Секреты на работе часто приводят к ошибкам и убыткам.

...

  компания Натальи Касперской разрабатывает систему, позволяющую работодателям перехватывать разговоры сотрудников по мобильному телефону в офисе. А как же право на неприкосновенность частной жизни? Приватность — это важно. Но очевидно, что по мере развития технологий её границы будут сужаться. Утешением для работников может служить лишь то, что нанимателей, как правило, не интересует их личная жизнь — они хотят разобраться, почему подчинённые мало и плохо работают.

В Россия низкая эффективность — одна из главных проблем. По оценке Института мировой экономики РАН, Россия отстаёт по производительности труда от Западной Европы в три с половиной раза. Мы с коллегами устанавливаем причины нашего отставания с помощью системы учёта, которая помогает работодателю назначить сотрудникам продуктивные и непродуктивные компьютерные программы и оценить количество времени, потраченного сотрудником впустую. Анализ данных, которые мы получили от более чем 350 клиентов, позволяет выделить четыре главные проблемы.

Чужая работа

Ведущий бухгалтер, специалист, на котором, «всё и держалось», не вовремя сдала налоговую декларацию и просрочила расчёт зарплаты сотрудникам. В компании нашего клиента назревала катастрофа.

Выяснилось, что у бухгалтера ушло много времени на проверку и согласование реквизитов клиентов. Хотя этим должны были заниматься менеджеры по продажам, бухгалтерия решила «по-человечески» им помочь.

Одни делают чужую работу, чтобы не выглядеть стукачами, слабохарактерные сотрудники попадают под влияние сильных коллег, которые просят «просто помочь».

Стоит несколько раз составить за кого-то коммерческое предложение или провести переговоры со сложным клиентом, как написание текстов и телефонные разговоры навсегда станут именно вашей работой. Потом вступает в дело сила привычки, и человек начинает регулярно выполнять задачи, за которые ему не платят, и теряет в зарплате, не до конца выполняя свою собственную работу.

Начальник может никогда о таком не узнать, если ему важен лишь результат (который, впрочем, тоже скоро ухудшится из-за высокой токсичности процесса).

Чаще всего в офисах чужую работу выполняют бухгалтеры и линейные руководители. Также среди тех, кто работает за других, часто оказываются новички и женщины (в большинстве случаев из-за природной доброты).

Слишком много работы

У одного автодилера, располагающего разветвлённой сетью филиалов, оказалась фактически парализована система региональных продаж. Менеджеры сидели на работе до полуночи, тонули в растущем объёме сделок, времени не хватало даже на очередников. Срок передачи автомобиля новым клиентам сдвигался всё дальше, но руководство в Москве ничего об этом не знало — до первой жалобы раздражённого ожиданием клиента.

Директор департамента региональных продаж с большим трудом выяснил причину. Оказалось, у менеджеров на местах не было готовых шаблонов договоров. Пакет документов для каждой сделки готовился с нуля.

На самом деле лишь немногие сотрудники российских офисов действительно перегружены работой. Тем не менее, перенос всей работы на одного сотрудника в отделе наносит компании большой ущерб, который складывается из двух факторов. С одной стороны — неоправданные расходы на оплату труда непродуктивных сотрудников, с другой — высокий уровень стресса у продуктивных (из-за чего они нередко увольняются).

Почему сотрудники предпочитают не упоминать о переработках? Основная причина — в ментальности. Многие боятся, что их уволят, другие не хотят испытать на себе недовольство начальника, которое во многих российских компаниях воспринимается опять же как повод для увольнения или просто «пристального внимания» к сотруднику.

Сами начальники обычно априори воспринимают своих сотрудников как бездельников, которых нужно постоянно нагружать работой. Многие руководители неверно оценивают уровень загрузки каждого сотрудника в отдельности, говоря, что отдел или филиал «должен к концу года привести 20 новых клиентов».

Слишком мало работы

Ещё один наш клиент как-то заметил, что у сотрудника на столе куча бумаг, папок, всевозможных отчётов, книг и справочников. «Молодец, буквально закопался в делах», — подумал директор и выписал сотруднику премию. Однако уже на следующей неделе выяснилось, что клиент, которого обслуживал этот менеджер, отказался от услуг компании.

Недостаток задач люди стремятся скрыть гораздо тщательнее, чем переработку, — отсюда и заваленный «делами» стол. Мы обнаружили, что в течение шести месяцев число договоров, которые вёл тот человек, снижалось. Отработав свои сделки, он не стал брать новых клиентов — вместо этого тратил четверть рабочего времени на личные дела.

Сотрудники создают видимость кипучей деятельности по-разному. Кто-то начинает часто обращаться с вопросами к руководителю, демонстрируя рвение, другие активно участвуют во всех планёрках и совещаниях, самые изобретательные берутся за «общественную деятельность», организуют корпоративные пикники или дни рождения коллег.

Безделье

Лень — предсказуемо главная причина низкой производительности труда.

Сотрудники одного из наших клиентов организовали в рабочее время чемпионат по онлайн-игре. Соревнование было продумано, участвовали все отделы, и продуктивность работы падала день ото дня.

Общение в социальных сетях, онлайн-игры, выбор товаров в интернет-магазинах и отсутствие на рабочем месте из-за общения с коллегами, перекуров и длинных обеденных перерывов — вот четыре главные причины отвлечения от работы в порядке убывания.

Количество упущенного времени от компании к компании разнится и зависит прежде всего от количества персонала и отрасли. В одном небольшом проектном бюро мы вскрыли потери в 15% рабочего времени, а в крупной мебельной компании ситуация была намного хуже: в первые недели мониторинга продуктивными оказались лишь 60% рабочего времени.

Каждый третий наш пользователь установил, что в компаниях со штатом от 30 человек есть как минимум пара сотрудников, которые ежедневно присутствуют на рабочем месте, но не выполняют практически никаких рабочих задач. Руководитель не может ежеминутно видеть монитор каждого, что открывает простор для безделья.