Пришла в голову хорошая метафора, возможно не оригинальная, но раньше не слышал.
Правильно организованная встреча по проекту, это как свадьба.
Всё должно быть решено заранее, вопросы типа "вы согласны?" и "если кому есть что возразить, пусть говорит сейчас или молчит вечно" - при правильной организации не более чем формальность.
Даже уточню - не только жених с невестой должны быть "согласны". Но и мамы, папы, братья, сёстры и любимые собаки и кошки. Чтобы никто не вякнул, не гавкнул и не мяукнул. И вот тогда всё будет тип топ.
Отсюда и обратное действие теории - если у алтаря жених растерянно бормочет, что он вроде бы ни под что такое и не подписывался, мать невесты кричит, что этого дебила в зятьях в гробу она видала, а половина гостей в непонятках "а зачем мы тут собственно собрались?" - свадьба "удалась".
Большинство встреч в офисе мне очень живо напоминает именно это.