Các chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đây là câu hỏi thường gặp của nhiều doanh nghiệp và cá nhân bắt đầu tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế. Nếu bạn đang có cùng câu hỏi như trên thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Các loại chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng

Dưới đây là một số chứng từ giao nhận hàng hóa cực kỳ quan trọng, bắt buộc phải có trong quá trình mua bán quốc tế.

Hợp đồng xuất nhập khẩu (hợp đồng ngoại thương)

Sau đây là các nội dung hợp đồng xuất khẩu hàng hóa cơ bản như:

• Thông tin của các chủ thể mua bán hàng hóa
• Thông tin hàng hóa
• Nội dung chi tiết về giao nhận
• Thông tin thanh toán
• Các quy định có liên quan đến quá trình mua bán: quy cách đóng gói, hình thức bảo hành, trường hợp bất khả kháng, khiếu nại, xử lý khiếu nại, trọng tài,…
• Đặc biệt là phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan thì hợp đồng mới được tính là có hiệu lực.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được xem là một trong những chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng nhất. Nó được dùng để xác định quốc gia sản xuất ra hàng hóa đó. Điều nó ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu. Căn cứ vào nơi sản xuất, nhà nhập khẩu sẽ có những chính sách ưu đãi về thuế cũng như thủ tục thông quan khác nhau.

Đặc biệt, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa còn là cơ sở để Nhà nước thực hiện công tác kiểm tra, giám sát và áp dụng các quy định có liên quan đến chống phá giá, trợ giá, duy trì hệ thống hạn ngạch, thống kê thương mại,…

Hóa đơn thương mại

Người mua hàng sẽ dựa trên những yêu cầu mà bên bán đề ra trong hóa đơn thương mại để thanh toán một cách đầy đủ, đúng hạn và đúng hình thức.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói (Packing List) là một bản lược khai toàn bộ thông tin hàng hóa có trong một kiện hàng lớn (container) hoặc thùng hàng lẻ. Có thể thấy phiếu đóng gói có vai trò rất quan trọng trong quá trình kiểm đếm hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không tạo Packing List, kiện hàng có thể sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong quá trình thông quan.

Đa số trường hợp không có phiếu khai lược hàng hóa, kiện hàng sẽ được yêu cầu mở ra để kiểm tra toàn bộ. Điều này mất rất nhiều thời gian, có thể gây chậm trễ cho quá trình giao nhận hàng. Không những thế, công tác kiểm đếm sẽ tiêu tốn một khoản chi phí lớn và người mua hoặc người bán sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm cho việc chi trả.

Một phiếu đóng gói thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau: 

• Thông tin người mua và người bán
• Thông tin kiện hàng: tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, mô tả hàng hóa,…
• Cảng tàu, tên tàu, hình thức bốc dỡ

Giấy chứng nhận chất lượng

Tùy theo thỏa thuận của các chủ thể mua bán, giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp bởi người bán hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đây không chỉ là nghĩa vụ của bên bán đối với bên mua, mà nó còn là cơ sở để củng cố niềm tin của khách hàng vào sản phẩm. Tuy nhiên, đây là chứng từ không bắt buộc trong quá trình là thủ tục hải quan.

Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng hàng hóa

Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa mà người bán cung cấp cho người mua, nhằm giúp đôi bên xác nhận rõ ràng về số lượng và trọng lượng của kiện hàng. Tuy nhiên, giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng không nằm trong danh sách bắt buộc. Do đó người bán và người mua có thể tự thỏa thuận về vấn đề này.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, thông thường người mua sẽ yêu cầu người bán cung cấp giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng được thiết lập bởi các đơn vị hải quan hoặc công ty giám định.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa

Tùy theo thỏa thuận của các bên, mà người nhập khẩu hoặc người xuất khẩu sẽ mua bảo hiểm cho kiện hàng của mình. Đây cũng không phải là một chứng từ bắt buộc phải có. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc trao đổi hàng hóa quốc tế đều có sự tham gia của bảo hiểm.

Nhờ đó mà trong quá trình vận chuyển, nếu có bất cứ vấn đề nào xảy ra, làm hư hại, thất thoát hàng hóa, các đơn vị bảo hiểm sẽ có trách nhiệm bồi thường và giảm thiểu tối đa sự thiệt hại về kinh tế.

Một số chứng từ giao nhận hàng hóa có liên quan khác

Ngoài ra, trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế còn có sự xuất hiện của những chứng từ khác, có thể kể đến như sau:

• Chứng từ vận chuyển, bao gồm: Chỉ thị xếp hàng, biên lai thuyền phó, vận đơn đường biển, biên lai của cảng, phiếu kiểm đếm, giấy gửi hàng đường biển/đường sắt/ đường hàng không, sơ đồ xếp hàng, bốc dỡ hàng hóa, bản kê sự kiện, time – sheet, bản kết toán nhận hàng,…
• Các chứng từ có thể phát sinh trong quá trình giao nhận, bao gồm: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu, biên bản kê khai hàng thừa thiếu, biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ, thư khiếu nại, thư dự kháng

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Sau đây là năm bước chính trong quá trình làm chứng từ xuất nhập khẩu:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ (nêu trên) bằng cách in đơn và điền đầy đủ các thông tin. Bạn cũng có thể điền vào biểu mẫu trực tiếp trên máy trước khi in.

Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS thì phải thực hiện để việc kê khai và truyền tờ khai được thuận lợi.

/vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads/2022/09/Quy-trinh-lam-chung-tu-xuat-nhap-khau-300x225.jpg" target="_blank">https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...-tu-xuat-nhap-khau-300x225.jpg 300w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...tu-xuat-nhap-khau-1024x768.jpg 1024w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...-tu-xuat-nhap-khau-768x576.jpg 768w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...u-xuat-nhap-khau-1536x1152.jpg 1536w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...u-xuat-nhap-khau-2048x1536.jpg 2048w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...-tu-xuat-nhap-khau-200x150.jpg 200w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...g-tu-xuat-nhap-khau-100x75.jpg 100w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...-tu-xuat-nhap-khau-467x350.jpg 467w, https://vanchuyenhanggiatot.com/wp-content/uploads...-tu-xuat-nhap-khau-788x591.jpg 788w" style="cursor: move; box-sizing: border-box; height: auto; max-width: 100%; margin: 0px; padding: 0px; border: 0px none; font: inherit; vertical-align: top;" width="800" />

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành thì doanh nghiệp phải hoàn thiện hồ sơ và thông báo cho cơ quan kiểm tra theo quy định. Mặt khác, các doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai báo và phát tờ khai

Doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo và truyền tờ khai hải quan sau khi tải phần mềm khai báo hải quan. Nhận lệnh giao hàng sau đó. Một trong những chứng từ quan trọng nhất để nhà nhập khẩu đưa ra khỏi cảng và vận chuyển về kho của mình là lệnh giao hàng.

Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là mở và thông quan tờ khai. Trước khi mở tờ khai hải quan phải chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Các tài liệu khác có thể được yêu cầu (C / O, hóa đơn vận chuyển hàng hóa, giấy phép nhập khẩu, v.v.)

Nếu hồ sơ hợp lệ sau khi xuất trình hồ sơ với cơ quan hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan trên Hệ thống.

Hy vọng với những tài liệu chia sẻ trong bài viết, bạn đọc sẽ có được vô số thông tin hữu ích để hoạt động xuất nhập khẩu trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn!

Liên hệ: 

Name: Vận Tải Top One Logistics

Phone:901201166

Mail: vantaitoponelogistics@gmail.com

Address: 5 Hoàng Việt, Phường 4, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh

Nguồn: