Нашел интересную статью в сообществе Тайм-менеджмент по-русски, которая натолкнула на мысль опять начать вести дневник. Я уже не один раз начинал вести дневник, но почему-то это так и не вошло в привычку. Сейчас, после прохождения  тренинга Константина Шереметьева "Азбука денег", веду “Деловой журнал”. В  “Деловой журнал” записываю те действия, которые принесли или принесут деньги. Если хотите вести такой журнал, скачайте шаблон, в Excel-файле.

Статья:

Недавно анализировал очередной прошедший день, и решил рассказать про свой дневник.
А это - важный инструмент повышения эффективности, для меня по крайней мере.
В ежедневном режиме я веду такую штуку - называется "бизнес-дневник". На сегодняшний день, это просто вордовский файлик. Хотя я думаю над системой тэгов, и вообще над переводом в формат базы данных, чтобы потом можно было искать нужные записи.

В чем суть:
КАЖДЫЙ вечер (край - утром следующего дня), я подробно, по шагам, анализирую что сделал за день:

• С кем встретился
• Куда ездил, зачем, достиг ли запланированных результатов
• О чем договорился, о чем нет, почему?
• С кем познакомился
• Сделал что-то серьезное
• Не сделал ничего серьезного
• Как провел переговоры, встречу, собеседование: какие ошибки допустил, на что обратить внимание, получилось ли создать нужное впечатление, налажен ли контакт? Если нет - почему? Где я себя вел не так?
• Кем я был больше в течение дня: владельцем, менеджером или сотрудником?
• Доволен ли в целом я тем, как прошел день? Что я бы сделал по другому, если бы мог?

Дневник позволяет мне:

• Анализировать на что ушло время, какие значимые события произошли.
• Разбирать день, осознавать допущенные ошибки, планировать работу по исправлению системных ошибок
• Балансировать рабочие функции между ролями (владелец, менеджер, сотрудник), не допускать перекоса
• Вспоминая день, я вспоминаю вещи которые должен сделать - бывает в процессе описания дня возникают задачи на другие дни, письма которые нужно отправить и т.д.
• У меня остается память о событиях для дальнейшего анализа - это, как мне кажется, очень важно

Понедельно, и помесячно, я просматриваю записи и подвожу итог за период. Что существенного с точки зрения месяца было сделано, что нет, как я приближаюсь к своим целям, благодаря тому что сделал. Этот дневник, чисто внутренний документ, потому что в нем все очень откровенно и прямо, с цифрами, именами и мыслями, пинками самому себе. Поэтому он, однозначно, не для ЖЖ :) Это я сразу отвечаю на вопрос, зачем ворд, почему не вести это здесь. Но некоторые посты с подведением итогов - рождаются из него как раз (с фильтром, чтоб без лишнего).
А вы ведете такие записи? если нет, проведите эксперимент в течение месяца - увидите сколько там будет интересного и полезного через месяц...

И еще небольшое видео-дополнение к данной статье:

 

Инструмент личной эффективности - дневник

Все люди ленивы! Как ни странно я тоже входил в число тех мечтателей, которые думали, что работу несделанную сегодня, можно будет перенести на завтра, послезавтра, или может быть даже на следующий год.

И вот однажды я встретил одного своего приятеля (а у меня их много) и мы завели разговор о том, как можно успеть все сделать. Приятель поведал мне те секреты с которыми я хочу поделиться с вами.

Итак давайте поначалу забудем все нам до боли знакомые - “Нету времени .., не могу и т.д.” Вас никто не заставляет делать это всю жизнь. Продержитесь всего лишь 30 дней и потом вы смело можете вычеркнуть из памяти все, что я вам здесь написал.

Для начала можете даже не выполнять все “упражнения” сразу, а выбрать какое-то одно из них и попытаться выполнять его каждый день. Но а уж если вы твердо решили все выполнять точно по той схеме, которую я предложу, то тогда смело вперед!

Зарядка/Разминка:

Каждый день с утра постарайтесь делать хотя бы то 10-минутную зарядку. После 8-10 дней время можно продлить зарядку до 20-30 минут. Делайте зарядку каждый день в течение 30 дней, а потом можете про нее забыть. (но думаю, что все равно каждый день по окончании 30 дней по инерции вы будете вставать и делать ЭТУ ЗАРЯДКУ!) Как альтернативу могу также предложить 3-километровую пробежку. Что касается меня, то я выбрал бег, так как данная “зарядка” проходит на свежем воздухе и когда я возвращаюсь после пробежки домой я чувствую больший прилив сил чем после зарядки.

