Чтобы оптимизировать документооборот в компании с использованием возможностей 1С Бухгалтерии, имеется возможность настраивать шаблоны договоров, которые в последующем будут заключаться с партнерами организации. Для этого требуется совершить следующие действия:

• В разделе меню со справочниками открыть шаблоны возможных договоров.
• В данном справочнике имеется три шаблона: договор оказания услуг на возмездной основе, договор выполнения работ на подрядной основе, договор поставок товаров. Текст данных шаблонов можно отредактировать в соответствии с потребностями организации. Для этого следует воспользоваться кнопкой для создания нового шаблона (она же позволяет сформировать новый документ).
• Если создается шаблон нового договора, то потребуется его назвать (наименование следует указывать в соответствующем поле).
• После этого необходимо внести в соглашение всю текстовую информацию. Имеется возможность применять заранее определенные поля или параметры, которые при печати договора будут автоматически заполняться сведениями из базы данных (в связи с этим потребуется уделять значительное внимание актуальности содержащейся там информации). Чтобы пользователь в последующем знал, где в шаблоне находятся такие поля, они специально выделены цветом и взяты в фигурные скобки.
• После внесения всей информации в шаблон, его следует сохранить и закрыть для возможности редактирования.

После выполнения такой настройки в 1С Бухгалтерии, когда будет выбран нужный договор, пользователь сможет его легко напечатать, а все необходимые данные будут внесены автоматически. Это позволит существенно сэкономить время, а значит, ускорить процесс обслуживания покупателей, что создаст положительный имидж у организации.

Таким образом, 1С Бухгалтерия позволяет не только оптимизировать и упростить учетные процедуры, но и облегчить труд сотрудников отдела продаж и других подразделений, которые работают с договорами (составляют их). При этом такая функция актуальна в том случае, если компания использует шаблоны. В случае индивидуального подхода, информацию о договоре потребуется вносить каждый раз заново, поскольку единой формы не существует. Специалисты рекомендуют разработать унифицированную форму, поскольку это существенно упрощает работу, а также демонстрирует статус и качество работы компании перед ее клиентами.