Председатель Совета директоров ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Владимир Баласанян выступил на пленарном заседании профессионального форума ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016 с докладом «Что мешает отказаться от бумажного документооборота?». Спикер рассказал об объективных причинах и субъективных факторах, которые сегодня препятствуют переходу на полностью безбумажные технологии, а также поделится своим видением перспектив электронного документооборота в России.

Огромный практический опыт созданию систем работы с электронными документами и разработки соответствующих стандартов позволяет нам сформулировать те проблемы, которые сегодня ограничивают возможности электронного документооборота.

Сейчас ведется много дискуссий, в том числе в центральной прессе, откажемся ли мы от бумажных документов. Мое мнение однозначно: относительно скоро бумажные документы уйдут в определенные ниши, и я попытаюсь донести до вас те факторы, которые мешают это сделать быстрее. Факторы объективные, потому что субъективные понятны всем: на смену тем, кто привык работать с бумагой, придет, уже приходит, поколение, которое с бумагой работать не умеет и не хочет.

Как развивался электронный документооборот в нашей стране? Считается, что в России электронный документооборот осуществляется где-то с начала 1990-х годов, когда стало возможным электронное управление бумажными документами. Потом появились электронные копии документов, существующие наряду с бумажными подлинниками. И, наконец, электронные подлинники, т.е. документы, выпущенные в электронной форме, без бумажного подлинника.

Сейчас все существует одновременно. Несмотря на то, что 90-95 % документов готовятся в электронной форме, выпускаются, пересылаются и хранятся они преимущественно на бумаге. Хотя в процессе своего жизненного цикла эти документы для удобства работы обычно сканируются и вновь переводятся в электронную форму, а потом зачастую, опять-таки, распечатываются.

Так что же нам мешает полностью перейти на полноценный электронный документооборот? Полагаю, что, прежде всего - отсутствие четких регламентов в части создания, подписания, пересылки и хранения электронных документов. Конечно, в отдельных частных случаях и сферах такие регламенты разработаны и применяются, скажем, для финансовых транзакций, но в более широком контексте проблема не решена.

Подробнее  на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=148556

Более двух лет Администрация городского округа «Город Чита» использует в качестве инструмента поддержки управленческих процессов систему электронного документооборота «ДЕЛО». Начав внедрение с автоматизации работы специалистов, ответственных за документооборот, в текущем году мэрия Читы приняла решение масштабировать СЭД на уровень руководителей подразделений. Исполнителем проекта и поставщиком программного обеспечения является компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке.

Первый этапвнедрения СЭД «ДЕЛО» был завершен в начале 2014 года. Его результатом стало подключение к единой базе документов всех комитетов, отделов и управлений муниципалитета, а также администраций районов города Читы. Для более полного использования возможностей СЭД и повышения качества информационной поддержки пользователей были также приобретены опция «Поточное сканирование» и приложение «Мониторинг документов»(это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», расширяющая возможности системы «ДЕЛО» по информированию пользователей о событиях с документами, поручениями и проектами).

До недавнего времени в системе в основном работали сотрудники общего отдела мэрии, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях и районных администрациях. В мае 2016 года доступ в СЭД получили руководители отделов Администрации. Для этого были приобретены лицензии на подсистему «ДЕЛО-Web». Она позволяет работать с документами через веб-интерфейс, который удобнее для этой категории пользователей (в отличие от стандартного интерфейса «толстого клиента» СЭД «ДЕЛО», более привычного для делопроизводителей).

В настоящее время в Администрации Читы автоматизированы все базовые процессы документооборота: регистрация основных групп документов, в том числе организационно-распорядительных (постановлений и распоряжений), перевод документов в электронные копии путем поточного сканирования, обмен документами между подразделениями. Средствами СЭД «ДЕЛО» организован контроль и мониторинг хода исполнения документов. В дальнейшем заказчик планирует обеспечить рабочими местами в системе «ДЕЛО» 100% руководителей структурных подразделений.

Напомним, что создание системы управления документами в Администрации Читы является частью масштабного проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализуется на базе СЭД «ДЕЛО». В единой системе электронного документооборота этого региона работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти и все администрации муниципальных районов и городских округов Забайкальского края.

СЭД «ДЕЛО» является самым распространенным в России «коробочным» решением, применяемым для управления документами в государственном секторе, в том числе на муниципальном уровне. Наиболее активно электронный документооборот развивают города, являющиеся административными центрами субъектов РФ. Так, на базе системы «ДЕЛО», полностью соответствующей ГОСТам по документообороту и иным нормативным требованиям, реализованы проекты в администрациях Барнаула (Алтайский край), Владивостока (Приморский край), Владикавказа (Северная Осетия – Алания), Вологды, Калининграда, Курска, Нарьян-Мара (Ненецкий АО), Ростова-на-Дону, Ставрополя, Якутска и других.

В начале 2016 года компания «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Республике Беларусь, успешно внедрила СЭД в государственном предприятии «Минский метрополитен». Для автоматизации делопроизводственных процессов предприятие выбрало одну из наиболее популярных в республике систем класса СЭД/ECM – «Электронное ДЕЛО», адаптированное под белорусские нормативно-методические требования решение на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС.

ГП «Минский метрополитен» обеспечивает перевозку пассажиров уже более 30 лет. На сегодняшний день удельный вес метрополитена в перевозках городскими видами транспорта составляет 39,5%, а численность работников предприятия составляет около 5 тыс. человек. В рамках заключенного договора компанией «Электронное ДЕЛО» автоматизированы рабочие места делопроизводителей, а также пользователей в подразделениях аппарата управления ГП «Минский метрополитен», участвующих в документообороте. К СЭД подключен весь руководящий состав предприятия, для этого приобретена подсистема «ДЕЛО-Web».

В системе организована регистрация 30 групп документов. Право на регистрацию некоторых групп распределено между различными категориями работников в целях более оперативного прохождения документов до исполнителей.

Обеспечено сканирование и передача документов в электронном виде в структурные подразделения предприятия (в том числе в удаленные). Настроено согласование проектов документов в электронном виде и обеспечена возможность их подписания электронно-цифровой подписью. Значительно сократилось время на доставку документов исполнителям. Автоматизирован контроль исполнения документов.

В целях информирования исполнителей о поступлении новых документов и приближающихся сроках исполнения настроена подсистема «Оповещения и уведомления», которая позволяет в автоматическом режиме направлять на электронную почту пользователей необходимую информацию. Настроено взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО).

Все руководители, имеющие право подписи, получили электронно-цифровые подписи, что позволяет перевести часть документооборота исключительно в электронный вид без создания документов на бумажных носителях. В перспективе планируется подключение к СЭД всех работников, задействованных в документообороте предприятия.

1 – 2 июня в конгресс-центре Торгово-промышленной палаты Российской Федерации (Москва, Ильинка, д. 6) Гильдия Управляющих документацией при поддержке Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Москвы проводит профессиональный форум ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016. Компания «Электронные Офисные Системы», постоянный участник форумов ИНФОДОКУМ, представит на пленарном заседании два экспертных доклада, а также проведет мастер-класс.

Форум ИНФОДОКУМ уже много лет является постоянно действующим собранием специалистов в сфере управления документами органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, федеральных министерств и ведомств, муниципальных образований, крупнейших российских предприятий, кредитных организаций, высших учебных заведений и пр. Тема форума ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016 – «Эффективные решения эффективного документооборота в органах государственной власти. Опыт лучших – достояние всех».

