я тоже стараюсь сразу приводить в порядок, но у меня это выглядит как практически пустая папка Входящие и куча халама во всевозможных папочках текущего характера (скажем, "Новый год" или "выставка")

У Олега мне нравится подход. У него письма удаляются по мере выполнения. Сделал дело (выполнил просьбу из письма, например) - письмо удалил.

и вообще у него есть чему поучиться в плане организации времени. он у меня умудряется один сдалть столько, сколько потом после его увольнения 5 менеджеров не успевали делать!!! правда, он работает по 12 часов в день, а иногда и больше...