Коллектив ООО «ЭОС (СОФТ)» награжден Почетной грамотой мэрии города Новосибирска. Соответствующее постановление подписал 1 февраля 2016 года мэр города Анатолий Локоть. Заказчик по достоинству оценил профессионализм и надежность компании ЭОС, разработчика системы EOS for SharePoint, которая используется в мэрии города Новосибирска.

Внедрение системы электронного документооборота является одним из направлений ведомственной целевой программы «Электронный Новосибирск». На базе EOS for SharePoint все структуры мэрии объединены в общее информационно-документационное пространство.

Почетная грамота мэрии города Новосибирска является видом поощрения за особые заслуги и значительный вклад в социально-экономическое развитие города. Коллектив ЭОС награжден по представлению департамента связи и информатизации мэрии, курирующего развитие единой системы электронного документооборота в органах местного самоуправления Новосибирска. Подробнее http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=143946

3 марта 2016 года Федеральное архивное агентство проводит расширенное заседание коллегии Росархива, посвященное подведению итогов работы ведомства за прошедший год. Одна из важнейших тем заседания – обсуждения состояния и перспектив развития электронного документооборота в нашей стране. По приглашению организаторов с сообщением на эту тему выступит Владимир Баласанян, председатель Совета директоров ЭОС.

Коллегия Росархива является постоянно действующим совещательным органом. На ее заседаниях рассматриваются вопросы, связанные с осуществлением Росархивом функций по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, проекты нормативных правовых актов и важнейших методических документов, отнесенных к сфере ведения Росархива, а также иные вопросы по профилю данного ведомства. 

С декабря 2015 года ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» (г. Москва) перешла на новую систему управления корпоративным контентом – EOS for SharePoint. В компании автоматизирован управленческий документооборот, работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, а также ряд сопутствующих бизнес-процессов. Исполнителем всего комплекса работ и поставщиком программного обеспечения является ООО «Юниксофт» (г. Мытищи), партнер ЭОС.

ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» (SEVERINDEVELOPMENT) входит в группу компаний SEVERINGROUP, специализирующуюся на проектировании и контроле за строительством общественных и производственных зданий. «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» выполняет функции технического заказчика, осуществляет строительный контроль (технический надзор) и строительный аудит на объектах промышленного и гражданского строительства. В портфолио SEVERIN– более 200 успешных проектов, реализованных в 48 городах России.

У ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» разветвленная структура – кроме 6 департаментов центрального офиса, в документообороте также участвуют 13 удаленных подразделений. На момент проведения обследования бизнес-процессов общий объем электронных версий документов по актуальным проектам достигал полутора терабайтов. По оценке специалистов заказчика, в процессе деятельности компании в год создавалось до 900 гигабайт различных документов. Каждый департамент формировал из них тематические папки. На момент обследования было создано более 90 000 папок, в которых хранилось порядка 800 тысяч файлов.

При выборе новой автоматизированной системы для управления корпоративным контентом, которая заменила использовавшиеся ранее решения, рассматривалось множество представленных на рынке ECM-систем. Учитывались в комплексе три фактора:

·                    цена программного продукта;

·                    стоимость услуг внедрения;

·                    готовность функционала (минимум доработок под специфику бизнес-процессов).

Наилучшим образом совокупности этих критериев соответствовала ECM-система EOS for SharePoint, разработанное компанией ЭОС портальное решение. В качестве исполнителя проекта была выбрана компания «Юниксофт», с которой в середине августа 2015 года заказчик заключил договор на поставку ПО и внедрение.

На стадии подготовки к внедрению проектная команда ООО «Юниксфот» проанализировала исходные данные: объем документооборота, бизнес-процессы и состав групп документов, работу с которыми предполагалось автоматизировать. По итогам анализа и обследования были выданы рекомендации по адаптации существующего документооборота под технологическую схему (возможности платформы и EOS for SharePoint), по архитектуре и аппаратному обеспечению для развертывания и по оптимизации расходов на внедрение.

В целом развертывание системы, ее настройка, обучение сотрудников, тестирование настроенного решения и устранение замечаний заняли около 4 месяцев. За период внедрения со стороны заказчика сформулировано около 140 вопросов и пожеланий, большинство из которых было реализовано в EOS for SharePoint. В промышленную эксплуатацию система запущена 15 декабря 2015 года.

В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.д.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), а также организован удобный доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений).

Система EOS for SharePoint, универсальный продукт ЭОС для управления документами и взаимодействием сотрудников, активно завоевывает рынок. В частности, устойчивый интерес к ней демонстрируют заказчики, работающие в сфере проектирования и строительства коммерческой и жилой недвижимости. Так, в 2015 году три крупных инвестиционно-строительных компании выбрали это решение – кроме ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ», систему внедрили международный холдинг RD Group и ООО «Тройка РЭД». Ранее EOS for SharePoint внедрена еще в нескольких строительных компаниях – это Группа строительных компаний «ВИС», ОАО «Сибавиастрой» и ряд других.

По итогам заседания Экспертного совета по российскому программному обеспечению при Минкомсвязи России (http://minsvyaz.ru/ru/events/34715/)  система электронного документооборота «ДЕЛО» включенав Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Соответствующий приказ подписал 20 февраля 2016 года Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Николай Никифоров. Внесение СЭД «ДЕЛО» в данный Реестр позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд.

Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных создается во исполнение требований федерального законодательства о порядке закупок программного обеспечения госзаказчиками. С начала текущего года действуют ограничения на приобретение программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для государственных и муниципальных нужд: иностранное ПО можно приобретать, только если отсутствуют его российские аналоги. Такой порядок установлен статьей 12.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 29 июня 2015 г. № 188-ФЗ) и постановлением Правительства РФ от 16 ноября 2015 г. № 1236. Таким образом, на федеральном уровне нормативно закреплены преференции для российских программных продуктов при государственных закупках.

Программное обеспечение считается российским, если сведения о нем включены в вышеуказанный Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Следовательно, все вендоры, которые желают участвовать в исполнении контрактов на поставку ПО для государственных или муниципальных организаций, обязательно должны зарегистрировать свои разработки в данном Реестре. Для проведения экспертизы заявлений на включение сведений о программных продуктах в Реестр в конце прошлого года сформирован Экспертный совет по российскому ПО при Минкомсвязи России.

Компания «Электронные Офисные Системы» с момента создания первых версий своих программ активно сотрудничает с государственными структурами. По данным независимых аналитических исследований, в госсекторе ЭОС является лидером в сегменте специализированного ПО для управления документами. Разработки ЭОС изначально являются российскими: они создавались российской компанией для отечественных организаций с учетом специфики и российских традиций документооборота.

Исполняя требования федерального законодательства, ЭОС ведет активную работу по включению в Реестр всех своих продуктов – систем класса СЭД/ECM, а также мобильных приложений и дополнительных опций. Правилами предусмотрено, что на каждое приложение или подсистему необходимо оформить отдельное заявление. При рассмотрении заявок эксперты проверяют на предмет соответствия установленным требованиям не только сами продукты, но и правообладателей.

Специалистами ЭОС проделана колоссальная работа по подготовке таких заявок. СЭД «ДЕЛО» – первый продукт ЭОС, включенный в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Также ЭОС подана заявка на систему «Архивное ДЕЛО», которая признана соответствующей требованиям правил формирования и ведения реестра, зарегистрирована, размещенана сайте Минкомсвязи в открытом доступе и в настоящее время готовится к рассмотрению на заседании экспертного совета. Компанией ЭОС также оформлены заявления на другие продукты ЭОС и дополнительные опции к ним.

