Цитата сообщения Матильда_Пупкина секреты EXCEL (часть первая)

Я хочу рассказать вам о некоторых приёмах, с помощью которых можно уменьшить продолжительность работы в программе Microsoft Excel в разы, превратив ее из нудного действа в творческий процесс.

Excel кроет в себе колоссальные возможности, о которых большинство даже не подозревают, используя только верхушку айсберга. Естественно большинство функций в повседневной работе и не требуется. Но есть такие "фишки" которые весьма и весьма актуальны. Именно таким секретам я посвящаю данные уроки.


===============================
: Секрет первый "Волшебная клавиша F4"
===============================

Вспомните, часто ли вы выполняете однотипные действия. Я думаю что, практически постоянно. Это вставка строк, добавление новых листов, форматирование и т.д. Список можно продолжать бесконечно.

А каждая команда, будь то добавление новой строки или любая другая, состоит из нескольких манипуляций. А представьте, что надо добавить 20, или еще хуже 100 строчек. Это же огромная потеря времени, при проделывании этой нудной и неэффективной работы.

Но этого можно избежать. Ведь достаточно лишь один раз совершить действие (например, вставить строку) и нажать клавишу F4 ровно столько раз, сколько нужно повторов проделанного действия.

И это относится практически ко всем операциям в эксель. Т.е клавиша F4 повторяет за вами последнее проделанное действие. Вам не придется повторять команды многократно, достаточно лишь нажать на эту замечательную клавишу.

Но, на этом возможности клавиши F4 не заканчиваются. С ее помощью можно быстро ссылки в формулах изменить с относительных на абсолютные.

Для начала напомню вам, что формулы с абсолютными ссылками, в отличие от относительных не изменяются при автозаполнении и копировании. Это очень удобно если формулы одного столбца ссылаются не на соседние столбцы родной строки, а на одну какую-либо ячейку.

Предположим, имеется следующая формула =A2+C1 При перетягивании ее вниз на следующей строке формула видоизмениться на =А3+С2, далее =А4+С3 и т.д.

Хотя там необходимо =А3+С1, =А4+С1 и т.д.

Для того что бы ячейка С1 не изменялась перед ней надо поставить знак доллара. Но можно просто нажать на F4 сразу после ввода адреса ячейки.

При однократном нажатии на F4 формула, скажем для ячейки С1, примет вид $С$1, при двукратном - С$1, при трехкратном - $С1, а затем превращается опять в относительную ссылку (С1) и так по кругу.

Если знак доллара стоит перед названием только строки, то при копировании номер столбца изменится, а строки нет. А если только перед названием столбца, то уже он будет постоянным, а изменяться будет строка.



======================================
: Секрет второй "Многоэтажные ячейки"
======================================

Часто текст не вмещается в ячейку. Как правило это можно поправить увеличением её длины. Но порой это сделать бывает недопустимо.

Выходом является создание двух, трех и т.д. этажных ячеек. Т.е. в одной ячейке будут располагаться несколько строк.

Это достигается лазаньем в формат ячеек и установкой функции «перенос по словам».

Но есть еще один способ. Он срабатывает при нажатии клавиш ALT+ENTER. Перед этим необходимо в ячейке установить курсор мыши между теми словами, которые и должны разделиться по строчкам.



==============================================
: Секрет третий "Текст в формулах"
==============================================

Довольно часто необходимо ввести числа с их обозначением. Например, 15 км. Но если мы впишем 15 км в одну ячейку, то к сожалению с ней в дальнейшем невозможно будет осуществлять математические действия.

Разделение же чисел и текста по разным ячейкам приведет к нагромождению ячеек и неудобству работы с таблицами. А ведь так хочется увидеть текст и числа в одной ячейке, как это происходит с денежными значениями, например.

Это можно проделать путем создания пользовательского формата.

Сначала заглянем в формат ячейки. Во вкладке «число» выбираем пункт «все форматы». Далее в окне «тип» можно увидеть слово «основной». Именно к нему через пробел в кавычках надо приписать слово «км».

Таким образом, окно «тип» в нашем примере будет выглядеть так: Основной «км»

Теперь в ячейке помимо чисел будет еще и текст. И сохраниться возможность пользоваться формулами.



===========================================
: Секрет четвёртый "Выравниваем размер ячеек"
===========================================

Предположим нам надо выровнять все столбцы в таблице. Выравниванием на глаз, скорее всего вы будете недовольны, так как погрешности будут видны даже невооруженным взглядом.

Придется опять обращаться к формату ячеек и присваивать каждому столбцу определенный размер и т.д.

Но это можно сделать гораздо проще. Для этого выделяем нужное количество столбцов и регулируем размер любого из них (это может быть и крайний, и расположенный в центре). Вот и всё, остальные приняли размер того столбца, который Вы подправили.

Со строками дело обстоит точно также.



==============================================
: Секрет пятый "Фотография ячеек"
==============================================

В экселе есть функция аналогичная «Print Screen». Но в отличие от последней клавиши, которая фотографирует весь экран у нашей любимой программы возможностей побольше.

Мы можем « сфотографировать» определенный участок листа, или диаграмму в формате рисунка.

Делается это так. Сначала выделяется диапазон и, удерживая клавишу Shift, заходим в раздел меню «Правка». С меню произошли изменения!!! И там появилась новая команда «Копировать рисунок». Её мы и нажимаем, а в появившемся окошке указываем «как на экране» и жмем «ОК».

Теперь фотографию ячеек можно вставлять в виде рисунка. И не только в excel.

Насчет диаграмм, почти всё также. Сначала активируем диаграмму и выбираем «копировать рисунок». Теперь диаграмму можно вставлять как рисунок без всяких секторов и составных частей.

В Excel - 2007 это происходит несколько иначе. Выделяете диапазон, затем заходите на вкладку "Главная" и нажимаете на надпись "вставить" ( она расположена ниже пиктограммы "вставить"). В появившемся меню выбирайте "как рисунок - копировать как рисунок".

Серия сообщений "СОФТ":

Часть 1 - переводчик
Часть 2 - полезное
...
Часть 8 - СМС
Часть 9 - Изучаем HTML
Часть 10 - секреты EXCEL (часть первая)
Часть 11 - секреты EXCEL (часть вторая)
Часть 12 - секреты EXCEL (часть третья)
...
Часть 33 - Использование якоря на Ли.ру
Часть 34 - Супер удобная программа. Забираем видео, флеш и т.д. без шума и пыли.Плюс учимся html
Часть 35 - Изготовление визиток (бесплатная прога)