ООО «ЭОС (Софт)» и компания «Актив» по результатам проведенных испытаний подтвердили совместимость и корректность работы собственных продуктов: электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth и мобильного приложения iEOS.  

Электронные идентификаторы Рутокен ЭЦП Bluetooth позволяют использовать технологии электронной подписи на любой программно-аппаратной платформе, при этом они могут работать как через Bluetooth, так и через USB-интерфейс. В соответствии с подписанным компаниями «ЭОС» и «Актив» сертификатом данные идентификаторы рекомендуются для использования в качестве аппаратного носителя ключевой информации в приложении iEOS.  

Мобильное приложение iEOS предназначено для работы пользователей в системах электронного документооборота, разработанных ЭОС, для iPad. В данном приложении пользователи могут подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. 

 

Ознакомиться с сертификатом совместимости электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth с мобильным приложением iEOS можно на сайте ЭОСhttp://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/ieos.php. 

EOSMobileобеспечивает взаимодействие с системами документооборота компании ЭОСс планшетов, работающих на операционной системе Android, и может использоваться широким кругом пользователей – от рядовых исполнителей до руководителей. Потребности различных категорий специалистов реализуются в этом универсальном решении через гибкий интерфейс и индивидуально настраиваемый под потребности конкретного пользователя функционал. Теперь EOSMobile (Android)можно скачать насайте ЭОС.

Приложение продолжает линейку ранее выпущенных ЭОС мобильных решений («АРМ Руководителя» (Windows8.1), iEOS(iOS))и обладает всеми возможностями для комфортной работы с документами в СЭД/ECM-системах. Пользователи приложения могут: просматривать и аннотировать документы (файлы); выносить резолюции, давать поручения (как по документам, так и инициативные) и работать с ними; работать как с помощником, так и самостоятельно; просматривать и формировать отчеты; искать необходимые документы; работать с проектами документов, в том числе согласовывать (визировать) и подписывать документы электронной подписью.

Приложение работает в двух режимах: online и offline (в этом случае все действия с объектами передаются в СЭД при появлении доступа к сети). Обмен данными с сервером может быть организован через защищенное соединение.

Несколько удобных функций, которые позволяют пользователю чувствовать себя более комфортно: приложение даст знать о новых документах, если вдруг оно было свернуто, а пользователь, например, работали в каком-то другом приложении; можно выбрать удобный режим синхронизации: автоматический или ручной (при нажатии на кнопку «синхронизация»); создание инициативного поручения может начинаться и в другом приложении, через кнопку «Поделиться» (Share button), что позволит не только прикрепить pdf-файл (который будет отправлен вместе с поручением), но и откроет данное инициативное поручение сразу в режиме редактирования; а также ряд других возможностей, которые пользователи смогут увидеть в настройках Android-приложения.

Разработчики приложения на пути к созданию красивого дизайна и функционального интерфейса протестировали множество цветовых решений. В итоге было выявлено, что что наиболее комфортными для длительной работы с планшетом являются светло-серые цвета, которые и легли в основу финального макета.

Среди других важных акцентов, на которые сделан упор, — альбомный режим работы. Пользователям так значительно удобнее работать с электронными документами, создавать поручения, визировать и подписывать проекты документов и осуществлять многие другие операции. В данном режиме работы пользователи совершают действия, используя для управления большие пальцы, поэтому большинство функциональных элементов размещены либо в верхней части экрана, либо по его краям. С некоторыми элементами можно комфортно взаимодействовать даже обеими руками, что обеспечивает более удобную и быструю работу.

Можно, например, скрыть одну или обе панели в альбомном режиме: панель со списком документов и панель, отображающую реквизиты и поручения по документу. А если пользователь перевернет планшет в портретный режим, то приложение само автоматически скроет одну из двух панелей в зависимости от предыдущих действий пользователя. В результате пользователю всегда будет показана нужная ему панель.

Другой важный акцент сделан на полноте информации по документу и возможности просматривать и работать с ней на одном экране. Поэтому пользователям приложения доступна работа сразу в трех плоскостях: 1) просмотр списка документов, 2) чтение файлов по текущему документу, 3) просмотр реквизитов и всех доступных пользователю поручений по текущем документу.

Например, пользователь может ознакомиться с проектом поручения, подготовленным помощником, даже не открывая его на редактирование.

Артем Андреев, ведущий проектировщик корпоративных мобильных приложений компании ЭОС, так прокомментировал основную концепцию Android-приложения: «Люди предпочитают решения, которые могут быть персонифицированы под их задачи и пожелания. Осознавая этот факт, мы дали нашим клиентам гибкий интерфейс и настраиваемый под нужды клиента функционал непосредственно из самого приложения. Также решение должно быть другом и помощником в работе (даже когда за пользователем нет закрепленного помощника в компании), поэтому мы заложили логику работы, которая в нужный момент или предупреждает о совершении неверного действия (ограждает от совершения ошибки), или вовремя подстраивает свой интерфейс под удобную работу». Более подробно ознакомиться с возможностями приложения вы можете, скачав его и попробовав работать в демо-режиме на сайте ЭОС: http://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/android.php

10 лет назад в Законодательном Собрании Иркутской области стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота. За это время было сделано многое: от того, что принято называть классическим документооборотом, до создания электронного архива документов. При этом точка в проекте еще не поставлена: в будущем речь пойдет о полноценном межведомственном электронном документообороте, автоматизации законотворческой деятельности и даже о мобильных приложениях для работы с электронными документами.

Проект по автоматизации документооборота в Законодательном Собрании Иркутской области стартовал в октябре 2005 года. В рамках проекта на начальном этапе было необходимо организовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечить контроль исполнения поручений. Для этого специалистами Законодательного Собрания был проведен анализ представленных на российском рынке систем электронного документооборота.

Среди требований, одним из важнейших было удобство работы через web-клиент, возможность в будущем организовать работу с электронными цифровыми подписями, известность решения и количество внедрений в органах власти не только федерального, но и регионального уровня.

В результате выбор был сделан в пользу СЭД «Дело» компании «Электронные Офисные Системы». Именно это решение на тот момент уже было внедрено и хорошо зарекомендовало себя в Алтайском крае и ряде других регионов в центральной полосе России. Кроме того, важным фактором, склонившим весы в сторону СЭД «Дело», было и то, что в 2005 году и Госдума, и Совет Федерации уже работали в этой системе.

Как рассказали в Законодательном Собрании, в 2005 году еще мало кто думал о возможностях межведомственного электронного взаимодействия, это казалось практически несбыточной мечтой, однако уже на тот момент искали систему электронного документооборота «на вырост», которая не ограничивала бы потенциальные возможности специалистов ведомства уже на самом начальном этапе. Именно СЭД «Дело» показалась наиболее перспективным решением.

Партнером по внедрению была выбрана иркутская компания «Референт», победившая в рамках запросов котировок. Кроме того, Законодательное Собрание на тот момент уже имело положительный опыт сотрудничества с «Референтом» в рамках других ИТ-проектов, что, конечно, также сыграло свою роль.  

На первом этапе в Законодательном Собрании было создано 20 рабочих мест. Далее проект развивался постепенно, и на данный момент количество лицензий практически достигло 70 штук. 

В 2005 году в Заксобрании с помощью СЭД «Дело» автоматизировали работу канцелярии: полностью обеспечили регистрация входящих и исходящих нормативных документов. Через год запустили сканирование документов, в результате чего у специалистов комитетов и служб Законодательного Собрания появилось желание работать с теми документами, которые появлялись в этой системе. Также возникла потребность контролировать исполнение поручений комитетами Законодательного Собрания и самого аппарата Законодательного Собрания, т.е. управленческих документов. Потребности ведомства росли, соответственно увеличивалось и количество лицензий.

На сегодняшний день все внутренние службы аппарата Законодательного собрания Иркутской области, а также его комитеты и комиссии (в том числе, и депутаты) работают в системе «Дело». Они получают документы, ставят на контроль, отмечают исполнение. Все документы, которые входят и выходят из Законодательного Собрания, сканируются, для их хранения создан архив. В любой момент необходимый документ можно «поднять» из архива, распечатать или сделать скан-копию.

Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=139269

В Москве состоялось одно из самых крупных и ожидаемых событий отечественного рынка СЭД/ЕСМ - ежегодная клиентская конференция «Осенний документооборот-2015», организатором которой выступили компания ЭОС и технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК 6). Импортозамещение и новые требования клиентов к системам электронного документооборота, облачные и мобильные технологии, межведомственное взаимодействие и информационная безопасность, а также новинки продуктовой линейки ЭОС и партнеров – все эти темы освещались на протяжении дня работы конференции ведущими аналитиками и практиками в области информационных технологий со всей территории России.

В текущем году конференция «Осенний документооборот» претерпела существенные изменения. Как отметил Владимир Баласанян, председатель Совета директоров ЭОС, если раньше задачей конференции было прежде всего знакомство клиентов с новыми релизами решений ЭОС, то сейчас это уже не столь актуально – рассказать о новых продуктах можно и в рамках простых вебинаров.

Именно поэтому было принято решение пригласить на конференцию в качестве спикеров партнеров ЭОС, которые могут рассказать о различных трендах рынка IT в целом.

Очевидно, что на данный момент СЭД уже перестала быть какой-то необязательной программой, которую можно было использовать или не использовать в организации. Сегодня это одна из ключевых систем в информационной структуре любой организации. В ней работают все сотрудники, начиная с руководителей и заканчивая рядовыми специалистами. Именно поэтому проблематика СЭД тесно связана со всеми проблемами всего IT-рынка, о которых и говорили на конференции. Эксперты отрасли отметили, что сейчас рынок электронного документооборота готов сделать новый рывок в развитии, однако «турбулентность» в политико-экономической ситуации может оказаться сдерживающим фактором, из-за которого «взлета» придется подождать, но он все равно обязательно начнется.

Как отметил г-н Баласанян, на мероприятие, которое формально является клиентским, приходят не только клиенты компании, но и те, кому просто интересен рынок документооборота. Таким образом, удалось создать определенную синергию: выступления экспертов привлекают слушателей, а число представителей ведущих российских компаний-потребителей IT-сервисов, привлекает экспертов.

Подробнее о мероприятии читайте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=138571.

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию портальной ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.1 затронули юзабилити продукта в целом, интерфейс рабочего места пользователя, функционал работы с поручениями и задачами, систему оповещений и многое другое.

EOS for SharePoint – разработанная ЭОС система для управления корпоративным контентом и коллективной работы в едином информационном пространстве, которая позволяет автоматизировать не только документооборот, но и сопутствующие бизнес-процессы (управление совещаниями, работу с заявками, архивное хранение, корпоративный портал и т.д.). Это решение существенно дополняет базовые возможности MS SharePoint по управлению документами, а также позволяет решать широкий круг других управленческих задач.

В EOS for SharePoint 4.1 разработчики усовершенствовали способы отображения информации в разделах рабочего стола пользователя системы. Например, в блоке быстрого просмотра активных задач на рабочем месте пользователя при наведении курсора на конкретную задачу появляется всплывающий блок с подробной информацией (сведения об авторе поручения, контролере, исполнителях, регистрационных данных и др.). Это позволяет получить представление о задаче, не открывая ее в отдельном окне, что экономит время.

Также появился удобный инструмент для просмотра приложенных файлов в полноэкранном режиме – их предпросмотр теперь доступен прямо в карточке документа средствами Office Web Apps, и нет необходимости открывать каждый файл отдельно.

В новой версии изменился дизайн рабочего места пользователя и появились дополнительные возможности для настройки индивидуального интерфейса. Теперь пользователь может выбрать один из имеющихся дизайн-шаблонов, созданных на основе различных цветовых схем. Также можно добавить на рабочий стол в EOS for SharePoint фоновый рисунок, что придаст рабочему месту индивидуальность.

Изменения в интерфейсе также коснулись диалоговых окон, форм задач по документам и поручениям, выбора позиций из справочников и перечня пользователей. Например, в картотеке теперь можно управлять раскрытием «дерева поручений» – пользователь может выбрать требуемый уровень раскрытия.

В обновленной EOS for SharePoint 4.1 улучшено юзабилити исполнения задач (согласование, утверждение, исполнение, ознакомление и пр.). Теперь доступные варианты действий при рассмотрении, ознакомлении и исполнении документа могут быть настроены в зависимости от потребностей на уровне картотеки документов.

В новой версии EOS for SharePoint значительные изменения произошли в работе с поручениями – обновлена логика работы с этим типом объектов. Теперь можно создавать проекты периодических поручений и печатные формы для проектов поручений. Также стало доступно создание документа во исполнение задачи по поручению и регистрация в системе родительского поручения для текущего поручения.

Изменения затронули механизм исполнения задач по ознакомлению с документами, политику прав пользователей на создание поручений и списания в дело, режимы контроля прав создания поручений, логику работы с электронной подписью в поручениях, прикрепление файлов drag&drop, печать штрих-кодов (появилась возможность печатать над штрих-кодом произвольный текст  номер  и дату документа) и т.д.

Некоторые технические изменения в EOS for SharePoint 4.1 позволили еще больше ускорить и упростить работу пользователя. Так, используется «клиентская» отрисовка полей и областей ввода, что способствует ускорению отображения  и обновления информации  диалоговых окон и форм без полной перезагрузки страницы. Поддержка настраиваемых справочников на рабочих местах и расширенные возможности работы с фильтрами, появившиеся в новой версии, делают работу пользователя более комфортной и продуктивной.

Изменения в новой версии EOS for SharePoint коснулись не только основного функционала системы, но и служебных возможностей. Так, проще и удобнее стала работа с блоком настройки СЭД: появился единый перечень настроек системы, который позволяет работать с параметрами всех картотек на одной странице.

Добавлены дополнительные настройки и в блок делегирования полномочий. Кроме имевшийся ранее функции замещения пользователя (например, в случае временного отсутствия основного сотрудника), в EOS for SharePoint 4.1 появилась возможность совмещения должностей. Для поддержки полноценной коллективной работы добавлена функция информирования пользователя о назначении помощником, заместителем, совмещении и передаче ему задач.

Новая версия EOSforSharePoint4.1 будет представлена на конференции «Осенний документооборот – 2015» во второй части мероприятия, во время заседания секций.

Кроме этого, вы можете самостоятельно ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе: заполните специальную форму на нашем сайте и получите виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.1.

Развитие системы электронного документооборота в органах местного самоуправления города Барнаула, столицы Алтайского края, продолжается уже более 10 лет. В настоящее время пользователями СЭД «ДЕЛО» являются около 30 организаций, осуществляющих функции муниципального управления на территории городского округа Барнаул. В текущем году многие из этих организаций провели плановый дозакуп пользовательских рабочих мест, приобрели дополнительные опции к СЭД, а также осуществили работы по расширению участков автоматизации. В числе этих клиентов – Комитет по образованию города Барнаула. Поставку программного обеспечения, внедрение и общую консультационную поддержку данного проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке.

Поэтапное внедрение СЭД в системе муниципального управления городского округа Барнаул началось в 2005 году. Программным продуктом, на базе которого создавались СЭД в муниципальных структурах, стало «ДЕЛО», которое на тот момент уже было де-факто региональным стандартом. Эта разработка активно внедрялась в органах власти Алтайского края (в Администрации края и подведомственных организациях).

На муниципальном уровне для автоматизации документооборота первыми начали использовать «ДЕЛО» специалисты аппарата городской администрации Барнаула. Чуть позже система была внедрена в администрациях пяти районов города. В дальнейшем к числу пользователей СЭД «ДЕЛО» присоединились городские комитеты, а также администрации сел и поселков, входящих в состав городского округа.

Комитет по образованию города Барнаула начал внедрение СЭД «ДЕЛО» в 2009 году. Пользователями системы стали специалисты общего отдела, а также ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комитета. В настоящее время система активно используется для регистрации документов всех групп и организации контроля их исполнения. За период эксплуатации СЭД «ДЕЛО» отмечен существенный рост исполнительской дисциплины. Значительно сократилось время, необходимое для регистрации и обработки корреспонденции. Поиск актуальных сведений о документах стал проще и быстрее: в электронной картотеке СЭД «ДЕЛО» всегда имеются сведения о том, у кого из исполнителей в данное время находится документ, о состоянии исполнения и т.д.