Компания «Электронные Офисные Системы» объявила о дате и месте проведения своей ежегодной партнерской конференции «Весенний документооборот - 2016». В этом году встреча пройдет 25-29 апреля, а ее территорией станет город Сочи. Актуальные тренды рынка и их отражение в стратегии развития продуктов ЭОС, итоги работы партнерского сообщества и тактика действий на перспективу, а также маркетинговые планы и эффективные методы привлечения клиентов – все это будут обсуждать участники мероприятия. Активная работа на заседаниях будет чередоваться с разнообразной культурной программой. Мероприятие будет широко освещаться в средствах массовой информации.

Слоган партнерской конференции ЭОС в 2016 году звучит особенно вдохновляюще: «Выше – только звезды!». «О чем этот слоган? Не только о городе-курорте Сочи, столице победоносных для России зимних Олимпийских игр. Он – о том, какими мы, компания ЭОС и наши друзья-партнеры, должны быть для клиентов, чтобы развиваться и расширять сферу присутствия в непростых условиях, которые диктует сегодняшняя ситуация в российской экономике. Этот слоган – также и о целях, стоящих перед нашими программными продуктами: по функционалу, надежности и юзабилити они должны максимально соответствовать потребностям любого клиента. Быстрее конкурентов реагировать на изменения потребностей клиентов и тренды рынка, быть выше всех по качеству продуктов и услуг и сильнее всех в нашем единстве при взаимной поддержке – такие «олимпийские» цели стоят перед ЭОС и партнерами много лет подряд. Что сегодня нужно сделать, чтобы не потерять, а лишь укрепить лидирующие позиции в своем сегменте рынка, как и в каком направлении развивать продукты, чтобы они получили дополнительные конкурентные преимущества – обсуждению этих тем будут посвящены выступления и дискуссии на конференции «Весенний документооборот – 2016», - рассказывают в ЭОС.

Прибытие команды ЭОС и компаний-партнеров в Роза Хутор ожидается с вечера 25 апреля. С утра следующего дня начнется работа конференции. Так, согласно проекту программы, регистрация участников конференции стартует 26 апреля в 9.30. В 10.00 председатель Совета директоров ЭОС Владимир Баласанян обратится к присутствующим с приветственным словом. «Компания ЭОС - достижения, перспективы, развитие» - так будет называться его презентация. В 10.20 генеральный директор «ЭОС Софт»Андрей Козлов подведет итоги партнерской работы и расскажет о специальных предложениях партнерам от ЭОС. Далее слово будет дано технологическим партнерам – они выступят в 10.50 и представят интересные предложения по сотрудничеству. С 11.15 до 11.45 будет проходить круглый стол, посвященный продуктам, направлениям их совершенствования и функционалу, его проведут генеральный директор «ЭОС ПВ» Юрий Назаров и главный специалист управления маркетинга ЭОС Артем Андреев. После кофе-брейка выступления технологических партнеров и круглый стол по продуктам продолжатся. Во второй половине дня всех ждет экскурсия в город Сочи и Олимпийский парк.

Неформальная часть «Весеннего документооборота» традиционно будет очень насыщенной. Во второй день, 27 апреля, гостей ожидает поездка в Абхазию с посещением курорта Гагры и знаменитых пещер Нового Афона.

28 апреля пройдет еще два круглых стола: первый из них будет касаться вопросов взаимодействия ЭОС и партнеров, продаж и техподдержки, на втором начальник Управления маркетинга ЭОС Елена Иванова обсудит с присутствующими маркетинговые темы, в частности, работающие сегодня наиболее эффективные и наименее затратные методы продвижения продуктов. Также в этот день продолжатся доклады технических партнеров.

Регистрация на конференцию «Весенний документооборот - 2016» уже открыта на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_calendar/eos_conf/register.php?ID=143036 .

Окружная клиническая больница (ОКБ) города Ханты-Мансийска с начала 2016 года полностью перешла на электронный документооборот. В настоящее время он развернут в учреждении на базе флагманского продукта компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО» на 250 рабочих местах. Решением пользуется весь аппарат управления ОКБ - главный врач, заместители, экономисты, бухгалтерия, организационно-методический отдел, заведующие подразделениями, главные медсестры. В перспективе предполагается развитие системы в части внедрения технологий штрих-кодирования документов. Тендер на поставку СЭД «ДЕЛО» в ОКБ был выигран Медицинским информационно-аналитическим центром ХМАО-Югры.

О заказчике

Окружная клиническая больница (ОКБ) Ханты-Мансийска является многопрофильным лечебно-профилактическим учреждением, включающим в себя шестьдесят структурных подразделений. В ОКБ квалифицированно оказывается специализированная помощь по 73 врачебным специальностям. В состав больницы входят три поликлиники общей мощностью 1405 посещений в смену, стационар на 650 коек, блок диагностических и вспомогательных подразделений, пансионат для иногородних пациентов. Ежегодно в ОКБ выполняется более 760 тыс. посещений к врачам поликлиник, стационарное лечение получают свыше 24 тыс. пациентов, лечение в дневных стационарах получают до 9 тыс. пациентов.

Об исполнителе

БУ ХМАО-Югры «Медицинский информационно-аналитический центр» (МИАЦ) - подведомственное учреждение Департамента здравоохранения ХМАО-Югры. В числе видов деятельности МИАЦ – обработка и анализ медицинской статистической информации, предоставляемой государственными учреждениями, предоставление Министерству здравоохранения РФ, Федеральной службе государственной статистики статистической информации в сфере охраны здоровья, формирование единой информационной системы здравоохранения и другое. МИАЦ также занимается размещением заказов на поставки товаров, выполнением работ и оказанием услуг, необходимых для организаций здравоохранения.

Предпосылки проекта

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра является одним из лидеров регионального здравоохранения в области передовых информационных технологий. В ОКБ Ханты-Мансийска на протяжении десятилетия успешно функционирует медицинская информационная система, включающая электронную историю болезни и электронную амбулаторную карту. Все рабочие места в больнице автоматизированы, локальная сеть и специализированные серверы обеспечивают работу различных подразделений в едином программном комплексе. Более 10 лет активно работает телемедицинский центр, с помощью которого осуществляются консультации с ведущими российскими специализированными центрами.

При выборе СЭД специалисты ОКБ ориентировались на опыт других государственных структур региона. «Учитывая то, что система «ДЕЛО» на протяжении 10 лет активно используется в органах власти Ханты-Мансийского автономного округа, было принято решение интегрировать ее и в нашем учреждении», - рассказывает заместитель главного врача ОКБ по организационно-методической работе Дмитрий Чухлебо.

Цели проекта

В ОКБ сообщили, что СЭД «ДЕЛО» была внедрена для обеспечения контроля, облегчения документооборота, а также ухода от бумажных носителей информации, что позволяет значительно экономить средства на расходных материалах.

Ход проекта

По словам Дмитрия Чухлебо, СЭД «ДЕЛО» внедрялась в ОКБ в несколько этапов. От момента переговоров до внедрения прошло около 2, 5 лет. Тендер на поставку данных видов электронных услуг был выигран Медицинским информационно-аналитическим центром ХМАО-Югры, после чего программа была установлена в ОКБ.

В 2015 году в качестве пилотного проекта программа была запущена на нескольких компьютерах отдела документооборота, в ходе ее эксплуатации было доказало удобство данной системы. 

К середине ноября 2015 года обучение работе в СЭД «ДЕЛО» прошла группа специалистов ОКБ, среди которых были руководители отделений, старшие медицинские сестры и все сотрудники, чья работа связанна с входящей и исходящие документацией.