Телевизор - враг ваш:

Перестаньте смотреть телевизор! Этот никому ненужный, забивающий мозги черный ящик. Я понимаю, что в наш век технологий я говорю какие-то бредовый вещи, но продержаться для начала хотя бы один день. Если у вас все же не получится отказаться полностью от просмотра передач, то выберите свои любимые программы и смотрите только их. Я например так и не смог отказаться от просмотра своих любимых программ: “КВН” и “Что, Где, Когда?”

Читайте книги:

Уделите хотя бы 2 часа в день чтению книг, или разгадыванию кроссвордов! Это стимулирует мозговую деятельность и не дает вашему мозгу преждевременно стареть. Могу сказать из личного опыта, что когда я ограничил просмотр ТВ и начал уделять больше внимания чтению литературы, то почерпнул больше полезной информации, чем когда я таращился в ящик.

Мусор в Интернете:

Я не хочу сказать, что вы полностью должны отказаться от Интернета. Нет! Просто не залазьте на онлайн-форумы! Боже мой сколько времени я мог бы потратить занимаясь полезным делом, вместо того чтобы читать посты в форумах. Теперь я понимаю сколько “мусора” было просмотрено мной за последние N-минут онлайнового времени. Сотрите все ваши ники на всех вами знакомых чатах! Забудьте вообще это страшное слово ЧАТ! Ограничьте также просмотр почты! Будьте хозяином своего времени!

Ваше рабочее место:

Уделите 10-15 минут организации вашего рабочего места. Если бы увидели мой стол, заваленный разными бумагами и еще неизвестно чем, то вы бы наверное подумали, что за этим столом работает бомж. Сейчас у меня под столом специальные ящички, на которых написано их содержимое и таким образом я могу быстро найти желаемый документ.

Ваши вредные привычки:

Итак напоследок я хочу вам предложить то, что сделать вам будет сложнее всего. Вы должны побороть некоторые вредные привычки (если конечно таковые у вас есть). Речь идет о курении, употреблении алкоголя (я совсем бросил), употреблении кофе, а также питании в закусочных (Fast food).

Итак давайте еще раз попытаемся составить график ваших действий:

1. Зарядка (бег или легкие упражнения).
2. Отказ от просмотра телевизора.
3. Чтение книг (минимум 2 часа в день)
4. Отказ от всех онлайн-форумов, чатов и т.п.
5. Организация рабочего места.
6. Искоренение вредных привычек.

Попробуйте проделывать эти нехитрые упражнения каждый день в течение 30 дней, а потом забудьте о том, что я вам здесь рассказал! Эксперементируйте на здоровье и результат не заставит себя долго ждать!

 

Источник

В этой статье, как обещал, будет обзор инструментов для The Pomodoro Technique. Будут описаны приложения, которые работают на платформе Windows, либо кросс-платформенные, т.к. я работаю с Windows.

 

 

 

Первым инструментом в обзоре и первое приложение, которое я использовал это CherryTomato. 

Данное приложение отличается от всех остальных тем, что она интегрируется в Skype, Live Messenger и, когда вы работаете, программа выставляет статус “не беспокоить” и изменяет строку статуса.

Так же в CerryTomato есть еще одна интересная функция, это анализ вашей продуктивности. После каждого цикла работы, вы можете просмотреть какие приложения у вас были открыты и сколько времени вы в них провели. Это очень полезная функция, особенно когда вы только начинаете работать над увеличением личной эффективности. Можно увидеть насколько сильно распыляется ваше внимание.

Не смотря на все эти преимущества данного приложения, я перестал ей пользоваться. Т.к. у нее был большой недостаток: если до выключения компьютера не закрыть CerryTomato, то компьютер зависал, и приходилось выключать принудительно (с кнопки). Может это только у меня или только под этой операционной системой (я использую Windows XP), но я  отказался от данного приложения и стал искать другие. Вот что я нашел:

Tomatoday – это он-лайн сервис с весьма не плохим функционалом.

Есть таймер, списка активных задач, и даже список задач на день обещают. Очень простой в использовании, для того чтоб запустить таймер нажимаете на “The Timer” и в другом окне браузера откроется таймер:

По истечении 25 минут, в этом же окне запустится 5 минутный таймер, для отдыха.