В текущем году к числу пользователей СЭД Комитета добавляются новые сотрудники. Часть из них получат доступ в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Также в рамках планового развития СЭД Комитет обновил версию системы до актуальной, приобрел подсистему «Управление процессами» (позволяет проектировать в СЭД любые процессы обработки информационных объектов), дополнительные опции «Сканирование» (для оцифровки бумажных документов и ввода их электронных образов в СЭД) и «Электронная подпись и шифрование» (для подписания официальных документов электронной подписью). Кроме этого, для организации взаимодействия СЭД Комитета с системами документооборота других ведомств приобретен модуль СЭВ («Сервер Электронного Взаимодействия»).

Все опции и подсистемы на данный момент установлены. Для обучения новых пользователей СЭД сформированы учебные группы. Увеличение количества пользователей, а также освоение новых возможностей (сканирование документов, электронная подпись, взаимодействие с СЭД других организаций) позволит более эффективно использовать систему документооборота «ДЕЛО» для нужд муниципального управления. В перспективе Комитет рассматривает возможность дальнейшего увеличения количества пользователей системы, а также перехода на безбумажные технологии на этапах подготовки и согласования проектов документов.

Напомним, что Алтайский край является одним из регионов, в котором система электронного документооборота «ДЕЛО» выбрана в качестве базовой для автоматизации документальных процессов в органах власти и местного самоуправления. В регионе создана и успешно работает Единая система электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД), выполняющая не только функции автоматизации управления документами, но и общей информационной базы для государственных и муниципальных структур.

В конце июля текущего года в московском офисе международного холдинга RD Group была запущена в промышленную эксплуатацию система управления корпоративным контентом, интегрированная в общую IT-инфраструктуру компании. Система реализована на базе СЭД EOS for SharePoint, разработанной ЭОС, а исполнителем проекта является партнер ЭОС ООО «Юниксофт». Проект включает работы по автоматизации офисного документооборота и архива, бизнес-процессов согласования различных групп документов, управления совещаниями, разработку и внедрение модуля интеграции с 1C, а также ряда других модулей, учитывающих специфические потребности заказчика.

Холдинг RDGroupосуществляет деятельность в трех ключевых направлениях – инвестиции, строительство и управление коммерческой и жилой недвижимостью премиум-класса в России и мире.

Проект автоматизации документооборота в RD Group является комплексным – он охватывает не только обработку переписки и организационно-распорядительной документации, но и иные бизнес-процессы. В качестве главных целей проекта, таким образом, заказчик обозначил следующие: создание единого информационного пространства для компаний, входящих в холдинг; оптимизация бизнес-процессов; обеспечение контроля и анализа статистики бизнес-процессов; автоматизация документооборота; обеспечение технологических возможностей для оперативного поиска и хранение информации.

Концепция проекта предусматривает рассмотрение системы документооборота в качестве единого интерфейса для доступа к различным группам корпоративных документов – от входящей, исходящей корреспонденции и ОРД до договоров, заявок и реестров на оплату. Внедрение СЭД EOSforSharePoint в RDGroupрешает одновременно несколько задач: создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения, и организация взаимодействия между ними на новом уровне управленческих коммуникаций; комплексная автоматизация работы с документами, включая процессы создания, передачи, совместной работы, согласования, публикации, хранения и уничтожения документов, а также организации контроля исполнения; внедрение единых технологических принципов учета и обработки документов; формирование на базе СЭД единого информационного пространства, в котором обеспечиваются процессы совместной работы с документами на качественно новом уровне.

Кроме серверной и пользовательских лицензий на систему EOS for SharePoint, заказчиком приобретены дополнительные опции и подсистемы: «Управление совещаниями», «Сканирование», «ЭП и шифрование», а также комплект ПО для работы руководящего состава компании на мобильных устройствах – 7 лицензий на мобильное приложение iEOS (для iPAD) и столько же лицензий на опцию «ЭП для iEOS».

Всего на данном этапе автоматизирована работа с 6 группами документов: входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация, внутренняя документация, договор, заявки на оплату. Для последних 5 групп настроены бизнес-процессы согласования проектов документов в электронном виде

В рамках проекта также автоматизирован учет документов, хранящихся в архиве. В системе создана база данных для учета размещения физических единиц хранения (архивных дел) с указанием места размещения дела в архиве – номера хранилища, стеллажа, полки, папки и т.д.

Параллельно с основным проектом внедрения СЭД был завершен проект по разработке модуля интеграции 1С и EOS for SharePoint. Данный модуль позволяет передавать информацию об изменении и создании объектов из SharePoint в 1С и из 1С в ShareРoint. Также по просьбе заказчика разработаны и внедрены ряд дополнительных модулей: Модуль по штрихкодированию; Автозаполнение поля из справочника; Реестр заявок на оплату; Удаление дубликатов задач согласования.

Кроме разработки дополнительных модулей, в рамках проекта изменен интерфейс единого рабочего места пользователя, в котором добавлены дополнительные поисковые поля; настроены автозаполняемые шаблоны (например, для исходящего письма); разработана дополнительная отчетная форма (сводка по поручениям). Также в рамках проекта специалисты компании «Юниксофт» провели обучение персонала заказчика.

Таким образом, в результате внедрения EOS for SharePoint в холдинге RD Group создана единая информационная среда для совместной работы пользователей, функционирование которой обеспечено базовыми возможностями системы, дополнительными подсистемами, модулями и ее интеграцией со сторонними продуктами. В системе автоматизированы документально ориентированные бизнес-процессы, а также реализована концепция единой точки доступа к любым корпоративным информационным ресурсам и сторонним приложениям через пользовательское рабочее место в СЭД.

Продолжается регистрация на ежегодную конференцию «Осенний документооборот-2015», которую компания ЭОС и ПК 6проведут 23 октября 2015 года. Мероприятие состоится в EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство».

В этом году на традиционный форум компания ЭОС пригласила ведущих отечественных экспертов из смежных областей. Так, гостями и спикерами конференции станут Михаил Емельянников и Дмитрий Сатин. Широкое представительство аналитиков не только из сферы СЭД/ECM, но из других сегментов демонстрирует выход отечественной СЭД-отрасли на новый уровень: из узкоспециализированной она превращается в интегрирующую, решающую бизнес-задачи в точках взаимодействия различных систем управления.

Среди спикеров и участников ежегодной конференции ЭОС – руководители и специалисты федеральных и региональных органов власти, учебных заведений, крупных коммерческих компаний, общественных организаций. Обсудить сегодняшнюю ситуацию в СЭД-отрасли и актуальные тенденции ее развития традиционно соберутся ведущие аналитики и практики в области информационных технологий не только из федерального центра, но и со всей территории России.

Среди тем, которые предстоит рассмотреть участникам мероприятия – импортозамещение, новые требования клиентов к СЭД/ECM, облачные, мобильные технологии, межведомственное взаимодействие, вопросы информационной безопасности, защиты информации, новинки продуктовой линейки ЭОС и т.д. Программой предусмотрено пленарное заседание, работа по секциям и дискуссии по наиболее актуальным проблемам.

Одной из важнейших тем пленарного заседания станет обсуждение вопросов обеспечения информационной безопасности в системах документооборота.Михаил Емельянников, известный российский эксперт в области информационной безопасности и безопасности бизнеса, управляющий партнер Консалтингового агентства «Емельянников, Попова и партнеры», рассмотрит в докладе «Безопасность электронного документооборота в локальных и облачных инфраструктурах» важнейшие проблемы, которые сегодня касаются как собственников, так и операторов информационных ресурсов. Спикер завершит своим выступлением первую часть пленарного заседания.

Далее участники конференции обсудят вопросы применения квалифицированной электронной подписи, познакомятся с новыми возможностями платформы eDocLib 2.6 по организации документооборота, а также с функционалом и сферой применения EOS for SharePoint в качестве единой системы автоматизации документов, процессов и задач. Свои доклады также представят технологические партнеры ЭОС, компании-лидеры в сфере разработки программного и аппаратного обеспечения.