1 января сотрудники ОКБ Ханты-Мансийска перешли на электронный документооборот полностью.

Итоги проекта

Сегодня СЭД «ДЕЛО» в ОКБ установлена на 250 рабочих местах. Системой пользуется весь аппарат управления - главный врач, заместители, экономисты, бухгалтерия, организационно-методический отдел, заведующие подразделениями, главные медсестры, то есть все сотрудники больницы, чья работа связана с входящей и исходящей документацией.

Медицинские работники уже успели оценить удобство системы: по их мнению, основными её преимуществами являются быстрый поиск документов, эффективный контроль по исполнению резолюций, сокращение сроков подготовки и согласования документов и многое другое.

«В нашей больнице трудится более 2700 человек, документооборот ведется в очень большом объеме. Система «ДЕЛО» стала для нас прекрасным помощником. Сейчас нам не приходится тратить много время на поиск бумажных документов. Исключается возможность их потери. Массовый перевод документов в электронный вид позволил нам снизить затраты на копирование и время на передачу документов исполнителям, это технически разгрузило сотрудников. А самым главным преимуществом для нас стала прозрачность, система позволяет руководителям наблюдать за статусом документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения», - отметил Дмитрий Чухлебо.

Перспективы проекта

«Поскольку в нашей больнице активно развиваются такие направления, как электронная регистратура и электронный документооборот, для более оперативного их взаимодействия мы планируем вести технологии штрих-кодирования документов»,- резюмирует Дмитрий Чухлебо.

Компания «Электронные Офисные Системы» объявила о выходе новой версии флагманского продукта – СЭД «ДЕЛО». Основные нововведения связаны с доработкой специализированных интерфейсов, оптимизацией типовых действий пользователя, и дальнейшим повышением быстродействия системы.

Нагрузка на СЭД и на пользователей постоянно возрастает – информации становится больше, контур электронного документооборота расширяется, охватывая все большее число процессов в организации. Все перечисленное накладывает дополнительные требования к СЭД/ECM-решению, и большая часть нововведений в «ДЕЛО» 15.7 связана с реализацией этих требований.

Проще для пользователей

Чтобы на каждое из типовых действий пользователь тратил как можно меньше времени – в «ДЕЛО» 15.7 предусмотрены новые возможности по группировке поисковых запросов. Находить любые объекты системы – документы, проекты, поручения, файлы стало проще благодаря унификации поисковых запросов. Добавлены возможности по персонификации рабочей среды.  Например, реализовано отображение выбранных поисковых запросов на главной странице -актуальные версии документов и поручений всегда под рукой!

Удобнее для работы

 Для руководителей, получающих ежедневно огромное число документов на рассмотрение, добавлена возможность одним нажатием сделать отметку об ознакомлении с поступившим запросом. Сотрудники раньше узнают о рассмотрении документа, у руководителей больше времени для содержательной работы.

Стало проще отчитываться об исполнении поручений – введена возможность групповой операции ввода отчета по поручениям.

  В информации о документах на рабочем столе предусмотрены новые возможности по отслеживанию виз на проектах документов без необходимости открывать карточку документа, предусмотрены новые фильтры. Упрощен   механизм добавления ссылок на документы в личные папки, таким образом пользователем стало проще отслеживать дальнейшие действия с интересующими файлами.  Прямо с главной страницы системы предусмотрена возможность мониторить новые события по интересующему файлу/документу.

Работа с электронными оригиналами

Заметная сложность при работе с электронными оригиналами документов – визуализация электронных подписей. В СЭД «ДЕЛО» 15.7 предусмотрена возможность автоматического прикрепления файла с визуализированными штампами регистрационных данных и визуализацией ЭП должностных лиц.

Быстрее

Логика обработки информации и разграничения прав доступа усложняется, соответственно, повышаются требования к вычислительным мощностям.   СЭД «ДЕЛО» хорошо известна высоким быстродействием и «демократичными» требованиями к аппаратным ресурсам. В версии 15.7 реализованы новые решения для оптимизации алгоритмов и повышения производительности. Также в версии СЭД «ДЕЛО» 15.7 предусмотрены новые возможности для оптимизации работы с обращениями граждан и проведена адаптация для обмена документами в формате МЭДО 2.7. Более подробно с перечнем нововведений можно ознакомиться в документе «Новое в системе ДЕЛО версии 15.7.0». 

Компания ЭОС начинает уже традиционный и одновременно совершенно новый цикл вебинаров по управлению информацией.

Традиционный – потому что подобные серии вебинаров специалисты ЭОС проводят уже более 5 лет. Такой формат взаимодействия позволяет не только рассказать, но и наглядно продемонстрировать актуальные решения и успешные практики в управлении документами и информацией.

Совершенно новый, поскольку программа вебинаров охватывает значительно более широкую сферу технологий, профессиональных интересов и уровней подготовки. Мы будем рассказывать о самых разных темах, связанных с корпоративным контентом сегодня – от сканирования бумажных документов до применения видеоконференцсвязи, от обеспечения сохранности данных до специфики работы с мобильных устройств, от «тонких» технологических настроек до оценки экономической эффективности.   Значительная часть тем сформирована на основе поступающих запросов от клиентов и участников прошлых мероприятий.

Хотим мы того или нет, но 2016 год пройдет для большинства в поиске скрытых резервов и более эффективных решений.  Правильная работа с информацией содержит значительные резервы для повышения эффективности и заметная часть вебинаров так или иначе связана с этой темой.  Уже 25-го февраля пройдет вебинар «Как ускорить ввод документов в СЭД». Также тематика сокращения затрат и повышения эффективности будет одной из ключевых в вебинарах «Используем возможности СЭД «ДЕЛО» на 100%» и «Эффективная миграция c Lotus на SharePoint. Делимся кейсами». Применению новых продуктов и новых технологий будут посвящены вебинары «EOSforSharePoint: переход на версию 4.1. Что нового?», «Мобильные решения ЭОС» и «Построение единой среды для работы с документами».

            В целом, цикл вебинаров затронет наиболее актуальные запросы и тенденции в управлении документами и информацией, среди которых:

·         миграция с устаревших систем и импортозамещение;

·         построение единой среды для взаимодействия сотрудников;

·         применение электронной подписи и обеспечение юридической значимости;

·         работа с информацией на мобильных устройствах;

·         новые технологии поиска и обработки текстов;

·         актуальные средства для обеспечения безопасности.

Выбирайте наиболее интересные темы, регистрируйтесь на мероприятия и присоединяйтесь к нашему профессиональному сообществу!

Участие в вебинарах  бесплатное, необходима только регистрация.

Подробно с программой веб-семинаров можно познакомиться здесь.

Не упустите возможность получить знания и вживую пообщаться с экспертами прямо на вашем рабочем месте – участвуйте в веб-семинарах ЭОС!

Вы можете зарегистрироваться как на отдельные семинары, так и сразу на всю серию.

В январе 2016 года в инвестиционно-строительной компании «Тройка РЭД», осуществляющей деятельность на территории Москвы и Московской области, запущена в промышленную эксплуатацию система EOS for SharePoint. В ходе проекта автоматизированы бизнес-процессы выбора подрядных организаций, согласования договоров, дополнительных соглашений, разрешений на оплату, а также ряд других процедур в сфере управления проектами и документами. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем работ выступила компания ООО «Юниксофт» (г. Мытищи), партнер ЭОС. О том, как рождалась идея проекта, как она воплощалась в жизнь, а также о планах на будущее, рассказала Мария Хурамшина, бизнес-аналитик компании «Тройка РЭД».   

