Менеджер офиса - связующее звено между клиентом и фирмой, руководителем и сотрудниками, различными службами и отделами. Поэтому успех фирмы в немалой степени зависит от того, как организована работа менеджера офиса. Связующее звено должно стать центром и "перекрестком" коммуникации в компании, а не тупиком, куда все приходят жаловаться. Как это сделать? Изменить психологию и самих себя, по-новому подойти к своим обязанностям. Так секретарь становится менеджером офиса - реальным координатором и организатором работы. И дело здесь не в терминологии, а в новом подходе к "старой" должности. Из пассивного исполнителя воли всех и вся секретарь становится человеком, который действительно управляет процессом и активно вмешивается в его ход. Причем это превращение приводит к удивительным результатам: слаженная работа всех сотрудников неминуемо отражается на доходах фирмы, так что в выигрыше остаются все.
Конечно, понимание того, что нужно менять отношение к работе, секретарям дается нелегко. Да и понимание проблемы, в т.ч. руководством, не всегда приходит само собой. Еще вариант: проблема есть, ее все осознали, но как с ней справиться - неизвестно. Неплохо бы узнать, как у других, и хорошо, если кто-то даст умный совет. Но кто? Вот тогда и приходят на помощь тренинги и семинары: "неразрешимые" проблемы помогают разрешить специалисты. "Целью наших семинаров, - говорит руководитель программы "Менеджер офиса", кандидат психологических наук Юлия Иванова, - является формирование у секретаря такого образа мыслей и такого восприятия своей работы, которое поможет ему эффективно решать текущие вопросы и рационально организовать работу в офисе, соблюдая при этом интересы всех работников, а также интересы развития компании в целом.
Но для того чтобы изменения не были случайными и эпизодическими, а носили устойчивый и всеохватывающий характер, подход должен быть комплексным. Наилучшие результаты наблюдаются, когда не только секретари, но и руководство, а также менеджеры среднего звена проходят соответствующее обучение. В одиночку секретарю не справиться - он наталкивается на сопротивление сотрудников, которые за долгое время привыкли к определенному стилю работы. А без поддержки руководства вообще никакие изменения не смогут осуществиться.
В помощь еще вчера секретарям, а сегодня менеджерам офиса предлагаются лучшие мировые разработки в области организации их деятельности. Это та теоретическая база, которую они получают от преподавателей. Но теорией процесс обучения не ограничивается. Главный принцип, которого мы придерживаемся на наших семинарах, - это обучение по типу "взрослый - взрослый". Это значит, что обучающиеся активно относятся к своим знаниям: они их не только используют сами, но и передают другим. Опыт показывает, что именно такой подход приводит к наилучшим результатам. Ведь теория, не подкрепленная практикой, часто остается только теорией - и в этом недостаток традиционной системы обучения по типу "взрослый - дитя".
Основные методы обучения, которые мы используем на наших семинарах, - это мини-лекции, презентации (выступления самих участников) и групповые дискуссии (наиболее распространенный у нас метод). Широко используется также анализ реальной практики участников семинара при помощи специальных домашних заданий.
Предпочтение, которое мы отдаем именно этим методам оправдывается целями, которых мы хотим достигнуть. А цель - помочь уже и так достаточно успешным и много знающим о своей профессии людям организовать работу наилучшим образом. Ведь те, кто к нам приходят, - это "авангард", это люди, которые не стоят на месте и стремятся к дальнейшему развитию. И наша задача - систематизировать знания, которые у них уже есть, и направить по нужному пути. А поскольку наиболее ценным является именно практический опыт, то занятия построены так, чтобы участники семинара как можно больше узнавали друг от друга".


Основной принцип:
Теория - 30 %
Практика - 70 %
+ Опыт коллег
+ Систематизация полученный знаний в контексте собственной практики


Программа обучения включает в себя самые разные аспекты деятельности.
"Участники семинара перенимают опыт друг друга и опыт компаний, которые существуют в той же ситуации и которым приходится решать аналогичные проблемы", - продолжает Юлия Ивановна. "Ведь менеджер офиса - это человек, в общем-то, изолированный. Он сталкивается один на один с проблемой, и ему даже не с кем ее обсудить и посоветоваться. Как лучше организовать поездки руководителя и подготовиться к новогодним праздникам? Как правильно вести документооборот и наладить в офисе систему записи для пользования автомобилем или комнатой переговоров?
Каждый менеджер офиса в одиночку набирает опыт решения подобных проблем. Мы же даем им возможность обменяться этим опытом, познакомиться друг с другом, чтобы и впредь вместе обсуждать насущные вопросы. Семинар - это возможность профессионального роста, а также возможность найти друзей и единомышленников, это - один из важнейших аспектов нашей работы". Вообще, участники семинара были единодушны в том, что обучение принесло свои результаты. Их практически ощутили на себе сотрудники и руководство, оценили клиенты. Но самое главное, о чем говорили все участники, - семинар научил их активно относиться к своей профессии, проявлять инициативу: "научил учиться", развиваться, совершенствоваться. А ведь в этом и заключается современный подход к профессии менеджера офиса.

Е. Голдар www.prof.by