобилизации» обычных пользователей, а не только менеджмента. ЭОС, как всегда, развивает свои решения в русле актуальных трендов и старается максимально облегчить и упростить повседневную работу всех пользователей СЭД – руководителей, менеджеров, рядовых сотрудников. Выпуск версии EOSmobile для iPhone – очередной шаг в этом направлении. Если для доступа в СЭД не обязателен планшет с установленным приложением, а достаточно и смартфона, то у пользователей становится меньше обязательных «багаж гаджетов», который нужно брать с собой, покидая офис. И гораздо меньше поводов для беспокойств (например, «забыл взять планшет»).

Немного об интерфейсе EOSmobile для iPhone

Подробно со скриншотами EOSmobile для iPhone можно ознакомиться на нашем сайте. На экране смартфона все привычные для СЭД рабочие папки. Открыв любую из них, пользователь будет видеть список документов, отсортированный по определенному. Наша команда дизайнеров, разработчиков и тестировщиков провела большую работу. В следующих версиях мы продолжим улучшать пользовательский опыт и прислушиваться к вашим замечаниям и предложениям – присылайте их нам на  support@eos.ru, а также следите за нашими новостями в Tg-канале.

Российские разработчики «ЭОС» и «РЕД СОФТ» подтвердили совместимость программных продуктов СЭД «ДЕЛО» и «КАРМА» с операционной системой РЕД ОС. Готовое импортонезависимое решение предназначено для обеспечения защищенного документооборота и делопроизводства.

СЭД «ДЕЛО» оптимизирует бизнес-процессы организации и автоматизирует работу с большим объемом документов, а также помогает организовать юридически значимый документооборот в организации. Продукт зарегистрирован в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных (№ 86).

Система криптографического обеспечения «КАРМА» предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации — применения электронной подписи документов (ЭП) и шифрования.

РЕД ОС – российская операционная система семейства Linux для серверов и рабочих станций, предоставляющая универсальную среду для использования прикладного программного обеспечения. Продукт сертифицирован ФСТЭК России (№ 4060 от 12.01.2019), что подтверждает его соответствие требованиям информационной безопасности и допускает его применение в государственных информационных системах. РЕД ОС зарегистрирована в Едином реестре российских программ для ЭВМ и баз данных (№ 3751).

«Система электронного документооборота – это важный инструмент, который упрощает и ускоряет работу организации. В нынешней непростой конъюнктуре, важно предоставлять клиентам безопасные решения такого рода отечественного производства. С этой целью мы беспрерывно расширяем экосистему РЕД ОС, что позволяет закрыть потребности пользователей и предоставить им удобное и универсальное рабочее пространство. Благодаря плодотворному взаимодействию с ЭОС нам уже удалось создать такое пространство для наших заказчиков. Развитие сотрудничества с ЭОС безусловно принесёт ещё больше плодов», – рассказал Рустам Рустамов, заместитель генерального директора РЕД СОФТ.

Чем больше будет совместимых друг с другом отечественных разработок, тем быстрее и безболезненнее для клиентов пойдет процесс реального импортозамещения в ИТ. И наша с партнерами задача как разработчиков отечественных программных продуктов – досконально проверить совместимость тех приложений, которые мы предлагаем в качестве готовых к внедрению стеков. В данном случае мы подтвердили, что наша СЭД «ДЕЛО» и система криптографического обеспечения «КАРМА» отлично себя проявляют в среде операционной системы РЕД ОС – а это уже очень много для тех, кто ищет импортонезависимый софт для автоматизации деловых процессов», – комментирует директор по управлению качеством ЭОС Алексей Мальков.

Пандемия, а потом и санкционное давление серьезно сказались на ИТ-рынке. В результате многие партнерские цепочки трансформировались, а методы взаимодействия с каналом, его поддержки и развития вынужденно изменились. Алексей Перегудов, директор по работе с партнерами ГК «ЭОС», рассказывает о том, как обновилась работа ЭОС с партнерами за последнее время, почему им придется меняться и за счет чего софтверный рынок стал столь привлекательным для тех, кто раньше им не интересовался.

-  Партнерская сеть ЭОС достаточно развита. Есть ли потенциал для ее развития?