Здесь будут обсуждаться решенные и нерешенные проблемы в сфере управления документами, интеграции бизнес-процессов в единую систему управления, пути достижения максимальной эффективности применяемых систем электронного документооборота, развития межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) органов власти. Участники пленарного заседания, мастер-классов и круглых столов не оставят без внимания и вопросы защиты информации, применения «облачных технологий», мобильных систем управления, открытого программного обеспечения, формирования и управления электронными архивами и пр.

В программу пленарного заседания ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016 включены два доклада от компании ЭОС. Председатель Совета директоров ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Владимир Баласанян выступит по теме «Что мешает отказаться от бумажного документооборота?» Спикер расскажет об объективных причинах и субъективных факторах, которые сегодня препятствуют переходу на полностью безбумажные технологии, а также поделится своим видением перспектив электронного документооборота в России.

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International, выступит с докладом «Новые тенденции в отечественном и мировом делопроизводстве и архивном деле». Также она проведет тематический мастер-класс«Изменения в законодательно-нормативном регулировании сферы электронного документооборота. Что принес 2015 год?»

Подробнее узнать о мероприятии и зарегистрироваться для участия можно здесь http://www.gdm.ru/meropr/01.06.2016/6105/

Компания «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Республике Беларусь, в конце 2015 года автоматизировала документооборот в воинских частях органов пограничной службы страны. Проект реализован в рамках масштабирования СЭД Государственного пограничного комитета Республики Беларусь. Платформой для автоматизации стала система «ДЕЛО» компании ЭОС, адаптированная с учетом специфики документооборота в организациях Беларуси.

В рамках проекта специалистами компании «Электронное ДЕЛО» на основании проведенного обследования были выработаны типовые схемы работы с документами и согласован единый подход в организации электронного документооборота. Для каждой воинской части создана отдельная база данных, настроены справочники и права пользователей в соответствии с унифицированной типовой технологией документооборота воинских частей пограничной службы Республики Беларусь. Для каждой базы данных настроено ведение входящей и исходящей документации, обращений граждан и юридических лиц, внутренних документов органов пограничной службы. Обеспечена возможность сканирования документов, а также подписания их электронно-цифровой подписью.

Организовано подключение СЭД воинских частей к системе межведомственного документооборота. Во исполнение требований по безопасности передача данных осуществляется с использованием защищенных каналов связи органов пограничной службы. Также были установлены специализированные отчетные формы, которые позволяют оперативно получать различного рода информацию о документах, создаваемых на всей территории Республики Беларусь.

Внедрение СЭД в воинских частях пограничной службы Республики Беларусь позволило достичь следующих результатов: переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной обеспечил быструю и удобную регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников; обеспечен быстрый и качественный контроль за исполнением документов; реализована возможность удобного и быстрого поиска информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки; автоматизировано формирование различных отчетов по документообороту.

В дальнейшем запланировано увеличение количества пользователей СЭД, организация работы с проектами документов и их дальнейшее подписание электронно-цифровой подписью без создания экземпляра на бумажном носителе, а также разработка специализированных шаблонов и отчетных форм.

Результаты работы специалистов компании «Электронное ДЕЛО» были высоко оценены руководством Государственного пограничного комитета Республики Беларусь. 18 февраля 2016 года за плодотворную совместную деятельность с органами пограничной службы, участие в проведении государственной пограничной политики Республики Беларусь директор ООО «Электронное ДЕЛО» Валентина Яковлевна Полещенко была награждена нагрудным знаком отличия органов пограничной службы «За помощь органам пограничной службы».

23 мая в Москве при организационной поддержке проекта DOCFLOW состоится конференция-выставка DigEn Forum (Digital Enterprise Forum by DOCFLOW). Компания «Электронные Офисные Системы», постоянный участник мероприятий DOCFLOW, выступает на этой конференции партнером секции «Поддержка оперативной деятельности, автоматизация внутреннего документооборота и бизнес-процессов», где представит доклад, а также примет участие в выставке программных решений и технологий, которая будет развернута во время проведения DigEn Forum.

В этом году традиционное всероссийское мероприятие по электронному документообороту и управлению информационными ресурсами, которое ежегодно проводил информационно-аналитический проект DOCFLOW, пройдет в новом формате. По словам организаторов, площадка Digital Enterprise Forum by DOCFLOW подготовлена для бизнес-заказчиков уровня руководителей и призвана показать, как различные информационные решения помогут достигнуть конкурентного преимущества в меняющейся среде.

Конференции проекта DOCFLOW уже много лет демонстрируют расстановку сил на российском рынке корпоративной автоматизации и являются площадкой для профессиональных дискуссий компаний-ведущих игроков этого сегмента. В этом году участники DigEn Forum будут обсуждать актуальные стратегии и практики управления «цифровым предприятием», а свои технологии на форуме покажут крупнейшие производители и поставщики решений в области автоматизации управления.

Компания «Электронные Офисные Системы» участвует в тематических конференциях DOCFLOW с самого начала их проведения. Секция, на которой ЭОС в этом году представляет экспертный доклад, является одной из самых насыщенных по количеству выступлений и числу участников. Предметом дискуссии здесь станут новые тренды в обработке информации, управлении процессами и корпоративным контентом.

В блоке «Автоматизация документооборота» Александр Осипов, Product Marketing Manager системы EOS for SharePoint, в докладе «Электронный документооборот и только? Спасибо, но...?» расскажет о новой концепции, которая сегодня реализуется в ECM-продуктах ЭОС. Уход от автоматизации только участка документооборота в сторону процессного подхода, акцент на интеллектуальной обработке информации, интеграция с разнообразными сторонними решениями, максимально адаптируемый под пользователя и дружелюбный интерфейс, кроссплатформенность и мобильность – об этих и многих других идеях, реализуемых в продуктовой линейке ЭОС, Александр Осипов будет говорить в своем выступлении.

Воплощение этих трендов на практике можно будет увидеть на демо-стенде ЭОС – B4. Каждый год показывая на конференциях DOCFLOW новинки продуктовой линейки, ЭОС и в этом году не обманет ожидания посетителей форума. На конференции-выставке DigEn Forum мы представим новейшие версии систем EOS for SharePoint, «ДЕЛО», а также мобильные решения.

В частности, вниманию участников форума будет предложена обновленная версия системы EOS for SharePoint – 4.2. При подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 разработчики не только улучшили функциональность и еще больше повысили производительность, но и серьезно поработали в направлении улучшения юзабилити и удобства работы пользователей. Так, в новой версии доработан интерфейс рабочих мест, расширен перечень стандартных отчетов и аналитические возможности системы в целом. Кроме этого, в EOS for SharePoint 4.2 появились дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса под особенности бизнес-процессов и должностные роли пользователей. В карточках документов, проектов и задач теперь можно настраивать отображаемые элементы, убирать все лишнее и представлять информацию именно в том виде, который будет более удобен или целесообразен. Также в числе нововведений версии 4.2 – возможности визуального отображения движения документа и прохождения бизнес-процессов. Посетители стенда ЭОС на выставке DigEn Forum смогут увидеть, как работают все эти обновления на практике, и задать вопросы нашим специалистам.

Конференция пройдет в Конгресс парке гостиницы «Украина» (Москва, Кутузовский пр-т 2/1, стр. 6, станция метро «Киевская»). Начало регистрации посетителей – 08.30. Подробнее о мероприятии можно прочитать на сайте форума. 