 

Для того чтоб вести список активных задач надо зарегистрироваться. К недостаткам можно отнести то, что это он-лайн сервис и без Интернета нельзя будет запустить. Еще к недостаткам можно отнести отсутствие настроек таймера, которые в других приложениях есть. Хотя это можно и не считать недостатком, ведь 25/5 это оптимально подобранные величины.

e.ggtimer.com – еще один он-лайн сервис, но на этот раз это просто таймер.

Как видно из картинки, в графу “Start a timer” можно задать любую величину в часах, минутах и даже секундах и нажав на кнопку “Go”, запустить таймер. Так же можно из списка “Special Timers” выбрать “pomodoro” то, что нас и интересует.

Таймер, как и у предыдущего сервиса, запускается в другом окне. Из недостатков, помимо того, что это он-лайн сервис :), таймер после каждого цикла “25/5” надо перезапускать.

ChromoDoro — еще одно полуонлойновое решение. ChromoDoro это плагин для браузера Chrome, поэтому подразумевается, что вы будете работать в браузере, то есть он-лайн.

У ChromoDoro очень простые настройки:

По умолчанию забиты стандартные интервалы 25/5. Я далеко не все свое время, при работе за компьютером, провожу в браузере, а запускать браузер только ради ChromoDoro как-то не логично. Поэтому я не пользуюсь данным плагином.

FocusBooster – кросс-платформенное приложение, сделанное на Adobe Air.

В этом приложении есть возможность настроить длину рабочего периода и перерыва, включить/выключить звуковое оповещение. У этого приложения был один, но существенный недостаток. Оно не захотела устанавливаться, я не стал долго мучиться и установил другое.

Pomodairo – это тоже кросс-платформенное приложение, сделанное на Adobe Air.

У Pomodairo на много больше функционала и настроек чем у FocusBooster-a. Во-первых, есть список задач, с возможностью задавать то количество помидоров, которое вы намереваетесь потратить на определенную задачу.

Потом можно просматривать статистику выполнения этих задач: сколько помидоров потратили, сколько раз прерывались…

Настроить можно практически все. Начиная от таймеров и количества циклов до большого перерыва и заканчивая статусом в twitter-e.

Я остановил свой выбор на Pomodairo, возможно есть еще какие-то приложения, сервисы, но я других не нашел, и Pomodairo меня вполне устраивает.

Если есть какие-то вопросы по приложениям, представленным в обзоре, обращайтесь, постараюсь помочь.

Желаю продуктивной работы.

 

The Pomodoro Technique. Обзор инструментов

Раньше я знал, и иногда применял, так называемую технику “50+10”. Суть данной техники управления временем проста: 50 минут работаем и 10 минут отдыхаем. Если вы, например, работаете за компьютером 50 минут, то 10 минут отдыха это не значит, что вы откроете какую-то игру или браузер, вы должны встать и заняться чем-то другим.

Месяца два назад узнал о технологии Pomodoro, которая, при всей ее простоте, помогает решить серьезные проблемы, связные с организацией своего времени. Данная техника возникла не на пустом месте, за ней есть и научные исследования и практика. Ее можно применять как индивидуально, так и в группах.

 

Необычный способ управления временем был изобретен итальянским студентом Франческо Чирилло в 1992 году. Франческо, пытаясь решить собственные проблемы с неуспеваемостью, ставил над собой разные психологические эксперименты и обнаружил, что если распланировать рабочий процесс по минутам, можно работать намного быстрее и эффективнее.

Почему Pomodoro («помидор», в переводе с итальянского)? Потому что автор использовал кухонный таймер в форме помидора, для измерения промежутков времени. Франческо решил «разбить» свой рабочий процесс на 25-минутные периоды — «pomodoros». На каждые 25 минут он запланировал решение конкретной задачи, например, для беглого ознакомления с текстом учебной лекции он решил отводить 1 “помидор”, для более детального изучения — 2 “помидора” и т.д. После выполнения каждого «pomodoro» Чирилло решил делать 5-ти минутные перерывы, а после выполнения 4-х «pomodoros» — стал уделять отдыху 15-20 минут.