- Потенциал есть всегда. Наши партнеры работают не во всех регионах – это значимая точка роста. К качеству работы некоторых партнеров у нас есть вопросы – когда-то объективные, когда-то не очень, но для нас это возможность развития. К тому же я ожидаю, что с выходом «ЭОС Платформы» и изменением идеологии решения с точки зрения получения дополнительной стоимости мы создадим повод к некоему расширению и изменению партнерской сети. Так в свое время было в момент выхода EOS For SharePoint, продукта, который позволял предоставить множество дополнительных услуг, связанных не только с внедрением системы. Так будет и с «Платформой». Мы рассчитываем на прирост партнерской сети – как в количестве, так и в развитии компетенций внутри каждого партнера.

Мы понимаем возможности каждого из наших партнеров, можем прогнозировать, что и как каждый из них будет делать после выхода «Платформы». Но приток новой крови будет полезен в любом случае. Конечно, нет задачи посадить в каждом небольшом населенном пункте по нашему партнеру. Для нас все-таки первоочередная задача – это защита маржи в канале. Мы хотим, чтобы партнеры спокойно и достойно зарабатывали на продаже нашего продукта. Эта стратегия действует и на сегодняшний день, и сохранит свою актуальность в будущем. Наша задача – обеспечить всем партнерам стабильный доход.

В то же время текущая ситуация, связанная с уходом ряда компаний с рынка и определенными паническими настроениями на рынке, которые сейчас, к счастью, немного стихают, привела к следующему. Некоторые игроки, не представляющие, что такое электронный документооборот, начали стучаться во все двери, пытаясь стать партнером любого отечественного вендора. Мы каждый день получаем большое количество заявок на партнерство, тщательно их оцениваем, потому что видим, что ряд компаний просто бежит куда попало, стремясь заключить партнерское соглашение с максимальным количеством производителей. Сейчас на софтверный рынок смотрят даже те, кто всегда специализировался на «железе». Люди ищут новые варианты развития и существования бизнеса, и среди тех, кто приходит, есть действительно интересные компании, с которыми стоит посотрудничать.

- Какова динамика развития сети в последний год?

- Мы ориентируемся на продажи и выручку, а не на количество партнеров или проектов в штуках. Продажи стабильно растут. При этом надо понимать, что в основном речь идет про государственный сегмент, а это замкнутый и конечный рынок: невозможно бесконечно расти в госсекторе. Поэтому мы очень большое внимание всегда уделяем коммерческому сегменту. И это серьезный вызов для наших партнеров, потому что бизнес-заказчики приходят всегда с интересными и нестандартными задачами. Один из заказчиков из СНГ (это было буквально в прошлом месяце) в рамках СЭД хочет построить систему учета выдачи материальных ценностей со склада. Каждую единицу «заштрихкодировать», завести регистрационную карточку, а при выдаче сканировать этот штрихкод и отслеживать, кому и когда отдали, а также процесс возврата. Нестандартная задача для СЭД? Безусловно. Но ввиду ограниченности решений и ужасной дороговизны разработки приходится встречаться и с такими случаями, когда пассатижами начинают забивать гвоздь – не микроскопом, но все-таки. Тем не менее, наши решения способны справляться с подобными нестандартными задачами – и успешно это делают.

-  Весна для многих компаний, в том числе айтишных, стала непростым периодом. Как пережила и переживает партнерская сеть этот кризис?

- К счастью, не могу сказать, что мы видим у партнеров серьезную текучку кадров. Мы отслеживаем это легко – при текучке требуется пересертификация специалистов и т.д. Так что говорить о кризисе у наших партнеров нельзя, никакой паники или бегства людей нет. Я в первую очередь это связываю с тем, что настроение человека всегда зависит от того, насколько человек погружен в решение каких-то задач. Я допускаю, что тяжелее всего пришлось тем компаниям, которые столкнулись с падением продаж, уходом клиентской базы, невозможностью реализации, когда сотрудник только сидит, читает негативные новости – вот они в значительной степени пострадали от панических настроений. Наши партнеры так загружены работой, что рук иногда не хватает.

-  Предпринял ли ЭОС какие-то меры поддержки в этот период? Какие оказались самыми востребованными?