Расскажите, как возникла идея внедрить ECM-систему? Многие компании урезают IT-бюджеты, так как ситуация в экономике требует сокращать расходы, а вы, наоборот, приняли решение о новом внедрении. Почему именно сейчас?

Я думаю, текущая ситуация в экономике требует не столько сокращать расходы, сколько изыскивать резервы эффективности. Один из способов – искать «слабые звенья» в организации бизнес-процессов и ликвидировать их. Чтобы выжить в жесткой конкурентной среде в сегменте рынка, в котором работает наша компания, именно сейчас нужно быть намного лучше других – работать эффективнее, качественнее, быстрее, надежнее.

В отличие от конкурентов, у ООО «Тройка РЭД» несколько иной подход к работе на строительном рынке. Мы осуществляем управление проектами сразу в четырех направлениях – как застройщик, как технический заказчик, как генеральный подрядчик и как эксплуатационная компания. Наша компания бо́льшую часть работы делегирует партнерам – проектным, инженерно-изыскательским организациям, специализированными подрядчиками, банками, агентствами недвижимости и др. А на себя берем стратегию, которую реализуем через четкую координацию деятельности партнёров, жесткий контроль соблюдения технологических требований и постоянный анализ хода проектов на каждом этапе.

Формирование технических заданий, подбор подрядчиков, управление работой проектных команд, организация выполнения строительно-монтажных работ – все эти бизнес-процессы требуют четкого взаимодействия участников и оперативного согласования множества документов. Современную ECM-систему мы выбрали в качестве среды для управления проектами и документами, так как именно в ней увидели возможность упорядочить бизнес-процессы, напрямую влияющие на нашу результативность.

О проблемах, которые планировали ликвидировать через внедрение ECM-системы; требованиях, которые предъявлялись к системе; причинах выбора  EOS for SharePoint читайте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=142817.

К числу высших учебных заведений Алтайского края, которые используют для ведения документооборота СЭД «ДЕЛО» (продукт компании ЭОС), присоединился АГМУ Минздрава России. В университете завершено внедрение системы электронного документооборота в аппарате управления, а также проведено обучение пользователей.

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Алтайский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения Российской Федерации (ГБОУ ВПО АГМУ Минздрава России) – одно из ведущих медицинских высших учебных заведений Западной Сибири. Вуз готовит специалистов не только для Алтайского края, но и для многих других регионов. Сегодня медуниверситет реализует 19 образовательных программ высшего медицинского образования, а также имеет интернатуру, ординатуру и аспирантуру.

В АГМУ используется централизованная схема документооборота – все документы регистрируются в общем отделе, он же отвечает за контроль исполнительской дисциплины. До внедрения СЭД «ДЕЛО» регистрация документов велась традиционными способами, а документооборот был организован на бумажных носителях.

СЭД «ДЕЛО» было приобретено по специальной цене – при покупке систем ЭОС для собственных управленческих нужд для учебных заведений предусмотрена скидка в размере 50% («Академическая лицензия»). Система предназначалась для автоматизации внутреннего документооборота и контроля исполнения. Всего АГМУ приобрел 46 пользовательских лицензий, из них 30 – на подсистему «ДЕЛО-Web». Это позволило закрыть потребности по автоматизации документооборота на уровне административных подразделений вуза.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» осуществлялось собственными силами специалистов заказчика, при активном участии компании «КС-Консалтинг». После закупки программного обеспечения и его установки были обучены 3 технолога системы (они получили базовые знания по настройке СЭД), а также делопроизводители (сотрудники общего отдела). В результате настройку справочников и системы в целом заказчик провел силами своих сотрудников. На заключительном этапе обучение прошли руководители и специалисты структурных подразделений, которым, в числе прочего, были показаны и технологии работы в веб-интерфейсе.

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» используется в рамках административных подразделений вуза. В системе, кроме сотрудников общего отдела, работают ответственные за ведение электронного документооборота в подразделениях. Средствами СЭД осуществляется регистрация документов (ввод регистрационных карточек), передача документов на исполнение, контроль исполнения. В перспективе планируется расширить участок автоматизации – включить в контур СЭД все подразделения АГМУ, а в дальнейшем частично отказаться от бумажного документооборота внутри вуза.

Начальник Управления информационных технологий банка ВТБ (Азербайджан) Эмиль Мехтиев в интервью TAdviser рассказал о внедрении в финансовом учреждении системы электронного документооборота EOS for SharePoint и планах дальнейшего развития проекта.

TAdviser: Расскажите, по каким критериям была выбрана EOS for SharePoint? Какие альтернативные продукты рассматривались? Вы самостоятельно внедряли систему?

Эмиль Мехтиев: Критериев выбора системы электронного документооборота было много, но основные сводятся к обеспечению требуемой функциональности, снижению совокупной стоимости владения, наличию реальных примеров внедрений и возможности расширения системы в будущем. По этим пунктам мы выбрали EOS for SharePoint, как наиболее полно подходящий нашим задачам. Внедрением и интеграцией со смежными службами и системами занималась компания «Офис-Док» из Санкт -Петербурга.

TAdviser: Связано ли внедрение проекта с тем, что подобные системы стали более актуальны в современных условиях?

Эмиль Мехтиев: Действительно, сегодня на рынке сложилась достаточно сложная экономическая ситуация. Организации обращают более пристальное внимание на оптимизацию внутренних процессов. И именно в такой период внедрение СЭД приобретает большую важность, позволяя не только экономить время сотрудников, которые теперь могут более оперативно решать повседневные задачи, но и значительно снизить непосредственные расходы на печать. Например, в нашем случае, расходы на внедрение СЭД окупаются в первый же год, и это – достаточные аргументы в пользу принятия решения о внедрении СЭД.

TAdviser: Расскажите, как проходил проект? Есть ли у вас планы развития системы?

Эмиль Мехтиев: Изначально в ИТ-отдел поступило несколько разнородных задач от наших внутренних заказчиков. Проанализировав их, мы пришли к мнению, что внедрение системы электронного документооборота поможет не только решить эти задачи, но также заложить основы для автоматизации других внутренних процессов. Со стороны Банка внедрением руководил наш сотрудник Закир Мамедов, но основные работы выполнял подрядчик — компания «Офис-Док».

Сразу после инициации проекта и еще до принятия решения мы своими силами начали описывать наши процессы, чтобы сэкономить время непосредственно в ходе внедрения. Учитывая, что до этого у нас в банке не было системы электронного документооборота, перед нашим отделом стояла достаточно серьезная задача - всего за два месяца осуществить внедрение данной системы. Однако во время внедрения появился запрос на дополнительный функционал, связанный с использованием локальной электронно-цифровой подписи, и мы, оценив преимущества интеграции с ЭЦП, приняли решение запустить электронный документооборот после завершения этой задачи. Реализация данного функционала заняла у нас еще один месяц.

Таким образом, команда проекта — специалисты банка и «Офис-Док» — успешно завершили внедрение за три месяца. Но, как говорится, аппетит приходит во время еды. По мере использования СЭД разными подразделениями, к нам уже поступают запросы на автоматизацию тех или иных внутренних процессов. И теперь, мы формируем пакет требований для второй фазы проекта. В более же отдаленной перспективе мы планируем интегрировать EOS for SharePoint с другими нашими информационными системами, чтобы добиться еще большей оптимизации бизнес-процессов. В частности, мы уже смогли наладить взаимодействие системы документооборота и службы техподдержки банка – HelpDesk. Это становится возможным за счет наличия функциональных библиотек API SharePoint, которые позволяют достаточно быстро интегрировать его с другими ИС.

TAdviser: Какие структуры и рабочие места охватывает система в настоящее время?

