Можно ли при создании новой записи в форме и первичном выборе(уже в новой записи) варианта значения "Индекс", согласно этому индексу заполнить значение граф "Сотрудник" и "Варианты" за последнюю дату исходя из данных таблицы "Архив".
То есть идея в том, что оператор создавая новую запись и выбирая индекс(грубо говоря ключ), получит в новой записи уже заполненные поля последними известными данными и при желании сможет их изменить и уже записать в таблицу...

Вот пример базы:
Скачать

http://www.sql.ru/forum/1301962/kak-zapolnit-znacheniyami-po-umolchaniu-grafy-v-forme-ms-access-vzyav-ih-iz-tablicy