Пост, фактически переработанный перевод заметки Keith Robinson “How i GTD“. Его советы мне показались настолько полезными и по делу, что решил опубликовать на русском тут. Надеюсь кому-то это принесет пользу. Все что дальше будет от первого лица, это Кейт, не я =)
Взяла отсюда: http://cssing.org.ua/2008/01/28/time-management-2/

Записывайте всё!

Правило номер один: записывать всё! Я никогда не пытаюсь что-либо запомнить. Просто записываю все, что хотел бы помнить. Для этого у меня есть несколько записных книжек, а когда я добираюсь до компьютера то переписываю всё туда. Я делаю массу записей, составляю кучи списков, и пытаюсь записать все в тот же момент как это приходит мне в голову.

Всё это делается для того, чтобы очистить голову от мыслей, и сложить их в место, откуда я смогу их легко достать, если захочу. Это освобождает голову для других забот.

Делайте на месте

Второе правило: нельзя давать накапливаться маленьким делам. Сначала было тяжело этому следовать, но после какого-то времени, я начал делать это на автомате.

Нужно делать не откладывая любые дела, отнимающие меньше пяти минут. Например, проверить почту, ответить на письмо. Никогда нельзя давать этим делам накапливаться. Иногда это труднее, маленьких дел может быть очень много. Но даже в такие дни, в целом лучше сделать все эти дела и приниматься за важные и большие только когда сможете на них полностью сконцентрироваться.

Концентрируйтесь, избегайте многозадачности

Перед большими задачами я убираю все другие, так что могу сфокусироваться на одной. Например, пока я пишу эти строки, я выключил все приложения. Я не проверяю почту, мессенжеры, телефон и прочее. Для задач в которых мне действительно нужна концентрация — дизайн, например — я буквально отключаю всё, что может отвлечь меня от процесса. Для этого я обычно выделяю блоки времени с запасом по 2-4 часа, в зависимости от задач. Это, вдобавок, помогает не потеряться в “потоке” выполнения задачи.

Такие правила не только увеличивают производительность. Качество работ сильно возрастает, когда можешь полностью на них сосредоточиться.

E-mail и пустой ящик каждый день.

“Inbox Zero” очень модная сейчас методика, и тому есть хорошие причины. Годами я стремился к пустому почтовому ящику в конце дня, и теперь понимаю, что это действительно помогает лучше сосредоточиться. Для моей почты у меня есть несколько правил:

• Не проверять почту постоянно. Дать письмам немного скопиться. Но только немного. :)
• Отвечать сразу на все, что отнимает меньше 5 минут. Я никогда не жду, чтобы ответить, только если нужен действительно сложный ответ, или какое-то действие.
• Архивировать все, на что я не могу ответить. У меня есть три места куда я все скидываю; первое, большой и хорошо организованный архив, второе, “waiting”-папка, для дел, где требуется дополнительная информация, и третья, “action”-папка, для задач, к которым нужно вернуться чуть позже и сделать их. Я просматриваю эти папки несколько раз в неделю.
• Удалять все, что не понадобится позже. Я часто использую кнопку Del.

Стремиться к порядку

Это распространяется и на физическое и на цифровое рабочее пространство. Суета и хаос отвлекают. Я много времени уделяю очистке моих рабочих мест, и это помогает сосредоточиться еще лучше на важных делах.

Резюме

Думаю, суть управления временем — найти систему которая работает для тебя, и использовать ее. Часто люди изменяют своей системе ради какой-то новой, лучшей, более эффективной. Но управление временем не обязательно должно быть сложным.

В конце от меня

После использования десятков программ, которые должны были мне помогать управлять делами, убедился, что лучше, чем бумажка или текстовый файл, ничего вобщем-то для меня нет =). Действительно, чем проще методика, тем лучше, хотя тут на вкус и цвет… Эти советы мне нравятся именно потому что предельно просты, и позволяют лучше понять, что нам мешает все успевать.

Одно правило верно для всех GTD методик, если хотите что-то успеть, начните делать это прямо сейчас.

• оригинальная статья How I GTD
• Сделай это сейчас от Стива Павлины, можно использовать как допинг, когда почувствуете что время утекает сквозь пальцы
• Про “inbox Zero” и другие приёмы с почтой