МОЖНО ЛИ ВРЕМЯ ВЗЯТЬ В ПОМОЩНИКИ?

Само по себе стратегическое планирование не может обеспечить успех предприятию, являясь лишь «рецептом успеха». Поэтому следующий важный этап — это реализация намеченных планов, который всецело зависит от того, насколько успешна деятельность сотрудников фирмы. Причем результативность их работы обусловлена не только уровнем профессионализма и компетентности, но и организацией и упорядоченностью рабочего процесса. Многие руководители предпочитают объяснять неудачи в работе предприятия низким профессионализмом своих сотрудников. Однако, анализируя многие проблемы, можно сделать вывод, что они заключаются в неправильной организации работы сотрудника, отдела, фирмы. Поэтому хотелось бы особое внимание уделить именно этой проблеме.

С одной стороны, многие руководители как среднего, так и высшего звена грешат тем, что за повседневными текущими проблемами перестают видеть свои главные цели.

С другой стороны, большая проблема, с которой мы сталкиваемся в своей ежедневной деятельности, — это нехватка времени. В течение дня мы занимаемся решением множества проблем и вопросов, и даже устаем, что зачастую является единственным критерием оценки нашей работы. А ведь таким критерием может быть только результативность. Причина подобной ситуации не в перегрузке, как полагают многие, а в собственной неорганизованности и неумении планировать время. Не секрет, что для многих довольно типичны ситуации, когда со всех сторон на тебя «наваливается» масса текущих проблем и работа просто «захлестывает». В то же время решение мелких сиюминутных вопросов отодвигает важные проблемы на второй или даже на третий план. В такой ситуации возникает опасность попасть под «тиранию» спешки и в результате заняться только срочными, хотя и не совсем важными делами.

Именно планирование помогает преобразовать такие ситуации в управляемый процесс решения целесообразных и выполнимых задач.

ПЛАН — НИЧТО, ПЛАНИРОВАНИЕ — ВСЕ
Дуайт Эйзенхауэр

Реализация составленного плана и задекларированной стратегии ложится на плечи сотрудников. Неупорядоченная и спонтанная работа только отодвинет выполнение намеченных целей. Поэтому не только руководитель, но и каждый специалист должен планировать свое время в рамках поставленных задач. В противном случае даже самая лучшая стратегия останется лишь на бумаге или приобретет на практике неожиданные и даже уродливые формы.

Если проанализировать наше рабочее время, то можно обнаружить огромное количество так называемых помех и поглотителей времени — непредвиденные визиты и незапланированные звонки, затянувшиеся разговоры за чаем и без него, не законченные вчера дела и т. д. Просто удивительно, что при таком «плотном» графике мы все-таки что-то успеваем сделать. Но спланировать свой рабочий день мы считаем нецелесообразным, оправдывая это тем, что время, затраченное на планирование, мы сможем использовать для работы. Как ошибочно данное мнение! Ведь чаще всего ускорение ритма работы не приносит долгожданного эффекта.

ПОСЛЕ ТОГО, КАК МЫ ОКОНЧАТЕЛЬНО ПОТЕРЯЛИ ИЗ ВИДУ ЦЕЛЬ, МЫ УДВОИЛИ СВОИ УСИЛИЯ
Марк Твен

Как и в случае стратегического планирования деятельности фирмы, каждый сотрудник должен осознавать свои кратко-, средне- и долгосрочные цели, которые в результате разработанного плана ежедневно превращаются в конкретные действия. В противном случае ежедневное выполнение рутинных бессмысленных обязанностей имеет мало общего с поступательным движением фирмы, к которому вы стремитесь и во имя которого затрачены усилия и средства при составлении стратегических планов. Каждый день — это шаг к поставленной цели. «Насколько этот день приблизил меня, наш отдел, нашу фирму к намеченной цели?» На подобные вопросы необходимо давать себе ответ ежедневно.

Планирование рабочего времени необходимо рассматривать в непосредственной связи с другими функциями самоменеджмента:

— постановка целей;

— принятие решений (определение приоритетов, делегирование);

— реализация;

— контроль.

Если попытаться вкратце описать последовательность действий самоменеджмента, то, используя маркетинговый подход, вначале необходимо проанализировать внешнюю и внутреннюю среду. С точки зрения самоменеджмента — это «инвентаризация» своего времени. Используя блокнот (причем письменная фиксация обязательна), вы в течение нескольких дней фиксируете моменты, когда отвлекались от непосредственной деятельности. Это могут быть незапланированные встречи, посторонние разговоры, чаепития и перекуры, плохое настроение или просто нежелание работать. Кстати, можно подсчитать, что сотрудник, выкуривающий каждый час сигарету в течение 5–7 мин, за год тратит на курение 29 рабочих дней, а на чаепитие дважды в день по 15 мин — 16 рабочих дней. Непродуманные и плохо подготовленные совещания, затягивающиеся на 2–3 часа, забирают сразу у нескольких руководителей около 15% рабочего времени.

