Таким образом, на счете 94Недостачи и потери от порчи ценностей& собираются все потери и недостачи, выявленные:
- в ходе инвентаризации;
- при приемке ценностей от поставщиков (транспортных организаций).
Фактически счет 94 выполняет две основные функции:
- статистическую (отражает количество недостач на предприятии). На основании этой функции можно судить о работе администрации предприятия. Ведь там, где обеспечен должный учет и контроль, недостачи, как правило, случаются довольно редко;
- указывает на величину, которую необходимо квалифицировать как недостачу или потерю.

Выявив недостачу и отразив данную сумму первоначально на счете 94, организация должна ее классифицировать, то есть определить, является ли данная сумма именно недостачей. Если да, то администрация организации должна взыскать данную сумму с виновного лица. Если же данная сумма будет классифицирована как потеря от порчи ценностей, то в этом случае организация имеет право списать данную сумму на убытки. Как видим, данная функция счета 94 представляется достаточно важной, так как отстатуса& данных сумм, зависят правила их списания.
Нужно отметить, что на практике, при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, администрация организации зачастую пытается эту разность взыскать с виновных лиц, классифицируя ее как недостачу. Однако те, кого администрация считает виновным, не всегда с этим согласны, и, как правило, прилагают много усилий, чтобы доказать свою непричастность.

По недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94Недостачи и потери от порчи ценностей& с кредита счетов учета названных ценностей. При этом используемая бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:
Дебет 94Недостачи и потери от порчи ценностей&

Работник, по вине которого был причинен ущерб предприятию, может признать свою вину и возместить организации сумму причиненного ущерба, полностью или частично. Если сумма причиненного ущерба не превышает средний месячный заработок работника, взыскание производится на основании распоряжения руководителя организации.
Обратите внимание, распоряжение руководителя о взыскании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления организацией размера причиненного ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласился добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то организация должна обратиться в судебные органы.
Если работодатель нарушит установленный порядок взыскания причиненного ущерба, работник может обжаловать действия администрации предприятия, обратившись в суд.
При возмещении причиненного ущерба допускается возмещение последнего с рассрочкой платежа (такой пункт должен быть указан в трудовом договоре). В этом случае работник должен предоставить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73Расчеты с персоналом по прочим операциям&, и их стоимостью, отраженной на счете 94Недостачи и потери от порчи ценностей&, относится в кредит счета 98Доходы будущих периодов&. По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98Доходы будущих периодов& в корреспонденции со счетом 91Прочие доходы и расходы&.
Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94Недостачи и потери от порчи ценностей& и кредиту счета 98Доходы будущих периодов&. Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73Расчеты с персоналом по прочим операциям& / субсчетРасчеты по возмещению материального ущерба& и кредитуется счет 94Недостачи и потери от порчи ценностей&. По мере погашения задолженности кредитуется счет 91Прочие доходы и расходы& и дебетуется счет 98Доходы будущих периодов&.

Данный счет предназначен для обобщения информации о суммах недостач материальных ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство или виновных лиц.
Обратите внимание, если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана и тому подобное), то в этом случае недостача относится на счет 99Прибыли и убытки&, как убытки отчетного года (некомпенсированные убытки от стихийных бедствий).
Посмотрим, какработает& счет 94Недостачи и потери от порчи ценностей&.
По дебету данного счета отражаются суммы:
- по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость;
- по недостающим или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);
- по частично испорченным материальным ценностям - сумма определившихся потерь и тому подобное.

Помните: никого нельзя сделать должником без его согласия! Иначе говоря, ответчик должен признать свою вину, только тогда у администрации появится право классифицировать эту разность как недостачу и тем самым создать дебиторскую задолженность работника.
Взыскание сумм недостач с виновного лица в возмещение товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, должно производиться в соответствии с ТК РФ.

Отражение недостачи в учете
16.1.1. Счет 94Недостачи и потери от порчи ценностей&
Если в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) будет выявлена недостача, то первоначально она отражается на счете 94Недостачи и потери от порчи ценностей&.

Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, то сумма данной недостачи, первоначально учтенная на счете 76Расчеты с разными дебиторами и кредиторами& субсчетРасчеты по претензиям&, списывается на счет 94Недостачи и потери от порчи ценностей&.
По кредиту счета 94Недостачи и потери от порчи ценностей& отражается списание:
- недостач и порчи ценностей в пределах предусмотренных в договоре величин - на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении) или в пределах норм естественной убыли - затрат на производство и расходов на продажу (когда они выявлены при хранении или продаже);
- недостач ценностей сверх величин (норм) убыли, потерь от порчи - в дебет счета 73Расчеты с персоналом по прочим операциям& / субсчетРасчеты по возмещению материального ущерба&;
- недостач ценностей сверх величин (норм) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков, - на счет 91.2Прочие расходы&.
По кредиту счета 94Недостачи и потери от порчи ценностей& отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие или испорченные материальные ценности по их фактической себестоимости.

В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Кредит 01Основные средства&,
Кредит 10Материалы&,
Кредит 41Товары&,
Кредит 43Готовая продукция&,
Кредит 50Касса&.
Если недостача выявляется при приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, предусмотренных договором, покупатель относит при постановке на учет данных товарно-материальных ценностей в дебет счета 94Недостачи и потери от порчи ценностей& в корреспонденции со счетом 60Расчеты с поставщиками и подрядчиками&, а сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин, в дебет счета 76Расчеты с разными дебиторами и кредиторами& субсчетРасчеты по претензиям& с кредита счета 60Расчеты с поставщиками и подрядчиками&.