В графике документооборота многие видят лишь формальное приложение к учетной политике. А зря – продуманный график позволит забыть о постоянных проблемах с недостающей, опоздавшей или неразнесенной вовремя первичкой. Но даже отлично знающие это главбухи зачастую думают: «У меня никогда не хватит времени провернуть такую работу, ведь придется все бросить и месяц сидеть над графиком». Однако это не так, если правильно организовать его составление и отладку.
Чтобы не было войны
Выписанный поставщиком бог знает когда счет-фактуру сотрудник отдела закупок принес вам только сейчас. И он не видит ничего страшного в том, что забыл отдать вам документ сразу. Попытка объяснить, что из-за него фирма еще три месяца назад переплатила НДС, заканчивается скандалом. Сотрудник вообще плохо представляет, что такое вычет по НДС, но зато твердо уверен: носиться с бумажками – забота вовсе не его, а бухгалтерии.
В отделе продаж точно так же не понимают, что будет такого ужасного, если вторые экземпляры выписанных покупателям 31 марта накладных и счетов-фактур отдадут вам только в последних числах апреля. Там заняты срочной и важной работой, им некогда бегать к вам с бумажками. Подотчетники искренне недоумевают, почему вы так раздражаетесь из-за того, что они не взяли у продавца канцтоваров кассовый чек и корешок приходника. Счет-фактуру же они принесли, в нем все написано – разве этого недостаточно?
Директор, к которому вы пришли с просьбой «разобраться», тоже не очень-то понимает, в чем трагедия. Сотрудники должны в первую очередь заниматься своей работой, а не следить за документами. Но он, конечно, со всеми поговорит. Попозже. Если не забудет. «А пока попробуйте сами все уладить», – услышите вы.
Постепенно бухгалтер становится всеобщим врагом, а его общение с остальными сотрудниками принимает форму постоянной войны за документы. Знакомая ситуация, не правда ли?
Способ раз и навсегда навести порядок так, чтобы ни с кем не воевать, никого не упрашивать и ни за кем не бегать, в общем-то всем известен. Это пара приказов директора. Один – о графике документооборота в фирме, второй – о том, какая кара грозит каждому его нарушившему.
Несмотря на всю очевидность решения, составлением графика документооборота озадачивают себя единицы. «Около 80 процентов наших аудиторских замечаний по учетной политике начинаются со слов: “Отсутствует утвержденный график документооборота...”», – говорит Валерий Бахтин, эксперт консалтинговой группы «Что делать Консалт».
Собранная аудиторами компании «ПРАДО ГРУПП» статистика еще печальней. «В каждой девятой из десяти фирм график вообще не составляют, – констатирует аудитор Елена Дорохова. – В остальных это делают сугубо формально – лишь бы выполнить предписание пункта 5 ПБУ 1/98, который относит правила документооборота к элементам учетной политики».
Главная причина того, что бухгалтеры предпочитают вести ежедневную войну за первичку вместо того, чтобы разработать действенный график, – в грандиозности задачи. «График индивидуален для каждой фирмы. Его универсальной формы не найти ни в книгах, ни в нормативных документах. Поэтому в каждой фирме приходится его разрабатывать с нуля, учитывая множество присущих фирме особенностей. А это немалая работа, которую главбуху пришлось бы делать параллельно с текущей», – отмечает Валерий Бахтин.
«Для того чтобы составить продуманный график, мне пришлось бы месяца на полтора забросить все свои дела. Это нереально», – главбух торговой фирмы из Екатеринбурга Марина Алешкина так же убеждена в этом, как многие ее коллеги.
Однако, по опыту Галины Касьяновой, ведущего эксперта компании «Информцентр XXI века», составить продуманный график, который действительно будет работать, можно и не бросая текущих дел. Главное – все правильно организовать. Как это можно сделать, она рассказала на одном из недавних семинаров МЦФЭР.
Медленно, но верно
«Действительно, самый простой для всех в организации вариант, это когда главбух сам садится и пишет график документооборота, – отметила Галина Касьянова. – На практике это чаще всего приводит к тому, что главбух если и начинает такую работу, то через некоторое время из-за своей загруженности сдается. В результате график либо становится формальной бумажкой, либо не рождается совсем». Поэтому эксперт предложила действовать по другой схеме, которая, по ее утверждению, уже не раз проверена практикой.
Для начала поручите каждому бухгалтеру составить график документооборота по всем операциям участка, который тот «ведет» (о том, как это сделать, – ниже). Установите такой срок для выполнения этого задания, чтобы бухгалтерия не «запустила» текущие дела.
