В конце 2016 года в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Ненецкого автономного округа закончен проект по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО». Исполнителем государственного контракта на поставку и установку ПО является компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), «золотой» партнер ЭОС. Результатом проекта стала автоматизация основных бизнес-процессов, связанных с документопотоками, которые система «ДЕЛО» позволила структурировать и упорядочить.

 

Система «ДЕЛО» была выбрана заказчиком по итогам прошедшего в ноябре 2016 года аукциона. Основные требования к системе, которые предъявляли специалисты ТФОМС – наличие необходимого функционала, простота установки и администрирования, гибкость настроек.

Внедрение системы в ТФОМС Ненецкого АО началось в первой декаде декабря 2016 года, а в целом на проект потребовалось меньше месяца. В рамках проекта специалисты компании «Офис-Док» провели настройку бизнес-процессов, справочников, прав пользователей, а также обучение всех сотрудников, получающих доступ в СЭД. Завершающим этапом стало тестирование системы ключевыми специалистами, отвечающими за ведение основных документопотоков в ТФОМС.

Основными бизнес-процессами, автоматизированными в СЭД «ДЕЛО», стали:

·         регистрация документов;

·         пересылка документов между сотрудниками для ознакомления и рассмотрения;

·         электронное согласование (реализовано с помощью «Подсистемы управления процессами»);

·         вынесение поручений по документам и осуществление контроля за сроками их исполнения;

·         работа с обращениями граждан;

·         поточное сканирование документов.

Залогом успеха проекта стал высокий уровень вовлеченности всех сотрудников заказчика в его реализацию при активной поддержке руководителя ТФОМС Меринова Алексея Александровича, одного из главных инициаторов внедрения СЭД. Благодаря слаженной работе команды – ответственного за проект со стороны заказчика ведущего системного администратора Доля Романа Анатольевича и сотрудников «Офис-Док» – ряд этапов удалось завершить ранее запланированных сроков. Сэкономленное время было потрачено на более глубокое изучение пользователями функционала СЭД и отладку их взаимодействия в рамках системы.

 

В настоящее время «ДЕЛО» работает в режиме опытной эксплуатации во всех подразделениях ТФОМС. В ней ведется учет входящих, исходящих писем, обращений граждан, приказов и распоряжений. Уже сейчас можно отметить очевидные выгоды использования СЭД:

·         документы внутри организации больше не подлежат повторной регистрации в отделах;

·         контроль за ходом исполнения охватывает 100% поручений, которые выносит руководитель;

·         исключена необходимость множественного копирования документов для последующей передачи сотрудникам отделов, что ведет не только к экономии бумаги, но и к увеличению скорости прохождения документации.

В ближайшей перспективе планируется наладить обмен электронными документами с ТФОМС других регионов.

 

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» относится к наиболее популярным программным продуктам, которые выбирают для автоматизации связанных с документальными потоками бизнес-процессов организации системы ОМС. В частности, уже несколько лет эта система используется в Московском Государственном Фонде МС, в ТФОМС Алтайского, Забайкальского и Ставропольского краев, Вологодской, Белгородской, Курганской, Липецкой областей и ряде других регионов.

 

Справка: Система электронного документооборота «ДЕЛО» (СЭД «ДЕЛО») является полностью отечественным программным продуктом. По итогам заседания Экспертного совета по российскому программному обеспечению при Минкомсвязи России система электронного документооборота «ДЕЛО» включенав Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, следовательно, соответствует требованиям, предъявляемым к программным продуктам, закупаемым для государственных и муниципальных нужд. Опции и подсистемы, расширяющие функционал СЭД «ДЕЛО», также внесены в вышеуказанный Реестр.