С помощью «инвентаризации» времени определяются основные внешние (ненужные контакты, затянувшиеся перерывы) и внутренние помехи (биоритмы, изменения настроения, привычка откладывать дела). Проанализировав рабочий стиль, можно определить причины возникающих дефицитов времени, а также выявить сильные стороны и преимущества личного стиля работы с целью систематически развивать их. Такой анализ покажет, имеются ли проблемы с установлением приоритетов, делегированием, самодисциплиной, планированием. Вы сможете увидеть критические моменты, вредные привычки и наиболее характерные недостатки своего стиля работы и попытаться преодолеть их. Это даст значительную экономию времени.

Процесс планирования рабочего времени — это не просто составление перечня текущих дел, как считают многие. Планирование предполагает постановку долго- и краткосрочных целей, детализацию действий для их достижения с учетом временнoго фактора, установление приоритетов. Конкретные краткосрочные цели при этом обязательно согласуются с долгосрочными глобальными целями. Можно сказать, что «мыслить целями» — значит поставить частное на службу целому. Планирование позволяет нам в любой момент точно знать, куда идем и какой конкретной цели необходимо достичь. Мы перестаем предпринимать нерезультативные действия, экономим свое время и быстрее добиваемся результата. Многие могут возразить, что в наше нестабильное время все так непредсказуемо, что трудно все планировать. Во-первых, планирование — это нелегкий процесс, требующий опыта и навыков, и только систематическое планирование может дать ощутимые результаты. Во-вторых, планирование — это не режим дня в пионерлагере, который необходимо выполнять неукоснительно. Основное правило планирования времени гласит, что составлять план лучше лишь на определенную часть своего рабочего времени, например на 60%; примерно 20% можно отложить на случай непредвиденной активности и 20% — на так называемое спонтанное время (управленческая деятельность, творчество). Например, при 8-часовом рабочем дне запланированное время должно составлять около 5 часов. Кроме того, планирование должно быть регулярным, системным и последовательным. В то же время не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, а планировать лишь тот объем задач, с которым реально можно справиться. Необходимыми условиями эффективного планирования является составление планов в письменной форме, перенесение нерешенного вопроса, фиксация результатов, а не просто каких-либо действий, а также установление временных норм. Последнее условие является очень важным. Опыт показывает, что на определенную работу затрачивается не столько времени, сколько необходимо, а столько, сколько есть в вашем распоряжении, т. е., если назначено 2-часовое совещание, то оно продлится не менее 2 часов, хотя цель может быть достигнута быстрее.

Очень важное правило планирования — установление приоритетов. «Слишком велик соблазн решать множество мелких частных задач, что отодвигает решение важных проблем. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и неотложные дела занимают бoльшую часть нашего драгоценного времени» (Л. Зайверт). С другой стороны, существует мнение, что срочное — это отложенное и не сделанное вчера, поэтому минимизация возникновения срочных дел — это еще один резерв времени.

Установление приоритетов возможно несколькими способами, например, используя метод АВС-анализа. Следует также помнить принцип Парето, согласно которому 20% рабочего времени дают 80% результата, а 80% рабочего времени — 20% результата. Поэтому необходимо выделить наиболее значимые и важные проблемы и уделить больше внимания именно их решению. Используя метод АВС-анализа, можно сосредоточиться на первоочередном решении задач групп А и В, а задачи группы С, по возможности, следует делегировать подчиненным. Принцип Эйзенхауэра, широко применяемый на практике, предполагает деление задач на 4 группы: срочные/важные, которые необходимо выполнять самому и немедленно, срочные/неважные, которые, несмотря на срочность, необходимо тем не менее делегировать подчиненным, если их решение не требует специальных знаний и навыков. Дело в том, что именно в этом случае возникает опасность попасть под «тиранию» срочных дел, что часто наблюдается на практике. «Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию» (Л. Зайверт). Третья группа: несрочные/важные задачи. Их необходимо решать самому, ни в коем случае не допуская, чтобы они становились срочными. Четвертая группа: несрочные/неважные. От задач этой группы следует отказаться вообще.

Эти, на первый взгляд, простые и доступные принципы планирования, позволяющие не только экономить драгоценное время, но и повышать результативность деятельности, тем не менее недостаточно широко распространены на практике. Много ли фирм, работающих на фармацевтическом рынке, могут похвалиться тем, что каждый сотрудник не только знаком со стратегией фирмы, но и имеет четкие долгосрочные цели, планы действий на квартал, месяц, неделю и работает, выполняя именно эти планы; точно знает, что будет делать завтра, через неделю, месяц, насколько реальны его планы и каковы резервы его времени. Думаю, что немногие.

Это связано с тем, что учиться бизнесу мы стали не так давно, сильны еще старые традиции и подходы к работе, в своей деятельности больше уповаем на прошлый опыт и наработанные связи. Я думаю, что не стоит ожидать магического слова или средства, способного вывести наш бизнес на новый уровень. Секрет успеха — в кропотливом процессе познания, обучения и применения того, что уже давно придумано и опробовано. Маркетинг, менеджмент, финансовый менеджмент, управленческий учет, кадровый менеджмент и система мотивации — это не просто модные слова, а отрасли знаний, которые дают нам возможность учиться на чужих ошибках и использовать чужие открытия и разработки. И не надо самообманываться, что украинский бизнес настолько самобытен и оригинален, что эти «заморские штучки» нам не подойдут. Бизнес наш пока еще примитивен и однороден, и только от нас зависит, как долго он будет оставаться таким.

Виктория Кидонь