В 2015 году в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь была внедрена автоматизированная система электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». Проект реализован компанией «Электронное ДЕЛО», партнером ЭОС в Беларуси.

Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь (Госкомвоенпром) создан Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. № 599 «О создании Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь» в целях совершенствования единой государственной политики в области обеспечения обороны, развития оборонного сектора экономики и военно-технического сотрудничества Республики Беларусь с иностранными государствами. Целью внедрения автоматизированной системы документооборота в Госвоенпроме стало создание условий для эффективной работы по документационному обеспечению управления и контроля за выполнением поручений Президента и Правительства Республики Беларусь.

На первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников Управления организационной и правовой работы, осуществляющих работу по регистрации и контролю исполнения документов. На электронную регистрацию были переведены все виды управленческих документов: входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан и юридических лиц, нормативно-правовые документы и др. Настроена интеграция с электронной почтой для регистрации документов, поступающих на электронный адрес комитета, и отправки исходящих документов организации по электронной почте. Проведено индивидуальное обучение пользователей.

Во второй половине 2015 года был реализован второй этап проекта – проведено масштабирование СЭД Госвоенпрома. Приобретение дополнительных лицензий позволило организации включить в процесс электронного документооборота все структурные подразделения. Для разграничения прав доступа к документам для каждого подразделения были созданы самостоятельные картотеки. У работников комитета появилась возможность оперативно знакомиться с поручениями, направленными в их адрес, а также ввода отчетов об исполнении. Кроме этого, успешно проведены работы по подключению ведомственной СЭД комитета к системе межведомственного документооборота (СМДО).

Таким образом, в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь успешно реализован начальный этап автоматизации документооборота в подразделениях. Все структурные подразделения получили доступ к единой базе документов и возможность отслеживать контрольные сроки. Несомненным положительным результатом является исключение случаев потери документов и улучшение исполнительской дисциплины.

Напомним, что СЭД «Электронное ДЕЛО», локализация системы «ДЕЛО» компании ЭОС под специфику документооборота в Беларуси, является популярным решением для управления документами в органах государственной власти Беларуси. В частности, эта система успешно используется в Министерстве информации, Министерстве юстиции, Министерстве экономики, Министерстве транспорта и коммуникаций, Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды, Государственном Пограничном Комитете, Государственном комитете по имуществу и многих других министерствах и ведомствах. 

В 2015 году компания «Электронное Дело», партнер ЭОС в Беларуси, завершила очередной этап автоматизации документооборота в органах внутренних дел Республики. В результате подразделения ОВД на всей территории страны получили среду для оперативного документационного взаимодействия с Центральным аппаратом МВД Республики Беларусь.

Проект автоматизации процессов документооборота органов внутренних дел реализован на базе СЭД «Электронное ДЕЛО», являющейся адаптацией программы «ДЕЛО» компании ЭОС под стандарты документооборота и нормы законодательства Беларуси. В рамках первого этапа данного проекта (2013 – 2014 гг.) были созданы ведомственные СЭД Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета и Управления внутренних дел Минского областного исполнительного комитета. Во время второго этапа в 2015 году СЭД созданы во всех областных управлениях внутренних дел страны.

Порядок создания ведомственной СЭД был определен техническим заданием, утвержденным Заказчиком. Для каждого УВД была создана отдельная база данных. Учитывая важность информации, содержащейся в базах данных, взаимодействие между базами было организовано исключительно с использованием внутренних защищенных каналов связи.

СЭД «Электронное ДЕЛО» автоматизировала следующие технологические процессы обработки документов в органах внутренних дел: регистрация документов, сканирование бумажных документов, прикрепление их к РК, ввод резолюций, исполнение документов, контроль исполнения, отправка документов, списание документов в дела, поиск документов, распечатка журналов регистрации и регистрационно-контрольных карточек документов, распечатка справок-напоминаний, получение отчетных форм и сведений о документообороте, обмен информацией между Центральным аппаратом МВД, ГУВД Мингорисполкома и областными УВД.

К СЭД подключены работники аппаратов МВД, ГУВД и областных УВД. Для каждого пользователя созданы индивидуальные виртуальные кабинеты и заданы личные права доступа к документам. Для работы используются различные клиенты СЭД – подсистема «ДЕЛО-Web» (ее предпочитают руководители и исполнители) и стандартный десктопный клиент (для работников, ответственных за делопроизводство).

Обучение правилам работы в СЭД проведено со всеми пользователями системы. Работники, ответственные за технологическое обслуживание и администрирование СЭД, прошли обучение по специальным программам.

В рамках внедрения СЭД успешно организована интеграция с системой межведомственного документооборота (СМДО). Это позволяет обмениваться документами со всеми государственными организациями, подключенными к СМДО, а также организовать подписание документов электронно-цифровой подписью.

Ключевой особенностью внедрения СЭД в органах внутренних дел является использование опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). Эта опция позволяет обмениваться данными между различными базами СЭД «Электронное ДЕЛО» в автоматическом режиме. Так, по результатам практически любых действий, осуществляемым с документом в базе УВД, системой автоматически формируются доклады, которые сразу же направятся в МВД. В результате МВД может оперативно получать информацию, дошел ли документ до получателя, под каким номером он зарегистрирован, какое поручение выдал руководитель и с каким сроком, какой отчет ввел исполнитель, когда документ снят с контроля и т.д. Если на этот документ будет готовиться ответ, то при его отправке он также будет автоматически зарегистрирован уже в базе МВД, причем сразу же будет иметь связку с документом-запросом.

На практике это означает, что в любой момент времени руководитель сможет отследить, на какой стадии исполнения находится поручение, кто по нему является исполнителем, и при наличии ответа сразу сможет с ним ознакомиться. Кроме того, использование СЭВ позволяет существенно экономить время на отправку, регистрацию и передачу документов руководителю и исполнителям, что является очень актуальным для органов внутренних дел.

Таким образом, внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» позволило организовать оперативное документационное взаимодействие подразделений органов внутренних дел на всей территории Республики Беларусь. В дальнейшем имеются возможности гибкого масштабирования системы.

Данный проект является одним из крупнейших внедрений для компании «Электронное ДЕЛО». В целом 2015 год на территории Республики Беларусь стал годом активного развертывания систем электронного документооборота. СЭД «Электронное ДЕЛО», обладая множеством конкурентных преимуществ, получила одобрение у целого ряда заказчиков различных форм собственности, уровня организационной структуры и направлений деятельности.

Клиентами компании «Электронное ДЕЛО» в 2015 году стали более 180 организаций. Кроме областных управлений внутренних дел Республики Беларусь, наиболее значимые проекты также реализованы в воинских частях органов пограничной службы Республики Беларусь; областных агентствах по государственной регистрации и земельному кадастру и их филиалах; Белорусском государственном университете информатики и радиоэлектроники; Минском государственном лингвистическом университете; Белорусском государственном технологическом университете; Барановичском государственном университете; Академии министерства внутренних дел Республики Беларусь; Международном государственном экологическом институте имени А.Д. Сахарова Белорусского государственного университета; УП «СУ №20 ОАО «Минскпромстрой»; ОАО «558 Авиационный ремонтный завод»; Гродненском мясокомбинате; Волковысском мясокомбинате; Инспекции Департамента контроля и надзора за строительством по г.Минску; УП «Институт Гродногражданпроект»; Национальном олимпийском комитете Республики Беларусь; Администрации свободной экономической зоны «Могилев»; РИУ «Издательский дом «Звязда»; РУП «Издательство «Пачатковая школа» и ряде других .