«Если каждый бухгалтер будет описывать по одной операции своего участка в день, то за месяц он справится, – убеждена Галина Касьянова. – Количество документов, конечно, по каждому участку немалое. Но вот видов операций не так уж много. Например, по кассе их десятка два. Описать одну операцию – это максимум час (а обычно – минут 10–15). Выделять один час в день в течение месяца для облегчения работы бухгалтерии “пожизненно”, я полагаю, можно».
В небольших фирмах за одним бухгалтером обычно закрепляют несколько участков, но ведь и операций по каждому из них меньше. Так что и здесь можно уложиться примерно в месяц.
Практически любая операция «проходит» по двум участкам учета. И тот, кто ведет расчетный счет, опишет, к примеру, те же операции, что и бухгалтеры, занятые на расчетах с покупателями и поставщиками. Поэтому, после того как каждый бухгалтер составит график по операциям своего участка, Галина Касьянова советует устроить перекрестную проверку результатов: «Пусть сначала все проверят получившиеся фрагменты графика друг за другом – в той части, в которой они корреспондируют. Заодно и все спорные вопросы решите». Затем уже сводный график проверяют начальники отделов бухгалтерии (если таковые у вас есть), замглавбуха и сам главбух.
На это, по опыту г-жи Касьяновой, уйдет еще месяц. Потом передайте получившийся сводный график во все подразделения фирмы. Их руководители должны изучить его и проверить в нем все, что затрагивает их отделы (кто и в какой срок составляет и подписывает тот или иной документ, куда и когда его передает, сколько нужно его экземпляров и т. п.). Кроме того, попросите их убедиться, что в графике указаны все документы, к которым так или иначе имеет отношение подразделение.
«Это займет еще месяц или даже два. Но жалеть времени не нужно, ведь все возражения от начальников подразделений главбуху стоит получить и снять заранее», – подчеркнула эксперт. Действительно, это лучше, чем обнаружить, что уже утвержденный график не работает, поскольку выполнить его по причинам, о которых в бухгалтерии просто не знали, нереально.
После того как вы согласуете график со всеми заинтересованными подразделениями фирмы, он наконец будет готов. Его можно отдавать директору на утверждение. При этом не стоит делать график частью приказа об учетной политике. В нее достаточно занести фразу вроде «Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который руководитель организации утверждает отдельным приказом». Тогда график вы сможете править так часто, как понадобится. В отличие от учетной политики, любые изменения в которой можно применять только с начала очередного года. Конечно, пока она не попала в налоговую инспекцию, вы можете «задним числом» менять ее сколько угодно, но зачем себя лишний раз ограничивать?
После утверждения графика еще пара месяцев уйдет на его рабочую отладку. По опыту Галины Касьяновой, когда документооборот фирмы начнет «жить» по графику, неизбежно вылезут проблемы, которых при его составлении никто не предвидел.
«В результате примерно через полгода у вас будет идеальный график документооборота», – убеждена г-жа Касьянова. Но корректировать его в дальнейшем все равно придется, к примеру, при появлении новых операций, изменении структуры фирмы или законодательства.
Понятно, что всех возможных случаев в графике не предусмотришь. Обстоятельства могут потребовать отступить от его правил или же «подкинуть» ситуацию, которая в нем не описана. Запишите в утверждающем график приказе, что в подобных случаях сотрудники должны согласовывать оформление документов с главбухом. Здесь же укажите, что во всем, что касается документов, его требования для сотрудников обязательны.
От какой печки плясать
О форме графика документооборота из всех нормативных документов говорится лишь в не отмененном до сих пор Положении о документах и документообороте в бухучете (утв. Минфином от 29 июля 1983 г. № 105). Эту форму вполне можно взять за основу. Она подойдет прежде всего тем, кто решит, составляя график, «плясать» от документа. Тогда график будет представлять собой перечень всех составляемых в фирме документов, для каждого из которых расписаны этапы и сроки его движения и обработки от создания до передачи в архив.
Но, по словам Галины Касьяновой, лучше составлять график для каждой хозяйственной операции и уже от нее переходить к документам, которыми ее оформляют. Ведь конечная задача бухгалтерии – учесть именно операцию. Да и сотрудникам будет проще ориентироваться в таком графике – по крайней мере он даст гарантию, что по каждой операции они составят все оформляющие ее документы и ни один не забудут.
В любом случае в графике нужно закрепить необходимый минимум правил, без которых от вашей затеи не будет толку. Галина Касьянова посоветовала проверенный на своем опыте «набор». Выглядит он так.
Необходимый минимум
Для каждой операции определите все документы, которыми вы ее оформляете. Делать это придется самостоятельно – типового списка не существует. Составлять большинство документов требует законодательство – сверяйтесь с ним. Но некоторые в фирмах оформляют «добровольно» – для собственного удобства или по просьбе деловых партнеров (например, счет на оплату).
