С 15 по 19 мая 2023 года в Санкт-Петербурге состоялась юбилейная 20-я партнерская конференция ЭОС «Весенний документооборот». Гостей мероприятия – представителей партнерского сообщества ЭОС – ждала обширная деловая и культурная программа. Участники конференции познакомились с новой версией СЭД «ДЕЛО» и обновлениями других продуктов вендора, а также с крупнейшими проектами по автоматизации документооборота, обсудили актуальные вопросы импортозамещения и нюансы маркетинга. В свободное от официальной части время они насладились достопримечательностями города на Неве и посетили Кронштадт.

 

«Ценим вклад каждого партнера...»

 

Торжественная церемония открытия конференции состоялась вечером 15 мая на теплоходе, курсирующем по Неве. В приветственной речи председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян пожелал участникам полезного и приятного общения, а также провел экскурс в историю компании ЭОС и ее партнерской сети.

 

«Наши партнеры – дилеры и дистрибьюторы ПО – появлялись вместе с рынком и проектами. Практически с каждым у нас связана интересная история. Я очень горжусь тем, что, в отличие от большинства других вендоров, наши партнеры не столько конкурируют, сколько дружат и совместно участвуют в проектах, – рассказал он. – Сегодня наш бизнес устойчив и развивается несмотря ни на что. Мы изначально рассматривали своим приоритетом работу с отечественными продуктами и на отечественном рынке, и это защитило нас от существенных потрясений, которые испытали многие российские вендоры в последние годы».

 

В этот же день прошло традиционное награждение партнеров ЭОС, показавших за прошедший год наиболее выдающиеся результаты:

– «Инфосистемы-КС» (Якутск) – за успешные эксперименты с внедрением технологий искусственного интеллекта в СЭД;

– «Бизнес ИТ» (Ставрополь) – за широкую экспертизу в различных сферах ЭДО, в том числе в области импортозамещения;

– «АльтА-Софт» (Брянск) – за успехи в продвижении МЭДО для неучастников;

– «Гарант-Сервис» (Орел) – за развитие решения для МФЦ;

– «Эксперт Док» (Краснодар) и «Референт» (Иркутск) – за поддержку решения для органов Прокуратуры РФ.

 

Памятными призами были награждены и технологические партнеры ЭОС – производители ПО: «Актив-софт», «Базальт СПО», Content AI, «МойОфис».

 

«Мы ценим вклад каждого нашего партнера в совместное развитие бизнеса. Отдельная благодарность за ваш творческий подход и к своей основной деятельности, и к нашим мероприятиям», – добавил директор по работе с партнерами ЭОС Алексей Перегудов.

 

«Постарались сделать новую версию СЭД максимально комфортной»

 

16 мая в рамках деловой программы «Весеннего документооборота-2023» участники поговорили о достижениях партнерской сети ЭОС и наиболее ярких проектах, о развитии флагманских решений вендора, об импортозамещении и роли в нем решений ЭДО.

 

Генеральный директор ООО «ЭОС Софт» Андрей Козлов рассказал об итогах партнерской работы ЭОС. Он отметил, что компания по-прежнему входит в число лидеров среди российских поставщиков СЭД, ECM и CSP-решений и получает признание профессионального сообщества. Так, в 2022 году система «Архивное дело» на базе «ЭОС Платформа» принесла ЭОС диплом лауреата премии «Приоритет-2022». Что касается непосредственно партнерской работы – отмечается общий рост заявок на презентации продуктов ЭОС, а также доли запросов, которые разработчик передает партнерам.

 

Позднее Андрей Козлов сделал обзор крупных проектов ЭОС. Среди заказчиков были упомянуты Совет Федерации ФС РФ, Государственная Дума, Центробанк, Счетная Палата РФ, Минюст и Минкульт, Евразийская экономическая комиссия, Ростехнадзор, Генпрокуратура, несколько других ведомств и организаций.

 

Генеральный директор ООО «ЭОС ПВ» Юрий Назаров описал наиболее важные обновления программных продуктов ЭОС. Так, этой осенью система «ДЕЛО» впервые выйдет в версии, которая полностью лишена «толстого клиента». «Все функции «толстого клиента» у нас перенесены в web-приложение, и мы постарались сделать его максимально комфортным», – пояснил спикер. Новая версия будет мультиплатформенной, с возможностью горизонтального масштабирования.

 

Изменения коснутся и других продуктов ЭОС – таких, как мобильный клиент EOSmobile, сервер мобильных решений (СМР), АИС «МФЦ ДЕЛО», модуль интеграции с ПОС, опция «Госуслуги и СМЭВ» и т. д.

 

Заместитель генерального директора ООО «ЭОС ПВ» Иван Скородумов рассказал о развитии «ЭОС Платформы»: «Мы перешли на самые современные технологии в области разработки, выпустили стабильную платформу, реализовали миграцию данных. Активная работа над созданием нижнего уровня технологического стека «ЭОС Платформы» закончилась еще в прошлом году, самые сложные механизмы мы реализовали и сейчас переходим в режим ее сопровождения и плавного развития».

 

Анастасия Меницкая, руководитель направления разработки систем архивного хранения ООО «Масштабные решения» (ГК «ЭОС»), посвятила доклад развитию системы «Архивное дело», в первую очередь новому релизу 7.0. «Эта версия, которая направлена на автоматизацию работы с электронными документами и особенно на экспертизу ценности электронных документов», – отметила она.

 

Заместитель директора ООО «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Андрей Кабак познакомил слушателей с возможностями технологии искусственного интеллекта в СЭД – на примере создания собственного инструмента ЭОС для рубрицирования обращений граждан в сфере ЖКХ.

 

«Стремимся быть ближе к заказчику»

 

Помимо основных докладов, в программе конференции «Весенний документооборот» делается упор на живые дискуссии, в ходе которых гости могут задать свои вопросы, получить совет, дать важную рекомендацию по разработке или комментарий по поводу партнерской работы. Как правило, такие разговоры продолжаются в кулуарах и являются, пожалуй, наиболее полезной частью мероприятия с точки зрения обмена опытом.

 

Так, в этот раз диалог на тему импортозамещения между Алексеем Перегудовым и Антониной Шияновой, директором ООО «Эксперт Док», был активно поддержан другими участниками. В центре обсуждения оказались самые насущные вопросы: готовность заказчиков внедрять импортозамещенные решения, необходимость партнерам ЭОС наращивать компетенции в этой области.

 

На круглом столе по маркетингу проанализировали клиентские обращения в нескольких разрезах, рассмотрели типичные и неочевидные способы поиска клиентов, познакомились с функционалом и возможностями нового сайта ЭОС.

 

Руководитель отдела телемаркетинга ГК «ЭОС» Юлия Манькова показала, как растет количество клиентских запросов к ЭОС по наиболее востребованным продуктам. Число обращений по системе «ДЕЛО» и допопциям в 2022 году выросло более чем на 8% по сравнению с 2021 годом, а среди лидеров по количеству этих обращений остаются учреждения культуры, организации сфер строительства, медицины и фармацевтики, региональные органы исполнительной власти, госучреждения и учебные заведения.

 

Руководитель управления маркетинга ГК «ЭОС» Надежда Шалимова представила новый сайт eos.ru, который стал более удобным, понятным и функциональным. Одной из его особенностью стала возможность создавать на нем отдельные страницы для партнеров – например, если у них нет собственного сайта или они хотят структурировать информацию о продуктах ЭОС. Также спикер затронула тему совместных мероприятий – как самого эффективного способа продвижения продуктов ЭОС и партнерских услуг. «За последние два года мы увеличили количество мероприятий, в том числе в регионах. Мы стремимся быть ближе к заказчику, облегчить их контакт с нами, взаимодействовать с лицами, принимающими решения. На мероприятиях мы можем узнать потребности заказчиков «из первых уст», получить обратную связь по конкретному продукту, повысить лояльность и узнаваемость бренда», – пояснила Надежда Шалимова.

 

Финальная дискуссия конференции была посвящена демонстрации новой версии СЭД «ДЕЛО» 22.8 и ответам разработчиков на многочисленные вопросы из зала. Эту сессию вели руководитель департамента тестирования и сопровождения ГК «ЭОС» Сергей Танцоров и руководитель департамента разработки программных продуктов ГК «ЭОС» Василий Люкевич.

 

Слово на конференции было предоставлено и представителям технологических партнеров ЭОС,  которые рассказали о продуктах своих компаний, их преимуществах с учетом трендов на безопасность и технологический суверенитет, а также о возможностях их применения в СЭД. Выступили менеджер по работе с технологическими партнерами «МойОфис» (пакет офисных программ и инструмент для унифицированных коммуникаций) Александр Шустов, менеджер продуктов «Актив-софт» (бренд «Рутокен» – токены и смарт-карты) Андрей Игнатов и коммерческий директор «Базальт СПО» (операционные системы «Альт») Роман Мыскин.

 

Отзывы организаторов и участников конференции

 

Андрей Козлов, генеральный директор ГК «ЭОС»:

«Конференция безусловно удалась: мы снова выбрали удачное место, поскольку Петербург – прекрасный город. К нам присоединилось большое количество партнеров. Особенно порадовало, что в этот раз они очень активно участвовали в дискуссиях, и им было, что сказать. Думаю, это связано с тем, что наши партнеры сегодня вплотную столкнулись с теми вызовами и задачами, о которых мы в принципе говорим очень давно».

 

Алексей Перегудов, директор по работе с партнерами ЭОС:

«Деловую программу конференций мы всегда формируем с учетом текущей ситуации на рынке, актуальных в данный момент вопросов. Среди тем есть постоянные – например, развитие наших продуктов. Есть те, что крайне актуальны именно сейчас или в нашей стране, как импортозамещение, или в целом по миру, как искусственный интеллект. В области ИИ у нас появились наработки, и мы, конечно, хотели бы о них рассказать. Отдельно мы затрагиваем вопросы, важные для нашего взаимодействия с партнерами: например, ценообразования и методик продаж».