Завершит пленарное заседание дискуссия, на которой участники конференции познакомятся с новыми возможностями мобильных решений ЭОС, в том числе с ранее анонсированным приложением на Android. Здесь же клиенты ЭОС расскажут о практике использования мобильных приложений для решения различных задач – о работе в СЭД с мобильных устройств высших должностных лиц субъекта Российской Федерации (проект в Ростовской области) и других успешных внедрениях мобильных приложений. В этой же части конференции Дмитрий Сатин, ведущий юзабилити-специалист в России, президент Российского отделения UPA, ответственный редактор User Experience Magazine, расскажет о том, что такое человекоориентированные интерфейсы и какими они должны быть, чтобы максимально удовлетворять требования пользователей.

На двух секциях, которые продолжат конференцию и пройдут в формате «круглых столов», участники смогут познакомиться с проектами автоматизации процессов в госуправлении и коммерческом секторе на различных платформах. Наталья Храмцовская выступит по теме «Архивное дело в эпоху цифровых технологий: требование законодательства, текущая ситуация. Вопросы практического применения электронных архивов». Также слушателей ожидают сообщения представителей ЭОС об автоматизации МФЦ, новом стандарте обмена данными и применении электронной подписи в рамках МЭДО.

На второй секции будет представлена новая версия EOS for SharePoint - 4.1. Клиенты ЭОС из различных сфер деятельности представят практические кейсы по автоматизации бизнес-процессов и управления документами. Завершит конференцию дискуссия с экспертами на актуальнейшую сегодня тему – импортозамещения в IT-отрасли, а также связанную с этим проблему использования свободно распространяемого программного обеспечения (СПО).

Более подробно ознакомиться с программой мероприятия и зарегистрироваться можно на сайте ЭОС.

До начала ежегодной клиентской конференции ЭОС «Осеннийдокументооборот-2015», которая состоится 23 октября в EVENT-ХОЛЛЕ «ИнфоПространство», осталось совсем немного. В этом году впервые на традиционный форум компания ЭОС пригласила ряд ведущих отечественных экспертов из разных сегментов IT-отрасли (таких как М. Емельянников, Д.Сатин). Широкое представительство экспертного сообщества не только из сферы СЭД/ECM, но из многих смежных областей демонстрирует выход отечественной СЭД-отрасли на новый уровень: из узкоспециализированной она превращается в интегрирующую, решающую бизнес-задачи в точках взаимодействия различных систем управления.

Впервые гостем конференции станет Михаил Емельянников, известный российский эксперт в области информационной безопасности и безопасности бизнеса, управляющий партнер Консалтингового агентства «Емельянников, Попова и партнеры». Михаил Юрьевич – автор и тренер учебных курсов по проблемам режима коммерческой тайны и персональных данных, ведущий авторского блога «Рецепты безопасности от Емельянникова», автор более 200 публикаций по вопросам обеспечения информационной безопасности. Участникам конференции «Осенний документооборот» он расскажет о проблемах обеспечения безопасности в локальных и облачных инфраструктурах. Спикер выступит в первой (утренней) части планарного заседания.

Вопросы обеспечения информационной безопасности, в том числе в системах документооборота,  сегодня выходят на первый план, причем эта тема приобрела в последние годы серьезную политическую составляющую. Реализация государственных СЭД-проектов с мощной инфраструктурой, развитие систем межведомственного взаимодействия, перенос крупных информационных систем в облака – все это по-новому и весьма остро ставит вопросы информационной безопасности и защиты данных.

Является ли перенос информационных систем (в том числе систем электронного документооборота) в коммерческий дата-центр или облако панацеей для решения всех проблем по обеспечению информационной безопасности и защиты информации? Способен ли провайдер, оказывающий данные услуги, обеспечить должный уровень защиты информации? Каковы в такой ситуации обязанности собственника информационных ресурсов и оператора информационной системы в соответствии с требованиями законодательства? Как выполнить требования к обеспечению безопасности сведений ограниченного доступа (коммерческая и служебная тайна, персональные данные и т.д.) в системе документооборота, развернутой в собственной инфраструктуре? Этим важнейшим и очень непростым вопросам будет посвящен доклад Михаила Емельянникова «Безопасность электронного документооборота в локальных и облачных инфраструктурах».

Не упустите возможность узнать «рецепты безопасности» от ведущего российского эксперта в сфере защиты информации, а также услышать выступления экспертов (теоретиков и практиков), представляющих различные сегменты IT-отрасли. Зарегистрироваться и более подробно ознакомиться с программой мероприятия можно на сайте ЭОС. Место проведения – г. Москва, Мультифункциональный центр EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство» (1-й Зачатьевский пер., 4.)

Общероссийский союз общественных объединений «Олимпийский комитет России» (ОКР) является общественным объединением (союзом юридических лиц) объединений физкультурно-спортивной направленности, возглавляет олимпийское движение России и представляет нашу страну в международном олимпийском движении. Миссией ОКР является консолидация участников олимпийского движения и создание стабильной и комфортной среды для развития спортсменов, способных и желающих достигать наивысших результатов на Олимпийских играх.

ОКР использует СЭД «ДЕЛО» в своем аппарате с 2013 года. Одним из важнейших участков автоматизации является перевод документов в электронный вид. Для этого заказчиком были приобретены лицензии на дополнительные опции для СЭД – «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», а также соответствующее оборудование. Поставка программного обеспечения и поддержка проекта осуществляется партнером ЭОС – ООО «Юниксофт».

Система электронного документооборота «ДЕЛО» используется в аппарате ОКР для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, для контроля исполнения резолюций и справочно-информационной работы. Автоматизированные рабочие места системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-Web» позволили обеспечить оперативное взаимодействие и обмен информацией о документах между подразделениями аппарата, а также упорядочить внутренний документооборот ОКР.

Учитывая значительные объемы документооборота в аппарате, поточное сканирование стало необходимым элементом процесса обработки документов в Отделе документационного обеспечения Управления делами ОКР. Массовый перевод входящей и исходящей корреспонденции в электронный вид в точке ее регистрации позволил снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, а также разгрузить сотрудников Отдела документационного обеспечения от чисто технических и затратных по времени работ.

Таким образом, внедрение технологии сканирования документов в поточном режиме дает возможность увеличить долю электронных документов во внутреннем документообороте организации. В качестве дальнейших этапов развития СЭД «ДЕЛО» заказчик рассматривает закупку и внедрение в подразделениях аппарата ОКР дополнительных автоматизированных мест, а также интеграцию с 1С на участках договорной работы и осуществления платежей.

Напомним, что решение «Поточное сканирование», разработанное компанией ЭОС, предназначено для массового перевода в электронный вид больших объемов бумажных документов. «Поточное сканирование» – это коробочное решение, которое можно использовать не только вместе с продуктами ЭОС («ДЕЛО», eDocLib, EOS for SharePoint), но также интегрировать с любой другой системой электронного документооборота.

30 сентября с 15:00 до 16:00 (время московское) проект DOCFLOW проводит вебинар «Интеллектуальная обработка текстов. Возможности по сравнению версий документов и обработке обращений граждан». Online-семинар пройдет в формате «Мастер-класс». Экспертным мнением о современных технологиях распознавания текстов и их использовании в качестве инструментария СЭД/ECM-систем поделятся Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС, и Екатерина Боброва, руководитель группы лицензирования технологий компании ABBYY. На мастер-классе на практических примерах будут показаны возможности новой технологии – ABBYY Compreno.

Ключевой тенденцией последних лет является рост готовности пользователей к расширению функционала ECM-продуктов. Увеличение объемов информации, которая аккумулируется в корпоративных ECM-системах, требует более эффективных инструментов для работы с данными. Пользователи нуждаются в технологиях, позволяющих не только формально зарегистрировать документ в СЭД, но и максимально автоматизировать последующую обработку.

Технология Compreno, новая разработка ABBYY, позволяет обрабатывать тексты документов на  качественно новом уровне – с пониманием смысла, извлечением фактов из текста, автоматической рубрикацией и поиском аналогичных документов.

В рамках вебинара будут обсуждаться два практических сценария применении технологий ABBYYв ECM-решениях: для обработки обращений граждан и для сравнения текстов документов.

