надо просто говорить не то, что я этого не могу, а то, что не в моих обязанностях.

Ну уж не знаю. На мой взгляд фраза - я этого не умею - звучит мягче чем - это не входит в мои обязанности.

А здесь не мягкость нужна. Когда ты говоришь "я не могу", это воспринимается как "я не справляюсь", и автоматически "а за что я тебе плачу?". Если человек, который от тебя требует фигни, не является твоим непосредственным начальником, то правильнее всего будет (корректно и вежливо!) ответить: "Мне за это не платят".

Если начальство - подумай, как сделать корректнее. Только не показывай готовности заниматься всякой х...нёй.