Я думаю, каждый из нас сталкивался с такой серьезной проблемой, как правильное планирование своего времени.

Пройдя очередной тренинг или прочтя очередную книгу по тайм-менеджменту, управлению временем или собой, нас учили составлять планы.

Мы сопротивлялись, корпели, но все-таки садились и писали эти планы. У кого-то получалась одна страница, у кого-то 2-3, у кого-то это было 10 пунктов, у кого-то 30. Особенно весело, когда всего лишь на 1 рабочий день мы получали 30-35, а то и 40 пунктов, которые нужно было выполнить в этот день. И все они были важные, срочные и необходимые.
По всем параметрам классического тайм-менеджмента их нужно было сделать именно в тот день, когда они были запланированы. Какая же здесь нас ожидает западня? Если дел слишком много, и если они не разделены на временные промежутки, то выполнить их практически невозможно.

Есть такой интересный момент. Если четко брать день и планировать все дела, четко разделяя их по времени, уделяя одному делу 15 минут, другому — 20 минут, третьему — час или часа, то как только после одного из первых двух или трех дел у нас случались какие-то форс-мажорные обстоятельства, мы уже не могли войти в этот план. И по итогам дня он был абсолютно не выполнен, что серьезно снижало мотивацию для его реализации в дальнейшем и вообще мотивацию для дальнейшего составления таких планов.

Сейчас я расскажу одну небольшую «фишку», которая в свое время помогла мне серьезно увеличить свою собственную продуктивность и избежать демотивации при составлении планов и выполнения особо серьёзных долговременных и длительных проектов.
«Фишка» состоит в следующем. Все из нас прекрасно знают, что планы нужно составлять с вечера. А лучше перед сном, потому что наше подсознание продолжает работать во сне и позволяет нам находить инструменты для выполнения тех задач, которые мы запланировали. Поэтому планы мы составлять прежде, чем лечь спать. Первые 3-4 месяца, когда вы только внедряете в себя привычку планировать, а особенно планировать с вечера и на следующий день действительно выполнять то, что вы записали. Я вам рекомендую план на день разбить на 3 блока.

Первый и основной блок — это сдвигание вперед какого-то очень крупного проекта. В литературе такие проекты называют по-разному: динозавры, слоны, мамонты, монстры и так далее. Тот проект, на выполнение которого у вас может быть отведено в своем личном долгосрочном плане 5 лет, 3 года, 1 год или хотя бы 1 месяц.
Так вот, на каждый день вы берете маленький шажок, небольшой результат, который должен быть получен по итогу дня и который двигает вас в этот крупный проект вперед. И вы его планируете на этот день.
Отводите под такое действие порядка 2-2,5 часов. Как это разделить внутри 2,5 часов расскажу чуть подробнее в следующих кастах. А сейчас заострю внимание на том, что вам нужно выделить один достаточно крупный кусок, чтобы запланировать часть большого проекта, который не может быть выполнен за 1 день.

Второй блок — незавершенные дела. У всех они есть. Это так называемые «висячие хвосты», не выполненные проекты, которые уже либо просрочены, но при этом все еще имеют определенную важность, либо просто сроки их выполнения существенно сдвинулись.
Есть также неприятные дела, которые надо делать, но их постоянно откладываем и со временем они превращаются в «хвосты». Так вот второй блок, который нужно запланировать — это блок «закрытия хвостов». Каждый день у вас должен закрываться хотя бы один «хвост».

Не смотря на то, что последние несколько лет я достаточно плотно планирую свое время, тем не менее, даже у меня бывают «хвосты», которые повисают. И это происходит не всегда по моей вине, а по каким-то сложившимся обстоятельствам.
Это нехватка времени сотрудников, фрилансеров, ресурсов, знаний, навыков, денег у клиентов на выполнение каких-то мероприятий. Эти мероприятия, которые не на 100% зависят от меня, повисают. Но, тем не менее, эти «хвосты» у меня в проектах висят как незаконченные дела. Так вот эти дела планируются вторым блоком.
И каждый день обязательно вы должны закрывать один «хвост». Психологическую причину необходимости этого, я думаю, вы понимаете сами. Закрыв такой «хвост», вы почувствуете невероятный прилив энергии и мощную  мотивацию двигаться вперед. Ведь вы завершили какой-то проект, закрыли длинный «хвост», и ваше подсознание освободится от незакрытого гештальта.

Отдых. Это третий, важный блок, который обязательно необходимо планировать. У специалистов по управлению личным временем и личной эффективностью есть даже такая поговорка: «Отдых надо планировать еще жестче, чем работу».
С чем это связано? Дело в том, что мы привыкли планировать свое рабочее время каким-либо образом. Даже если мы просто встаем с утра и говорим себе: «Сегодня я буду работать» или «Сегодня я не буду работать». А вот время, когда мы отдыхаем и расслабляемся, оно не планируется практически никак.
У очень многих людей, занятых в собственном бизнесе и работающих с утра до вечера, особенно если человек работает на себя, он один или является фрилансером, то свободное время и время для отдыха у него распределяется по остаточному принципу. Это огромная ошибка, которая не позволяет расслабиться на 100% и получить от отдыха максимум энергии.
Обязательно планируйте свой отдых и четко прописывайте, что вы будете делать для того, чтобы отдохнуть. Будь это прочтение художественной книги, прогулка, поход в спортзал и так далее.

В течение дня нужно переключаться между этими тремя основными большими блоками. Промежутки между ними использовать как буферную зону, в которой вы делаете другие мелкие дела. Плюс промежуточные этапы. Их вы тоже используете. А именно — переключаетесь между тремя видами деятельности. Между деятельностью, связанной с интеллектуальной, эмоциональной и физической нагрузкой.

Дело в том, что отдых в большинстве случаев воспринимается так — лечь на шезлонг на берегу моря, чтобы светило солнце, а рядом стоял дайкири. Так вот, обычно организм и наш мозг вместе воспринимают отдых немножко по-другому, чем мы нарисовали себе сознательный образ.

Самый лучший отдых получается, когда мы переключаем деятельность. То есть, если вы порядка часа-полутора составляли сложный отчет, и это требовало от вас умственных вложений и интеллектуальных действий, то после этого очень неплохо было бы позвонить вашим новым или старым клиентам и пообщаться очень так эмоционально. После этого пойти прогуляться на улицу, в спортзал или бассейн, чтобы дать телу физическую нагрузку.
Вот таким образом, переключая виды деятельности, вы все время остаетесь в форме. Можете находиться на пике своего эмоционального, физического и интеллектуального состояния и выполнять гораздо больше дел.

Успехов вам в дальнейшем планировании и достижении своих результатов в решении самых сложных проектов и обрубании «повисших хвостов»!
Источник

Интересное по теме:

Светофор тайм-менеджмента или наука успевать

Прокрастинация: как отучиться откладывать на завтра?

Тайм-менеджмент: как планировать свое время?