Также в течение 2015 года компания «Электронное ДЕЛО» проводила работы по внедрению системы электронного документооборота корпоративной информационной сети органов местного управления и самоуправления Могилевской области, по подключению ведомственных СЭД к СМДО, масштабированию функционирующих систем электронного документооборота и др.

«Выше – только звезды!» «Весенний документооборот – 2016» прошел в Сочи.

В городе Сочи состоялось одно из самых важных событий на рынке отечественного документооборота - ежегодная партнерская конференция «Весенний документооборот - 2016» компании «Электронные Офисные Системы». Актуальные тренды рынка и их отражение в стратегии развития продуктов ЭОС, итоги работы партнерского сообщества и тактика действий на перспективу, а также маркетинговые планы и эффективные методы привлечения клиентов – все это обсуждали участники мероприятия. На «Весенний документооборот – 2016» собрались около 60 представителей более чем 30 компаний из разных регионов России и ближнего зарубежья. Конференция заняла три дня – с 26 по 28 апреля, причем официальные выступления были сконцентрированы в первый и третий дни, а второй день был полностью отдан неформальному общению. Спонсорами мероприятия выступили Canon, «Актив», ABBYY и Neuhaus, генеральными спонсорами - Fujitsu и Oracle.

«Весенний документооборот» - ключевое партнерское мероприятие ЭОС. В этом году его территорией стал город Сочи, точнее, горный курорт «Роза Хутор», расположенный на территории Сочинского Национального Парка. Конференция прошла под девизом «Выше – только звезды!». По словам представителей ЭОС, этот слоган не только о Сочи, столице победоносных для России зимних Олимпийских игр, но и о том, какими компания ЭОС и ее друзья-партнеры должны быть для клиентов, чтобы развиваться и расширять сферу присутствия в непростых условиях, которые диктует сегодняшняя ситуация в российской экономике. А еще – о целях, стоящих перед программными продуктами ЭОС, которые по функционалу, надежности и юзабилити должны максимально соответствовать потребностям любого клиента. 

ЭОС всегда в тренде

Как бы ни менялась ситуация, ЭОС остается бессменным лидером рынка: по данным мониторинга портала Tadviser на ноябрь 2015, «ДЕЛО» – самая популярная СЭД, а ЭОС – лидер по числу внедрений СЭД и участник крупнейших проектов СЭД в России. Аналитика IDC за 2015 год говорит о том, что компания ЭОС входит в десятку лидеров по объему продаж среди широкопрофильных компаний при совокупном объеме продаж на российском рынке ECM-решений в 2014 году в $ 157,22 млн. Об этом говорили топ-менеджеры ЭОС, открывая конференцию.

Бессменный лидер ЭОС, председатель совета директоров компании ЭОС, к.т.н. Владимир Баласанян выступил с докладом «Компания ЭОС и рынок СЭД - достижения, перспективы, развитие». По его словам, рост рынка СЭД, который наблюдался более 10 лет, уже нельзя назвать столь же бурным, внимание на нем уделяется прежде всего крупным проектам и удержанию клиентов. При этом спикер уверен: «Мы в самом начале просто бешеного роста работы с электронными документами, и она будет касаться не только делопроизводства».

В 2015 году, по оценке Владимира Баласаняна, у ЭОС произошло много значимых событий в области разработки и реализации проектов. Так, «новое лицо» получили СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint. Огромные усилия были вложены в лояльность клиентов и развитие значимых проектов. МФЦ Калининградской области, ранее работавшее как пилотный проект, теперь уже - действующее решение. ЭОС по праву считается центром компетенции отрасли: совместно с Минсвязью РФ и коллегами по рынку ЭОС участвует в развитии законодательства и стандартов. Компания вошла в ассоциацию «Отечественный софт», вводит свои продукты в Реестр отечественного ПО, работает с Росархивом как одним из ключевых регуляторов документооборота в России.

В 2016 году, кроме больших проектов, связанных с традиционными заказчиками, ЭОС будет уделять большое внимание управлению электронными документами и архивами, развивать eDocLib и мобильные решения, а в области импортозамещения сделает ставку на кроссплатформенные решения. Большие надежды возлагаются на развитие облачного решения «Архивный фонд».

Продукты ЭОС, направления их совершенствования и функционал участники конференции обсудили в рамках круглого стола. Открыл его генеральный директор «ЭОС ПВ» Юрий Назаров, далее заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков представил презентацию «EOS for SharePoint: планы по развитию линейки решений», ведущий проектировщик мобильных приложений ЭОС Артем Андреев рассказал о мобильных приложениях ЭОС, а начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов зачитал доклад «Предоставление государственных услуг. МФЦ».

Рука об руку с партнерами

Презентацию «Итоги партнерской работы. Предложения партнерам от ЭОС» представил собравшимся генеральный директор ЭОС Андрей Козлов. Говоря о результатах и тенденциях 2015 года, Андрей Козлов, в частности, напомнил: в этот период у ЭОС появилось семь новых партнёров в России, Киргизии, Грузии, Армении и Азербайджане. В числе интересных проектов 2015 года спикер отметил проект создания МФЦ Калининградской области, проекты в Башкирии и Югре, в компаниях «Газпром» (Киргизия) и ВТБ 24 (Азербайджан).

Общие планы по маркетингу компании включают проведение вебинаров на более узкие темы, региональные мероприятия, индивидуальный подход к клиентам, помощь партнерам в пресейле, а также перепозиционирование продуктов, работа на более фокусные сегменты клиентов. В нынешних условиях необходимо продавать не СЭД, а решения, которые намного шире и охватывают другие процессы, поэтому риторика СЭД и документооборота должна постепенно уходить, уверен Андрей Козлов.

Более детально маркетинговые темы с собравшимися партнерами ЭОС обсудила начальник управления маркетинга ЭОС Елена Иванова. «Клиенты – наше всё» - так называлась ее презентация. Сегодня со стороны потребителя наблюдаются снижение лояльности, более высокая готовность «переориентироваться» на другие продукты, повышение чувствительности к цене. В силу этого конкурентная борьба обостряется, сложнее строить прогнозы в условиях динамично меняющегося рынка и обилия ценовых предложений. Что же делать в сложившейся ситуации? Елена Иванова уверена: активнее заниматься базой существующих клиентов, всеми средствами налаживать обратную связь с клиентом, активнее использовать Email-маркетинг. Свое выступление он завершила утверждением: кризиса нет – есть жесткая борьба за клиентов и очень много работы!

Традиционно лучшие партнеры ЭОС были награждены памятными кубками. Церемонию награждения вел Алексей Перегудов. Награды получили компании «Бизнес ИТ» (Ставрополь), «ВестКомп» (Калининград), «Гарант-Мордовия» (Саранск), «КС-Консалтинг» (Барнаул), «Медиа-Люкс» (Уфа), «Прайм Груп» (Москва), «Севастопольские информационные технологии» (Севастополь), «Юниксофт» (Подмосковье).

Неформально о самом важном

По традиции, не менее насыщенной, чем официальная часть, была неформальная часть «Весеннего документооборота - 2016». Так, вторая половина первого дня работы конференции ознаменовалась экскурсией в город Сочи. Второй день, 27 апреля, был отдан неформальному общению полностью: участники мероприятия успели о многом поговорить в ходе поездки в Абхазию с посещением курорта Гагры и знаменитых пещер Нового Афона.

