Автор не я. Рассказывается о том, как мы (не мы лично, но очень похоже) нанимали офис-менеджера плюс некоторые размышления о найме персонала в офис.

upd Рассказ не является руководством к действию, а иллюстрирует типичный подход небольшой компании (до 100 человек), а так же рассказывает о том, на что при найме обращают внимание и как принимаются решения о приёме на работу.

Захотелось нанять тебе, скажем, офис-менеджера.

1. Идёшь к HR (к девочке) и говоришь — хочу, дескать, офис-менеджера. Чтоб девочка, чтоб внешность была приятная — у нас коллектив мужской, опять же тебе, как HR с офис-менеджером работать — подбери, чтоб не цапались, зарплатная вилка такая-то, график посещения — такой-то, помогать должна в том-то и в том-то, ну и, иногда, за бутербродами для коллектива сгонять.
    
2. HR оборачивает это всё в красивые требования вакансии типа наличие В.О., знание языков, владение компьютером, опыт работы, и т.д., и т.п., выкладывает, скажем, на hh.ru.
    
3. за следующий день на вакансию приходит 80 резюме, через день — 150, к концу недели количество кандидатов на вакансию стремится к 400 человек (цифры реальные, данные на декабрь 2009 года — всякие там юристы, бизнес-аналитики, офис-менеджеры, секретари, работники отделов кадров, логисты и младшие экономисты имеют схожие показатели людей на место, немногим лучше ситуация у дизайнеров и системных администраторов (не тех, кто серваки сетапит, а тех, кто мышки пользователям меняет))
   
4. бедная девочка-HR в поте лица трудится всего лишь пытаясь прочесть все резюме. Обычная длина резюме — 1-3 страницы. Прочитать внимательно, вникнуть в текст невозможно, обычно идёт просмотр раздела «образование», пару верхних строчек «навыков», ожидаемая зарплата и пара последних рабочих мест (особое внимание обращается на время, в течении которого человек не работал). И даже при таком беглом просмотре на то, чтобы открыть документ, разобраться в его структуре, прочитать требуется по 4-8 минут. А ещё сходить пообедать, отдохнуть, сделать зарядку для глаз… В общем, за день HR точно разбирает штук 50 резюме, а если не сидит в «ЖЖ», «вконтакте» и не болтает по «аське» — то до 80 обращений.
    
5. При первичной обработке резюме длинные (более 2,5 страниц) отсекаются уже на данном этапе, так-как от руководства (меня) было требование о приятной внешности, то проводится возрастной ценз, ценз по полу (ясно пишешь же, вроде, на работу требуется девушка — ан нет! всегда стабильно 3-4% мужских резюме). Наверх откладываются резюме с фотками, с хорошим опытом работы, уровнем владения языками, примерным соответствием указанным в вакансии требованиям. На образование смотрят только в плане «есть/нет» (город ВУЗ'а, престижность, дополнительные сертификаты к образованию, дипломы, количество «вышек» не волнует вообще). Остальные перемещаются в «длинный хвост», что при таком количестве резюме означает, фактически, отказ. После первичного отбора отсеиваются 40-70% кандидатов, в основном «случайные» — точно не проходящие («перепутавшие» вакансию), так же часто встречаются слишком короткие резюме и значительное количества неадеквата (по отношению к заявленным в вакансии требованиям и зарплатной вилке).
    
6. К началу 3-го рабочего дня, когда кучка резюме уже хоть немножечко, но отсортирована HR начинает потихоньку обзванивать кандидаток сверху списка. Хотя все резюме присланы в электронном виде, хорошей практикой считается вначале отзвониться кандидату и лишь потом продублировать приглашение имейлом. На 1 звонок уходит 5-20 минут (с учётом того, что надо дозвониться, а ещё кандидат вот прямо сейчас не может говорить). С учётом разбора всё ещё приходящих резюме до конца недели 1 HR обзвонит не более 30 человек.
    
7. Во время звонка происходит приглашение на телефонное интервью. Иногда, если кандидат не занят, оно происходит тут же, после приглашения. Телефонное интервью длится минут 10, во время его HR уточняет какие-то детали по резюме, специальные навыки и ставит разного рода пометки о кандидате (такие, как тембр голоса, способность связанно выражать мысли, слова-паразиты и просто нравится — не нравится). В конце звучит стандартная фраза «спасибо, мы вас оповестим о результатах интервью».
    
8. По результатам звонков, понравившиеся резюме перемещаются на стол заказчику найма. Это весьма тонкий момент, поскольку резюме, отсеянные HR на предыдущих этапах скорее-всего вообще не дойдут до человека, принимающего решение о приёме на работу. Мало того, если кандидатов очень много, то велик соблазн отдать пачку бумаги с выстраданными соискателями резюме ещё кому-нибудь, чтобы он прошерстил, подсократил до разумных 12-20 штук. Личный просмотр ВСЕХ поступивших резюме происходит только в случае поиска уж какого-то совершенно уникального специалиста, чтобы не доверять фильтрацию непрофессионалам (т.е. в данном случае — HR).
    
9. И так, из поступивших с прошлого понедельника 370 резюме через неделю мне на стол легло 30 штук, которые я просматриваю. Чем я руководствуюсь при отборе кандидаток? О… Офис-менеджер — это очень важная единица компании. Это тот человек, который утром вас встречает улыбкой и не потому что должен, а потому что рад вас видеть. Это человек, который разбавляет солнечным светом серые рабочие будни. Но и о остальных служебных обязанностях типа заказа канцелярии, воды, еды, подготовки оплаты счетов за свет, офис и парковку тоже забывать не стоит. И так, для найма офис-менеджера нужно понимать, как нанятый человек будет уживаться с остальными сотрудниками, а значит нужно личное собеседование. 
    
10. Но личное собеседование занимает существенное количество времени — от времени HR, которому надо созвониться с кандидатом, согласовать сроки собеседования, объяснить, как доехать до офиса, до времени специалиста, который будет оценивать кандидата с точки зрения профессиональных качеств, а этому специалисту ещё и по своей специальности надо работать. Иногда бывают дни, полностью посвящённые собеседованию кандидатов, но в данный случай не таков, поэтому я выделяю по часу в день в течении недели, а за это время можно опросить 10-12 кандидаток. Соответственно, из тех 30 резюме, лёгших мне на стол необходимо отобрать 12 штук, а остальных задвинуть в хвост (может быть, на следующей неделе ещё можно будет найти время для собеседования оставшихся)
     
11. В итоге на неделе получилось провести только 8 собеседований и одну из кандидаток мы отобрали.

Выводы

1. Один HR специалист в режиме фуллтайм может обработать не более 80 резюме в день. 
    
2. От отправки резюме до приглашения на собеседование может пройти более недели.
    
3. Подробное резюме важно только на заключительном этапе, слишком пространное резюме с ненужными подробностями может попасть в мусорную корзину.
    
4. До человека, принимающего решение брать на работу или нет доходит лишь незначительное количество резюме, прочие отсеиваются HR специалистом.
    
5. Образование и сертификаты играют роль только если они относятся к делу