 

Григорий Матвеев, директор «Офис Док» (Санкт-Петербург):

«Партнерские конференции компании ЭОС сегодня – это масштабные мероприятия с интересной, насыщенной программой, проводимые в разных городах. Данную юбилейную конференцию мы, как всегда, оцениваем очень положительно, а то, что она проводится в Петербурге, – предмет гордости для нас. В этом году как раз исполняется 20 лет нашего сотрудничества с ЭОС. Мне кажется, этот факт говорит сам за себя. Компания ЭОС, как лидер в области СЭД, формирует тенденции рынка и может предложить партнерам взаимовыгодные условия взаимодействия. Например, стратегия компании «Офис Док» с самого ее основания была направлена на предоставление услуг не только в регионе присутствия, но и по всей стране. С продуктами ЭОС у нас очень широкая география проектов: страны СНГ, Владивосток, Крайний Север и т. д.».

Компании ЭОС, лидер отечественного рынка автоматизации документооборота, и «Базальт СПО» (ALT Linux до 2015 года), разработчик операционных систем семейства «Альт», на протяжении 20 лет обеспечивают совместимость своих программных продуктов, развивая и совершенствуя платформу для построения технологически суверенных ИТ-инфраструктур корпоративных заказчиков.

 

В мае 2023 года на юбилейной конференции «Весенний документооборот» ЭОС отметил семейство операционных систем «Альт» особой наградой как лучшую ОС для работы в СЭД «ДЕЛО».

В ходе доклада Андрея Козлова, генерального директора ООО «ЭОС Софт», также объявлено об успешном завершении новых тестовых испытаний на совместимость системы «ЭОС Платформа» и конфигурации «Архивное дело», реализованной на «ЭОС Платформе», с операционными системами «Альт Сервер» 10 и «Альт Рабочая станция» 10. Результаты тестовых испытаний подтвердили корректность совместной работы программных продуктов ЭОС с ОС «Альт».

«Мы благодарны коллегам из ЭОС за плодотворное двадцатилетнее сотрудничество и выбор операционных систем «Альт» в качестве платформы для программных стеков по управлению корпоративным контентом, — комментирует Дария Маркова, руководитель направления корпоративных и внешних коммуникаций «Базальт СПО». — Тысячи государственных и коммерческих организаций активно используют в среде ОС «Альт» программные продукты ЭОС: «ДЕЛО-Web» для удаленного доступа к корпоративной системе электронного документооборота, «КАРМА», реализующая криптографическую защиту информации в прикладных программах, АИС «МФЦ Дело» для поддержки деятельности многофункциональных центров. Программно-аппаратный комплекс «МФЦ Плюс» на основе ОС «Альт» и АИС «МФЦ ДЕЛО» развернут во всех МФЦ Орловской области. В 2021 году этот ПАК стал лауреатом Национальной премии «ПРИОРИТЕТ – 2021».

«Базальт СПО» продолжает развивать сотрудничество с ЭОС на благо российских потребителей. Сегодня программная экосистема ОС «Альт» пополнилась еще одной разработкой ЭОС — решением «Архивное дело» на основе «ЭОС Платформа». Мы представим ее на юбилейной Двадцатой конференции ЭОС «Весенний документооборот 2023». «Базальт СПО» традиционно является партнером этого знакового мероприятия для российского СЭД/ECM-сообщества».

«ЭОС Платформа» — импортонезависимая система, созданная компанией ЭОС. Она относится к классу «Интегрированные платформы для создания приложений», включена в Реестр отечественного ПО и представляет собой набор компонентов и библиотек, предназначенных для разработки прикладных решений. В каталоге совместимости российского ПО «ЭОС Платформа» отмечена как продукт, заменяющий (в части единой технологической платформы для работы с данными, файлами, документами) зарубежные системы Alfresco, Microsoft SharePoint, Nuxeo, OpenText Documentum.

Конфигурация «Архивное дело» для системы «ЭОС Платформа» — первое прикладное решение компании ЭОС, реализованное на импортонезависимой платформе собственной разработки. Продукт решает задачи автоматизации работы любых архивов, в том числе электронных подлинников. В 2022 году данная конфигурация системы «Архивное дело» признана лучшим продуктом, отвечающим задачам импортонезависимости, и получила престижную премию ПРИОРИТЕТ-2022 в номинации «Программное обеспечение».

«Альт Рабочая станция» — операционная система для оснащения рабочих мест. ОС поставляется с большим набором бесплатного свободного ПО для повседневной работы. Операционная система «Альт Сервер» применяется для построения корпоративных и государственных ИТ-инфраструктур любого масштаба и сложности. В комплект поставки ОС входят инфраструктурные компоненты для бесшовной миграции с импортной ОС на российскую, а также набор прикладного ПО для системных администраторов. «Базальт СПО» развивает программные продукты на основе собственной безопасной инфраструктуры разработки, находящейся под юрисдикцией Российской Федерации.

«Мы с нашим технологическим партнером «Базальт СПО» сотрудничаем много лет. Наши совместные инициативы имеют главной целью создание импортонезависимых комплексных пакетов российского ПО, готовых к использованию заказчиками при импортозамещении. Обеспечение совместимости решений ЭОС с российскими ОС, разрабатываемыми компанией «Базальт СПО», идет очень активно, это важная часть курса на импотонезависимость основных продуктов ЭОС. «ЭОС Платформа» — стратегическая разработка, в ближайшей перспективе мы переведем на нее все наши прикладные решения, как уже сделали с «Архивным делом», — комментирует Надежда Шалимова, руководитель Управления маркетинга ЭОС.

Круглосуточный колл-центр филиальной сети МФЦ Рязанской области не зря называется «горячей линией». Ежедневно он принимает и обрабатывает огромное количество телефонных обращений жителей региона. Недавно в работе центра появилось очень полезное новшество: голосовой робот, который позволяет автоматически обрабатывать значительный процент звонков и разгрузить людей-операторов. Этот совместный проект реализован компаниями «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Объединение когнитивных ассоциативных систем» (ОКАС), занимающейся разработкой нейросетевых вопросно-ответных и диалоговых систем для обработки языка.

 

Рязанская область – один из регионов, где в сети МФЦ с 2017 года используется созданная ЭОС специализированная система АИС «МФЦ ДЕЛО». В ходе проекта, завершившегося в декабре 2022 года, ЭОС и ОКАС осуществили интеграцию в АИС «МФЦ ДЕЛО» голосового ассистента для автоматизации процесса телефонного консультирования заявителей. Это усовершенствование потребовалось для повышения качества и скорости обслуживания населения Рязанской области при взаимодействии с МФЦ.

Автоматизированный оператор по запросу звонящих жителей Рязанской области предоставляет такие данные, как статус дел заявителей, адрес и время работы МФЦ, а также может круглосуточно записать человека на прием в МФЦ или отменить запись. Уже сейчас можно утверждать, что голосовой робот самостоятельно обрабатывает практически 40% наиболее частых обращений граждан на «горячую линию» МФЦ, а ожидаемый эффект от внедрения в течении года – от 50 до 70% самостоятельно обработанных звонков.

 

«Внедренный голосовой помощник позволит нам не только автоматизировать процесс приема обращений, но и значительно уменьшить процент потерянных звонков, а также разгрузить сотрудников колл-центра при пиковых нагрузках. На текущий момент, исходя из статистики звонков по первому кварталу 2023 года, могу констатировать – доля звонков, переведенных на операторов, становится все ниже и ниже, и стремится к 50%. Это стало возможно благодаря изначальному внедрению нейросети с более чем 1200 вопросно-ответных пар, а также благодаря ее ежедневному дообучению. В ближайшем будущем мы не планируем останавливаться на достигнутом – будем продолжать обучать нейросеть, чтобы довести долю автоматической обработки входящих звонков минимум до 70%», – отметил заместитель директора МФЦ Рязанской области Владимир Кухлев.

 

«Хочу подчеркнуть, что проект не сводится к простой интеграции робота с телефонией, использующейся в МФЦ Рязанской области. Создано некое цифровое пространство минимум из трех составляющих: нейросеть, телефония и АИС «МФЦ ДЕЛО». И все они работают взаимослаженно. Например, если робот «не справился» со звонком, а данных, которые у него есть, недостаточно для удовлетворения информационных потребностей заявителя, нейросеть переводит звонок на оператора. В этот момент с помощью различных технологий по анализу текста весь диалог робота с человеком переводится в текстовой режим и в доли секунды поступает на экран оператору колл-центра, который прямо из специального интерфейса АИС МФЦ может включиться в диалог, уже понимая, кто ему звонит и по какому вопросу.

Внедрение такого продукта, как автоматизированный голосовой помощник, позволит не только обеспечить круглосуточное информирование заявителей, но и минимизировать потерянные звонки, ведущие к повышению недовольства заявителей и понижению лояльности к филиальной сети МФЦ Рязанской области. На мой взгляд, внедрение таких продуктов – один из основополагающих шагов на пути к цифровизации региона», – комментирует Андрей Король, руководитель направления по развитию СМЭВ и Госуслуг ЭОС.

Компания ЭОС провела вебинар «СЭД и МЭДО: практика обмена документами, актуальные схемы взаимодействия и перспективы», посвященный нововведениям в практике межведомственного электронного документооборота. Эксперты рассказали, какие требования лежат в основе необходимого функционала в части интеграции с системой МЭДО, а также представили новую разработку – модуль «Диспетчер МЭДО».

Елена Антошечкина, начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС», напомнила, что МЭДО является одним из элементов единого информационного пространства и глобального сервиса государственного электронного документооборота – ГосЭДО. СЭД участников взаимодействия также частично включается в архитектуру ГосЭДО как интегрируемая система. Именно поэтому для разработчиков СЭД так важно понимать, каковы сейчас актуальные технологические требования и перспективы развития МЭДО.

«Если раньше развитие МЭДО шло за счет запуска новых версий формата обмена, то сейчас ситуация изменилась. Представленная еще в 2020 году версия МЭДО 2.7.1 остается актуальной и базовой, но внутри МЭДО идет трансформация: расширяются области применения МЭДО, включаются в систему новые типы бизнес-процессов, добавляются новые типы сообщений», - объяснила Елена Антошечкина.

В частности, появился такой тип сообщений, как транспортный контейнер технологического сообщения для передачи сведений ГАС (утв. приказом Минцифры России, ФСО России от 29.06.2022 № 500/82). В настоящее время ведется разработка нового типа сообщений для передачи архивного документа в ЦХЭД (платформа «Центр хранения электронных документов») и идет пилот информационного взаимодействия при организации работ с поручениями Правительства РФ. Эксперт также рассказала о справочниках в составе НСИ МЭДО. Отдельное внимание было уделено глобальному адресному справочнику (ГАС).