Эмиль Мехтиев: На данном этапе на базе новой системы мы автоматизировали процесс подачи заявок во внутренние службы банка (ИТ, хозяйственный отдел, HR), наладили правила работы с входящей и исходящей корреспонденцией, согласование платежных поручений. Был также запущен процесс обработки обращений граждан и несколько других новых сервисов. Таким образом, сегодня почти все сотрудники банка так или иначе пользуются системой.

TAdviser: Как осуществлялось обучение персонала? Были сложности?

Эмиль Мехтиев: Внедрение такого вида программного обеспечения приводит к изменению уже укоренившихся процессов. И зачастую пользователи с неохотой принимают нововведение. Учитывая это, мы запустили СЭД параллельно с новым бумажным документооборотом. В то же время мы постарались максимально упростить необходимые действия для пользователей системы: были подготовлены краткие видео инструкции с описанием каждого типа процесса. Все это позволило достаточно безболезненно перейти на новую систему. Как я уже отмечал выше, теперь наши сотрудники оценили возможности EOS for SharePoint и уже сами выступают с инициативой автоматизировать процессы, в которые они вовлечены.

TAdviser: Используете ли вы мобильные рабочие места?

Эмиль Мехтиев: Пока не используются. Сейчас несколько инфраструктурных проектов банка находятся на завершающей стадии. Они позволят нашим сотрудникам шире использовать мобильные устройства. Сразу после этого мы планируем внедрение функционала мобильных рабочих мест.

TAdviser: Какие еще особенности можно отметить у этого проекта?

Эмиль Мехтиев: Отличительной особенностью нашего внедрения безусловно является интеграция с системой электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана. В качестве провайдера ЭЦП нами было выбрано мобильное электронное удостоверение личности «Асан Имза» (Asan İmza). Наш банк был первым в Азербайджане, кто интегрировал законодательно признаваемую ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота.

Ключевым преимуществом технологии мобильной подписи Asan İmza является отсутствие необходимости использования дополнительного программного обеспечения или устройств чтения смарт-карт. В качестве электронного удостоверения личности используется мобильный телефон: сертификаты ключей хранятся на SIM картах пользователей. В результате процесс подписания любого документа становится более безопасным, так как использует двухфакторную аутентификацию.

TAdviser: Как вы оцениваете основные итоги проекта? Какие задачи удалось решить с помощью внедрения EOS for SharePoint?

Эмиль Мехтиев: Внедрив EOS for SharePoint, мы не только решили поставленные задачи, но и заложили основы для построения более оптимизированных бизнес процессов. В ближайшем будущем мы планируем перевести на платформу EOS for SharePoint еще несколько других бизнес процессов для повышения их эффективности.

В декабре текущего года компания «КС – Консалтинг»,партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири, завершила внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск». В настоящее время в СЭД работают все подразделения, а также руководство организации.

В организационном плане ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» – это администрация и специализированные подразделения, расположенные в нескольких корпусах, разбросанных по довольно значительной территории. До внедрения системы электронного документооборота регистрация всех документов велась в бумажных журналах. Контроль исполнения также не был автоматизирован – он велся в «ручном» режиме (документы, которые нужно было исполнить к конкретной дате, формировались в отдельную рабочую папку). Если документ касался нескольких подразделений, то он ксерокопировался в необходимом количестве экземпляров. Учитывая разбросанность корпусов организации по территории, документы поступали в подразделения не всегда оперативно. По этой же причине значительное время занимало согласование проектов договоров, приказов и др.

Чтобы устранить эти проблемы и наладить документационное взаимодействие между подразделениями на должном уровне, руководство ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. СЭД должна была решить следующие задачи:

·                    обеспечить технологическую возможность для ведения электронной базы входящих, исходящих и внутренних документов и их поиска по реквизитам;

·                    организовать в единой системе движение электронных копий документов, в том числе их оперативную передачу исполнителям;

·                    уменьшить затраты на копирование документов и количество рассылаемых копий;

·                    сделать процесс исполнения документов прозрачным на всех его этапах. Требовалось отражать в регистрационной карточке сведения об исполнителях, а также прикреплять к РК или связывать с ней файлы и документы, которые создавались в процессе исполнения (проект ответа, итоговый ответ, другие документы, связанные с исполняемым);

·                    ускорить согласование проектов документов (при этом больше всего в ускорении нуждались процессы согласования договоров).

Функционал СЭД «ДЕЛО», выбранной заказчиком для внедрения, позволял решить все эти задачи. Эта система ранее уже внедрялась в аналогичных организациях – аэропортах России и других стран СНГ.

ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приобрел, кроме пользовательских лицензий «толстого» клиента, рабочие места подсистемы «ДЕЛО-Web». Также были приобретены лицензии на приложение «Мониторинг документов»(собственная разработка «КС-Консалтинг»), опции «Сканирование» и «Электронная подпись и шифрование». Специалисты «КС-Консалтинг» установили систему на сервер и рабочие места, подключили опции, дополняющие функционал СЭД, настроили базовые процессы документооборота и контроля исполнения документов. После установки и настройки программного обеспечения специалисты «КС-Консалтинг» обучили в малых группах основным операциям работы в СЭД всех пользователей и подготовили системного технолога из числа работников ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск».

В настоящее время автоматизированы следующие процессы документооборота:

·                    ведется регистрация в СЭД входящих писем, телеграмм, исходящих документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов (приказы по основной деятельности, распоряжения), договоров;

·                    для исходящих документов и договоров предусмотрена возможность создания их проектов в электронном виде с последующим согласованием в контуре СЭД «ДЕЛО» (в безбумажном варианте);

·                    средствами СЭД «ДЕЛО» налажен контроль исполнения. При этом руководитель организации лично работает в СЭД – вводит резолюции в регистрационные карточки документов, а по наиболее важным выполняет функции контролера;

·                    приложение «Мониторинг документов» информирует пользователей о наступивших и приближающихся событиях в системе без запуска СЭД «ДЕЛО»: о поступлении новых документов и поручений, приближении контрольных сроков и т.д.;

·                    все входящие документы переводятся в электронный вид путем их сканирования с прикреплением электронного образа документа к РК.

Таким образом, в настоящее время в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» все базовые процессы документооборота автоматизированы, а к СЭД «ДЕЛО» подключены все подразделения организации. В дальнейшем документооборот будет развиваться через увеличение количества пользователей СЭД, приобретение дополнительных опций  и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В частности, рассматривается возможность организации обмена документами и РК по каналам электронной почты с органами власти Республики Алтай, также использующими систему «ДЕЛО».

Напомним, что в Республике Алтай СЭД «ДЕЛО» развернута в органах власти, местного самоуправления, судебных органах, образовательных организациях и многих других структурах. В частности, в СЭД «ДЕЛО» работают Правительство Республики, региональные министерства и ведомства, муниципальные администрации городов и районов.

Во второй половине 2013 года в ТФОМС стартовал проект внедрения EOS for SharePoint, его реализовала петербургская компания «Офис-Док», золотой партнер компании ЭОС. На сегодня в ТФОМС Свердловской области используется 270 лицензий EOS for SharePoint. С начала внедрения в хранилище системы поступил 63791 документ, только за первые 6 месяцев ее эксплуатации было сэкономлено 300 пачек бумаги. В планах заказчика — автоматизация поточного сканирования входящих документов, запуск мобильного приложения, развитие функционала электронной подписи и контекстного поиска.