В феврале 2016 года компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Западной Сибири, завершила первый этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул»). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.

КГБУЗ «АККДБ» – многопрофильное лечебное учреждение, которое оказывает амбулаторно-поликлиническую и стационарную помощь жителям Алтайского края. На базе учреждения также предоставляется высокотехнологичная медицинская помощь детям, соответствующая самым современным стандартам.

До внедрения системы «ДЕЛО» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений. Новый программный продукт должен был не только автоматизировать регистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля их исполнения, списание в дело и др.

Задачами проекта стали:

·         создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;

·         автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;

·         возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;

·         отслеживание маршрутов движения документов;

·         создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.

Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО». Также заказчик дополнительно приобрел приложение «Мониторинг документов» (это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о событиях в СЭД). «ДЕЛО» было установлено в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.

Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.

В настоящее время система «ДЕЛО» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:

·         упорядочение документооборота;

·         сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;

·         создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;

·         автоматизация формирования отчетов;

·         создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;

·         обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.

В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что система «ДЕЛО» является популярным решением для управления документами в учреждениях сферы здравоохранения. Так, в системе «ДЕЛО» работают ФГБУ «Российский научный центр хирургии имени академика Б.В. Петровского» Российской академии медицинских наук, Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Ленинградская областная клиническая больница, Медицинский центр Банка России, ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» (г. Барнаул), а также множество поликлиник, больниц, диспансеров, медицинских центров и санаториев по всей территории России. Система «ДЕЛО» также используется во многих региональных органах управления здравоохранением, центрах гигиены и эпидемиологии, иных учреждениях.

Редакционно-издательское учреждение «Издательский дом «Звязда» в 2015 году автоматизировало документооборот на базе СЭД «Электронное ДЕЛО». Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта выступила компания «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Беларуси.

РИУ «Издательский дом «Звязда» – одно из крупнейших издательств Республики Беларусь. Благодаря деятельности «Звязды» в свет выходит около 10 периодических изданий и несколько сот книг ежегодно. «Электронное ДЕЛО», выбранное этим учреждением для управления документооборотом, является локализацией системы «ДЕЛО» с учетом правовых норм и методических требований, действующих в Республике Беларусь.

В 2015 года «Издательский дом «Звязда» стал клиентом компании «Электронное ДЕЛО», которая и является автором данной локализации. В процессе внедрения СЭД автоматизирована работа приемной руководителя, где регистрируется большая часть документов организации и ведется контроль их исполнения. СЭД позволила отказаться от журнальной регистрации, организовать быстрый и удобный учет и контроль исполняемых документов, а также поиск необходимой информации по базе документов. По отзывам сотрудников издательства, наиболее ощутимым изменением в работе стало увеличение оперативности и повышение исполнительской дисциплины через использование функции контроля поручений руководителя средствами системы «Электронное ДЕЛО».

Отличительной особенностью этого проекта стала автоматизация работы с обращениями граждан и юридических лиц. Большая часть обращений граждан, которые получает издательство – это письма от читателей и подписчиков, которые содержат информацию о каких-либо проблемах или общественных вопросах. Такие обращения согласно Указу Президента Республики Беларусь от 5 декабря 1997 г. № 630 «О реагировании должностных лиц на критические выступления в государственных средствах массовой информации» сотрудники издательства направляют ответственной за решение упомянутых в обращении вопросов организации или органу государственного управления. При настройке системы отражение движения таких документов требовало отдельного внимания и построения нестандартной схемы работы с группами документов по обращениям граждан.

Одной из важных частей проекта явилась установка рабочих мест СЭД для руководства учреждения, что позволило ускорить рассмотрение документов после регистрации и исключить излишнее тиражирование бумажных документов. Издательство также начало работу в рамках системы межведомственного документооборота, используя модуль интеграции СМДО от ООО «Электронное ДЕЛО». Успешность внедрения дает возможность предполагать дальнейшее масштабирование системы и расширение используемого функционала.

Вчера, 26 апреля 2016 года, в городе Сочи начала работу ежегодная партнерская конференция компании «Электронные Офисные Системы» - «Весенний документооборот – 2016». В течение первого дня конференции прозвучали выступления топ-менеджеров ЭОС о состоянии отечественного рынка СЭД и позициях ЭОС на нем, партнерские доклады о новинках оборудования, также был развернут круглый стол, посвященный функционалу и направлениям совершенствования продуктов ЭОС. После официальной части участники мероприятия совершили экскурсию в Олимпийский парк города Сочи.

Работу конференции традиционно открыл ее бессменный лидер, председатель совета директоров компании ЭОС, к.т.н. Владимир Баласанян, с докладом «Компания ЭОС и рынок СЭД — достижения, перспективы, развитие». По наблюдениям Владимира Баласаняна, рост рынка СЭД, который наблюдался более 10 лет, уже нельзя назвать столь же бурным, внимание на нем уделяется прежде всего крупным проектам и удержанию клиентов. При этом спикер уверен: «Мы в самом начале просто бешеного роста работы с электронными документами. И она будет касаться не только делопроизводства, которым мы долго занимались и на котором держался наш бизнес». Ключевым трендом остается переход от бумажных документов к электронным, причем многие документы создаются изначально электронными, а чтобы такой документ был юридически значимым, он должен быть создан в определенной среде, с помощью определенных программных средств – этими стандартами и занимается компания ЭОС в рамках ПК 6. Таким образом, актуальными направлениями работы остаются юридически значимые электронные подлинники, транспортная инфраструктура обмена документами, регламенты взаимодействия СЭД и хранение электронных документов. В 2015 году, по оценке Владимир Баласаняна, у ЭОС произошло много значимых событий в области разработки и реализации проектов. Так, «новое лицо» получили СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.  В 2016 году, кроме больших проектов, связанных с традиционными заказчиками, ЭОС будет уделять большое внимание управлению электронными документами и архивами, развивать eDocLib и мобильные решения, а в области импортозамещения сделает ставку на кроссплатформенные решения.  Презентацию «Итоги партнерской работы. Предложения партнерам от ЭОС» представил собравшимся генеральный директор ЭОС Андрей Козлов. По его словам, в целом картина складывается такая: число запросов на СЭД «ДЕЛО» увеличиваются, спрос на EOS for SharePoint  стабилен, наиболее популярны сейчас сложные направления – госуслуги и МФЦ. Все больше заявок ЭОС передает своим партнерам. Круглый стол, прошедший в первый день «Весеннего документооборота – 2016»,  был посвящен продуктам ЭОС, направлениям их совершенствования, приоритетам и функционалу, в частности, развитию функционала мобильных приложений с акцентом на юзабилити и интерфейсы. Открыл его генеральный директор ЭОС ПВ Юрий Назаров. Заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков представил презентацию «EOS for SharePoint: планы по развитию линейки решений». Он обрисовал новые функциональные возможности EOS for SP версии 4.2.  Далее слово взял ведущий проектировщик мобильных приложений, ЭОС Артем Андреев, который рассказал о мобильных приложениях ЭОС. Это EOSmobile для Android, новые модули которого – «Каленарь», «Новости» и «Аналитика»; iEOS с реализованной возможностью приоритизации загрузки и отправки; а также АРМ Руководителя (Windows). Начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов зачитал доклад «Предоставление государственных услуг. МФЦ». Генеральными партнерами конференции выступают Fujitsu и Oracle, а также Canon, «Актив», ABBYY и Neuhaus. В первый день «Весеннего документооборота – 2016» спонсорские выступления также прозвучали. После завершения официальной части первого дня «Весеннего документооборота – 2016» и обеда участники мероприятия отправились на экскурсию в город Сочи и Олимпийский парк. Подробнее http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=147730

В конце марта 2016 года компания «Газпром Кыргызстан», монополист по импорту природного газа в Кыргызскую Республику, завершила внедрение системы управления документами «ДЕЛО» в головном офисе и филиалах. Проект реализован компанией «КС-Консалтинг»(г. Барнаул), партнером ЭОС.

