Цитата сообщения Премьер Как успеть сделать всю работу до обеда. Правила Керри Глисона

Каждый человек попадает в ситуацию, когда дел много, а делать их совсем не хочется. Откладывая самые неприятные на потом, многие мучаются и беспокоятся, поскольку понимают - рано или поздно придется ими заняться. Чтобы отвлечься от гнетущих мыслей, кто-то начинает есть с удвоенной силой, кто-то принимать успокоительные лекарства. Но есть более мудрое решение, которое поможет вам сделать все неприятные рабочие дела до обеда. Расскажем о нем.

Однажды Керри Глисон, автор книги «Работай меньше, успевай больше», пришел к своему клиенту - руководителю компании. Первое что сделал, взял с его стола лист, который там лежал и спросил: «Что это?» Руководитель ответил: «Ах, это документ, на который я должен отреагировать», после чего попытался отложить лист в сторону. «Подождите, почему вы его откладываете?». Руководитель начал приводить доводы, что у него сейчас нет на это времени.

Но автор не сдавался: «Сделайте это сейчас же. Я посижу здесь и подожду». Клиент нехотя подчинился и разобрался с документом. Оказалось, на решение вопроса ушла всего минута! То есть руководитель больше думал о задаче, перекладывая документ с места на место, чем выполнял ее. К сожалению, откладывание дел на потом - любимая привычка человека. Главный принцип, которому предлагает следовать Керри Глисон - «Сделайте это сразу же!»

Отложенные дела требуют в два раза больше времени. Весьма распространенная практика - сортировка бумаг по папкам: сделать сейчас, сделать позже и т.п. Некоторые проводят эту процедуру регулярно. Что же происходит? Когда вы смотрите бумаги в первый раз, то вам приходится в них вникать – читать для ознакомления, иначе не рассортировать. Некоторое время спустя, когда у вас находится время на решение задачи, вы опять изучаете документ, чтобы освежить в памяти. Хорошо, если на этот раз вы не отложите его в сторону. Иначе вам придется вникать в вопрос третий раз. Здесь и кроется главная причина потери времени – вы делаете два и более раз одну и ту же работу. Если сделать задачу сразу, то вы выполните ее только один раз и сэкономите 50% времени.

Отложенные дела тормозят ваше развитие. Когда у человека накапливается много нерешенных задач, то все мысли заняты именно ими. То есть взгляд человека сфокусирован на прошлом, а не на будущем. Если же нерешенных задач нет, то человеку проще сосредоточиться на текущих делах и думать о будущем. По мнению психологов, когда человек думает о будущем, отталкиваясь от настоящего момента, значит, он ментально здоров. Представьте, что вам надо пробежать дистанцию, на которой линия старта - настоящее, а финиш - будущее. Если вместо того, чтобы начать бег с настоящего, вы начнете с прошлого, то понадобится гораздо больше времени и сил, чтобы добраться до финиша.

Керри Глисон советует «сражу же» решать неприятные дела. Так вы избавитесь от стресса и тревоги. У вас тут же появится вдохновение и силы на другие задачи. А чтобы не откладывать принятие сложных решений, воспользуйтесь таким советом. Представьте себе самые худшие последствия своего решения. Подумайте, сможете ли вы их принять. Скорее всего, да. Ведь вряд ли решение задачи угрожает вашему здоровью или жизни. Если вы сказали «да» - смело принимайте решение. Помните, время, которое вы тратите на принятие решения, не увеличивает вероятность того, что оно окажется правильным.

Кроме того, Глисон советует не забывать про Закон Паркинсона, который гласит: работа заполняет все отведенное на нее время. То есть, если вы выделите на какую-либо задачу час, то, скорее всего, сделаете работу за час. А значит, делает вывод автор книги, если вы заранее установите сроки, то сделаете всё, чтобы в них уложиться. Речь идет не только о проектах, но и о времени общения с коллегами, подчиненными, о проверке электронной почты и т. п.

Как успеть сделать всю работу до обеда: 12 советов

Этот подход основан на принципе Парето: 80% ваших результатов определяются 20 процентами ваших усилий. Когда вы делаете работу по утрам, это значит, что к важным задачам можно отнестись более умно.

1. Планируйте день вечером
Каждый день вечером нужно перечислить все свои задачи и отметить, когда именно вы собираетесь их сделать на следующий день. Если вы не спланируете утро, вы не будете продуктивны. При этом не планируйте слишком много. Составляйте график достаточно свободно, чтобы действительно успеть сделать реальную работу.

2. Строго держитесь графика
Не позволяйте себе отклоняться от намеченного курса. Времени у вас не так уж много. Не ломайте график: пусть график ведет вас, и тогда вы сможете успевать больше.

3. Дайте себе 20 минут, чтобы войти в ритм
Ощущение потока приходит, когда вы полностью поглощены своим делом, сфокусированы на нем и добиваетесь результата на высоком уровне и в быстром темпе. Нужно время, чтобы войти в это состояние, и если вы не чувствуете, что поглощены работой, немного подождите.

4. Принимайте решения за 60 секунд
Принятие решений - воронка, которая высасывает время. Когда вы сталкиваетесь с необходимостью принять решение по ходу работы, дайте себе минуту. Ваше решение будет не хуже, но займет меньше времени.

5. Сначала делайте самое сложное
Марк Твен писал: «Если с утра первым делом съесть лягушку, то худшее уже позади». Если ваша самая главная и самая неприятная задача выполнена первой, остаток дня будет чрезвычайно продуктивным.

6. Пишите тексты как можно раньше
Это одна из самых интеллектуально требовательных задач. Однако написание текстов также помогает сфокусировать мозг и повысить производительность. Если вы пишете что-то в самом начале дня, вы повысите качество не только своих текстов, но и оставшейся части дня.

7. Избегайте поездок на работу
Особенно если они долгие - тогда сделайте все, чтобы вам не надо было ехать. Это не просто потраченное время: это умственное опустошение. Поездка в офис и обратно - один из самых стрессовых промежутков времени. Начать день с этого стресса значит убить свою производительность. Если есть возможность, подберите работу ближе к месту жительства либо вообще выполняйте её дома.

8. Не проводите совещаний (даже по телефону)
Если вы давно в бизнесе, то вы знаете, что большинство совещаний - просто трата времени. Избегайте их всеми силами, если это возможно.

9. Не спешите проверять почту
Электронные коммуникации влияют на нас столь же деструктивно, как совещания. Да, отвечать на почту нужно. Это важно, но она поглотит весь день, если вы с нее начнете.

10. Придерживайтесь определенного распорядка
Если вы делаете что-то регулярно, вы сможете делать это лучше и быстрее каждый раз. Как только вы найдете подходящий распорядок, держитесь его. Это трамплин к производительности.

11. Обеспечьте себе комфорт
Сделайте все, что нужно, чтобы настроиться на успех. Если для этого нужно принять душ, побриться, съесть завтрак, сделать запись в дневнике, помедитировать, покормить собаку, открыть шторы - сделайте это. Когда вы выполните эти подготовительные задачи, вы создадите обстановку, делающую вас продуктивнее.

12. В определенное время вознаграждайте себя
Установите часы или даже таймер с обратным отсчетом. В определенный момент вам нужно будет остановиться. Сделайте это. Подбросьте в воздух конфетти, станцуйте свой праздничный танец. Время наградить себя.

* * *
А если у вас полно энергии и есть внутреннее стремление сделать еще больше, вовсе не обязательно бросать все до обеда. Если работа наполняет вас счастьем и удовлетворенностью, продолжайте. Когда 90% работы удается сделать утром, это лишь означает, что за день вы успеете сделать больше 100%.