Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать ... (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получатся «выключить мозг» и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.

Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».

Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева, созданной на базе GTD. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.

Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы и опыт внедрения. Я собрал в сети информацию о технике. Осторожно, много-много букв!

Сначала теория — это важно.

Показания к применению джедайской техники

Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.

Тезисы:
— 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно.Почувствуйте разницу между делать и сделать.
— часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.

Признаки беспокойного мозга:

1. Вы на работе и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, смс и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и т. д.
2. Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат  — «убитый» рабочий настрой.
3. Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
4. Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через 2 часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось 2 часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
5. Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации

Тезисы:
— сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
— подсознание: вообще не понятно как устроено;
— драйв: наше желание работать;
— задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
— головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
— незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
— принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
— прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
— мозг эффективно работает только над одной задачей;
— когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
— много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
— «вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и т. д. Мозг любит порядок.

Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.

Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и т. д.

Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается.

Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса

Три цели:
— освободить мозг;
— отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
— разложить все по местам.

Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

— «входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
— задача — это минимальная сущность системы;
— мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
— любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
— хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
— если на решение задачи нужно меньше 2-х минут, делаем ее прямо сейчас;
— если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей ...».

Алгоритм разбора инбокса.

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач?

— избавиться от необходимости помнить;
— позволить мозгу не думать одну и туже мысль много раз. Самый верный признак того, что список задач выполняет возложенную на него функцию — вы не можете вспомнить, что же вам надо сделать завтра. Действительно, зачем это помнить, когда у нас это все записано;
— дать понимание, чего можно НЕ делать.

Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит?

Основные ошибки при составлении списка задач:

1. Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
2. Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.

Плохие списки задач.

Список проблем не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка (см. ниже).

Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

Если мы видим задачу «Прочитать Капитал Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».

Чек-лист хорошего списка задач:

1. 
   Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
2. Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
3. Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
4. Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?

Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям

Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать в половину мозга.

Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.

1. Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
2. Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
3. Мозговой штурм. Логическое.
4. Организация. Творческое.
5. Следующий шаг. Логическое.

Пример использования смотрите в скринкасте с 1:50 минуты.

Ежедневный и периодический обзор

Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра, еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задаст себе три вопроса:

1. Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет то: …
2. Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах)
3. С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани.»

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: надо сделать / не надо сделать. Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более просты задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывать у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной, задаче когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.

Типы прокрастинации:
— не могу вспомнить об этом в нужный момент;
— это делать противно;
— мне страшно;
— сейчас не до этого;
— я не понимаю, как это делать;
— лично мне не нужно;
— подсознание уберегает меня от вмешательства.

Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

— Надо ли вообще что-то с этим делать?
— Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл/не передумал)?
— Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда:)
— Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать „максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом“. Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.

Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.