Затем для каждого документа укажите количество составляемых экземпляров. Дальше определите ответственного за его создание либо за получение от контрагентов (если документ составляют они). Тем самым вы, кроме прочего, избавите бухгалтерию от необходимости «выбивать» счета-фактуры и прочие отгрузочные документы из поставщиков, переложив это занятие на плечи работающих с ними сотрудников. Став ответственными за получение счетов-фактур, они, возможно, задумаются над тем, как сделать поставщиков пунктуальными (о способах их «воспитания» читайте в майском номере «Расчета» за прошлый год).
«Лучше записывать в график не конкретного сотрудника, а должность, – отметила Галина Касьянова, – и вам не придется вносить изменения каждый раз, когда кто-нибудь увольняется».
Бывает, что за составление документа отвечает один работник, а оформляет документ другой. «К примеру, отпустить товар со склада распоряжается начальник отдела сбыта – он и отвечает за создание накладной. А составляет ее у вас кладовщик, – привела пример Галина Касьянова. – Поэтому в графике укажите еще и должность составляющего документ сотрудника».
Дальше – один из ключевых моментов: предельный срок создания документа или получения его от контрагентов (если составители – они). Пункт 4 статьи 9 закона о бухучете (от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ) предписывает составлять первичный документ в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Но столь расплывчатой формулировкой в графике ограничиваться неразумно, иначе проблему с опаздывающей первичкой вы не решите. Поэтому для каждого документа установите конкретный жесткий срок.
«Вариантов множество: до 10 часов утра каждый день, в течение часа с момента подписания того или иного распоряжения, до 18.00 последнего дня месяца – все зависит от вида документа и специфики работы фирмы», – подчеркнула Галина Касьянова.
«Особое внимание уделите срокам составления внутренних документов, таких, как акты о введении в эксплуатацию основных средств, требований на списание материалов и им подобные, – советует Валерий Бахтин. – Поскольку в подобных документах не заинтересован никто из контрагентов, их нередко откладывают на потом. Это “потом” обычно наступает во время налоговой или, в лучшем случае, аудиторской проверки. В спешке оформляя накопившуюся первичку, бухгалтер неизбежно допускает ошибки, чреватые серьезными налоговыми последствиями. Более того, составляя ее за других сотрудников, он принимает на себя ответственность за ее оформление и достоверность содержащихся в ней данных».
Находятся любители откладывать на потом и выписку «своих» экземпляров счетов-фактур, выставленных покупателям. Попустительствуя этому, вы можете столкнуться с необходимостью распечатать и подписать несколько тысяч документов за день до прихода налоговиков с проверкой. Чтобы такого не было, предусмотрите в графике, что ответственные за составление счетов-фактур обязаны в срок выписать оба экземпляра.
Определив время, необходимое для составления документа, укажите, кто из сотрудников обязан его подписать и, опять же, в какой срок. Здесь же распишите последовательность подписания (то есть кто за кем должен подписывать). Затем – куда какой экземпляр подписанного документа нужно передать (например, первый экземпляр накладной – покупателю, второй – на склад, третий – в бухгалтерию). Установите сроки передачи каждого экземпляра.
К определению срока передачи в бухгалтерию подойдите вдумчиво. Постарайтесь не поддаться извечному стремлению всякого бухгалтера получать каждый документ как можно скорее, независимо от того, когда он реально понадобится («чтоб был!»). Оцените, в каких случаях можно не заставлять сотрудников бегать к вам лишний раз с бумажками.
«Если на складе стоит компьютер и кладовщик каждую операцию сразу вводит в общую программу, то зачем бухгалтеру все накладные ежедневно? Один раз в конце месяца или хотя бы недели вместе с отчетом кладовщика по складу – достаточно, – привела пример Галина Касьянова. – А вот если данные в программу заносит бухгалтер, то документы ему действительно нужны каждый день».
Впрочем, определяя этот срок, оставить некий запас времени не помешает – в расчете на забывчивых сотрудников или форсмажорные случаи.
Дальше укажите, кто отвечает за проверку правильности оформления документа (все ли обязательные реквизиты есть, не отсутствует ли какая-нибудь подпись, верны ли арифметические подсчеты и т. п.). Здесь уже без бухгалтера не обойтись – проверять все это придется ему. И помните, что за достоверность указанных в документе данных отвечает его составитель (п. 4 ст. 9 закона о бухучете). Поэтому проверку достоверности возложите на ответственных за создание и подписание документа.
Остается совсем немного. Напишите, в какую папку вы подшиваете документ, в каком регистре бухучета показываете его данные, и укажите проводки, которыми нужно отражать оформляемую им операцию в учете. На все это тоже отведите жесткий срок, отсчитываемый с момента поступления документа в бухгалтерию, чтобы в ней не копились кипы неразнесенной первички.