Участники семинара узнают, как с помощью новых  технологий повысить эффективность работы пользователей,  а также

• о перспективных направлениях эволюции СЭД/ECM-решений, в том числе в части расширения сферы применения технологий интеллектуальной обработки;
• о том, как с помощью интеллектуальных технологий повысить эффективность использования уже имеющегося в вашей организации СЭД/ECM-решения и оптимизировать временные и финансовые затраты на документооборот.

Присоединяйтесь к числу участников мастер-класса, и вы узнаете о возможностях использования технологических  решений  по обработке текстов в ECM-системах

Участие в вебинаре бесплатное. Необходима предварительная регистрация. Зарегистрироваться можно на сайте проекта DOCFLOW по ссылке: http://www.docflow.ru/edu/webinars/webinar_reg_page.php.

В подразделениях Следственного комитета Российской Федерации, расположенных на территории  Республики Крым, завершено внедрение автоматизированного информационного комплекса (АИК) «Надзор» (на базе СЭД «ДЕЛО»). Работы выполнены компанией «Космос-2», г. Ростов-на-Дону (партнер ЭОС) в максимально короткие сроки.

В Главном следственном  управлении  Следственного комитета Российской Федерации по Республике Крым внедрение АИК «Надзор» проходило в два этапа: на первом этапе система установлена непосредственно в подразделениях Главного управления, на втором – в городских, межрайонных следственных отделах, а также в следственном отделе на транспорте.

В Следственном  управлении Следственного комитета Российской Федерации по городу Севастополь внедрение АИК «Надзор» осуществлено за один этап – система развернута в подразделениях Аппарата управления и территориально удаленных следственных отделах.

Следует отметить, что ГСУ СК РФ по Республике Крым и СУ СК РФ по г.Севастополь были сформированы около года назад и до старта проекта использовали в работе смешанную систему  делопроизводства без каких-либо элементов автоматизации.

В связи с уникальностью решаемых задач в процессе деятельности следственных подразделений, созданием специфических документов, не имеющих аналогов в иных органах власти, при автоматизации документооборота требовалось включить в единую систему электронного документооборота не только обычные управленческие документы и переписку, но и уголовные дела, а также контрольные производства.

Кроме этого, необходимо было автоматизировать обмен документами между территориальными отделами и Аппаратом управления, обеспечить отслеживание сроков исполнения документов, быстрый поиск в общей базе данных, а также создание различных отчетов – по документообороту, обращениям граждан и др.

Все эти задачи обеспечивает функционал АИК «Надзор» - специализированного программного продукта компании ЭОС. Продукт полностью соответствует ведомственным требованиям по организации документооборота, закрепленным в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом от 18.07.2012 № 40.

В ходе внедрения в системе «Надзор»:

- созданы все необходимые группы документов, установленные нормами ведомственной Инструкции по делопроизводству;

- подготовлены все базовые и дополнительные справочники, в том числе «Номенклатура дел»;

- автоматизированы процессы регистрации входящей, исходящей, организационно-распорядительной документации, уголовных дел, заведения контрольных производств по документам, списания документов в наряды, печать почтовых реестров, конвертов;

- проведено обучение сотрудников и индивидуальные консультации по работе с системой.

Кроме того, в регистрационных картах заведены дополнительные реквизиты, которые позволяют более полно отражать информацию по документальным единицам.

Так, в карточках обращений граждан заведены стандартные формулировки решений, принятых по обращениям («отклонено», «разъяснено» и т.д.). В карточки учета уголовных дел внесены основания приостановления дела, меры процессуального принуждения, некоторые положения Уголовного кодекса Российской Федерации. Кроме информативной функции, дополнительные реквизиты позволили существенно сократить время формирования разнообразных периодических отчетов (ежемесячных, квартальных и т.д.).

 

Внедрение АИК «Надзор» позволило вывести на новый уровень информационное взаимодействие в Следственных управлениях. Подразделения Аппарата управления и территориально удаленные следственные отделы получили доступ в единую базу данных.  

Продолжается регистрация на ежегодную конференцию «Осенний документооборот-2015», которую компания «Электронные Офисные Системы» и технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК 6) проведут 23 октября 2015 года. Мероприятие состоится в Москве, а местом его проведения второй год подряд станет Мультифункциональный центр EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство» (1-й Зачатьевский пер., 4.). Конференция, которую ЭОС проводит каждый год, является важнейшей дискуссионной площадкой не только для клиентов и партнеров компании, но и для всего экспертного СЭД/ECM-сообщества. Обсудить сегодняшнюю ситуацию в СЭД-отрасли и актуальные тенденции ее развития (импортозамещение, новые требования клиентов к СЭД/ECM, облачные, мобильные технологии и т.д.) традиционно соберутся ведущие аналитики и практики в области информационных технологий не только из федерального центра, но и со всей территории России. Уже подтвердили участие представители клиентов и партнеров ЭОС из Москвы, Санкт-Петербурга, республик Крым, Мордовии, Татарстан, Камчатского, Красноярского, Ставропольского краев, Волгоградской, Вологодской, Курской, Рязанской, Самарской, Свердловской, Тульской областей и Ханты-Мансийского АО. Среди спикеров и участников ежегодной конференции ЭОС – руководители и специалисты федеральных и региональных органов власти, учебных заведений, крупных коммерческих компаний, общественных организаций. Программой предусмотрено пленарное заседание, работа по секциям и дискуссии по наиболее актуальным проблемам. В первой части конференции ее участников ожидают доклад председателя Совета директоров ЭОС Владимира Баласаняна о текущей ситуации в отрасли и перспективах ее развития, а также выступление Юрия Назарова, Генерального директора «ЭОС ПВ», которое будет посвящено корпоративным системам сегодня. Спикер расскажет о спектре задач, решаемых современными СЭД, которые уже давно вышли за рамки стандартного СЭД-функционала, а также об актуальных приоритетах в разработке продуктов ЭОС. Представитель Минкомсвязи России Ярослав Ярополов, начальник отдела МЭВ Департамента проектов по информатизации, расскажет о текущем состоянии и перспективах развития межведомственного электронного взаимодействия. Далее участники пленарного заседания обсудят вопросы применения квалифицированной электронной подписи, познакомятся с новыми возможностями платформы eDocLib 2.6 по организации документооборота, а также с функционалом и сферой применения EOS for SharePoint в качестве единой системы автоматизации документов, процессов и задач. Свои доклады также представят технологические партнеры ЭОС, компании-лидеры в сфере разработки программного и аппаратного обеспечения. Завершит пленарное заседание дискуссия, на которой участники конференции познакомятся с новыми возможностями мобильных решений ЭОС, в том числе с ранее анонсированным приложением на Android. Здесь же клиенты ЭОС расскажут о практике использования мобильных приложений для решения различных задач – о работе в СЭД с мобильных устройств высших должностных лиц субъекта Российской Федерации (проект в Ростовской области) и других успешных внедрениях мобильных приложений. На двух секциях, которые продолжат конференцию и пройдут в формате «круглых столов», участники смогут познакомиться с проектами автоматизации процессов в госуправлении и коммерческом секторе на различных платформах. На первой секции о технологии работы с электронными поручениями руководителей структурных подразделений Аппарата Совета Федерации с использованием «АРМ Руководителя (Win7)» расскажет Надежда Синева, референт Управления информационных технологий и документооборота Аппарата Совета Федерации. Тему автоматизации деятельности законодательных органов продолжит доклад об опыте внедрения IT-инноваций в правотворческий процесс в Законодательном Собрании Камчатского края. На этой же секции участники конференции познакомятся с одним из проектов муниципального уровня – их вниманию будет предложен доклад о развитии электронного документооборота в Администрации Рязани. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International, выступит по теме «Архивное дело в эпоху цифровых технологий: требование законодательства, текущая ситуация. Вопросы практического применения электронных архивов». Также слушателей ожидают сообщения представителей ЭОС об автоматизации МФЦ, новом стандарте обмена данными и применении электронной подписи в рамках МЭДО. На второй секции будет представлена новая версия EOS for SharePoint - 4.1. Клиенты ЭОС из различных сфер деятельности представят практические кейсы по автоматизации бизнес-процессов и управления документами. Многим будет интересно выступление Павла Музычкина, профессора кафедры ИТ РЭУ им. Г.В. Плеханова, начальника отдела эксплуатации СЭД, посвященное эволюции СЭД в Плехановском университете. В этом вузе СЭД прошла путь от контроля исполнения поручений до распределенной обработки, электронной подписи и внедрения мобильных приложений. Завершит конференцию дискуссия с экспертами на актуальнейшую сегодня тему – импортозамещения в IT-отрасли, а также связанную с этим проблему использования свободно распространяемого программного обеспечения (СПО). Конференция пройдет при поддержке российских и мировых лидеров в IT-сфере – компаний Canon, Fujitsu, ABBYY, Microsoft, EPSON, Нойхаус, «Актив». Информационная поддержка мероприятия будет осуществляться силами ведущих изданий: Cnews, Docflow, MSKIT, ITSZ, ICT-Online, SPBIT, NNIT, 12NEWS, NJB (Национальный банковский журнал), ООО «Компания МИС-информ», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Системный администратор», «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Современные технологии делопроизводства и документооборота», «Мобильные телекоммуникации», НААР (Наш архив).