- Конечно, антикризисные меры мы предпринимали. Мы провели ряд вебинаров для партнеров, которые в первую очередь были связаны с вопросами санкционной независимости, чтобы наши партнеры сами понимали модель поведения, что они могут предложить заказчикам, понимали сроки обновления решений и их возможности. Подобные вебинары мы делали и для заказчиков.

Более того, мы понимаем, что санкционная независимость и импортозамещение – это хорошо, но рынок не ограничивается только госсегментом или желанием тех или иных заказчиков работать в конкретной инфраструктуре. Поэтому мы подумали и над каналом параллельного импорта. Так что сегодня мы готовы к любому варианту развития ситуации и доносим эту информацию до наших партнеров.

Что касается специальных маркетинговых программ, то мы сознательно ничего не стали объявлять, проанализировали существующие акции и их результаты и пришли к простому выводу: любое акционное предложение все равно будет внерыночным. Угадать невозможно: кому-то нужны 10 кг условной картошки и 2 кг моркови, а кому-то наоборот. Любой наш партнер знает, что мы готовы точечно – с учетом его интересов, региональной специфики или запросов конкретного заказчика – предложить специальные условия.

-  В связи с планами наращивать долю в коммерческом сегменте требуются ли какие-то изменения от партнерской сети?

- Нужны небольшие изменения в головах. Мы глубоко убеждены в том, что создание конфигурации для лесоперерабатывающего предприятия – это исключительно маркетинговая история, а не функциональная задача с точки зрения СЭД. Это просто вопрос настройки.

Бизнес оперирует другой терминологией. И если ты хочешь что-то предложить потенциальному клиенту, ты должен разговаривать с ним на одном языке. Иногда специалисты, которые хорошо и компетентно общаются с госструктурами, могут просто не понимать, чего хочет бизнес.

А бизнес в свою очередь, как правило, не понимает, что такое поручение или контрольная резолюция, но хорошо знает, что такое задача. Оперируя немного другими словами, мы спокойно можем разговаривать о процессах бизнеса.

- На прошлой конференции, между тем, вы говорили о том, что будете снабжать партнеров набором отраслевых кейсов.

- Да, но мы этого не сделали. Я не считаю, что это критическая ситуация или недоработка с нашей стороны. Мы проанализировали потребности и поняли, что подобные кейсы не особенно и нужны. Это не значит, что у нас нет историй успеха, которые мы можем показать – у нас есть промышленные предприятия, которые с нами работают, решая, в том числе нетривиальные задачи. Есть бизнес-клиенты, которые работают с нами давно, и выкуп безлимитных лицензий, которые популярны в госсегменте, востребован также. Причем, некоторые из них сейчас находятся под пристальным вниманием Запада – вплоть до того, что их закупки являются закрытыми, но проекты реализуются, дышат. Мы всегда делимся этим опытом, рассказываем о нем.

Плюс партнеры взаимодействуют друг с другом. Чрезвычайно эффективным оказались Telegram-каналы. У нас даже появился один канал, связанный с техподдержкой, который партнеры запустили сами и сами же помогают друг другу. Это очень интересная история: ребята решают проблемы друг друга, он работает почти круглосуточно. В этом уникальность партнерской сети ЭОС, наверное.

- Каковы итоги партнерской конференции, которая прошла в конце мая?

- У конференции задача простая. Так как с партнерами взаимодействие никогда не останавливается, у нас не было каких-то насущных вопросов, которые необходимо обсудить на конференции. Основная цель подобных мероприятий – личное общение и общение партнеров друг с другом. Ряд проектов партнеры реализуют совместно, кооперируясь без нашего участия. Мы хотели в рамках нашей партнерской сети создать коллектив единомышленников. У нас это получилось, но любой дух надо поддерживать. На конференции мы всегда балансируем между деловой частью и условно свободным временем – так создается бурлящий котел, в котором формируются связи между партнерами. Отрадно, что партнеры нам доверяют, и какие бы авантюры мы ни придумали, они нас поддерживают. Эту конференцию мы решили провести в Красноярске, но почти никто не отказался приехать – это просто здорово. С этой точки зрения «Весенний документооборот» получился более чем успешным.

