В аутглюке есть удобная фича - текстовое поле, куда вводишь текст и она выдает все контакты, которые содержат этот текст в заголовке.
А как же с задачами и встречами?
Есть такая фича - расширенный поиск по Ctrl+Shift+F.
Вызываем его, задаем условия поиска - у меня на картинке - искать в контактах, задачах и встречах, во всех текстовых полях (не только в теме).
И сохраняем набор поиска в какой нибудь файл, а потом ярлык на этот файл перетаскиваем на панель внизу (вид панели показан в красном квадрате, а конкретный ярлык запуска поиска - в красном кружке).
Теперь, если нужно что-то быстро найти, щелкаем по ярлыку в нижней панели Windows, вводим текс и запускаем поиск.
На картинке - результат поиска по слову "диск" в моей базе данных.
Кстати, чтобы запрос не стартовал автоматически, нельзя запускать никакие поиски перед его сохранением. (Нюанс). Юзайте на здоровье.