Нововведения требуют трансформации систем, интегрируемых с МЭДО. Именно поэтому сейчас ЭОС ведет активную разработку для того, чтобы обеспечить соответствие своих решений положениям приказа Минцифры России, ФСО России от 29.06.2022 № 500/82 о порядке ведения нормативной справочной информации системы межведомственного электронного документооборота.

О том, что собой представляет модуль «Диспетчер МЭДО», рассказал Сергей Полтев, руководитель направления ECM-решений ГК «ЭОС». Модуль решает задачи маршрутизации потоков сообщений МЭДО между шлюзом и узлами МЭДО, в том числе, обеспечивает маршрутизацию сообщений МЭДО, содержащих информацию ограниченного распространения.  Для этого в «Диспетчере МЭДО» есть три компонента: Фоновая задача Диспетчер МЭДО.Оператор, обеспечивающий раскладку сообщений по каталогам, веб-сервис обмена сообщениями между оператором и узлом и Фоновая задача Диспетчер МЭДО. Конечный узел. Последний компонент отвечает за взаимодействие с веб-сервисом для получения и передачи сообщений.

По словам Сергей Полтева, для конечного пользователя СЭД «ДЕЛО» ничего не поменяется, в части работы с сообщениями МЭДО он будет пользоваться тем же инструментарием, к которому привык.

Вебинар завершился ответами экспертов ЭОС на вопросы участников. Вопросы касались двух основных тем: обмена по МЭДО документами с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) и особенностей настройки модуля «Диспетчер МЭДО» так, чтобы можно было работать в одной или разных базах.

В компании ЭОС, отвечая на высокий интерес пользователей к новому модулю для работы с МЭДО, планируют провести дополнительные вебинары, посвященные практике его использования, интерфейсу и функциональности.

 

Компания «Электронные Офисные Системы» приняла участие в работе Форума «Российский софт: эффективные решения для цифровой экономики». Форум входит в деловую программу «Российской недели высоких технологий-2023». Его организаторами выступили Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, Министерство обороны РФ, Комитет Государственной Думы ФС РФ по науке и высшему образованию и АО «ЭКСПОЦЕНТР».

В рамках Форума 12 апреля состоялась тематическая сессия «Российские платформенные решения. Горизонтальная, вертикальная и обратная совместимость». В дискуссии поучаствовали ведущие эксперты ИТ-отрасли. Модераторами выступили Илья Массух, директор Центра компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ, и Ренат Лашин, исполнительный директор АРПП «Отечественный софт». В приветственном слове Илья Массух обозначил проблематику сессии: «Наша задача построить такую экосистему, в которой разные российские ИТ-продукты будут совместимы между собой: по данным, по взаимодействию, по аппаратным платформам. Этот фундамент поможет нам достичь технологического суверенитета».

Иван Скородумов,заместитель генерального директора ООО «ЭОС ПВ», рассказал об опыте обеспечения совместимости программных и аппаратных средств отечественного производства на примере ПАК «МФЦ Плюс». Этот совместный проект ЭОС, ООО «Базальт СПО», Postgres Professional и ЗАО «НОРСИ-ТРАНС» появился в 2020 году. В его состав входит разработанная ЭОС АИС «МФЦ ДЕЛО» – единственная АИС, которая может работать на отечественной элементной базе. И, как показывает практика, успешно это делает в МФЦ Орловской области.

«Три года все работает, причем достаточно эффективно в серверной части. Мы боялись, но попробовали — и убедились, что работает. Всем рекомендуем пробовать, сложности есть, но они решаемы», – рассказал Иван Скородумов. Также он представил вниманию участников дискуссии еще один ПАК – «Архивное дело», созданный в 2022 году в кооперации тех же компаний, что и ПАК «МФЦ Плюс».

Долговременные электронные архивы – можно ли их создавать при имеющейся нормативной базе? Как обеспечить аутентичность, достоверность, целостность и воспроизводимости электронных документов в системах архивного хранения? Что подразумевается в системах управления документами под понятием «доверенная среда» и почему о ней сейчас так много говорят?

 

Эти и многие другие вопросы мы будем обсуждать на очередном вебинаре ЭОС 27 апреля 2023 года. Стартуем в 10.30 (мск), подключайтесь – участие, как всегда, бесплатное! Необходима только регистрация.

 

Наши эксперты расскажут:

 

• об особенностях хранения электронных документов в архиве организации (с учетом действующих правовых норм, ГОСТов, методических рекомендаций Росархива);
• о важных вопросах, касающихся организации хранения электронных подлинников, ответы на которые сейчас сложно самостоятельно отыскать в нормативных актах;
• о существующих подходах к хранению электронных документов и обеспечению их аутентичности, достоверности, целостности и воспроизводимости в системах архивного хранения;
• о доверенной среде как практически революционном подходе к решению вопроса хранения электронных документов;
• о причинах, почему стоит выбрать доверенную среду в качестве технического решения для хранения электронных документов;
• о реализации хранения электронных документов в системе ЭОС «Архивное дело».

 

Приглашаем присоединиться к вебинару специалистов служб делопроизводства, канцелярий, архивов, отделов по работе с персоналом, бухгалтерий и других подразделений, если в них создаются документы, подлежащие долговременному хранению. Информация, которая будет озвучена на семинаре, также заинтересует руководителей ИТ-подразделений и топ-менеджеров, отвечающих за цифровизацию организации.

Компании заявили о технологическом партнерстве в области внедрения интеллектуальных технологий для автоматической обработки документов.

Ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом ЭОС и российский вендор в области интеллектуальной обработки информации Content AI договорились о развитии технологического партнерства.

Компания ЭОС официально перешла на использование в своих решениях российского продукта ContentReader Engine — многофункционального OCR SDK для встраивания в приложения функций интеллектуального распознавания информации.

Технологии ContentReader Engine применяются в модуле потокового ввода данных в СЭД «ДЕЛО». С их помощью пользователи СЭД могут быстро и точно распознавать информацию в разных типах документов, изображений, фотографий, скриншотов, мониторов и дисплеев с сохранением в форматах Word, Excel, PDF и других. Это позволяет в дальнейшем осуществлять полнотекстовый поиск по документам.

«Рынок активно сигнализирует о необходимости комплексной автоматизации процессов работы с документами, — отметила руководитель отдела лицензирования технологий Content AI Екатерина Боброва. — Речь идет не столько о базовом распознавании текста, сколько о повышении удобства работы в СЭД/ECM и других системах. У нас есть проверенные временем технологии мирового уровня, позволяющие бизнесу с высокой точностью распознавать, анализировать и классифицировать документы для решения своих задач. Мы готовы развивать наши технологические продукты для повышения функциональности СЭД/ECM-систем компании ЭОС и в дальнейшем».

Технологии искусственного интеллекта Content AI, применяемые в СЭД/ECM-решениях компании ЭОС, позволяют повышать их эффективность и значительно оптимизировать документооборот организаций.

«Интеллектуальное распознавание текстов при потоковом вводе больших объемов документов сегодня является одним из базовых требований наших заказчиков в крупных СЭД/ECM-проектах, причем эта функциональность востребована и госструктурами, и бизнесом, – рассказывает руководитель Управления маркетинга ЭОС Надежда Шалимова. – Все наши СЭД/ECM-системы, и «ДЕЛО» в том числе, внесены в Реестр отечественного ПО, и теперь мы получили возможность использовать в своих модулях сканирования российский ContentReader Engine (также включенный в Реестр), предоставляя нашим заказчикам комплексный импортозамещенный продукт на базе проверенных технологий высочайшего уровня. Думаю, теперь наши клиенты станут гораздо меньше тревожиться из-за ухода из России некоторых известных компаний, предлагавших аналогичные технологии».

---

О компании Content AI

Content AI (ООО «Контент ИИ») – российская компания, разработчик решений в области интеллектуальной обработки информации. Content AI лицензирует всемирно признанные технологии распознавания текста, классификации документов и обработки естественного языка для крупного бизнеса, государственных организаций и частных клиентов. Content AI входит в реестр аккредитованных организаций Минцифры РФ. Мы предоставляем российским компаниям и пользователям решения для автоматизации обработки любых документов и данных, которые известны и востребованы на рынке более 30 лет. Мы помогаем компаниям трансформировать бизнес и делать процессы более эффективными, а людям – добиваться успехов в работе и жизни.

О компании ЭОС

Компания ЭОС — ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота, ECM-систем и электронных архивов.

Системы компании ЭОС позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации, которые легко адаптируются под потребности конкретной отрасли, компании и индивидуального пользователя.
Компания ЭОС автоматизирует процессы в организациях любого масштаба – от малого бизнеса до федеральных органов власти и территориально-распределенных холдингов с сотнями тысяч рабочих мест. Более 30 субъектов Российской Федерации уже выбрали решения ЭОС для создания единых систем документооборота в органах власти.

Можно ли получить госуслуги не в МФЦ, а в отделении Сбербанка? Да, но пока только в городе Сургуте Ханты-Мансийского АО-Югры. Это стало возможным благодаря пилотному проекту Правительства региона в сотрудничестве со Сбером. С системой АИС «МФЦ ДЕЛО» (это программный продукт ЭОС специально для МФЦ) теперь работают не только сотрудники многофункциональных центров ХМАО-Югры, но и операторы Сбербанка.

 

Ханты-Мансийский Автономный округ – Югра – регион, традиционно находящийся в авангарде российской цифровизации. На прошедшем 6 марта 2023 г. федеральном совещании с руководителями цифровой трансформации федерального и регионального уровней ХМАО-Югра назван в числе лидеров регионального рейтинга по результатам цифровизации и реализации мероприятий нацпрограммы «Цифровая экономика».

Инновационные технологии в автоматизации государственных и муниципальных услуг являются одним из важнейших направлений региональной цифровизации в ХМАО-Югре. С 2018 года для предоставления государственных и муниципальных услуг здесь используется АИС «МФЦ ДЕЛО». За пять лет регион достиг заметных результатов в повышении доступности госуслуг и их качества. Так, за 2022 год МФЦ Югры оказано более 1,6 миллионов услуг, а удовлетворенность населения АО их качеством составила почти 99,5%. Минимизирован бумажный документооборот внутри сети МФЦ и с ведомствами. Кроме того, Югра стала одним и первых регионов, запустивших в работу криптобиокабины – устройства для оформления услуги получения заграничных паспортов – в интеграции с АИС «МФЦ ДЕЛО».