В текущей международной ситуации Россия должна обеспечить цифровой суверенитет, а импортозамещение в сегменте Digitalпоможет нашей стране выйти на новый уровень – эти мысли неоднократно звучали в выступлениях и дискуссиях на 5-й Международной конференции по информационной безопасности «ИНФОФОРУМ-Югра». Мероприятие проходило 6-9 июня 2022 года в Ханты-Мансийске. Компания ЭОС представила здесь доклад на актуальнейшую тему – импортозамещения в IT, а также показала свои флагманские решения на выставке «Цифровые технологии для всех».

Национальный форум информационной безопасности «ИНФОФОРУМ» проводится с 2001 года, инициаторами его являются Аппарат Совета Безопасности Российской Федерации и Комитет Государственной Думы Российской Федерации по безопасности. За время своего существования форум превратился в знаковое для отрасли одно из центральных ежегодных ИТ-событий в России. Сегодня ИНФОФОРУМ – это целый ряд ежегодных мероприятий, одно из которых – Международная конференция «ИНФОФОРУМ-Югра». Компания ЭОС – традиционный участник ИНФОФОРУМА.

Конференция «ИНФОФОРУМ-Югра» проходила при поддержке Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и Торгово-промышленной палаты ХМАО. В ней участвовали представители органов власти, профессиональных объединений, образовательных и научных организаций, ведущих отраслевых компаний Российской Федерации, стран ОДКБ, ШОС, БРИКС, АСЕАН и ряда других государств.Всего на конференцию приехали делегаты из 45 стран. Главными темами для обсуждения стали глобальные вызовы и центральные угрозы в области информационной безопасности, вопросы международного сотрудничества в сфере ИБ в формате БРИКС, ШОС, ОДКБ, АСЕАН, развитие технологий ИИ, подготовка специалистов и распространения знаний в сфере информационной безопасности.

Технологическая независимость страны и противодействие уязвимости цифровых инструментов активно обсуждались на всех мероприятиях форума, но особое внимание этим проблемам уделялось на панельной дискуссии «Импортозамещение в IT: темпы, современные вызовы и комплексные решения». Бизнес-аналитик ООО «Масштабные решения» (ГК ЭОС) Анастасия Меницкая выступила здесь с докладом «Архивное ДЕЛО – решение для автоматизации архива организации. Внедрение в импортозамещенной среде». Анастасия напомнила, что современный архив должен являться учетной системой для бумажных и электронных документов, а также обеспечивать хранение подлинников электронных документов. Она отметила, что все эти задачи успешно решает система «Архивное ДЕЛО», разработанная ЭОС. Решение закрывает все потребности ведомственных архивов: выступает системой учета и хранения электронных и бумажных документов, автоматизирует работу по проведению экспертизы ценности, предоставляет возможности организации гибкого доступа к информации.

В частности, «Архивное ДЕЛО» актуальной версии 6.1 (коробочная версия будет выпущена в июне 2022г.) обеспечивает структурный и тематический подход к ведению номенклатуры дел организации, легко интегрируется с СЭД «ДЕЛО», , облегчает подготовку годовых разделов описей дел, обеспечивает топографирование архивохранилищ. Спикер особо акцентировала внимание участников дискуссии на том, что «Архивное ДЕЛО» - российское решение, готовое к работе в полностью импортозамещенной среде.

В качестве примера использования данного решения Анастасия привела проект создания автоматизированной информационной системы учета документов архивного фонда органов прокуратуры РФ – АИС «Архивное дело органов прокуратуры». В ходе проекта была проведена полная миграция данных ведомства с Oracleна PostgreSQL и автоматизированы процессы, связанные с подготовкой номенклатуры,  формированием, учетом и передачей на хранение документов и дел. Предполагается работа в системе около 5000 пользователей из 234 органов прокуратуры, прогнозируемая передача документов на архивное хранение – до 9000 Гб в год.

В рамках мероприятия также проходила выставка «Цифровые технологии для всех», где решения ЭОС были представлены на стенде партнера ЭОС – ООО «ПРАЙМ ГРУП». В русле основного посыла Форума – ориентации на технологическую независимость и импортозамещение – демонстрация программных продуктов АИС МФЦ ДЕЛО, СЭД «ДЕЛО», «Плагин Госуслуги» и «Архивное дело» осуществлялась на оборудовании российского производителя компьютерной техники iRu.