Одной из самых сложных задач для руководства крупной территориально распределенной компании является организация простого, оперативного и прозрачного взаимодействия между структурными единицами. Касается это и документооборота между ними, так как именно он является фундаментом для развития любого предприятия. Выбрать решение, которое сможет удовлетворить все потребности такого бизнеса, довольно сложно. ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг», занимающееся строительством и реконструкцией объектов нефтепереработки в России и за рубежом, выбрало для автоматизации документооборота и организации взаимодействия между подразделениями холдинга решение EOS for SharePoint. 
Открытое акционерное общество «Глобалстрой-Инжиниринг» является одной из крупнейших компаний в секторе проектирования, снабжения и строительства (EPC) для компаний нефтегазовой отрасли в России и СНГ. В настоящее время ОАО «ГСИ» является ядром многофункционального строительного холдинга, имеющего в своем составе общестроительные, монтажные, трубопроводные, проектные и другие предприятия.
Исторически в ОАО «Глобалстрой-Инжиниринг» для организации документооборота использовалось решение Lotus Notes: оно оказалось «наследством» от ОАО НК «ЛУКОЙЛ», частью которого являлось предприятие до 2004 года.
Однако в определенный момент перед руководством «Глобалстрой-Инжиниринг» встал серьезный вопрос: либо приобретать новые лицензии Lotus Notes, либо выбрать новое решение. В решении этого вопроса важную роль сыграл тот факт, что используемая система устраивала далеко не во всем.
«Нам была нужна система, которая позволила бы организовать документооборот не только внутри нашего головного предприятия, расположенного в Москве, но и во всех филиалах, которые работают в других регионах России, – рассказывает Андрей Сикерин, начальник службы информационных систем ОАО «ГСИ». – Lotus Notes не мог удовлетворить такие потребности. К тому же, если бы мы решили использовать ту же систему, пришлось бы переходить на ее новую версию, что сравнимо с новым внедрением. Кроме того, мы хотели получить удобный и простой инструмент с широкими функциональными возможностями, в том числе – для удаленной работы. Проанализировав представленные на рынке решения, мы выбрали EOS for SharePoint».
Как рассказали в ОАО «ГСИ», анализ рынка показал, что EOS for SharePoint был хорошо приспособлен для работы с территориально распределенными компаниями, с системой можно было работать удаленно, что полностью удовлетворяло требованиям предприятия. Также важным фактором, повлиявшим на выбор, стала ценовая политика компании ЭОС: EOS for SharePoint оказался дешевле предложений конкурентов.
Проект был реализован примерно за 4-6 месяца и осуществлялся специалистами компании ЭОС. За это время были проведены обследование предприятия, подготовка ТЗ и рекомендаций к изменению бизнес-процессов компании и непосредственно внедрение.  Сопровождение EOS for SharePoint осуществляется также вендором.
«Способствовало достаточно быстрому внедрению и то, что платформа Microsoft SharePoint уже использовалась нами как система обмена информацией. Весомым плюсом EOS for SharePoint оказалось то, что сотрудников практически не пришлось переучивать: они уже умели работать с интерфейсом SharePoint, так что сложностей с привыканием к новому инструменту нам удалось избежать», – объясняет Андрей Сикерин.
Для обучения сотрудников в «Глобалстрой-Инжиниринг» был создан специальный учебный класс, преподавание в котором вели сотрудники ЭОС. Так как EOS for SharePoint автоматизировала текущие процессы, а они подразумевают серьезную роль секретариата, то именно секретари и проходили обучение. Для всех остальных сотрудников, которые подключались к работе в системе по мере ее развития и изменений в компании, были подготовлены подробные пошаговые инструкции.
На данный момент в EOS for SharePoint работает несколько сотен сотрудников, причем не только в головном офисе, но и в регионах: все дочерние общества имеют интерфейс взаимодействия с документооборотом, все входящие и исходящие документы идут через EOS for SharePoint.
«Благодаря EOS for SharePoint у нас существенно упростился поиск документов, к тому же он стал значительно быстрее, – резюмирует Андрей Сикерин. – Кроме того, в отличие от предыдущей используемой нами СЭД, в EOS for SharePoint мы находим непосредственно скан-копии этих документов, с которыми можно работать дальше. К тому же по каждому документу при необходимости мы можем проследить всю его историю. Важно и то, что использование выбранного нами решения позволило повысить исполнительскую дисциплину: руководство может легко отследить исполнение задач по документам и соблюдение сроков».
 

Спикер – Назаров Юрий Викторович, Генеральный директор ЭОС ПВ.

- Юрий Викторович, импортозамещение в ИТ-отрасли, первоначально бывшее лишь неясной и отдаленной перспективой, постепенно превращается в актуальную потребность. Многие российские компании вынуждены оперативно пересматривать свою закупочную политику в области ИТ – искать отечественные альтернативы западным продуктам, чтобы иметь возможность уложиться в бюджет. Что ЭОС готова предложить таким компаниям?

Для ЭОС импортозамещение – это не новое явление, возникшее в последние год-два на волне кризиса и политических решений на высшем уровне. По сути то, чем ЭОС занимается уже 21 год – это и есть импортозамещение, потому что все это время мы производили и внедряли отечественные продукты. И именно поэтому зарубежные системы, представленные на рынке РФ, очень сильно разбавлены нашими СЭД-продуктами.

При этом мы не шли по пути адаптации зарубежных систем – мы разрабатывали собственные, учитывающие наши реалии документооборота, нашу специфику. Не будем сейчас говорить, хороши или плохи российские традиции документооборота, но они есть, и вендоры обязаны давать заказчикам работающие в рамках этих традиций и нормативно-методических требований СЭД.

Наше ПО – полностью отечественное – вне зависимости от того, какое определение понятия «отечественное ПО» использовать. Да, наши системы, как и любые другие из представленных сегодня на российском рынке, нуждаются для функционирования в зарубежных ИТ-продуктах, которые являются для СЭД элементами инфраструктуры – это операционные системы и СУБД (MSSQL, Oracle и т.д.). Если же говорить о функциональности (тезис о недостаточности функционала отечественных СЭД-решений в сравнении с западными ECM-продуктами часто присутствует в заявлениях экспертов), то практика говорит об обратном. Отечественные СЭД, в том числе и продукты ЭОС, уже вышли далеко за рамки чисто «канцелярских» задач и активно осваивают участки автоматизации бизнес-процессов, аналитику и т.д. Интеллектуальная составляющая систем документооборота активно развивается и будет развиваться. Более того, СЭД часто рассматривается как интерфейс для доступа к единой информационной системе и управлению контентом и успешно решают эти задачи путем интеграции с другими ИТ-продуктами – ERP, BPMи др. В интеграции, а не в захвате стороннего функционала, мы видим будущее российских СЭД.

- Параллельно с обсуждением темы импортозамещения в экспертном сообществе активно дебатируется необходимость перехода на свободное программное обеспечение. Многие видят в этом возможность обезопасить себя, если вдруг в результате санкций исчезнет возможность поддержки уже имеющегося западного ПО, а также некую гарантию безопасности. Как вы считаете, может ли переход на СПО стать одним из путей импортозамещения?

