Один из самых сложных навыков, который необходимо освоить в начале карьеры, это управление временем. Можно тратить огромное количество времени, работая в многозадачном режиме, или концентрируясь только на мелочах, - что одинаково бесполезно и только растрачивает силы. Гораздо лучше вырабатывать полезные привычки, в том числе и умение грамотно распределять время, будучи молодым – они также актуальны как для 22-летнего стажера, так и для 50-летнего руководителя.

1. Время есть всегда. Говорили хоть раз «мне не хватает времени»? Если вы не закончили что-то к нужному моменту, то только потому, что это не было актуальным и приоритетным для вас по сравнению с другими делами.

2. Дни заполнить гораздо проще. Не забывайте про отдых. Стоит избегать чрезмерного планирования и воздерживаться от слишком точных задач. Чем точнее вы пропишете свою цель, тем больше вероятность, что вы ее пропустите.

3. Эффективная работа происходит, когда вы «в форме». Бывают такие дни, когда тело и разум сами отвергают любые действия. Не стоит насиловать себя. Выполните то, что можете. А когда апатия пройдет, то сконцентрируйтесь на отложенных планах. Удивительно, но в такие дни, человек на протяжении многих часов подряд способен поддерживать высокую концентрацию внимания и даже перевыполнять намеченное. Воспользуйтесь этим временем!

4. Деятельность только на пользу. Это пункт касается не только профессионального, но и личного. Если в ближайшее время вы не собираетесь в отпуск в Японию, или завоевывать японский рынок, то лучше потратить время, например, на курсы повышения квалификации или пойти с любимым человеком на фитнес-клуб, чем учить японский.

5. Есть разница между усилием над собой и полным выгоранием. Тяжелая работа влечет за собой кратковременное увеличение производительности и недосыпания. А значит, трудиться на износ стоит лишь в случае самой крайней необходимости. Иначе физическое и нервное истощение догонит вас и надолго выведет из строя.

6. Многозадачность истощает мозг. Выполнять несколько задач параллельно мозг не может. Но зато он способен быстро переключаться, последовательно выполняя разные задания. Чем больше дел, тем больше энергии расходует мозг. А представьте, что эти задачи в течение нескольких дней остаются незавершенными. К расходу энергии прибавляется неудовлетворенность от отсутствия видимых результатов активной работы.

7. Отвлекающие факторы можно контролировать. Проверенный действенный метод – помидорная техника. 25 минут непрерывной сконцентрированной работы с пятиминутными перерывами. На основе данного способа можно составить свой собственный временной график, подходящий для вашего ритма и навыков. Главный принцип: периоды полной концентрации вперемешку с периодами полного отключения сознания.

8. От простого к сложному. В восемь утра трудновато сразу включиться в масштабную работу. А ведь помимо этого существуют разнообразные мелкие задачки, которые если их откладывать, накапливаются в огромную кучу. Вот с таких заданий и следует начинать свой рабочий день. Выделите 15-20 минут на то, чтобы ответить на рабочие письма или еще просмотреть готовую презентацию.

9. Перфекционизм может стать не плюсом, а минусом. Как сказал американский генерал Второй мировой войны Джордж Паттон: «Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра».

10. Количество vs. Качество. Если вы думаете, что многочасовое бдение за рабочим столом дает больший результат, то вы ошибаетесь. Вместо того, что всем и себе демонстрировать бурную деятельность лучше сосредоточить внимание на выполнении работы в установленные сроки.

11. Работа, требующая целенаправленного мышления, не должна прерываться. Иногда просто необходимо остановиться и обдумать следующий шаг. Но, как правило, не следует прерываться, в случае запутанной и сложной задачи. Прерываясь в такие моменты, вы замедляете свою работу.

12. Черновой работе время. Для такой работы как разложить по папкам бумаги или подстрогать карандаши отведите свое время. Например, в конце рабочего дня, когда уже сложные действия мозгу не даются, но еще осталось немного рабочего времени.

13. Двухминутное правило. Письменная корреспонденция, электронные письма, сообщения с просьбой перезвонить – отвечайте на все это сразу же. Немедленная реакция избавит вас от таких курьезов, как «забыл».

14. Разбивать масштабные задачи. Откровением данный пункт не является ни для кого. Вместо того, чтобы постоянно думать о том, что нужно за месяц выполнить план в 5 миллионов, сконцентрируйтесь на тех задачах, которые есть сегодня. Разделите большой кусок на маленькие, и последовательно сосредоточьтесь на них.

15. Больше 20 минут. Отсутствие прогресса в установленное время означает, что нужно изменить действия, переключить внимание на выполнение другого пункта работы. Иначе вы рискуете «зависнуть».

16. Нет двух одинаково важных дел. Составляя план на день, ставьте в приоритет одну единственную задачу, и начинайте именно с нее. На вторую половину дня записывайте уже дела «поменьше».

17. Делегирование. Если вы работаете в коллективе, никогда не берите на себя обязанности коллег. А если вы руководите группой, то старайтесь часть задач передать своим подчиненным.

18. Прошлое в прошлом. Успех или поражение – что бы это ни было, сконцентрируйтесь на текущих целях.

19. На заметку. Перекрыть мысленный поток никому не дано. Поэтому возникающие рабочие замечания или идеи, которые не относятся к текущему делу, записывайте в блокнот, ноутбук или мобильное приложение. Даже если это такая мелочь, как сменить цвет папки документов.

20. В поле зрения. Концентрируясь на маленьких шажочках, не выпускайте крупную цель из виду. Каждый раз, когда вы завершаете очередное дело, или устраиваете небольшой перерыв, ваш взгляд должен падать на напоминание о том, к чему вы стремитесь.

Источник factroom.ru