Если прием товара осуществляется на складе заказчика, то организация имеет возможность заверить необходимый сопровождающий товар документ своим штампом. В этом случае доверенность на получение товара не требуется. Проставленный на сопроводительном документе штамп свидетельствует о том, что организация приняла заказанные ей товары.

В случае когда приемка товара осуществляется в другом месте - на железнодорожной станции, на складе поставщика, в аэропорту, на пристани, в любом месте вне склада покупателя товар получает материально - ответственное лицо организации по доверенности и наличии паспорта. В данном случае наличие доверенности обязательно, так как при помощи нее подтверждается право конкретного материально - ответственного лица организации на прием и получение товара.

Доверенность на получение товара оформляется в установленном порядке, регламентированным законодательством и действующими инструкциями. Доверенностью является письменное полномочие, которое выдается одним лицом другому для предъявления третьему и подтверждающее его право на получение товара и материальных ценностей для организации по заказу, договору, наряду или соглашению. Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Лица не работающие в организации не имеют права на получение доверенности от нее. Бланк доверенности должен быть полностью заполнен и подписан лицом на которого она выписывается. Обычно доверенность выписывается на 15 календарных дней. Если это доверенность на плановое получение материальных ценностей, то ее срок может быть продлен до 30 дней. Бланки не использованных доверенностей подлежат обязательной сдаче в бухгалтерию выдавшей их организации. Лицам не отчитавшимся в использовании доверенности с истекшим сроком действия повторно доверенности не выдаются.