Пилотный проект по организации предоставления государственных, муниципальных услуг на площадках отделений Сбербанка стал очередным шагом в направлении улучшения доступности услуг. Для этого привлекаются ресурсы (в том числе программные) МФЦ Югры. Площадкой для апробации пилотного проекта стал город Сургут.

Технически это выглядит следующим образом: операторам Сбербанка в Сургуте предоставлен удаленный доступ в АИС «МФЦ ДЕЛО». Свыше десятка услуг (в основном связанных с предоставлением гражданам различных компенсаций и иных выплат) теперь можно оформить в отделениях Сбербанка, не посещая офис МФЦ. Посетители Сбера могут прямо в отделении сдать все необходимые документы, а банк сам направит их в нужное ведомство для принятия решения. При этом сохраняется возможность получать услуги по экстерриториальному принципу (он практикуется в МФЦ) – то есть независимо от места прописки и пребывания россиян. На встрече с Германом Грефом, прошедшей в начале апреля, губернатор Югры Наталья Комарова договорилась о дальнейшем развитии данного проекта.

 

«Интересно ли это потребителям госуслуг? Разумеется, интересно! Сеть отделений Сбербанка намного шире и имеет больше офисов, чем сеть МФЦ. Они ближе к конечному потребителю, и это заметно уменьшает общее время получения услуги. Минусуется время, затраченное человеком на то, чтобы добраться до МФЦ – даже при экстерриториальном подходе, МФЦ у нас далеко не в каждом квартале. Кроме того, получив выплату на карту (итог оказания услуги), гражданин тут же может ее (при необходимости) обналичить, оплатить ребенку детский сад или секцию, оплатить ипотеку, в конце концов, т.е. осуществить любую банковскую операцию, не отходя от «окна». Освоить работу в АИС «МФЦ ДЕЛО» операторам Сбербанка не составит труда – программный продукт по своему интерфейсу довольно прост, плюс имеет встроенную систему экспертных «подсказок». Считаю, что пилотный проект будет удачным, и у него огромные перспективы, подкрепленные социальной значимостью и стремлением к повышению удобства получения услуг конечному потребителю, т.е. населению», - комментирует Андрей Король, руководитель направления по развитию СМЭВ и госуслуг ГК «ЭОС».

Межведомственный электронный документооборот и соответствующая федеральная система МЭДО – далеко не новые явления, но сейчас этот сервис переживает серьезную трансформацию. Меняются стандарты взаимодействия, принципы подключения, нормативная база и справочный аппарат. Кроме этого, инициатива создания ГосЭДО имеет конечной целью подключить к электронному обмену документами все госорганы, ОМС и подведомственные учреждения и стандартизировать этот обмен.

Что нового появилось в технологиях МЭДО, как будут сосуществовать ГосЭДО и МЭДО, должны ли осуществить организации-участники МЭДО какие-либо изменения у себя, чтобы продолжать пользоваться сервисом, и к чему все это должно привести в итоге? Подключайтесь к нашему бесплатному вебинару 13 апреля в 10.30 мск – расскажем, обсудим, ответим на вопросы.

 

Наши спикеры Елена Антошечкина, начальник отдела анализа и методологии ГК «ЭОС» и Сергей Полтев, руководитель направления ECM-решений, в частности, будут говорить:

 

• о нынешнем состоянии МЭДО (изменениях в нормативной базе, новых справочниках МЭДО, типах сообщений и др.);
• о роли и месте локальных СЭД и МЭДО в архитектуре ГосЭДО;
• о организаторах, участниках и операторах МЭДО – их ролях и схеме взаимодействия;
• о вариантах взаимодействия по МЭДО с помощью нового модуля «Диспетчер МЭДО», в том числе для участников, подключающихся через «чужие» шлюзы;
• о том, как организовать работу с электронными документами ДСП в МЭДО.

 

Вебинар бесплатный, нужна только предварительная регистрация https://conf.eos.ru/sed-i-medo-praktika-obmena-dok...vzaimodejstviya-i-perspektivy/.

 

Приглашаем присоединиться к вебинару специалистов федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, подведомственных учреждений – как организаций, уже участвующих в МЭДО, так и планирующих подключиться. Информация будет интересна сотрудникам ИТ-подразделений, общих отделов, управлений делами, секретариатов, канцелярий и других служб, отвечающих за делопроизводство и документооборот.

29-30 марта 2023 года в Петропавловске-Камчатском прошла межрегиональная конференция «Электронный документооборот как основа современного государственного управления. Обмен опытом, лучшие практики и перспективы развития». Организаторами мероприятия выступили Правительство и Министерство цифрового развития Камчатского края совместно с компанией ЭОС.  Поводом для мероприятия стали последние достижения региона в сфере цифровизации госуправления, а его целью – обмен лучшими практиками внедрения СЭД и смежных систем.

 

СЭД на Камчатке: от регистрации писем до оптимизации госуправления

 

История ЭДО в Камчатском крае наглядно демонстрирует, что эффективную систему цифрового менеджмента в органах власти возможно выстроить в короткий срок при наличии управленческой воли и заинтересованности в этом на высшем уровне. Не случайно в организации нынешней конференции активно участвовали первые должностные лица региона. Отраслевое мероприятие подобного масштаба проводится здесь впервые, а повод крайне актуальный: с 2020 года Камчатский край демонстрирует большие успехи в области развития системы электронного документооборота. Произошло это во многом благодаря энергичной работе региональной администрации во главе с новым губернатором Владимиром Солодовым, а также местного Минцифры.

 

«Я работал в разных субъектах Российской Федерации. В 2009-2011 годах у нас появились первые СЭД, самописные программы или разработки ключевых игроков рынка. Но при этом воспринимались они как формальность и использовались в основном для регистрации писем. Тогда в системе госуправления СЭД была «инородным телом». Сейчас ситуация другая. Хотя противники ЭДО, конечно, остались, мы все уже целиком «живем» в СЭД. Электронный документооборот воспринимается даже более реальным и понятным, чем старый бумажный. На Камчатке, например, мы внедрили ЭДО достаточно быстро, потому что губернатор просто запретил подписывать документы на бумаге. Теперь мы начинаем значительно расширять систему. Когда стадия быстрого перемещения документа из точки А в точку Б пройдена, СЭД перерастает в инструмент управления, поглощая некоторые другие системы», – рассказал во вступительном слове первый вице-губернатор Камчатского края Сергей Нехаев.

 

По словам спикера, в перспективе система электронного документооборота может объединить в себе  системы контроля, корпоративного управления, кадровой службы и другие. В то же время нельзя воспринимать внедрение ЭДО как простой «линейный» перевод документопотока из бумажного в электронный вид. Важно понимать этот процесс как оптимизацию управленческих настроек, сопровождая его глубокой организационной перестройкой.

 

С такой позицией согласен и министр цифрового развития Камчатского края Николай Киселев. Он уточнил, что ЭДО на базе СЭД «ДЕЛО» в Камчатском крае был внедрен в начале 2010-х годов, но до 2020 года в системе работали лишь около двухсот пользователей. Перелом произошел в 2020 году, когда началось экспоненциальное масштабирование системы. Сегодня она насчитывает более 6000 пользователей. Концепция цифровой трансформации госуправления подразумевает принятие решений на основе данных, и возможности электронного документооборота отвечают этому запросу.

 

«Учитывая взрывной рост количества пользователей, резолюций, документов, подключаемых внешних участников, – СЭД генерирует для нас уникальные и важные данные, которые можно анализировать и на основе которых можно принимать управленческие решения. Для нас теперь СЭД – это гораздо больше, чем просто управление документопотоками. С ее помощью возможна, например, объективная оценка качества работы отдельного госслужащего и целых систем управления. Сегодня система документооборота дает нам очень много для принятия действительно правильных, своевременных и оперативных управленческих решений», – уверен он.

 

Начальник Управления секретариата Администрации Губернатора Камчатского края Михаил Зубарь более подробно описал слушателям работу единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) Камчатского края, созданной на основе СЭД «ДЕЛО» в 2013 году. В 2020 году системе был присвоен статус государственной информационной системы (ГИС), тогда же была создана Рабочая группа по вопросам функционирования и развития ГИС ЕСЭД. В течение 2020-22 годов активно проходила  оптимизация и совершенствование системы: внесение изменений в нормативные правовые акты, переход на МЭДО 2.7.1, оснащение руководителей планшетами с мобильной версией СЭД и другие мероприятия.

 

Как одна из интересных и нетривиальных практик – было введено автоматическое визирование: если документ не согласован в течение регламентного срока, на него ставится автоматическая виза. В результате чиновники оперативно принимают решения по ключевым вопросам, а документы не задерживаются в системе.

 

На текущий момент пользователями СЭД являются губернатор, Администрация губернатора, Правительство и Законодательное Собрание Камчатского края, все 29 исполнительных органов региона, 178 из 188 подведомственных учреждений, все 14 муниципальных районов, муниципальных и городских округов, другие участники вроде Контрольно-счетной палаты и Торгово-промышленной палаты Камчатского края.

 

«2022 год стал для нас ключевым, в регионе велась активная работа по подключению органов власти, в том числе муниципальных, к системе «ДЕЛО». СЭД для нас стала не просто частью корпоративной культуры, это действительно часть государственного управления. 2023 год мы планируем посвятить совершенствованию и оптимизации процессов работы исполнительных органов, а в 2024 году больше внимания уделим оптимизации процессов муниципальных образований. Нам необходимо внедрять в электронном документообороте новые процессы, усиливать цифровые компетенции госслужащих, а также повышать уровень безопасности и конфиденциальности при использовании ГИС ЕСЭД», – заключил Михаил Зубарь.

 

Начальник отдела координации информатизации Министерства цифрового развития Камчатского края Антон Егоров поделился опытом работы с обращениями граждан в ЕСЭД. В 2021-22 годах весь документооборот, связанный с этим процессом, был переведен с «бумаги» в СЭД. Создана «Единая электронная приемная» для подачи официальных обращений по 59-ФЗ и записи на прием к должностным лицам. Для большего удобства пользователей и оценки эффективности работы системы при ее доработке применяются передовые технологии: например, сопровождение каждого ответа QR-кодом, который ведет на форму обратной связи, или голосовой ассистент Полина, помогающий сориентироваться при звонке в единый колл-центр.

 

Новости ГосЭДО

 

Минимизировать рутинные операции госслужащих на всех стадиях работы с электронными документами, повысить прозрачность и эффективность процессов госуправления возможно только в том случае, если все будут работать по неким единым стандартам и правилам, а ЭДО будет внедрен у всех участников. С этой целью создается глобальный сервис государственного электронного документооборота – ГосЭДО. О нем говорил на конференции начальник проектного управления по реализации мероприятий по развитию электронного взаимодействия органов государственной власти Департамента развития облачных сервисов Минцифры России Сергей Парфенов.

 

Ресурс ГосЭДО включает в себя большой набор облачных сервисов и информационных систем: это, например, нормативно-справочная информация (справочники, классификаторы), ГИС «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД), ГИС «Типовое облачное решение СЭД» (ТОР СЭД), ЕПГУ и другие. Соответственно, в сервисах ГосЭДО заинтересованы все стороны ЭДО: федеральные и региональные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, граждане и бизнес-сообщества. Для них создается, по сути, единое информационное пространство.

 

«Сейчас у нас через МЭДО подключены ФОИВы, РОИВы, некоторые организации – их всего около 220, хотя они и порождают наибольший объем документов. А теперь у нас появляется возможность подключить всех остальных участников к электронному документообороту, всех замкнуть в общую шину взаимодействия, чтобы каждый мог любому участнику отправить электронное письмо. Но для этого необходимо, чтобы каждый из них подключил у себя какую-то СЭД – ТОР СЭД или любой коммерческий продукт. Только в этом случае мы сможем говорить об эффективности госуправления», – резюмировал докладчик.

 

ЭДО: опыт регионов

 

Межрегиональная практическая конференция в полной мере оправдала данный ей статус. Помимо руководителей органов власти Камчатского края, в ней приняли участие представители еще шести регионов России. Каждое выступление представляло собой успешный кейс внедрения системы ЭДО или ее отдельного компонента.

 

Так, заместитель начальника департамента по документационному обеспечению Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края Олеся Шаталова поделилась практикой применения СЭД для ведения учета и контроля поручений Президента. Единая система электронного документооборота Алтайского края на основе программного продукта «ДЕЛО» внедрена в правительстве региона в 2002 году. Сейчас к ней подключены более 7200 рабочих мест, в том числе после аттестации ведется работа с документами ДСП. В крае действует Рабочая группа по совершенствованию системы электронного документооборота.

 

Поручения Президента в системе были выделены в отдельную группу документов, в определенный момент их начали регистрировать отдельными регистрационными карточками. Еще в 2015 году были приведены к единому стандарту все пункты поручений на основе методических рекомендаций. Раздельный учет облегчает администрирование и выстраивает работу в заданном алгоритме. В регистрационной карточке конкретного пункта поручения отражаются все необходимые реквизиты, наглядно прослеживается подчиненность резолюции. Благодаря широкому охвату системы и оперативной работе делопроизводителей обеспечено доведение поручений до конечного исполнителя в кратчайшие сроки. Существует возможность формирования в автоматическом режиме аналитических и отчетных форм.

 

«Двадцатилетняя практика использования программного продукта «ДЕЛО» позволила нам эффективно выстроить процессы работы как с документами, так и с проектами документов. Мы смогли обеспечить полноценный учет и контроль по каждому конкретному пункту в части поручений главы государства», – резюмировала Олеся Шаталова.

 

Заместитель начальника управления цифрового развития Липецкой области Ирина Воронина продемонстрировала опыт региона по автоматизации процессов согласования и регистрации нормативно-правовых актов (НПА) на базе СЭД «ДЕЛО». В Липецкой области с этой системой так же работают уже около 20 лет, на ЭДО переведены все органы власти, муниципалитеты, сельские поселения, подведомственные учреждения. Проблемой в отношении НПА стало то, что их создание в бумажном виде требует большое количество согласований, а также не исключена возможность подмены уже завизированного документа.

 

Сегодня в регионе автоматизированы процессы формирования листа согласования и свода заключения, процессы контроля согласования и контроля направления на утверждение проекта документа. Существует также контроль версионности проекта нормативно-правового акта на всем его жизненном цикле. Основное преимущество новой системы – уменьшение срока согласования проекта правового акта на 35%.

 

Заведующий сектором электронного документооборота Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Виталий Семиков раскрыл особенности внедрения в регионе платформы обратной связи (ПОС). В 2007 году здесь начали использовать СЭД на базе системы «ДЕЛО», и сегодня в ней работают более 3500 организаций и около 20 тысяч пользователей.

 

Более двух лет назад была произведена интеграция СЭД с платформой обратной связи. «ПОС – это единое окно обработки заявлений граждан и юридических лиц, которое позволяет им через форму на портале госуслуг либо через мобильное приложение, а также виджеты на сайтах органов власти субъектов – направлять обращения в государственные органы местного самоуправления по широкому спектру вопросов, участвовать в опросах, голосованиях, общественных обсуждениях. ПОС осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений, маршрутизацию, автоматизацию направления ответов и оценку качества решения проблем», – рассказал спикер. Средний суточный объем выгрузки обращений из ПОС в СЭД составляет примерно 400 рубрик (в одном обращении может содержаться несколько рубрик, то есть вопросов на разные темы).

 

Руководитель отдела сопровождения информационных систем ГБУ «Республиканский центр инфокоммуникационных технологий» (РЦИТ) Республики Саха (Якутия) Анна Саввинова провела обзор региональной ЕСЭД и возможностей ее интеграции с другими системами. ЕСЭД была создана по указу главы Республики в 2018 году и на сегодняшний день является центральной площадкой для работы с документами, поручениями и проектами документов. В системе более 19000 активных пользователей: сотрудники органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и предприятий. Для СЭД развернуто 11 серверов, из которых 4 – серверы баз данных. Уполномоченным органом по работе в ЕСЭД является Министерство инноваций и цифрового развития Республики Саха (Якутия), а РЦИТ является оператором системы.

 

ЕСЭД интегрирована с BI-системой, ССТУ, ПОС, МЭДО, сервером мобильных решений (для работы мобильного приложения EOSmobile), системой «Архивное дело», системой технической поддержки РЦИТ и с нейронной сетью. Последняя используется для автоматизированной маршрутизации входящих документов по исполнителям.

 

Заместитель начальника управления — начальник отдела управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивосток Евгения Суровцева так же рассказала о развитии региональной СЭД. Город имеет своеобразное территориальное расположение, некоторые поселения находятся на островах, и обмен бумажными документами с ними затруднен. Система на базе «ДЕЛО» начала внедряться во Владивостоке с 2009 года. Сегодня она включает в себя несколько модулей, в том числе МЭДО, СМЭВ, «Интернет-приемную», РПГУ, ССТУ, систему обработки обращений граждан и другие. Для органов власти СЭД «ДЕЛО» – точка входа большинства документов.

 

К преимуществам СЭД спикер отнесла юридически значимый документооборот с применением ЭП, возможность использования мобильного офиса для руководителей, контроль исполнения документов и высокую скорость обработки информации.

 

Директор ГУ «Новгородский информационно-аналитический центр» Вячеслав Фёдоров поделился опытом использования СЭД «ДЕЛО» в Новгородской области. СЭД ДЕЛО в регионе внедрено с 2005 года. «В своей деятельности мы занимались не только технической составляющей, но и нормативно-правовым регулированием, организацией работы в СЭД: это обучение пользователей, семинары, актуализация нормативной базы региона, изменение устоявшихся практик», – пояснил он.

 

Сегодня в СЭД работают все органы власти, подведомственные организации органов власти и муниципальные образования региона, а также около половины сельских поселений (план на 2023 год – 100%). Количество пользователей – около 3000, более 230 организаций. Система аттестована по требованиям информационной безопасности, находится в закрытом контуре.

 

Развитие продуктов ЭОС и технологических партнеров компании

 

Отметим, что все представленные на конференции успешные проекты автоматизации документооборота органов власти реализованы на базе СЭД «ДЕЛО» и других продуктов компании ЭОС. Генеральный директор ГК «ЭОС» Андрей Козлов в своем выступлении подробно раскрыл пять основных направлений развития СЭД: завершение кроссплатформенной версии системы, повышение общей масштабируемости, функциональное развитие и интеграции, развитие системы для обслуживания множества организаций в одной инсталляции, поэтапная смена технологической платформы.

 

Особое внимание спикер уделил созданию полностью импортозамещенной системы. «Во 2-3 квартале этого года мы закончим все работы, связанные с полным импортозамещением всех компонентов СЭД «ДЕЛО». Уже сейчас существует система «ДЕЛО», которая работает под управлением PostgresProв части СУБД, все клиентские места уже полностью импортозамещены. Скоро мы проведем полное импортозамещение серверных компонентов», – подчеркнул он. В рамках кроссплатформенной версии система «ДЕЛО» совместима также с отечественным софтом: ОС «Альт Рабочая станция», Astra Linux и «РедОС», офисными пакетами «МойОфис» и P7, криптографическим ПО «КриптоПро» и КАРМА, браузерами «Яндекс» и «Спутник». А мобильное приложение EOSmobileк концу года начнет поддерживать российскую мобильную ОС «Аврора».

 

Руководитель направления разработки систем архивного хранения «Масштабные решения» (ГК «ЭОС») Анастасия Меницкая рассказала про ведомственное архивное хранение: с какими вызовами сталкивается архив организации при решении вопросов хранения электронных документов.

 

«Любая система архивного хранения так или иначе должна отвечать на три вопроса: учитывать бумажные и электронные документы, позволять использовать файлы и обеспечивать все технические процедуры, чтобы электронные документы сохранились и были пригодны к использованию. Наш продукт «Архивное дело» – система для автоматизации и организации учета, хранения, использования как бумажных, так и электронных документов. При работе с электронными документами система предоставляет полный комплекс технических процедур, которые обеспечивают все задачи архива», – указала она.

