Одно учреждение может передать свое имущество другому. Для этого необходимо либо обладать соответствующими полномочиями, либо иметь решение (поручение) от вышестоящего органа власти. При осуществлении расчетов в рамках такой операции параллельно с составлением акта приемки-передачи ОС составляется извещение. Его требуется заполнять в двух экземплярах, чтобы у каждого учреждения, которое участвует в передаче объектов ОС остался собственный экземпляр для отражения изменений в учете и решении конфликтных ситуаций в случае их возникновения.

Чтобы отразить в решении 1С Бухгалтерия государственного учреждения данную операцию, необходимо обладать информацией о первоначальной стоимости основного средства и его начисленной амортизации.

В первую очередь, в 1С БГУ оформляется безвозмездная передача объекта ОС. Для этого используется одноименный документ, который позволяет осуществлять такую операцию для всех основных средств, НМА и НПА. Расположена форма документа в разделе операций по выбытию имущества в 1С БГУ.

При заполнении формы следует учитывать ряд особенностей:

• В качестве вида передачи указывается, что безвозмездно передается собственное имущество, которое находится на балансе у учреждения. Следовательно, они должны быть отражены в решении 1С Бухгалтерия государственного учреждения на счетах 101.00, 102.00 или 103.00 (в зависимости от типа имущества – ОС, НМА или НПА).
• В поле с датой документа следует проставлять такое число, когда фактически объект ОС выбыл из учреждения и был передан другой организации или филиалу (подразделению). Кроме того, дата документа должна совпадать с отмеченной в акте приемки-передачи имущества.
• Заполняя вкладку с общими данными, следует указывать отправителя (им является материально ответственный сотрудник учреждения, на котором числился объект ОС) и контрагента (организацию, которая получает имущество).
• Правовым основанием для совершения операции по безвозмездной передаче ОС является акт приемки-передачи. При заполнении документа следует указать его реквизиты.

Вкладку с параметрами объектов ОС необходимо заполнять следующим образом:

• В качестве объекта ОС следует указывать имущество, которое передается. Его рекомендуется выбирать из соответствующего справочника.
• Сведения об инвентарном номере, счете учета, количестве, остаточной стоимости, величине износа и КПС вносятся в форму автоматически. Они содержатся в карточке ОС, которое было выбрано из справочника. Поэтому следует контролировать полноту заполнения всех карточек, чтобы в последующем не пришлось вручную заполнять какие-либо сведения.

Членов комиссии, которые осуществляют подписание акта приемки-передачи имущества и осуществляют сам процесс, также следует указать. Такая комиссия должна быть постоянно действующей, и отражаться в соответствующем перечне в решении Бухгалтерия государственного учреждения. В таком случае все члены комиссии могут попасть в документ автоматически после выбора ее из справочника.

Бухгалтерская операция по безвозмездной передаче ОС является типовой, следовательно, счета будут заполнены автоматически (как правило, 304.04). В качестве вида движения имущества следует указывать, что оно передано в рамках расчетов внутри ведомства.

После того, как документ будет проведен, в 1С БГУ имеется возможность напечатать акт приемки-передачи имущества.

Вторым шагом при отражении операции по передаче имущества является оформление извещения установленной формы. Для более быстрого заполнения документа рекомендуется использовать процедуру ввода на основании операции по безвозмездной передаче имущества.

При заполнении формы в решении 1С Бухгалтерия государственного учреждения необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• В качестве вида передачи следует указать, что это передача нефинансовых активов, находящихся на собственном складе учреждения. После этого станут доступны все необходимые закладки. Данный вид передачи следует применять при передаче контрагенту основных средств с осуществлением расчетов внутри одного ведомства.
• Получателем считается организация, на баланс которой передается имущество.
• Необходимо указать документы, которые являются основанием для передачи имущества. Если используется процедура ввода на основании, то данный раздел будет заполнен автоматически. Также для заполнения данной вкладки в 1С БГУ можно использовать функцию подбора.

По завершении заполнения документ можно напечатать и сохранить. Проводки он не формирует.