насичет файлов смотри функции winapi.

поиск в поддиректориях это стандартная задача на применение рекурсии. не знаю, есть ли в билдере функции findfirst и findnext - вполне вероятно, что есть.. вот... в хелпе по этим функциям в дельфи такой алгоритм кажись был описан.

чтобы найти "тэг" - открываешь файл в двоичном виде и гонишь по байтам до полного совпадения. нашед - считывай в структуру и препарируй.

создание папочек и перекидывание туда-сюда файлов ето тоже winApi..

базу можно юзать аксесовскую, в данном случае вполне покатит.