Летом 2013 года специалистами компании «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнера ЭОС, было проведено обследование бизнес-процессов ТФОМС СО, составлено техническое задание на создание системы, определены этапы внедрения, сроки реализации проекта, разработана схема основных рабочих процессов документооборота. Было решено не уходить с программных продуктов компании ЭОС, флагмана отрасли, и внедрять систему EOS for SharePoint.

В январе 2014 года специалисты компании «Офис-Док» приступили к работам по внедрению. Работа одновременно шла как непосредственно в офисах заказчика, так и через удалённое подключение к серверам ТФОМС СО. Была развернута серверная часть, настроены и заполнены справочники системы, настроены рабочие процессы и рабочие места пользователей, обучены системные технологи и системные администраторы.

С апреля по июнь 2014 года система работала в режиме опытно-промышленной эксплуатации. В ТФОМС СО уже своими силами провели обучение остальных пользователей, предварительно сформировав группы по уровню компетентности и характеру работ — регистраторы, специалисты по автоматизации (ИT-специалисты) филиалов, директора филиалов и т.д. Большинство пользователей обучались в отделах — чтобы сразу применять знания в привычной среде. Повторное обучение было проведено примерно через полгода, особое внимание уделялось разбору ошибок. Для сотрудников территориально удаленных филиалов были проведены выездные обучения и вебинары.

В промышленную эксплуатацию система была запущена с июля 2014 года. Самыми тяжелыми оказались, по словам Натальи Ярошевской, первые месяцы — регистраторам дирекции пришлось 3 месяца работать параллельно в двух системах, старой и новой, чтобы не потерять ни один документ в переходный период.

На сегодня из 288 сотрудников ТФОМС СО в системе не работают только водители. Примечательно, что очень быстро в работу включились территориально удаленные филиалы — у них давно назрела необходимость автоматизации документооборота, а уровень пользователей на местах в организации достаточно высок.

В планах ТФОМС СО — приобретение опций «Поточное сканирование», «Сканирование» (из карточки документа), мобильного приложения «АРМ Руководителя». Так же планируется развитие функционала электронной подписи (создание контура ТФОМС+СМО+МО), контекстного поиска, организация согласования через портал до 99,9 % документов, создание дополнительных отчетных форм и аналитики. Рассматривается возможность перехода на SharePoint Server 2013.

Подробности проекта  http://spbit.ru/projects/p126882/

Применяемая в КСП Москвы информационная система (на базе продукта IBMLotusNotes) не в полной мере отвечала требованиям по организации контроля исполнения поручений (задач) и общему быстродействию, в связи с чем было принято решение о разработке комплексной среды автоматизации деятельности КСП Москвы. С сентября 2014 года в Палате используется Информационно-аналитическая система ИАС КСП-М, одной из составных частей которой является подсистема электронного документооборота (ПСЭД). В качестве основы для развертывания ПСЭД было выбрано «коробочное» решение EOSforSharePointот компании ЭОС.

В ходе первого этапа миграции унаследованных данных в ПСЭД было перенесено более 90,0 тысяч документов.  

Главный акцент внедрения был поставлен на переработку (настройку) пользовательского интерфейса рабочих мест пользователей СЭД. Одновременно были решены вопросы унификации состава представляемой информации на рабочих столах пользователей и обеспечена функциональная независимость специфических функций (задач) Службы документационного обеспечения Палаты. Для выполнения этой задачи была разработана классификационная модель документов Палаты с разбиением на группы и типы, а также был проработан реквизитный состав каждого типа документов.

При настройке рабочих мест пользователей в полной мере использовались возможности функциональной кастомизации продукта EOS for SharePoint без применения программирования.

Особое внимание было уделено поисковым механизмам – быстрому поиску по реквизитам карточек и полнотекстовому поиску по содержимому прикрепленных файлов документов. В качестве механизмов поиска были задействованы как базовые возможности платформы MicrosoftSharePoint, так и специализированные возможности продукта EOS for SharePoint.

Ключевой задачей внедрения ПСЭД стала глубокая переработка системы организационного обеспечения, в ходе исполнения которой удалось сформировать детально проработанные правила ведения делопроизводства и документооборота, определить основные приемы работы с ПСЭД и правила интеграции учетных объектов ПСЭД и ИАС КСП-М.

В целях реализации трехуровневой ролевой модели была разработана матрица доступа работников КСП Москвы к объектам ПСЭД, что позволило до фактического запуска системы в эксплуатацию проработать вопросы информационной безопасности в части разграничения доступа к документам. В ходе опытной эксплуатации ПСЭД удалось в значительной мере формализовать вопросы организации контроля исполнительской дисциплины. В ходе проекта внедрения ПСЭД была обеспечена прозрачная двусторонняя синхронизация сведений о документах, поручениях, заданиях ПСЭД и справочников с подсистемой планирования и учета результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий ИАС КСП-М. Данная задача в значительной мере была решена благодаря особенностям открытой архитектуры EOS for SharePoint, наличию API платформы SharePoint и возможности получения данных непосредственно из БД EOS for SharePoint.

В подготовительный период с привлечением сотрудников компании ЭОС было проведено обучение 76 работников категорий руководители и специалисты, что составило более 45 % от списочного состава Палаты. Подробности проекта читайте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=142097.

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Рязани был начат в мае 2013 года. Основной задачей являлось создание у заказчика единой системы автоматизации документооборота с постепенным переходом к внутреннему безбумажному и юридически значимому документообороту. В настоящее время в СЭД «ДЕЛО» работает порядка 130 специалистов, рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата администрации, а также каждое структурное подразделение. Высшее руководство пользуется мобильным приложением «АРМ Руководителя». Работы по развитию системы, техническую и методическую поддержку осуществляет ГК «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».

О заказчике

Город Рязань - центр Рязанской области, численность его населения - свыше 500 тыс. человек. Удобное экономико-географическое положение Рязани (на судоходной Оке, близость Москвы, хорошие транспортные связи) предопределило развитие города. Среди ведущих обрабатывающих производств - приборостроение, станкостроение, электроэнергетика, нефтехимия, машиностроение, металлургия, промышленность строительных материалов, деревообрабатывающая, пищевая и мукомольно-крупяная промышленности.

Об исполнителе

Группа компаний «СофтЭксперт» (г. Тула) является поставщиком решений для бизнеса с 1999 года. Показателем профессионализма и надежности группы компаний служат долгосрочные партнерские отношения более чем с 7 тыс. организаций. ГК «СофтЭксперт» оказывает широкий перечень услуг в области автоматизации документооборота - от выбора программного продукта и его внедрения до обучения пользователей и дальнейшей поддержки. Являясь «Золотым партнером» компании «Электронные офисные системы», ГК «СофтЭксперт» предлагает решения по созданию автоматизированных систем электронного документооборота на базе систем «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Цели проекта

Необходимость запуска системы автоматизации документооборота в Администрации города Рязани стала очевидна к 2013 году. Цель проекта была определена как создание единой, полной, взаимосвязанной системы электронного документооборота по всей вертикали власти на уровне муниципального образования; а также организация межведомственного документооборота. Об этом заместитель начальника управления - начальник отдела документационного обеспечения управления делами аппарата Администрации города Рязани Любовь Петрушина рассказывала, в частности, на клиентской конференции ЭОС «Осенний документооборот – 2015», прошедшей в Москве в конце октября 2015 года (см. новость раздела «ЭОС» от 2 ноября 2015 г. http://ict-online.ru/news/n124082/).