Техника Pomodoro позволяет быть на максимуме своей эффективности, не перегружать себя. Так же позволяет сконцентрироваться над определенной задачей то, что позволяет решить ее в более короткий промежуток времени чем, если вы решалось несколько задач одновременно. Не говоря уже о грамотном планировании, выборе приоритетности задач, ведение хронометража и т.д.

Как же это работает?

- составляется список активных задач;

- из списка активных задач выбираются самые приоритетные, и вписываются в список задач на день;

- ставите таймер, на 25 минут, и начинаете работать над первой задачей по списку, не отвлекаясь на другие дела;

- когда прозвонит таймер, ставите «Х» напротив той задачи, над которой вы работали;

- отдохните 3-5 минут и начните снова;

- когда задача завершена – вычеркните ее из списка;

- каждые 4 «помидора» делайте более длительные перерывы15-20 минут.

 

Исходя из вышеперечисленного вам понадобится:

- таймер, в идеале кухонный таймер в виде помидора ;)

- карандаш или ручка

- список задач на день (см. бланк задач на день)

- список активных задач (см. бланк активных задач)

 

И под конец небольшой свод правил техники Pomodoro:

- каждый pomodoro состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха;

- после каждых 4 последовательных pomodoro следует 15-20 минутный отдых;

- «помидоры» нельзя делить! Никаких прерываний в течении 25 минут, иначе надо будет взвести таймер заново;

- задачу длиннее 5-7 pomodoro надо разделить на несколько задач;

- если задача требует меньше одного pomodoro, то ее надо сгруппировать с другими задачами.

Небольшая видео-презентация технологии Pomodoro, к сожалению на английском языке. Но больший интерес вызывает не сама презентация, а методика ее проведения. Докладчику выделяется всего 5 минут, за которые автоматически переключаются 20 слайдов с интервалом 15 секунд.

 

Обзор программ для технологии Pomodoro сделаю в отдельной статье, если разместить в этой слишком объемной получается.

Напишите используете ли вы данную технологию? Какие другие технологии тайм-менеджмента используете?

 

The Pomodoro - техника эффективного тайм-менеджмента

Еще пару недель тому назад прочитал книгу Джима Лоэр и Тони Шварц “Жизнь на полной мощности”. Только сегодня нашел время для того чтоб закончить интеллект-карту.

Основная идея книги: самый драгоценный ресурс – это энергия, а не время. В принципе я согласен с этим высказыванием, особенно после прочтения книги. Если у вас не хватает жизненных сил (энергии) для того чтоб совершить какие-то действия, то никакой тайм-менеджмент или планирование не помогут.

В таблице (см. ниже) изложены новые парадигмы, которыми авторы предлагают заменить “старые”.

 

 

 

 

 

 

Старая парадигма	Новая парадигма
управление временем	управление энергией
избегание стрессов	поиск стрессов
жизни - это марафон	жизнь - это серия спринтов
бездействие - это потерянное время	бездействие - это продуктивное время
восстановление ресурсов	поиск ресурсов
управление при помощи самодисциплины	управление при помощи ритуалов
энергетика позитивного мышления	энергетика полной мощности

 

По мнению авторов, есть 4 типа энергии: физическая, эмоциональная, умственная и духовная. Первый принцип достижения полной мощность требует подключения всех этих взаимосвязанных источников энергии.

 

 

Второй принцип говорит о том, что мы должны поддерживать баланс между расходованием энергии и ее накоплением. Так как наши энергетические возможности уменьшаются как при избыточном, так и при недостаточном использовании энергии.

И наконец, третий принцип: для увеличения емкости своих резервов энергии, мы должны выходить за пределы обычных норм ее расходования, то есть расширять свою зону комфорта. Этот принцип еще можно охарактеризовать, словом суперкомпенсация. Этот термин используется в спорте, думаю, авторы оттуда и взяли третий принцип, т.к. в начале они консультировали только спортсменов, потом перешли и на “обычных смертных”. Эффект суперкомпенсации простой, после нагрузки мышц некоторые волокна разрушаются, и им нужно некоторое время на восстановление. По мере восстановления мышечных волокон, физическая энергия растет и в какой-то момент она превышает ту, которая была до тренировки (нагрузки). И если в этот момент опять нагрузить мышцы, то к концу этого цикла энергия будет еще выше. Конечно, всему этому есть предел, но его тяжело достигнуть. Если же не выдерживать эти паузы для восстановления, возникает так называемая перетренированность, и эффект противоположный – энергия уменьшается. Этот принцип применим не только для физической энергии, но и для всех остальных.