В структуру ОсОО «Газпром Кыргызстан» входят 9 филиалов. Компания является дочерним обществом ПАО «Газпром». До внедрения СЭД «ДЕЛО» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» документооборот был организован в системе собственной разработки. Эта система позволяла регистрировать документы и контролировать исполнение, но не имела функционала для хранения электронных образов и пересылки их между подразделениями. Отчетность по документообороту велась вручную, часть документов регистрировалась в подразделениях в бумажных журналах. Согласование проектов документов осуществлялось на бумаге.

Главными задачами проекта стали: создание электронного архива с возможностью быстрого поиска документов; организация согласования документов в электронном виде; обеспечение оперативного доведения документов до исполнителей и прозрачности процессов сполнения; автоматизация контроля и подготовки отчетности; объединение подразделений в единое документационное пространство.

Кроме рабочих мест «толстых клиентов» системы «ДЕЛО» и веб-клиентов, заказчик приобрел 16 лицензий на опцию «Сканирование», 30 – на подсистему «Оповещение и уведомление». «ДЕЛО» установлено в отделе ДОУ, других подразделениях Центрального аппарата и во всех филиалах.

Внедрение системы «ДЕЛО» позволило решить все поставленные задачи, а также существенно упростить маршруты движения документов. В частности, обмен документами между филиалами и подразделениями центрального аппарата сейчас реализован средствами СЭД (без участия службы ДОУ). В процессе внедрения были учтены требования заказчика по обеспечению информационной безопасности.

В настоящее время заместители руководителя и начальники отделов осуществляют в СЭД все операции с документами: ознакомление, вынесение резолюций или (для замов) утверждение подготовленных отделом ДОУ проектов резолюций, ведение личного контроля. Опция «Оповещения и уведомления» позволяет им оперативно получать информацию о поступлении документов и о приближении сроков исполнения поручений, визирования проектов и др. Руководители подразделений используют функцию создания карточек проектов документов, и большинство проектов проходят согласование в СЭД в безбумажном виде.

Для подготовки аналитических отчетов теперь используется функционал СЭД «ДЕЛО». В настоящее время разработан и проходит согласование проект нового Регламента работы с документами, который формально закрепит изменения в бизнес-процессах документооборота.

Благодаря системному подходу и оперативному взаимодействию между руководством, рабочей группой внедрения заказчика и специалистами «КС-Консалтинг» все поставленные задачи по проекту решены в установленные сроки. В дальнейших планах ОсОО «Газпром Кыргызстан» – увеличение количества пользователей СЭД и более полное освоение функционала системы. Также есть интерес к мобильным приложениям для работы руководства холдинга в СЭД «ДЕЛО».

Напомним, что предприятия нефтегазовой отрасли часто выбирают систему «ДЕЛО» в качестве инструмента автоматизации документооборота и организации взаимодействия между филиалами. Так, система «ДЕЛО» помогла автоматизировать управление документами в ООО «Газпром трансгаз Москва», ОАО «Гипротюменнефтегаз», ОАО «Ленгазспецстрой», ОАО НК «Роснефть-Ставрополье», ОАО «Центргаз» и многих других компаниях.

Миграция с платформы IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) – один из актуальных трендов сегодняшнего дня. Многие компании планируют миграцию данных и приложений, в том числе документооборота, из рабочей среды Lotus Notes на Microsoft Exchange и Microsoft SharePoint. Но проведение такой миграции – процесс не очень простой.

Для перевода почты на Microsoft Exchange существует несколько специально разработанных для этого программных средств (например, Microsoft Transporter Suite for Lotus Domino и др.) Что же касается документооборота и прочих Lotus-application, то здесь все сложнее, и для многих этот вопрос сегодня остается открытым.

Специально для таких компаний ЭОС и Microsoft 27 апреля в 11-00 (время московское) проведут бесплатный вебинар «Преимущества миграции с Lotus Notes на платформу Microsoft». Мы расскажем, как перевести базы данных и приложения на более функциональную платформу, поделимся опытом миграции системы электронного документооборота с Lotus на Microsoft SharePoint и ответим на вопросы.

Сергей Пименов,специалист по решениям бизнес-продуктивности Microsoft, расскажет о побудительных причинах миграции с Lotus Notes на продукты Microsoft и преимуществах такого решения. Спикер затронет и другие темы:

·         обзор платформы Бизнес-продуктивности Microsoft;

·         подходы к миграции, пути и инструменты;

·         опыт миграции других компаний;

·         специальные предложения от Microsoft для заказчиков и партнеров.

Александр Осипов, заместитель начальника управления маркетинга ЭОС, EOS for SharePoint product manager, расскажет:

·         о вариантах автоматизации документооборота на SharePoint;

·         о плюсах и минусах готовых решений для автоматизации;

·         о подходах, реализованных в разработанной ЭОС системе документооборота EOS for SharePoint, и ее функционале;

·         о «подводных камнях» миграции документооборота с платформы Lotus на MS ShapePoint

·         об опыте миграции системы электронного документооборота с Lotus на EOS for SharePoint.

Для участия в вебинаре нужна предварительная регистрация. Записаться можно здесьhttp://eos4sp.ru/aboutus/events/kak-pereyti-s-lotu...stnyy-vebinar-eos-i-microsoft/. Регистрируйтесь и участвуйте! Готовьте ваши вопросы, на которые мы обязательно ответим.

Всем зарегистрированным участникам будут высланы запись вебинара и его материалы, демо-версия EOS for SharePoint, а также другая полезная информация по миграции СЭД c Lotus на SharePoint и о системе EOS for SharePoint.

По результатам прошедших в апреле заседаний Экспертного совета по российскому программному обеспечению при Минкомсвязи России в Единый реестр российского ПО внесены еще ряд разработок компании «Электронные Офисные Системы». Всего на текущий момент в Реестр включены сведения о 15 программных продуктах ЭОС. На сегодняшний день ЭОС лидирует среди отечественных разработчиков СЭД/ECM-систем по количеству продуктов, зарегистрированных в Реестре российского ПО.

Напомним, что Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных создан во исполнение требований федерального законодательства о порядке закупок программного обеспечения госзаказчиками. С 1 января 2016 года государственные заказчики обязаны ограничить закупки ПО для государственных и муниципальных нужд программным обеспечением, включенным в данный Реестр (кроме случаев, когда ПО с необходимыми функциональными, техническими и эксплуатационными характеристиками в Реестре отсутствует).

Первым продуктом ЭОС, попавшим в Реестр, стала система «ДЕЛО» (она включенав перечень российских систем приказом Министра связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 20 февраля 2016 года). В апреле текущего года в Реестр внесена система «Архивное ДЕЛО», а также дополнительные опции и подсистемы – «ЭП и шифрование», «Сканирование», «Поточное сканирование», «Управление процессами», «Оповещение и уведомление», «Мобильный кабинет» и ряд других.