Не следует путать импортозамещение с переходом на свободное программное обеспечение (СПО). Под импортозамещением мы понимаем замену программных продуктов, созданных зарубежными компаниями, на разработки национальных (российских) предприятий. Свободное программное обеспечение (СПО) не является собственностью отечественного предприятия – фактически оно никому не принадлежит, то есть никто не обладает в отношении него авторскими и имущественными правами.

На практике это означает, что не нужно платить за лицензии. Именно эта «бесплатность» зачастую и является самым привлекательным фактором в СПО. Но не стоит забывать, что это весьма условное понятие: затраты на доработку, внедрение и поддержку существенны и зачастую сопоставимы с расходами на проприетарное ПО.

Взять хотя бы активно обсуждаемую сейчас СУБД PostgreSQL, которую Минкомсвязи недавно поставило номером 1 по направлению «Системы управления базами данных» в протоколеэкспертной оценки проектов по импортозамещению инфраструктурного программного обеспечения. Как и многие opensource-продукты, в чистом виде эта СУБД не готова для коммерческого использования. Нужна enterprise-версия, то есть прикладное решение – а его создание, естественно, стоит денег. Именно над этим сейчас активно работают некоторые российские ИТ-компании.

Как видим, на деле за Open Source приходится платить (как минимум за развертывание, доработку и поддержку) специализирующимся на этом направлении сторонним компаниям. Если организация хочет обойтись во внедрении СПО своими силами, то придется искать персонал соответствующей квалификации – а это весьма сложно и недешево. И никто не гарантирует, что в дальнейшем это ПО будет кем-то совершенствоваться, в итоге в будущем затраты по развитию продукта, возможно, тоже придется взять на себя. К тому же отсутствие у продукта формального собственника вовсе не означает его безопасность и отсутствие рисков при использовании. Кто сказал, что в свободном ПО не будет «закладок», которых так опасаются в проприетарных продуктах?

Итак, СПО можно использовать вместо импортных проприетарных систем, но это не будет импортозамещением. Переход на СПО и импортозамещение, конечно, тесно связаны – оба процесса подразумевают отказ от западных проприетарных продуктов, оба нацелены на поддержку отечественной ИТ-отрасли (если мы будем иметь в виду не только собственно вендоров, но и компании, которые будут заниматься адаптацией и поддержкой СПО), оба явления активно проявились на волне политического и экономического кризиса. Но смешивать их в один процесс и подменять импортозамещение внедрением СПО не стоит.

- Но все же реальность такова, что государство активно продвигает идею отказа от инфраструктурных западных продуктов (СУБД и ОС) в пользу СПО. Готова ли ЭОС перевести свои СЭД на другие платформы?

Пока вопрос о перечне рекомендованных на государственном уровне ОС и СУБД является открытым. Если окончательно будет сформирован перечень рекомендуемых к внедрению в рамках импортозамещения серверных и клиентских платформ – мы готовы в кратчайшие сроки подготовить соответствующие релизы наших систем. Предваряя эту возможность, мы уже давно начали работы по кроссплатформенности. Архитектура наших СЭД изначально такова, что позволяет в кратчайшие сроки проводить портирование на другие СУБД. Тем более что опыт портации наша компания имеет, и очень серьезный, как и опыт миграции с других систем на решения ЭОС. На сегодняшний день более 100 клиентов перешли с других СЭД на наши продукты, при этом около 40 компаний перешли с западных СЭД-платформ (Documentum, Alfresco, Lotus).

- Спасибо за беседу!

С 2007 года в Администрации города Реутов (Московская область) для автоматизации процессов работы с документами используется система электронного документооборота «ДЕЛО». В текущем году в муниципалитете завершен очередной этап развития системы – увеличено количество рабочих мест, а для руководства Администрации приобретены мобильные приложения iEOS. С начала реализации проекта по настоящее время поставку программного обеспечения, услуги по внедрению и информационному сопровождению системы оказывают специалисты компании ООО «СофтЭксперт» (г. Тула), «золотого» дилера ЭОС.

Город Реутов – один из наукоградов Российской Федерации. Он получил этот статус в 2003 году в соответствии с Указом Президента России. В городе располагается военно-промышленная корпорация «Научно-производственное объединение машиностроения» (ОАО «ВПК «НПО машиностроения») – одно из ведущих ракетно-космических предприятий России, которое является градообразующим. Органы местного самоуправления города представлены Администрацией города и городским Советом.

В 2007 году руководство Администрации города Реутов приняло решение о замене ранее использовавшейся системы документооборота на СЭД «ДЕЛО», так как действующая в тот момент система более не могла качественно поддерживать процессы документооборота и не имела возможностей для дальнейшего развития. В процессе внедрения СЭД специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены работы по переносу данных из существующей БД, разработке необходимых аналитических и статистических отчетов по контролю исполнения документов, анализу распорядительных документов и поступающей корреспонденции, отчетов по работе с обращениями граждан, настройке основных и дополнительных справочников системы, обучению пользователей.

Система документооборота «ДЕЛО» позволила объединить в едином контуре основные подразделения Администрации – приемную Главы города, приемную заместителей Главы, отделы и управления Администрации, руководителей структурных подразделений. Были установлены рабочие места системы «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web» и ряд дополнительных опций. Также была внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

В текущем году было принято решение о расширении круга пользователей, имеющих доступ в СЭД. Учитывая специфику деятельности руководителей, для удобства их работы в системе были приобретены мобильные клиенты. Масштабирование автоматизированной системы электронного документооборота на программной платформе «ДЕЛО» в Администрации города Реутова в текущем году было осуществлено путем увеличения количества лицензий СЭД «ДЕЛО» (приобретено 20 дополнительных рабочих мест), а также путем внедрения технологий мобильной работы (установлено 6 рабочих мест iEOS – для руководителя администрации и его заместителей).

На данный момент в Администрации города Реутов автоматизировано более 80 рабочих мест. В работе также используются дополнительные опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами». Полностью автоматизирована работа на следующих участках документооборота:

·         «Входящая корреспонденция»,

·         «Исходящая корреспонденция»,

·         «Внутренняя корреспонденция»,

·         «Обращения граждан»,

·         «Распорядительные документы».

С помощью приложения iEOS реализована возможность удаленной работы в системе с мобильных устройств, что позволило руководителю администрации и его заместителям оперативно получать документы, необходимые для работы.

В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.

Напомним, что для муниципальных образований Московской области программный продукт «ДЕЛО» компании ЭОС является хорошо знакомым и прекрасно зарекомендовавшим себя решением. СЭД «ДЕЛО» используют более 80 муниципальных образований Московской области – более 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений. Большинство администраций активно масштабируют систему и расширяют используемый функционал.

В Следственном управлении Следственного комитета РФ по Республике Коми развернут автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР» – разработка компании ЭОС. На первом этапе проекта система установлена в подразделениях главного управления и в канцелярии следственного отдела г. Сыктывкар. Все работы выполнены компанией «Офис-Док» (г. Санкт-Петербург), «золотым» партнером ЭОС, в течение одной недели.

Следственное управление Следственного комитета Российской Федерации по Республике Коми входит в систему следственных органов России. Являясь подразделением Следственного комитета Российской Федерации, СУ по Республике Коми обеспечивает в пределах своих полномочий исполнение законодательства об уголовном судопроизводстве.

СУ СК РФ по Республике Коми расположено в г. Сыктывкаре. В структуру республиканского следственного управления также входят удаленные подразделения – следственные отделы по городам, сельским муниципальным районам и межрайонные следственные отделы.

Главной задачей СУ СК РФ по Республике Коми является оперативное и качественное расследование преступлений в соответствии с подследственностью, установленной уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. К основным функциям СУ СК РФ по Республике Коми относятся:

- обеспечение досудебного производства по уголовным делам;

- обеспечение законности при приеме, регистрации, проверке сообщений о преступлениях, возбуждении уголовных дел, производстве предварительного расследования и принятие мер, направленных на защиту прав и свобод человека и гражданина, а также охраняемых законом интересов общества и государства;

- организация и осуществление судебно-экспертной деятельности, взаимодействие с экспертными и научно-исследовательскими учреждениями.