«Главный принцип эффективного внедрения СЭД - это осуществление внедрения СЭД работниками службы документационного обеспечения с технической поддержкой со стороны службы информационных технологий. Только служба ДОУ имеет необходимую информацию о видах документов, создаваемых в подразделениях, о маршрутизации этих документов, как на стадии проекта, так и на стадии зарегистрированного документа, именно служба ДОУ обеспечивает правильную настройку системы, а служба информационных технологий обеспечивает правильную, оперативную установку программного обеспечения и бесперебойную работу системы», - уверена Любовь Петрушина. В качестве интегратора проекта в ходе открытого конкурса была выбрана компания «СофтЭксперт».

Ход проекта, его итоги и перспективы читайте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=140857.

В конце октября компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке,завершила все работы в рамках проекта по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Федеральном государственном бюджетном учреждении «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Барнаул). Проект предусматривал установку рабочих мест СЭД «ДЕЛО» в приемной, канцелярии и основных отделах учреждения, а также обучение пользователей.

Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования в г. Барнауле – один из трех центров ортопедического профиля, построенных в России в рамках приоритетного национального проекта «Здоровье». В настоящее время в структуру Центра входят консультативная поликлиника, 3 взрослых и 1 детское травматолого-ортопедических отделения, анестезиолого-реанимационное отделение, оперблок с 5 операционными залами, лаборатория, отделение лучевой диагностики и отделение восстановительного лечения. Центр предоставляет высокотехнологичную медицинскую помощь в области травматологии, ортопедии, эндопротезирования и в смежных областях медицины.

Документооборот в ФГБУ «ФЦТОЭ» до начала внедрения СЭД «ДЕЛО» не был автоматизирован. Сотрудниками использовалась журнальная форма регистрации документов на бумажном носителе. Необходимость эффективной организации документооборота и контроля сроков исполнения документов стали предпосылками принятия решения о внедрении СЭД.

Система документооборота должна была решить следующие задачи:

·                    автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к регистрационной карточке их электронных образов;

·                    обеспечение возможности для ответственных за контроль лиц отслеживать сроки исполнения документов, поступающих из вышестоящих организаций, а также поручений, вынесенных Главным врачом (руководителем Центра);

·                    создание базы данных электронных документов с сохранением истории их изменений, предоставляя пользователю актуальную информацию о статусе документа;

·                    автоматизация формирования отчетов по документообороту.

Таким образом, система документооборота была предназначена не только для регистрации и учета документов, но и для обеспечения контроля над сроками исполнения документов. СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС, выбранная для внедрения, обладала всем необходимым для решения этих задач функционалом.

Заказчиком были приобретены пользовательские лицензии системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-Web», опция «Сканирование» (предназначена для перевода бумажных документов в электронный вид с последующим прикреплением их к регистрационным карточкам), а также приложение «Мониторинг документов»для всех пользователей СЭД. Это приложение является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг» и выполняет функцию дополнительного информера для СЭД «ДЕЛО», расширяя имеющийся в системе функционал мониторинга событий. Так, «Мониторинг документов» позволяет получать уведомления из системы документооборота, даже если «ДЕЛО» не запущено на рабочем месте пользователя.

Система документооборота «ДЕЛО» была установлена в приемной, канцелярии и у начальников отделов ФГБУ «ФЦТОЭ». Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота учреждения и по его итогам составили перечень видов документов, которые необходимо учитывать в СЭД, определили маршруты их движения, а также выделили особенности заполнения реквизитов РК. В соответствии с результатами обследования система была настроена:

·                    заведены все необходимые группы документов;

·                    заполнены базовые справочники (справочник внешних организаций, внутренний справочник должностных лиц).

В рамках проекта каждый пользователь прошел индивидуальное обучение, осваивая на своем рабочем месте алгоритмы работы в программе. Первыми обучение прошли сотрудники общего отдела. Стоит отметить, что специалисты канцелярии очень быстро освоили и начали использовать возможности СЭД «ДЕЛО», необходимые им для работы – регистрация, постановка на контроль, создание связок между документами и т.д. В конце октября, на завершающей стадии проекта, обучение прошли начальники отделов.

Таким образом, в результате внедрения СЭД «ДЕЛО» в ФГБУЗ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Министерства здравоохранения Российской Федерации (г. Барнаул) сформирована единая база данных входящих, исходящих и внутренних документов. Внедрение СЭД позволило автоматизировать учет документов и организовать контроль их исполнения.

Учреждения здравоохранения часто выбирают для управления организационно-распорядительными документами и деловой перепиской решения компании ЭОС. Система «ДЕЛО» также используется в Федеральном фонде обязательного медицинского страхования, Московском Государственном фонде ОМС, территориальных фондах ОМС Алтайского, Хабаровского краев, Белгородской, Иркутской, Московской областей и многих других. Кроме этого, «ДЕЛО» внедрено во многих региональных органах управления здравоохранением, центрах гигиены и эпидемиологии, иных учреждениях.

8-9 декабря в конгресс-центре Торгово-промышленной палаты Российской Федерации (Москва, Ильинка, д. 6) Гильдия Управляющих документацией при поддержке Евразийской экономической комиссии и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации проводит международный форум ИНФОДОКУМ-СОЮЗ. Компания «Электронные Офисные Системы» участвует в форуме с экспертными докладами.

Профессиональный форум ИФОДОКУМ–СОЮЗ – это первая международная встреча управляющих документами, сотрудников аппаратов органов власти стран ЕАЭС. В ней примут участие представители органов законодательной и исполнительной власти стран-участниц ЕАЭС, субъектов Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, крупнейших российских предприятий промышленности, кредитных организаций, вузов и пр.

Тема форума – «Электронный документооборот и информационное взаимодействие при обеспечении интеграционных процессов в Евразийском экономическом союзе». Здесь будут обсуждаться пути расширения межгосударственного документационного и информационного обеспечения, развития взаимодействия в оказании информационных услуг гражданам в расширяющемся диалоге государства и гражданина, практические аспекты применения органами власти открытого и национального программного обеспечения, мобильных систем управления, формирования и сохранения электронных архивов и пр.

В программу ИНФОДОКУМ-СОЮЗ включены два доклада от компании ЭОС. Председатель Совета директоров компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Владимир Баласанян выступит по теме «7 вызовов «электронного документооборота». Проблемы разработчиков и заказчиков СЭД». Спикер расскажет, с какими особенностями в сфере управления документами в России сейчас сталкиваются разработчики систем электронного документооборота, какие новые проблемы и явления, требующие воплощения в программных продуктах, возникают в результате изменения потребностей заказчиков, их требований к СЭД, а также регулирующих действий государства. Глобальные технологические тренды, импортозамещение и отношение к этому ЭОС как ведущего СЭД-вендора также найдут отражение в докладе Владимира Баласаняна, который прозвучит на круглом столе «Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности органов власти и организаций».

Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International, выступит с докладом «Евразийский экономический союз: Как преодолевать правовые, организационные и технические проблемы электронного взаимодействия». Доклад прозвучит на круглом столе «Межгосударственное информационное взаимодействие как интеграционный фактор в ЕАЭС».

Подробнее узнать о мероприятии и зарегистрироваться для участия можно здесьhttp://www.gdm.ru/meropr/08.12.2015/6025/6027/.

ООО «ЭОС (Софт)» и компания «Актив» по результатам проведенных испытаний подтвердили совместимость и корректность работы собственных продуктов: электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth и мобильного приложения iEOS.  

Электронные идентификаторы Рутокен ЭЦП Bluetooth позволяют использовать технологии электронной подписи на любой программно-аппаратной платформе, при этом они могут работать как через Bluetooth, так и через USB-интерфейс. В соответствии с подписанным компаниями «ЭОС» и «Актив» сертификатом данные идентификаторы рекомендуются для использования в качестве аппаратного носителя ключевой информации в приложении iEOS.  