 

В работе конференции приняли участие ведущие отечественные ИТ-компании, разработчики софтверных решений и аппаратных средств.

 

Руководитель направления по работе с удостоверяющими центрами компании «Актив» Ольга Королева представила смарт-карту и токен «Рутокен 3.0 NFC» для мобильного подписания документов электронной подписью. По ее мнению, мобильная электронная подпись должна храниться на отчуждаемых устройствах в надежной доверенной среде.

 

Руководитель по развитию бизнеса «МойОфис» в ДВФО Тимофей Виноградов сделал обзор офисных решений для общения и совместной работы с документами, главными приоритетами которых является эффективность и безопасность. По его словам, данные продукты создают полнофункциональную и защищенную рабочую среду.

 

Отметим, что пользовались вниманием стенды компаний ЭОС, «МойОфис» и «Актив», развернутые в демо-зоне.

 

Конференция завершилась дискуссией «Импортонезависимая реальность», в которой приняли участие представители компаний ЭОС и «МойОфис», органов государственной власти. Эксперты обсудили перспективы перехода на отечественные решения, необходимость совершенствования отечественного ПО вендорами с учетом обратной связи от заказчиков, сложности, связанные с обучением пользователей и другие вопросы.

Совместное использование систем документооборота и сервисов ЭДО предоставляет новые возможности для безбумажного взаимодействия и эффективной работы с документами в электронном виде. Об этом говорилось на совместном вебинаре компаний ЭОС и СКБ Контур. Эксперты рассказали аудитории о возможных сценариях обработки документов в СЭД «ДЕЛО» и Контур.Диадок, организации единого контура электронного документооборота и достигаемых эффектах при совместном использовании решений. Технический партнер вебинара - Trueconf, информационная поддержка - ICT2GO.

 

Вебинар «Возможности организации единого контура документооборота с помощью СЭД «ДЕЛО» и Контур.Диадок» провели руководитель направления ЕСМ-решений компании ЭОС Сергей Полтев, территориальный менеджер СКБ Контур Александра Круглова и руководитель проектов, ответственный секретарь ПК-6 Наталья Мошкова.

 

Мероприятие открыл Сергей Полтев с презентацией «Возможности ДЕЛО и Диадок». Его целью было рассказать о предпосылках к интеграции СЭД «ДЕЛО» и Контур.Диадок, а затем представить несколько типовых сценариев работы в едином контуре «ДЕЛО» и Контур.Диадок.

 

Он напомнил, что СЭД – это системы, автоматизирующие процессы внутреннего документооборота, а операторы ЭДО – сервисы обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами и другими организациями. В организациях могут быть четыре варианта ситуаций с этими категориями решений.

• Если нет ни СЭД, ни ЭДО - работать очень сложно.
• Если есть СЭД, но нет ЭДО, можно обеспечить работу с контрагентом, но это будет требовать определенных трудозатрат.
• Если есть ЭДО и нет СЭД – некоторые базовые задачи по маршрутизации и работе с документом внутри организации реализует Контур.Диадок, но более сложные процессы значительно удобнее и эффективнее реализовывать СЭД.
• Когда есть СЭД и есть подключение к ЭДО – это наилучшая ситуация, особенно когда интеграция реализована бесшовно.

 

Обработка документов из ЭДО в СЭД «ДЕЛО» открывает ряд преимуществ:

• В СЭД «ДЕЛО» есть эффективные инструменты поиска, например, поиск по документам всех видов доставки, механизм связок.
• Маршрутизация происходит с учетом сложившихся процедур подготовки документов, могут быть настроены множество деталей.
• Согласование и подписание происходит с учетом замещения.
• Есть разграничение прав доступа пользователей, детально проработанное в СЭД «ДЕЛО».

 

Модуль «Интеграция с ЭДО», начиная с версии «ДЕЛО» 22.2, присутствует в тиражном решении, в рамках него реализовано взаимодействие с Контур.Диадок. Как именно оно происходит, Сергей Полтев показал в рамках небольшой демонстрации, где на примере типовых сценариев обрисовал возможности совместной работы СЭД «ДЕЛО» и оператора Контур Диадок.

 

Также спикер пояснил, что для начала совместной работы систем необходимы:

• «ДЕЛО» версии 22.2;
• Лицензия на модуль «Модуль интеграции с ЭДО»;
• Подключение к «Диадок»;
• Ключ разработчика «Диадок» для доступа из сторонних систем.

 

Далее на тему «Почему ЭДО и Диадок» выступила Александра Круглова. Она рассказала, что ЭДО в организации выгоден как ИТ- и коммерческому отделу, так и бухгалтерии, и перечислила ключевые отличия Диадок.Контур:

• Каждый документ хранится в трех экземплярах на разных серверах Контура, объем документов в ящике Диадока не ограничен, доступ к ним защищен.
• Регулярно проводится внешний независимый аудит безопасности.
• Есть мобильно приложение.
• Работает протокол передачи к каждому документу.
• Контур – лидер рынка ЭДО по количеству роуминговых соединений.

 

 

Подробности некоторых проектов внедрения модуля интеграции с ЭДО у заказчиков раскрыла в ходе блиц-интервью Наталья Мошкова. В частности, она ответила на вопросы, касающиеся обеспечения юридической значимости документов, разработки локальных нормативных актов, подготовки регламентов работы с ЭДО.

 

Среди совместных планов ЭОС и СКБ Контур – последующие вебинары по интеграционному решению, одна из тем – более подробный рассказ о настройках интеграционного модуля.

Портал TAdviser опубликовал уже ставшую традиционной ежегодную аналитику по российскому рынку СЭД, ECM и CSP-систем. В обзоре отражены итоги развития за 2021 год, выделены основные, по мнению экспертов, тенденции, определяющие эволюцию программных продуктов в 2022 – 2023 годах, а также названы компании-лидеры и наиболее востребованные программные продукты. Компания «Электронные Офисные Системы», по мнению аналитиков TAdviser, в очередной раз подтвердила свои ключевые позиции в данном сегменте российской ИТ-отрасли.

Согласно опросам экспертов, проведенным аналитическим центром TAdviser, на сегодняшний день важнейшим трендом рынка продолжает быть импортозамещение, и это один из основных факторов, определяющих направление развития продуктов. Остаются актуальными кроссплатформенность, развитие мобильных приложений, технологий ИИ и некоторые другие тенденции, характерные и для предыдущих лет. Дополнительными драйверами выступают законодательные инициативы по цифровизации отдельных типов контента — кадровый электронный документооборот, машиночитаемые доверенности, цифровой дубликат, электронная подпись, центр хранения электронных документов.

При подготовке обзора анализ ситуации в отрасли проводился по данным о выручке 14 крупнейших игроков СЭД/ECM/CSP-сегмента за 2021 год. Итоги 2021 года для российского рынка систем электронного документооборота и управления корпоративным контентом, по мнению TAdviser, оказались довольно успешными. Проекты по внедрению СЭД, ECM и CSP-систем активно развивались, что отразилось на финансовых результатах вендоров и интеграторов. Компания ЭОС, как и в двух предыдущих рейтингах (с данными за 2019 и 2020 годы), сохранила лидерство среди вендоров СЭД, ЕСМ и CSP-систем, причем в общем рейтинге уступила только одному крупному многопрофильному интегратору. Кроме того, у ЭОС в сравнении с предыдущим периодом положительная динамика по выручке от соответствующих проектов – рост составил 6,7%.

В экспертном блоке обзора TAdviser опубликовано интервью с Анастасией Меницкой, Product owner системы «Архивное дело» «Масштабные решения» (ГК «ЭОС»). Интервью посвящено корпоративным электронным архивам – задачам, которые заказчикам требуется решить при создании цифровых хранилищ документов, в том числе электронных подлинников, возможностям системы «Архивное дело» (ЭОС) и повышению с ее помощью эффективности работы архива, а также другим вопросам цифровизации деятельности современного архива.

 

По данным собственной базы проектов TAdviser, СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС продолжает оставаться одним из наиболее популярных программных продуктов для автоматизации документооборота. В качестве интересного кейса на базе данного решения, показывающего успешный пример развития ЭДО в органах управления субъекта РФ, в обзор включен проект «Как госорганы и учреждения Орловской области перешли на электронный документооборот». Напомним, что в госорганах и учреждениях данного региона с 2021 года проходит построение единой системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». На сегодняшний день к ней подключены все органы исполнительной власти региона и муниципалитеты. Кроме этого, Орловский МФЦ использует АИС «МФЦ ДЕЛО» (также разработка ЭОС) в составе ПАК «МФЦ Плюс».

 

С полным обзором TAdviser можно познакомиться здесь.

 

«Электронный документооборот как основа современного государственного управления. Обмен опытом, лучшие практики и перспективы развития»– так звучит тема межрегиональной конференции, которую компания ЭОС и проведет в городе Петропавловске-Камчатском 29-30 марта 2023 года. Мероприятие пройдет при поддержке Правительства Камчатского края и Министерства цифрового развития Камчатского края. В нем также примут участие ведущие отечественные ИТ-компании, специализирующиеся на разработке российского софта – системного, офисного и специализированного ПО, а также «железа».

Формат региональных конференций прочно вошел в практику ЭОС в последние несколько лет. В прошлом году одна из конференций проходила на территории самого западного региона России, теперь пришла очередь крайнего Востока. Как показывает опыт, такие встречи дают большой эффект как для разработчиков (они получают возможность быть ближе к своим заказчикам и полнее узнавать их потребности и мнения), так и для потребителей ИТ-продуктов. На этот раз регионом, где действующие и потенциальные клиенты ЭОС получают возможность обсудить друг с другом и с вендорами актуальные вопросы цифровизации, станет Камчатский край.

В программе предусмотрены выступления с обзором современных тенденций развития отечественных систем электронного документооборота и других ИТ-решений, а также обсуждение специфики внедрения и использования СЭД/ECM-продуктов в условиях импортозамещения. Успешным опытом внедрения и использования ИТ-решений поделятся представители нескольких регионов России: можно будет узнать не только о возможностях новейших версий программных продуктов, но и о тонкостях работы систем на примере реализованных проектов.

В рамках деловой программы конференции пройдет выставка программного обеспечения, технологий и оборудования. Акцент будет сделан на разработки, созданные российскими компаниями и успешно заменяющие (либо готовые заменить) зарубежные аналоги, а также на прикладные мультиплатформенные продукты. Участники смогут увидеть представленные решения в работе, а также задать специалистам любые интересующие вопросы.

Подробнее о мероприятии https://conf.eos.ru/kamchatka/.

Совместное использование систем документооборота и сервисов ЭДО предоставляет новые возможности для безбумажного взаимодействия и эффективной работы с документами в электронном виде. На совместном вебинаре эксперты компаний ЭОС и СКБ Контур расскажут о возможных сценариях обработки документов в СЭД «ДЕЛО» и Контур.Диадок, организации единого контура электронного документооборота и достигаемых эффектах при совместном использовании решений.

В ходе вебинара мы наглядно продемонстрируем работу в СЭД «ДЕЛО» при отправке и получении документов с помощью Контур.Диадок.

Также планируем рассказать о дополнительных возможностях сервисов Контур в связи с ожидаемым вступлением в силу поправок в федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ждём вас 28 февраля 2023 года в 11-00 (мск.).

Участие бесплатное. Нужна только регистрация >>>

Компания ЭОС объявила о выходе новой версии СЭД «ДЕЛО» 22.2. В списке нововведений - возможности подключения к МЭДО для организаций, не имеющих собственного шлюза МЭДО, интеграционный модуль для сервисов внешнего ЭДО и новые функции в веб-клиенте.

 

В соответствии с Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264) к обмену данными по каналам МЭДО могут присоединяться новые участники, которые раньше не могли напрямую взаимодействовать по МЭДО. Организации, не имеющие своего собственного шлюза и адреса в системе МЭДО, теперь могут взаимодействовать по МЭДО «через посредников», то есть через «чужие» шлюзы. Организация, предоставляющая свой шлюз для обмена по МЭДО другим организациям, является для них оператором МЭДО.

В связи с этими изменениями «Модуль сопряжения с МЭДО» СЭД «ДЕЛО» дополнен исполняемым модулем «Диспетчер МЭДО», который обеспечивает маршрутизацию адресных документопотоков для нескольких конечных узлов обмена по МЭДО, подключенных к одному шлюзу.

 

Веб-клиент системы «ДЕЛО» получил набор дополнительных функций: работа с реестрами внешней отправки, оповещения визирующим при работе с РКПД, новые фильтры главной страницы и реквизиты в перечнях записей. Расширен функционал и возможность настроек при обмене по электронным каналам связи. Взаимодействие стало еще более удобным и для отправителя, и для получателя электронных сообщений.

Для ведения юридически значимого электронного документооборота с внешними организациями в версию 22.2 включен «Модуль интеграции с ЭДО», обеспечивающий интеграцию СЭД «ДЕЛО» с операторами ЭДО. В рамках модуля реализовано взаимодействие с сервисом Контур.Диадок. Модуль позволяет организовать полноценный электронный документооборот с контрагентами и предназначен для обмена документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

 

В СЭД «ДЕЛО» 22.2 реализована интеграция с новой системой «Архивное дело» 6.2, недавно выпущенной ЭОС на импортонезависимой «ЭОС Платформе». В частности, поддерживается передача электронных документов из СЭД «ДЕЛО» в «Архивное дело», что позволяет обеспечить работу с электронными документами на всех этапах жизненного цикла.

 

Подробнее о новых возможностях читайте на нашем сайте.

Вебинар 14 февраля в 11.00 (время Московское)

Совместные вебинары с экспертами компаний «Актив» и ЭОС уже стали хорошей традицией. Также, как и значительное количество практических вопросов, связанных с применением электронной подписи в различных сценариях работы с документами.

На вебинаре 14 февраля мы кратко напомним теоретические основы работы с электронной подписью (ЭП), но большую часть времени планируем потратить на практические вопросы применения ЭП в СЭД на примере системы «ДЕЛО». В ходе вебинара мы обсудим и подробно продемонстрируем распространенные сценарии применения ЭП при работе с документами и проектами документов.

Участие бесплатное. Нужна только регистрация https://conf.eos.ru/primenenie-elektronnoj-podpisi-v-sed/

ЭОС представила новые версии мобильных решений

Компания ЭОС обновила линейку мобильных приложений. Новые возможности трех продуктов – EOSmobile 4.11 (iOS/Windows), EOSmobile4.9 (Android) и СМР 4.6 ориентированы на реализацию новых сценариев работы пользователей, оптимизацию производительности, улучшение интерфейсов и повышение надежности.

«Мобильные приложения стали обязательным инструментом для работы с электронными документами и задачами. Производительность и удобство интерфейсов актуальны как никогда. Мы прислушиваемся к пожеланиям наших пользователей и оптимизируем в соответствии с ними мобильные приложения. Улучшение пользовательского опыта позволяет выполнять задачи быстрее и комфортнее», – прокомментировал выход обновлений Артём Андреев, руководитель направления корпоративных мобильных приложений компании ЭОС.

EOSmobile 4.11 (iOS / Windows) иEOSmobile 4.9 (Android)

ВерсииEOSmobile 4.11 (iOS / Windows) иEOSmobile 4.9 (Android)доступныс01 февраля2023 года. Обновление уже доступно в AppleStore, GooglePlay, RuStoreи на нашем сайте «База знаний EOSmobile» (https://doc.eos.ru/avtorizaciya/). Ознакомиться с требованиями и новым функционалом можно в следующих статьях:

• EOSmobile4.11 (iOS/ Windows). Новый функционал. https://doc.eos.ru/EOSmobile/eosmobile-4-11-novyj-funkcional/
• EOSmobile4.9 (Android). Новый функционал.

https://doc.eos.ru/EOSmobile/eosmobile-4-9-novyj-funkcional/

Внимание:

• EOSmobile 4.11 (iOS и Windows) работает только с СМР 4.6.
• EOSmobile 4.9 (Android) работает только с СМР 4.6.
• EOSmobile 4.11 (iOS и Windows) и EOSmobile 4.9 (Android) не работают с СМР 4.5.

Значимые нововведения

• Подчиненные визы можно создавать и направлять из одного.
• Переход в pop-upдля согласования и утверждения проекта документа теперь не обязателен. Эту возможность можно настраивать: активация доступна в профиле пользователя.
• На экспресс-панель добавлена кнопка «Поддержка». По нажатию на нее выводится список, состоящий из пунктов «Нововведения», «База знаний», «Краткое руководство пользователя», «Написать в техподдержку» и «Написать предложение».
• Добавлена подпапка «Просроченные» (папка «На контроле»), где можно посмотреть документы, содержащие просроченные контрольные поручения.
• Оптимизирован интерфейс функции «Поиск документов в СЭД». Например, теперь можно выбрать начало и конец периода для поиска документов в СЭД в одном окне.
• Реализована поддержка параметра «Применять ЭП» на файлах.
• Появилась возможность быстрой навигации по свертке поручений. Теперь для просмотра вышестоящего поручения не нужно открывать дерево поручений – достаточно нажать на область с кратким описанием вышестоящего поручения, чтобы перейти к нему.
• Оптимизирован процесс удаления подпапок с рабочего стола.
• Изменилась схема отображения обработанных поручений: текст в дереве поручений зачеркнут.
• Изменился pop-up «Срок исполнения».
• Сделаны интерфейсные улучшения и изменения, в том числе добавлен шрифт, иконки, изменены названия некоторых кнопок и т.д.
• Проведен ряд изменений текущей функциональности.

В январе текущего года компания ЭОС выпустила обновленное «Архивное дело». Как изменилась система, что принципиально нового в ней появилось и какие задачи позволяет решать новая версия, мы будем подробно рассказывать на вебинаре 31 января 2023г.

 

Вы, в частности, узнаете:

• как создать электронный архив организации, используя функциональность «Архивного дела» 6.2 на «ЭОС Платформе»;
• что такое новая опция «Электронное хранилище подлинников» и как с ее помощью обеспечить долговременное хранение электронных документов;
• какие опции «Архивного дела» для перевода бумажных документов в электронный вид подойдут вашей организации;
• как с помощью «Архивного дела» оптимизировать работу традиционного бумажного архива и сколько рабочего времени делопроизводителей и специалистов архива можно сэкономить, создавая в этой системе типовые отчетные и печатные формы;
• какие новые поисковые возможности получило «Архивное дело» 6.2 и в каких случаях они будут полезны;
• как вести несколько архивов в одной системе, соблюдая требования российского законодательства;
• что такое «ролевой подход» в «Архивном деле» и как рационально устанавливать пользовательские роли и права для различных категорий сотрудников;
• возможна ли интеграция «Архивного дела» с имеющимися информационными системами и базами данных вашей организации и как ее осуществить на практике;
• и многое другое!

 

Приглашаем присоединиться к вебинару работников архива, специалистов служб ДОУ, а также ИТ-специалистов, отвечающих за поддержку СЭД/ECM-систем и электронных архивов вашей организации.

 

Для участия необходимо зарегистрироваться  https://eos.ru/eos_calendar/webinar/register.php

 

Начало в 10.30 (мск).

Архивное хранение документов для любой организации — и требование законов РФ, и предусмотрительное решение сохранять данных для последующего анализа. Модули для организации архива — естественный элемент системы документооборота, которая подхватывает материалы, закончившие свой оперативный жизненный цикл, для дальнейшего хранения в удобной форме и в соответствии с нормативными требованиями. О том, как выглядят современные системы для архивного хранения, чем обусловлен рост интереса к ним и как проходит импортозамещение в этой области, рассказывает Product owner системы «Архивное ДЕЛО» компании «Масштабные решения» (ГК ЭОС) Анастасия Меницкая.

Как сегодня системы для архивов соотносятся с традиционными решениями для документооборота?

Системы архивного хранения должны быть логичным продолжением систем оперативного делопроизводства. Управление документами в организации заканчивается не на закрытии последнего поручения по документу, как многие привыкли, а после уничтожения документов в связи с истечением сроков хранения или после передачи на постоянное хранение в государственные архивы. До наступления этих событий документы должны храниться в архиве организации.