Таким образом, эти программные продукты официально признаны российскими, что позволит заказчикам приобретать их для государственных и муниципальных нужд. ЭОС продолжает работу по включению в Реестр своих разработок – систем класса СЭД/ECM, а также мобильных приложений и дополнительных опций. 

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение eDocLib: Актив Бизнес позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень.

Главными задачами проекта стали:

1.      обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.);

2.                  автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий;

3.                  организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины (с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений);

4.                  модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок.

Для внедрения была выбрана система eDocLib: Актив Бизнес, которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы и имеет широкие возможности адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Данное прикладное решение разработано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib(собственная разработка ЭОС). Заказчик приобрел комплект лицензий на eDocLib: Актив Бизнес, а также приложение ДокАгент, предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей.

Специалисты компании «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов.

Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные.

Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный, либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д.

Работа по другим группам управленческих документов была реализована в eDocLib: Актив Бизнес по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация – резолюция – исполнение – снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов.

Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 – января 2016 года. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило достичь следующих результатов: обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе;  устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов; налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам;  реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов; реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов;  обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.

Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило заказчику существенно повысить эффективность и уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность масштабирования системы – как в плане увеличения количества рабочих мест, так и использования нового функционала.

Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=145877

Ведущий экспертный центр по автоматизации государства и бизнеса TAdviser, проанализировав данные о внедрениях СЭД/ECM-систем в России, определил лидера среди вендоров. Согласно материалам, опубликованным на портале TAdviser, лидировать на российском рынке систем управления контентом продолжает компания «Электронные Офисные Системы». ЭОС занимает ведущие позиции по ряду ключевых показателей – количеству реализованных проектов, доле решений в крупных внедрениях, а также по объемам выручки от продаж программного обеспечения и услуг.

По данным мониторинга TAdviser на ноябрь 2015 года, ЭОС опережает других вендоров по количеству реализованных проектов.

Среди продуктов по числу внедрений первое место занимает система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная ЭОС. Эта система также уверенно сохраняет лидерство в списке крупных проектов в государственных структурах.

По данным TAdviser, наиболее активно системы электронного документооборота в России внедряются в государственном секторе. В двадцатку крупнейших по количеству пользователей проектов в госсекторе TAdviser включил 12 внедрений СЭД/ECM-систем на базе продуктов ЭОС (данные на октябрь 2015 года).

В первой пятерке этого перечня две позиции принадлежат проектам ЭОС. Первое место, как и год назад, удерживает ГАС «Правосудие», пятая позиция принадлежит комплексному проекту автоматизации органов прокуратуры (от Генеральной прокуратуры РФ до региональных прокуратур и приравненных к ним). В списке крупных госпроектов также – внедрения в Совете Федерации ФС РФ, Минюсте России, Центризбиркоме и др.

Отметим, что в ТОП-20 TAdviser вошли не только федеральные проекты, но и внедрения регионального уровня. В частности, седьмое место в рейтинге занимает Правительство Ростовской области, где реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе СЭД «ДЕЛО». На восьмой позиции находится проект создания системы электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронном виде в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия на базе решения EOS for SharePoint.

В тройку лидеров сформированного TAdviser списка крупнейших по числу пользователей внедрений СЭД/ECM в коммерческом секторе России входит проект ЭОС на базе СЭД «ДЕЛО» в Центральном Банке РФ.

TAdviser приводит также объем выручки компаний на российском рынке СЭД/ECM от продажи программного обеспечения и услуг по внедрению (текущий рейтинг включает только итоги 2014 года). ЭОС по этому показателю занимает третье место, уступая только двум IT-компаниям широкого профиля. Выше ЭОС находятся «КРОК инкорпорейтед», один из крупнейших российских системных интеграторов, и «Логика бизнеса». При этом ЭОС опережает стоящие выше компании по темпам роста выручки за 2013-2014 гг. Отметим, что в объеме продаж программных продуктов ЭОС и услуг по их внедрению/сопровождению значительная доля приходится на продажи партнеров.

Таким образом, согласно результатам проведенного TAadviser анализа данных о внедрениях СЭД/ECM-систем в России, ЭОС сохраняет лидерство в отрасли. http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=145806

В конце 2015 года в Администрации Ленинского муниципального района Московской области завершен проект по переходу с используемой ранее системы документооборота на СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. С начала этого года система «ДЕЛО» работает в промышленном режиме: к ней подключены все подразделения аппарата Администрации, автоматизированы ключевые документально ориентированные процессы.

Переход на СЭД «ДЕЛО» обусловлен объективными причинами, так как используемая на тот момент система не в полной мере решала задачи по автоматизации документооборота.

Особенностью проекта стало то, что специалисты заказчика уже имели опыт работы с СЭД «ДЕЛО». Она была внедрена в Администрации в 2007 году и несколько лет использовалась в качестве инструмента для управления документами в структурах аппарата.

В конце 2015 года новым руководством Администрации было принято решение вернуться к СЭД «ДЕЛО», обновив ее до актуальной версии. Специалисты заказчика, проанализировав потребности Администрации в автоматизации деловых процессов, пришли к выводу, что технологические возможности последних версий системы «ДЕЛО» и ее функционал достаточны для решения текущих задач. Гибкость, масштабируемость, соответствие классической схеме документооборота, принятой в Администрации – все это определило выбор в пользу СЭД «ДЕЛО». Также был учтен факт, что большое количество муниципальных образований Московской области (Администрации городского округа Домодедово, Подольска, Администрации города Троицка, Королёва, Реутова и многие другие) успешно работают с системой «ДЕЛО».

Все работы по проекту были проведены компанией «СофтЭксперт», «золотым» партнером компании ЭОС. Команда внедрения сделала все необходимое для безболезненного перехода на СЭД «ДЕЛО» без ущерба для качества работы Администрации. Специалисты компании «СофтЭксперт» обновили версию системы, провели реструктуризацию базы данных, обучили новых пользователей, а также познакомили сотрудников, ранее работавших с системой «ДЕЛО», с ее новыми возможностями.

Таким образом, с января 2016 года Администрация Ленинского муниципального района МО полностью перешла на СЭД «ДЕЛО». Сегодня в системе работает 80 специалистов, она используется во всех департаментах Администрации. Системой охвачены все виды управленческих документов: входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан, нормативно-правовые документы и др. В дальнейшем заказчик планирует масштабировать систему – увеличить количество рабочих мест и освоить новые функциональные возможности.

Источник: http://www.mskit.ru/interview/i191501/

Компания ЭОС, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ, активно модернизирует линейку программных продуктов. Недавно вышла обновленная версия СЭД «Дело», а сейчас компания представила и новую версию системы EOS for SharePoint – 4.2, предназначенной для управления различными бизнес-процессами организации и в том числе - документооборотом. О том, что изменилось в новой версии, какова стратегия развития данного решения и чего ждать в будущем, рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint.

- Евгений, какова на данный момент стратегия развития EOS for SharePoint? Есть ли какие-то отличия от стратегии развития остальных решений?

- Все решения, которые разрабатывает компания ЭОС, развиваются очень динамично и в одном ключе: мы стремимся делать системы более функциональными и удобными для пользователей. Но, конечно же, отличия в отдельных решениях есть. Выпуская четвертое поколение EOS for SharePoint мы сделали акцент не только на функциональность, но и на дизайн и интерфейс – сейчас мы продолжаем развивать это направление. 