Из выше перечисленных типов энергии я “тренирую” только физическую и умственную, буду подключать остальные.

Для того чтоб добиться полной мощности нужно сделать всего три шага:

– Определить цель;

– Посмотреть правде в глаза;

– Предпринять действия.

Определить цель – точно знать, что вы хотите.

Посмотреть правде в глаза – увидеть и признать, в первую очередь себе, то реальное положение, в котором вы находитесь. Не обманывать себя.

Предпринять действия – начать действовать, не надо откладывать. Но только не надо все сразу менять, иначе вы обречены на провал. Придется использовать силу воли, которая является ограниченным ресурсом. И вы не сможете следовать второму принципу - поддерживать энергетический баланс. Авторы предлагают вводить положительные ритуалы, довести их до автоматизма, чтоб потом вообще не тратить на них энергии.

 

 

Для того чтоб подробней ознакомится с изложенными принципами, кликните по картинке на которой изображена интеллект-карта книги. Или скачайте pdf-файл, там лучше видно. На этот раз интеллект-карту делал с помощью FreeMind, так как MindManager не запускается. Все-таки MindManager лучше, функциональности больше, да и интеллект-карты красивее, в нем будут.

 

Жизнь на полной мощности

Сегодня в блоге Армена Петросяна, прочитал пост про журнал о личной эффективности “Путь наверх”, в котором он дает интервью. Конечно же, сразу скачал (оба номера), пока только прочитал интервью и пролистал, вечером обязательно дочитаю. Уже сейчас могу сделать вывод, что журнал интересный и перспективный. Так что рекомендую, оба номера можно скачать здесь. Во втором  номере еще есть интервью с другими интересными людьми. Статья про то, как рисовать интеллект-карты. Краткий обзор системы Дэвида Алена GTD, которую я недавно начал осваивать, пользуюсь сервисом licorize.com. Обзор книги Дональда Трампа “Мысли по-крупному и не тормози”.

 

Журнал о личной эффективности

В этой статье напишу о последнем уроке тренинга. А так же будут подведены итоги прохождения тренинга.

Заданием заключительного урока было: вознаграждать себя. То есть, после каждого сделанного дела, а еще лучше после каждого запланированного блока, делать для себя что-то приятное. Тем самым дрессировать себя, само мотивировать. Люблю слушать музыку, но во время работы она не позволяет сконцентрироваться на все 100 %, и я ее обычно выключаю. В качестве вознаграждения выбрал прослушивание одной-двух песен, из самых любимых.

 

Итак, итоги прохождения видео-тренинга "7 Навыков Высокой Эффективности" от Николая Мрочковского и Алексея Толкачева. Точнее, что полезного я извлек из этого курса. Первое и, наверное, самое главное это то, что я возобновил планирование своего дня. Когда-то я уже начинал планировать свой день, но это длилось не долго. Надеюсь что на это раз это на долго, так как сейчас добавилось блочное планирование, что весьма положительно сказывается на выполнении составленных планов. Так же я стал пользоваться Google Календарем, пока что ввожу туда только периодичные мероприятия, потом возможно буду вводить и все свои ежедневные планы. Во время прохождения тренинга, я стал применять карты  памяти для составления планов и не только.

 

Почту сейчас уже проверяю только 2 раза в день, утром и вечером. А не как раньше, когда TheBat! работал постоянно, и как только поступало новое письмо, сразу же его читал. Skype выключаю, когда надо сконцентрироваться на выполнение определенной работы, а  так он обычно включен, но отвечаю когда освобожусь, между блоками.

 

Помимо утреннего ритуала – “чтение книги”, который выбрал для того чтоб замотивировать себя вставать пораньше, я стал читать перед сном. Время, которое нам требуется для сна, зависит от уровня усталости, то есть оно не постоянное. Время пробуждения, у меня, фиксированное, а вот время когда я иду спать нет. Когда я хочу спать, то не сразу ложусь, а ложусь и читаю что-то интересное. Это как бы является дополнительной проверкой моего “хочу спать”, тем самым совмещается приятное с полезным.

 

В целом тренинг хороший но, конечно же, он не является панацеей. Я считаю, что это всего лишь первый шаг, или один из них, на пути повышения своей эффективности. Главное не останавливаться!

 

Повышение эффективности