Если в налоговых целях операцию учитывают иначе, оговорите это особо. Кроме того, для отражения документа в налоговом учете у вас может быть отдельный, не совпадающий с предусмотренным для учета бухгалтерского, регистр – его тоже укажите. Когда бухгалтерский учет разнится с налоговым, неизбежно применение ПБУ 18/02. Поэтому в графике нужно отметить, какой тип разницы возникает и какой проводкой ее показать в бухучете.
И последнее – дайте обоснование всем написанным вами правилам, то есть ссылки на нормативные или внутрифирменные документы. Не забудьте указать дату, на которую вы такой порядок разработали. Этим последним штрихом Галина Касьянова посоветовала не пренебрегать – он позволит поддерживать график в актуальном состоянии при изменении законодательства или каких-то переменах в самой фирме.
Система наказаний
Расслабляться после утверждения графика рано. Еще предстоит разработать систему внутрифирменных наказаний за его нарушение, которую нужно утвердить отдельным приказом директора. Иначе выполнять график сотрудники не станут.
Как наказывать нарушителей графика, решать вам вместе с директором. Если он практикует регулярную выплату премий, то в качестве кары можно выбрать уменьшение премии на определенный процент. Лишать нарушителей графика части зарплаты нельзя (ст. 137 ТК), но только если вы целиком ее платите «вбелую». В ином случае ничто не мешает директору распорядиться, чтобы сотруднику, опоздавшему, к примеру, с передачей счетов-фактур в бухгалтерию, положили в «конверт» несколько меньше, чем обычно (такое, очевидно, закреплять в приказе не стоит – ограничьтесь устным предупреждением). Можно остановиться и на дисциплинарных наказаниях – от выговора до увольнения (ст. 192 ТК).
Наказание предусмотрите не только для нарушителей сроков составления, подписания или передачи документов, но и для тех, кто неправильно их оформит или внесет в них недостоверные данные. Не забудьте об ответственности для бухгалтера, обязанного проверять поступающую первичку, но не сделавшего этого. Но укажите, что он вправе не принимать у сотрудников неверно составленный документ. Не бойтесь «крамолы» и предложите директору такую систему наказаний, которая будет распространяться и на него тоже (о том, как донести до шефа значение первички, читайте в справке «Как убедить директора»).
Пропишите, как вы будете выявлять нарушения установленных графиком сроков. К примеру, можно как-то фиксировать дату передачи документа в бухгалтерию. Это позволит контролировать и того, кто должен документ передать, и бухгалтера, обязанного вовремя отразить его в учете.
После этого остается только ознакомить под роспись каждого из причастных к созданию и движению первички сотрудников с обоими приказами директора – о графике документооборота и о наказаниях за его нарушение. К ним приложите правила заполнения всех фигурирующих в графике документов.
Редакция благодарит за помощь в подготовке материала организатора семинара – Международный центр финансово-экономического развития (
www.seminar.ru).
Как убедить директора
Чтобы график работал, наказание за его нарушение должно быть достаточно жестким. Убедить руководство пойти на это может оказаться нелегко. В борьбе за документы, которую бухгалтер ведет с сотрудниками, директор нередко занимает сторону последних. Они, дескать, деньги для фирмы зарабатывают, а от бухгалтерии одни расходы. И поэтому пусть бухгалтеры не отвлекают «доходное звено» фирмы своими бумажками, а заботятся о них сами. «Обижать» сотрудников наказаниями из-за каких-то там документов такой директор может наотрез отказаться. Случай тяжелый, но не безнадежный.
Объясните шефу, что часть тех самых денег, которые свысока смотрящий на «бумажки» менеджер зарабатывает для фирмы, он тут же дарит бюджету. Чтобы проняло, добавьте наглядности. К примеру, посчитайте сумму налогов, которую фирма вынуждена была переплатить за последний месяц или квартал из-за того, что сотрудники не утруждают себя заботами о первичке. Припомните все документы, которые вы за этот период все же получили, но «с боем». Посчитайте сумму налогов, которую фирме пришлось бы переплатить, если бы вы просто умыли руки и не стали за эти документы воевать. И наконец, вычислите, какую долю эти налоги составили в заработанных «доходным звеном» доходах или прибыли.
Попадаются и директоры, которые в том, что касается первички, требовательны ко всем без исключения, кроме себя. От таких часто можно услышать что-нибудь вроде: «С чего это я должен авансовый отчет по командировке писать? Я директор, и не обязан перед вами отчитываться: куда надо – туда и еду, на что считаю нужным – на то в командировке деньги и трачу. А как эти суммы в учете показать, забота не моя, а бухгалтера». Подход к таким руководителям такой же: посчитайте, во что фирме выльется эта его «не моя забота» и изложите результаты письменно. Ну а если не поможет, то по крайней мере ответственность вы с себя этим снимите.