Программный комплекс «НАДЗОР» – одна из узкоспециализированных разработок компании «Электронные Офисные Системы». Он предназначен для автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом, в органах, в компетенции которых находится предварительное расследование уголовных дел и надзорная деятельность в этой сфере. Комплекс успешно используется в органах прокуратуры и системе следственных органов Российской Федерации как на федеральном, так и на региональном уровне (система внедрена в Следственном Комитете Российской Федерации и во многих регионах – в Алтайском, Пермском, Ставропольском краях, Белгородской, Псковской, Новосибирской, Оренбургской, Ростовской, Тверской, Томской, Самарской, Сахалинской областях, в Республиках Башкортостан, Мордовия, Калмыкия, Удмуртия и других).

Развертывание специализированного решения АИК «НАДЗОР» было проведено специалистами компании «Офис-Док» в максимально короткие сроки. При этом деятельность всех подразделений следственного управления во время работы проектной команды продолжала осуществляться в обычном режиме.

Задачи, поставленные заказчиком, были решены:

- автоматизированы документальные процессы, обеспечивающие основную деятельность следственного управления (документооборот в следственных органах строго регламентирован в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Следственного комитета Российской Федерации № 40 от 18.07.2012, и все процедуры обработки документов в АИК «НАДЗОР» реализованы в соответствии с данной Инструкцией);

- процессы документооборота подразделений центрального аппарата, а также следственного отдела по г. Сыктывкар, объединены в общий контур;

- проведено обучение сотрудников и индивидуальные консультации по работе с системой.

В перспективе заказчик планирует рассмотреть возможность расширения использования системы. Масштабирование АИК «НАДЗОР» позволит организовать взаимодействие с удаленными подразделениями на качественно новом уровне и сократить время обмена информацией внутри следственного управления.

В ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курганской области» начато внедрение eDocLib: Актив Бизнес – системы по управлению корпоративным контентом и взаимодействием персонала в процессе работы с документами. Целями внедрения на первом этапе являются автоматизация исполнения плана-графика лабораторных исследований, работы с договорами и сопутствующими документами, а также формирование единой базы документов, сопровождающих основную деятельность учреждения. Поставку программного обеспечения осуществляет компания «КС-Консалтинг», а внедрение ECM-системы проводится силами ООО «БизнесТехнологии» (г. Курган).

На первом этапе проекта требовалось объединить все подразделения, участвующие в этих бизнес-процессах (в том числе лаборатории) в едином контуре документооборота. Заказчику нужна была система, имеющая простой и интуитивно понятный пользователям интерфейс, которую можно было внедрить в короткий срок. Также требовалось интегрировать систему с уже имеющимися в учреждении специализированными программными продуктами.

Предложенная исполнителем проекта система eDocLib: Актив Бизнес удовлетворяла данным требованиям

В рамках данного этапа проекта была автоматизирована работа со следующими документами:

1) Договор (на выполнение работ по проведению лабораторных исследований). С помощью eDocLib: Актив Бизнес будет формироваться общая база договоров, которые легко можно будет найти по реквизитам.

2) Смета (содержит название работ, количество и их стоимость). Общая смета, составляемая в учреждении, включает работы, которые должны выполнить различные лаборатории. В дальнейшем смета дробится на несколько «поручений», и каждое поручение с помощью специализированной программы отправляется на исполнение в определенную лабораторию. Этот документ будет выгружаться в eDocLib из специализированной программы.

3) Протокол. Каждая лаборатория составляет протокол, в который заносятся результаты проверки. Протоколы через специализированную программу направляются в договорной отдел, который средствами этой программы формирует сводный протокол проверки, подписывает у главного врача и передает заказчику как итог выполнения работ. Этот документ будет также выгружаться в eDocLib из специальной программы.

4) Счет (выставляется заказчику на основании сметы, фиксирует факт оплаты с указанием даты и номера платежного поручения).

5) План-график лабораторных исследованийустанавливает определенный срок для каждой лаборатории, в течение которого она с назначенной периодичностью должна проводить соответствующие проверки. Настройки eDocLib выполнены таким образом, что договорной отдел фиксирует для конкретной лаборатории график, который может корректироваться. По факту проведения проверки лаборатория добавляет отчет. Также о проведении очередной проверки средствами системы eDocLib: Актив Бизнес лаборатории получают напоминания.

Заказчиком приобретен базовый комплект системы eDocLib: Актив Бизнес (10 полнофункциональных рабочих мест), 5 рабочих мест дополнительно, а также 3 лицензии на приложение-информер «ДокАгент». Данное приложение предназначено для оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.).

В настоящее время завершаются работы по настройке системы. Результатом первого этапа проекта должно стать создание единого документационного портала, который будет аккумулировать все документы, сопровождающие деятельность ФБУЗ по проведению лабораторных исследований, с доступом к нему сотрудников договорного отдела и лабораторий. На следующем этапе планируется автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией и увеличить количество пользователей, имеющих доступ к eDocLib: Актив Бизнес.

В Республике Хакасия система электронного документооборота «ДЕЛО» активно используется как в органах власти субъекта, так и на муниципальном уровне. В настоящее время в различных государственных и муниципальных структурах региона установлено около 1200 рабочих мест системы, а также различные дополнительные опции. С 2012 года в СЭД «ДЕЛО» работает Администрация столицы Хакасии – города Абакана, которая в текущем году приняла решение о расширении сферы применения системы.

Отличительной особенностью проектов в данном регионе является развертывание СЭД в государственных и муниципальных структурах собственными силами. Внедрение СЭД «ДЕЛО» в мэрии Абакана также было проведено самостоятельно при содействии профильного комитета Правительства Республики. Поставку программного обеспечения и консультационную поддержку проекта осуществляет компания «КС-Консалтинг».

Автоматизация документооборота в Администрации Абакана началась с внедрения системы в подразделениях, отвечающих за документационное обеспечение. На первом этапе СЭД «ДЕЛО» было установлено только в аппарате Администрации: в общем отделе и у секретарей руководителей. Первоначально были автоматизированы базовые процессы документооборота:

• регистрация входящих и исходящих документов;
• регистрация обращений граждан;
• сканирование документов (для автоматизации этого процесса была приобретена дополнительная опция «Сканирование»);
• ввод поручений руководства;
• контроль за исполнением документов и поручений;
• печать РК и реестров.

В СЭД «ДЕЛО» мэрии Абакана были настроены типовые маршруты движения документов. Так, работа с входящими документами проходит несколько последовательных этапов:

1. Регистрация документа в СЭД «ДЕЛО», его сканирование.
2. Направление РК документа в личный кабинет руководителя в СЭД «ДЕЛО» для рассмотрения (параллельно руководитель получает документ на бумажном носителе).
3. Вынесение резолюции и отправка документа исполнителю (руководитель накладывает на бумажный документ резолюцию, которая вносится в СЭД секретарем с установкой сроков в соответствии с Инструкцией по делопроизводству).
4. Исполнение документа и подготовка ответа на него в виде исходящего документа.
5. Регистрация исходящего документа-ответа с установлением связки с исполненным документом.
6. Отметка в СЭД об исполнении входящего документа (снятие с контроля).

В итоге в Администрации Абакана была сформирована смешанная система управления документами, сочетающая поддержку традиционных «бумажных» процессов с электронным документооборотом. Данная схема работы часто встречается в муниципальных структурах и оптимально подходит для первого этапа развития СЭД.

Необходимость автоматизации процесса согласования проектов документов явилась причиной приобретения в текущем году дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». По плану доступом в СЭД будут обеспечены иные муниципальные органы Абакана: Бюджетно-финансовое управление, Комитет муниципальной экономики, Городская правовая служба «Кодекс». Также для новых участников документооборота закуплены рабочие места опции «Сканирование».

Должностные лица Администрации и подведомственных структур, обладающие правом визирования (согласования) проектов документов, получат возможность пользоваться электронной подписью во внутреннем документообороте. С этой целью были приобретены лицензии на опцию «ЭП и шифрование».

Таким образом, в Администрации города Абакана созданы необходимые технологические условия для перехода к согласованию проектов документов в системе «ДЕЛО» в электронном виде. Использование электронного согласования, по мнению сотрудников мэрии, позволит существенно сократить затраты времени на вышеуказанные процессы и повысит качество подготовки документов.