Мобильное приложение iEOS предназначено для работы пользователей в системах электронного документооборота, разработанных ЭОС, для iPad. В данном приложении пользователи могут подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. 

Ознакомиться с сертификатом совместимости электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth с мобильным приложением iEOS можно на сайте ЭОСhttp://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/ieos.php. 

EOSMobileобеспечивает взаимодействие с системами документооборота компании ЭОСс планшетов, работающих на операционной системе Android, и может использоваться широким кругом пользователей – от рядовых исполнителей до руководителей. Потребности различных категорий специалистов реализуются в этом универсальном решении через гибкий интерфейс и индивидуально настраиваемый под потребности конкретного пользователя функционал. Теперь EOSMobile (Android)можно скачать насайте ЭОС.

Приложение продолжает линейку ранее выпущенных ЭОС мобильных решений («АРМ Руководителя» (Windows8.1), iEOS(iOS))и обладает всеми возможностями для комфортной работы с документами в СЭД/ECM-системах. Пользователи приложения могут: просматривать и аннотировать документы (файлы); выносить резолюции, давать поручения (как по документам, так и инициативные) и работать с ними; работать как с помощником, так и самостоятельно; просматривать и формировать отчеты; искать необходимые документы; работать с проектами документов, в том числе согласовывать (визировать) и подписывать документы электронной подписью.

Приложение работает в двух режимах: online и offline (в этом случае все действия с объектами передаются в СЭД при появлении доступа к сети). Обмен данными с сервером может быть организован через защищенное соединение.

Несколько удобных функций, которые позволяют пользователю чувствовать себя более комфортно: приложение даст знать о новых документах, если вдруг оно было свернуто, а пользователь, например, работали в каком-то другом приложении; можно выбрать удобный режим синхронизации: автоматический или ручной (при нажатии на кнопку «синхронизация»); создание инициативного поручения может начинаться и в другом приложении, через кнопку «Поделиться» (Share button), что позволит не только прикрепить pdf-файл (который будет отправлен вместе с поручением), но и откроет данное инициативное поручение сразу в режиме редактирования; а также ряд других возможностей, которые пользователи смогут увидеть в настройках Android-приложения.

Разработчики приложения на пути к созданию красивого дизайна и функционального интерфейса протестировали множество цветовых решений. В итоге было выявлено, что что наиболее комфортными для длительной работы с планшетом являются светло-серые цвета, которые и легли в основу финального макета.

Среди других важных акцентов, на которые сделан упор, — альбомный режим работы. Пользователям так значительно удобнее работать с электронными документами, создавать поручения, визировать и подписывать проекты документов и осуществлять многие другие операции. В данном режиме работы пользователи совершают действия, используя для управления большие пальцы, поэтому большинство функциональных элементов размещены либо в верхней части экрана, либо по его краям. С некоторыми элементами можно комфортно взаимодействовать даже обеими руками, что обеспечивает более удобную и быструю работу.

Можно, например, скрыть одну или обе панели в альбомном режиме: панель со списком документов и панель, отображающую реквизиты и поручения по документу. А если пользователь перевернет планшет в портретный режим, то приложение само автоматически скроет одну из двух панелей в зависимости от предыдущих действий пользователя. В результате пользователю всегда будет показана нужная ему панель.

Другой важный акцент сделан на полноте информации по документу и возможности просматривать и работать с ней на одном экране. Поэтому пользователям приложения доступна работа сразу в трех плоскостях: 1) просмотр списка документов, 2) чтение файлов по текущему документу, 3) просмотр реквизитов и всех доступных пользователю поручений по текущем документу.

Например, пользователь может ознакомиться с проектом поручения, подготовленным помощником, даже не открывая его на редактирование.

Артем Андреев, ведущий проектировщик корпоративных мобильных приложений компании ЭОС, так прокомментировал основную концепцию Android-приложения: «Люди предпочитают решения, которые могут быть персонифицированы под их задачи и пожелания. Осознавая этот факт, мы дали нашим клиентам гибкий интерфейс и настраиваемый под нужды клиента функционал непосредственно из самого приложения. Также решение должно быть другом и помощником в работе (даже когда за пользователем нет закрепленного помощника в компании), поэтому мы заложили логику работы, которая в нужный момент или предупреждает о совершении неверного действия (ограждает от совершения ошибки), или вовремя подстраивает свой интерфейс под удобную работу». Более подробно ознакомиться с возможностями приложения вы можете, скачав его и попробовав работать в демо-режиме на сайте ЭОС: http://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/android.php

10 лет назад в Законодательном Собрании Иркутской области стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота. За это время было сделано многое: от того, что принято называть классическим документооборотом, до создания электронного архива документов. При этом точка в проекте еще не поставлена: в будущем речь пойдет о полноценном межведомственном электронном документообороте, автоматизации законотворческой деятельности и даже о мобильных приложениях для работы с электронными документами.

Проект по автоматизации документооборота в Законодательном Собрании Иркутской области стартовал в октябре 2005 года. В рамках проекта на начальном этапе было необходимо организовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечить контроль исполнения поручений. Для этого специалистами Законодательного Собрания был проведен анализ представленных на российском рынке систем электронного документооборота.

Среди требований, одним из важнейших было удобство работы через web-клиент, возможность в будущем организовать работу с электронными цифровыми подписями, известность решения и количество внедрений в органах власти не только федерального, но и регионального уровня.

В результате выбор был сделан в пользу СЭД «Дело» компании «Электронные Офисные Системы». Именно это решение на тот момент уже было внедрено и хорошо зарекомендовало себя в Алтайском крае и ряде других регионов в центральной полосе России. Кроме того, важным фактором, склонившим весы в сторону СЭД «Дело», было и то, что в 2005 году и Госдума, и Совет Федерации уже работали в этой системе.

Как рассказали в Законодательном Собрании, в 2005 году еще мало кто думал о возможностях межведомственного электронного взаимодействия, это казалось практически несбыточной мечтой, однако уже на тот момент искали систему электронного документооборота «на вырост», которая не ограничивала бы потенциальные возможности специалистов ведомства уже на самом начальном этапе. Именно СЭД «Дело» показалась наиболее перспективным решением.

Партнером по внедрению была выбрана иркутская компания «Референт», победившая в рамках запросов котировок. Кроме того, Законодательное Собрание на тот момент уже имело положительный опыт сотрудничества с «Референтом» в рамках других ИТ-проектов, что, конечно, также сыграло свою роль.  

На первом этапе в Законодательном Собрании было создано 20 рабочих мест. Далее проект развивался постепенно, и на данный момент количество лицензий практически достигло 70 штук. 

В 2005 году в Заксобрании с помощью СЭД «Дело» автоматизировали работу канцелярии: полностью обеспечили регистрация входящих и исходящих нормативных документов. Через год запустили сканирование документов, в результате чего у специалистов комитетов и служб Законодательного Собрания появилось желание работать с теми документами, которые появлялись в этой системе. Также возникла потребность контролировать исполнение поручений комитетами Законодательного Собрания и самого аппарата Законодательного Собрания, т.е. управленческих документов. Потребности ведомства росли, соответственно увеличивалось и количество лицензий.

На сегодняшний день все внутренние службы аппарата Законодательного собрания Иркутской области, а также его комитеты и комиссии (в том числе, и депутаты) работают в системе «Дело». Они получают документы, ставят на контроль, отмечают исполнение. Все документы, которые входят и выходят из Законодательного Собрания, сканируются, для их хранения создан архив. В любой момент необходимый документ можно «поднять» из архива, распечатать или сделать скан-копию.

Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=139269