В нашей экосистеме продуктов для организации документооборота в организациях мы выстраиваем последовательный процесс обеспечения жизненного цикла документа. Цикл в организации начинается от подготовки проекта документа или его поступления из внешнего источника до соответствующего оформления факта уничтожения документа. Для процессов оперативного делопроизводства предназначена система «ДЕЛО», для архивного хранения — система «Архивное ДЕЛО», при этом передача документов из одной в другую происходит по установленному формату, а в части электронных документов — с использованием специальных технических решений, обеспечивающих целостность, воспроизводимость, аутентичность и достоверность.

Когда корпоративному пользователю система для архивов становится актуальна, а когда — необходима?

Важно учесть и нормативный, и технический аспекты. При подробном анализе норм законодательства, регулирующих архивную отрасль, мы обнаружим, что осуществлять хранение документов в течение предписанных им сроков, а также выполнять другие действия — создавать экспертную комиссию, составлять номенклатуру дел и т. д. — обязаны все без исключения организации, любых форм собственности, вне зависимости от того, являются они источниками комплектования государственных архивов или нет. Для источников комплектования обязательным являются дополнительные действия: создание архива как подразделения, предоставление учетных сведений, утверждение положения об экспертно-проверочной комиссии и ряд иных действий.

В таких условиях система для архива, несомненно, актуальна. Для сопровождения бумажного архива допустима экономия на автоматизированной системе, но для управления электронными документами технический аспект делает наличие информационной системы необходимостью, так как организация работы с электронными документами, очевидно, невозможна без специального программного обеспечения.

Наш продукт «Архивное ДЕЛО» может совмещать сопровождение бумажного архива и полноценную организацию электронного, причем как в части работы как с электронными документами, так и со скан-копиями. Это позволяет до двух-трех раз увеличить скорость выполнения рутинных задач, связанных с архивами, организовать быстрый регулируемый доступ к информации и полностью соответствовать требованиям законодательства в архивной сфере.

Насколько исторически востребованы в России зарубежные системы для архивов, учитывая национальную специфику в архивном деле?

Вместе с отечественными «коробочными» разработками на российском рынке присутствовали решения, построенные на платформах американских и европейских производителелей: Documentum, IBM Domino, FileNet и др. Их локализация и доведение до соответствия национальным практиками осуществлялись в ходе доработок и настроек при внедрении решения. На сегодняшний день использование таких продуктов связано со значительными сложностями в обновлении и поддержке, поэтому мы наблюдаем больший интерес к системам архивного хранения отечественного производства, в том числе и к «Архивному ДЕЛУ».

Как менялась функциональность решения «Архивное ДЕЛО» в связи с новыми требования законодательства РФ?

Система «Архивное ДЕЛО» — продукт с более чем пятнадцатилетней историей. За это время произошло множество изменений законодательства. Мы считаем, что сегодня архивная отрасль недостаточно отрегулирована законодательством страны. Из-за этого тема архивного хранения электронных документов вызывает массу вопросов, не все моменты обеспечения ключевых нормативно закрепленных аспектов работы с электронными документами ясны конечному потребителю, что усложняет принятие решений о выборе продукта.

В этих условиях не всегда полных норм законодательства мы разработали подход на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системой архивного хранения с гарантированным долговременным обеспечением целостности. Решение обсуждали как внутри нашей экспертной группы, так и с коллегами из Росархива, с которым мы поддерживаем рабочие контакты по методическим вопросам. Используемые в данном решении алгоритмы хэширования значительно превышают надежность сертификатов электронных подписей, есть возможность настроить незамкнутый набор алгоритмов в соответствии с государственными стандартами и локальными требованиями к безопасности. Кроме того, мы предоставляем методические услуги в подготовке нормативных правовых актов организации, закрепляющих выбранный подход в работе с электронными документами.

Наш подход соответствует международным стандартам, например, таким как OAIS (Прим.: стандарт ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве — Открытая архивная информационная система — Эталонная модель» («Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model»).

Насколько сегодня унифицирована работа архивов? В какой степени требуется кастомизация на стороне заказчика?

Архивное дело достаточно унифицировано для организаций, которые являются источниками комплектования государственных архивов. На уровне бизнес-процессов кастомизация является минимальной или может вовсе отсутствовать. Однако, важно понимать, что документы бывают разных типов. Управленческая документация и документация научно-техническая отличаются на каждом этапе работы с документами в архиве, более того — эти области регулируют разные нормативные акты! В сложившейся практике — это разные информационные системы, а в части научно-технической документации очень часто — зарубежные проприетарные разработки.

Если говорить о корпоративных организациях, которые не передают документы в государственные архивы, то они ставят задачи по реализации уникальных процессов, хранению разнообразных по составу и форме материалов. Возможности кастомизации тут необходимы, поэтому при выпуске новой версии системы «Архивное ДЕЛО» мы реализовали всю функциональность как конфигурацию в рамках системы «ЭОС Платформа».

В рамках управленческой документации унификация обычно находится на высоком уровне, но если говорить о научно-технической, то здесь все сложнее. Техдокументация может быть различной: конструкторской, строительной, научной, в формате кинофотодокументов и т. д. В зависимости от типа материалов бывает нужна кастомизация, а иногда и более глубокая адаптация решения под конкретный запрос заказчика.

Пользователи системы «Архивное ДЕЛО» могут самостоятельно выполнить настройки внешнего вида системы, параметров индикации состояния объектов хранения, поисковых инструментов. В следующей версии мы подключим кастомизацию состава отображаемых данных в разделах системы. Такие меры помогают учесть пожелания самых искушенных пользователей, сделать интерфейс максимально дружелюбным и, несомненно, снизить нагрузку на специалистов технической поддержки. Так как нашим продуктом интересуются не только в Российской Федерации, то уже «из коробки» предусмотрена возможность выбора языка интерфейса системы. Инструменты «ЭОС Платформы» развиваются в русле no-code/low-code, поэтому у пользователей-администраторов будут возможности настройки экранных форм, добавления реквизитов к существующим и многое другое.

Как изменился технологический стек в новой версии «Архивного ДЕЛА»? Достигнута ли полная импортонезависимость и внесен ли продукт в Реестр отечественного ПО?

Как я уже отметила, «Архивное ДЕЛО» — конфигурация для системы «ЭОС Платформа». Технологический стек, начиная с версии 6.1, изменился полностью: от перехода с десктопного клиентского приложения к веб-решениям до внедрения новых подходов в организации разработки. В Реестре отечественного ПО система, конечно же, присутствует.

Если говорить об импортонезависимости, то приоритеты смещены в сторону поддержки российского ПО.

На данный момент наша система работает с семейством ОС Linux, в частности уже есть реализованный проект на «Альт Линукс». Мы рассматриваем возможности обеспечить работу нашей системы с «Астра Линукс» и «РедОС», а также с некоторыми другими операционными системами. Мы перешли на PostgreSQL, при этом продолжая поддержку работы на решениях Microsoft — Windows Server и SQL Server. Также мы поддерживаем популярные офисные приложения, в том числе отечественные. Наши продукты могут работать с аппаратными комплексами на базе процессоров семейств «Байкал» и «Эльбрус».

Над какими функциональными возможностями «Архивного ДЕЛА» вы работаете в настоящее время? Какие будут в апдейтах, а какие реализуете в новой версии продукта?

В ближайших планах у нас кастомизация состава отображаемых данных в разделах системы и подключение полнотекстового поиска. В следующей версии мы добавим комплекс функциональности для работы с запросами на выдачу любых видов материалов, которые будут учитывать и хранить в системе «Архивное ДЕЛО». Пользователи системы смогут направлять архивистам запросы и получать подготовленные материалы в системе, в том числе и контейнеры с электронными документами.

Важное направление, над которым мы работаем,— реализация процессов уничтожения электронных документов. Это, один из сложнейших вопросов, где нам приходится учитывать концепцию «остаточных реквизитов». Для следующей версии готовим максимально гибкое решение, с возможностью настройки в каком объеме уничтожается информация о документах и делах.

Также мы планируем создание опции «Архив научно-технической документации», которая значительно повысит удобство работы со специфичными материалами в архиве организации.

Насколько продукт востребован за пределами российской юрисдикции?

Конкурентные преимущества «Архивного ДЕЛА» состоят как в соответствии локальным практикам и методологической поддержке, так и в наличии технологического инструментария, обеспечивающего необходимую гибкость для приведения в соответствии с практиками других стран. Поэтому несмотря на очевидные препятствия наши продукты актуальны для реализации проектов в дальнем зарубежье, и некоторые шаги в этом направлении мы уже предпринимаем.

Система «Архивное дело» компании ЭОС, летом этого года получившая фактически революционное обновление, продолжает развиваться и совершенствоваться. Разработчиками подготовлена версия 6.2, в которой появилось много принципиально новых функциональных возможностей, операций и пользовательских настроек. Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на ЭОС Платформе и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».

 

Хранение электронных документов

Важнейший сегодня тренд на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, обусловил появление в «Архивном деле» отдельной опции «Электронное хранилище подлинников». Новая опция позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное ДЕЛО». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций с рабочими копиями подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.

 

Сканирование, поиск и новые возможности для работы с электронными документами

Одно из важных дополнений – появление в системе опции «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому нововведению непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам. Таким образом, опция помогает решить задачу создания любых видов электронных архивов с минимальными затратами времени.

Кроме поточного сканирования, предназначенного в первую очередь для массового перевода документов в электронную форму, в системе доступна и оцифровка единичных документов. Для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа.

Расширены поисковые возможности системы. К уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке.

Для ускорения поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.

Права пользователей и изменения интерфейса

Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» новых опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.

Для повышения уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям в сторону увеличения их сложности. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить.

Интерфейс также получил несколько важных для удобства работы изменений. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде. Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.

Отчетные и печатные формы: облегчаем работу архивной службы

Подготовка отчетных форм занимает значительное время в работе специалистов архива. В системе «Архивное дело», даже в самых ранних ее версиях, блок отчетов всегда был очень насыщенным, причем все типовые формы точно соответствовали требованиям Росахива. В версии 6.2 появились несколько новых отчетов, что позволит освободить работников от многих затратных по времени операций и существенно уменьшит количество ошибок при оформлении типовых форм.

В новой версии появился отчет об объемах поступивших электронных документов –  его можно сформировать в электронном виде, а также распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».

 

Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело» – в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.

 

Подробнее https://eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/