EOS for SharePoint представляет собой систему, состоящую из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов. Мы работаем над развитием каждого из модулей и рассматриваем возможности расширения их списка. Сейчас обсуждаются планы по выпуску других модулей – в частности, корпоративного портала. 

Кроме того, наша ECM-система должна учитывать развитие платформы, на которой она работает, поэтому в планах – разработка системы под новую версию платформы SharePoint 2016.

- Какие нововведения в представленной версии EOS for SharePoint 4.2 стали самыми значимыми и почему?

Как я уже говорил, в новой версии мы продолжили наш вектор движения в сторону повышения функциональности, развития интерфейса системы, улучшения юзабилити и удобства работы пользователей. Основные нововведения коснулись рабочих мест пользователей для ролей исполнителя, руководителя, контролера. Доработан интерфейс стандартных рабочих мест, добавлены специальные дашборды – например, блок доступа к формированию отчетов. Дополнительно мы реализовали функции просмотренных и не просмотренных задач, мы расшили стандартный перечень отчетов.

Мы поработали над внешним видом карточек документов, проектов и задач. Теперь путем простой настройки отображения вкладок в карточках документов, проектов и задач можно скрывать ненужные закладки и команды. Это не только удобно, но и позволяет адаптировать карточки под особенности бизнес-процессов конкретного предприятия, убирать все лишнее и представлять информацию именно в том виде, который будет более удобен или целесообразен.

- Выпуская на рынок предыдущую версию, Вы рассказывали, что в следующих релизах появится визуализация движения документов и проектов. Реализован ли этот функционал?

- Да. В числе нововведений версии 4.2 – возможности визуального отображения движения документа и прохождения бизнес-процессов. Теперь все это можно просмотреть в системе – в том числе, с фотографиями сотрудников, которые отвечают за этот процесс. Фото отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса.

-  Ранее Вы анонсировали планы по расширению аналитических возможностей решения. Удалось ли реализовать их уже в версии 4.2?  

- Отмечу поддержку возможности сбора аналитики сроков исполнения с учетом их нарушения. Срок, который потребовался для исполнения задачи, и количество дней просрочки рассчитываются в системе автоматически.

Кроме того, в рамках улучшения инструментов совместной работы EOS for SharePoint теперь поддерживает статус черновика для проектов документов. Пользователи получили возможность оставить карточку проекта документа в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы или отправки по маршруту. Такому проекту присваивается статус «На редактировании». Отправить документ по маршруту можно в любой момент позже. 

Конечно, мы не забыли и про производительность системы: она увеличена.

- Будет ли новая версия доступна только новым клиентам или возможно будет обновить используемое решение уже существующим?

- В данном аспекте никаких изменений нет. Согласно стратегии ЭОС клиенты, которые пользуются нашей технической поддержкой, получают возможность бесплатного апгрейда. А приобрести решения можно, как и в случае с другими нашими продуктами, через широкую сеть наших партнеров, которые есть во всех регионах России и в странах СНГ.

- Как решение будет развиваться в дальнейшем?  

- У нас большое количество наработок, которые мы не всегда можем включить в одну версию. Поэтому и планы у нас есть уже на несколько версий вперед. Сейчас EOS for SharePoint – гораздо больше, чем просто ECM-система. Если раньше клиентам было достаточно автоматизации документооборота и управления контентом, то сейчас необходимы системы, способные управлять практически всеми бизнес-процессами организации, среди которых и документооборот. В данном случае мы прорабатываем как развитие всех наших существующих модулей, так и выпуск новых, на перспективу, например, проектное управление, корпоративный портал, модуль внешнего документооборота и т.д. Мы стремимся к тому, чтобы EOS for SharePoint не просто соответствовал всем вызовам рынка, а значительно опережал их. При этом наша платформа будет использовать все возможности новой версией платформы SharePoint 2016.

Что касается отдельных нововведений, над которыми мы работаем, то среди ведущих направлений развития EOS for SharePoint – улучшение интерфейса системы. Мы планируем предоставить возможность настраивать одностраничное отображение карточек («onepage») документов, проектов и задач. Также работаем над изменениями дизайна ленты и карточек, увеличиваем гибкость настройки отображения полей – в две или три колонки.

В дальнейшем мы намерены предложить пользователям графический конструктор бизнес-процессов и новые возможности настройки при работе с бизнес-процессами, шаблоны элементов, карточек документов проектов и задач, в том числе – шаблоны при переназначении. Мы будем работать над поддержкой реестров документов и проектов, множественных операций, а кроме того – повышать производительность системы.

И это далеко не все, над чем мы работаем. IT-рынок развивается, потребности клиентов растут – и мы стараемся им не просто соответствовать, а именно предугадывать на несколько шагов вперед.

Напомним, что EOS for SharePoint представляет собой систему, состоящую из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов.

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию ECM-системы EOSforSharePoint. Изменения в версии 4.2 затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов карточек, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое.

Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOSforSharePoint4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити. В целом все эти доработки повышают уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

Интерфейс рабочего места: настраиваем и убираем лишнее

EOS for SharePoint 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь настраиваемым является отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач. Можно изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет более удобен или привычен для пользователя. Позволив настраивать вкладки, управляющие элементы и убирать неактуальные для данной роли информационные блоки, создатели системы тем самым дали возможность пользователям сосредоточиться только на необходимых операциях и процессах, обеспечив все условия для удобной и продуктивной работы.

Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки.

В новой версии EOS for SharePoint доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). Напомним, что в системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное.

В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на дашборды этих рабочих мест вынесен блок доступа к формированию отчетов.

Интересным дополнением в интерфейсе системы является поддержка фотографий сотрудников. В EOS for SharePoint 4.2 фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Работа пользователя в EOS for SharePoint 4.2: новые инструменты и максимум удобств

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание.

Также на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Нет необходимости открывать для этого карточку – файл для просмотра, можно выбрать из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку» – значок, показывающий наличие прикрепленных к карточке файлов.

Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.

В EOSforSharePoint4.2 добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый журнал – «Журнал движения». В нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке, что позволяет легко проследить всю «историю вопроса». Кроме этого, добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д.

Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать.

В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Также контролер получил право отменять поручения.

В обновленной версии появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров – автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки. Теперь, просматривая задачи, можно видеть не только их статус, но и более подробные сведения об исполнении.

В релиз EOSforSharePoint4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников.

Все отчеты из EOSforSharePointмогут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Рабочий процесс совместной работы: прозрачность и визуализация

Дополнения в новой версии EOS for SharePoint появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно.

В частности, появилась возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании».

Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования. Отправить проект документа по маршруту (то есть запустить рабочий процесс совместной работы) автор может позднее, после внесения необходимых правок.

Дополнительной функцией рабочего процесса совместной работы является добавление возможности просмотра всего маршрута. При этом можно увидеть условия выполнения каждого этапа, участников процесса и ход исполнения на любой стадии.

Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (Сервер электронного взаимодействия).

А что дальше?

В планах не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей- корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.

Мы активно развиваем данное направление, и будем радовать наших клиентов новыми релизами как СЭД, так и других модулей системы EOS for SharePoint.

Получить бесплатно

Вы можете подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе. Заполните специальную форму на нашем сайте, и вы получите виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2.