Администрация Владивостока продолжает увеличивать «цифровую» составляющую в документных процессах управления городом. Реализуя один из самых крупных в России проектов внедрения СЭД на муниципальном уровне, Владивосток в 2022 году обеспечил рабочими местами в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД) более 60 различных бюджетных организаций. Платформой для муниципальной СЭД является «ДЕЛО» (разработчик – ЭОС), а курирует проект барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС.

 

Первые АРМ системы «ДЕЛО»вАдминистрации Владивостока появились в 2006 году. Кроме «ДЕЛО», муниципалитет впоследствии приобрел и другие решения, разработанные ЭОС, и интегрировал их с СЭД – «КАДРЫ»,«Архивное ДЕЛО», а также множество дополнительных опций и подсистем. Особенностью проекта является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех дополнительных опций при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг».

С 2010 года Администрация Владивостока перешла на безбумажный внутренний документооборот. В частности, с помощью СЭД «ДЕЛО» в цифровой формат переведено согласование проектов документов: с момента создания проекта его визирование происходит только в электронном виде. Решить эту задачу позволила опция «ЭП и шифрование», предназначенная для работы с электронной подписью на стационарных ПК.

Пользователям категории «Руководители» из-за специфики своей деятельности удобнее работать в СЭД через мобильное приложение iEOS, которое также позволяет подписывать документы ЭП. Кроме этого, заказчиком приобретены и установлены опции «Оповещение и уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг».

В 2016-2017 гг. проведены работы по подключению СЭД «ДЕЛО» к СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия). На базе модуля взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с МЭДО реализован пилотный проект межведомственного электронного документооборота между Администрацией Приморского края и Администрацией Владивостока.

С 2019 года начался новый этап развития муниципальной СЭД Владивостока. Главным его содержанием стало подключение подведомственных учреждений и организаций. Был налажен обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями. Официальная переписка с данными организациями переведена в электронный вид (с использованием ЭП), также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной документации).

Опыт электронного взаимодействия Администрации Владивостока с подведомственными структурами оказался успешным, и в 2022 году масштабирование СЭД на данный уровень было продолжено. Главной целью подключения новых организаций к СЭД стала организация обмена значимыми документами без использования бумажных оригиналов как между самими учреждениями, так и c вышестоящими органами. Доступ в СЭД получили более 60 общеобразовательных учреждений: школ, гимназий и лицеев города. В каждом из них установили рабочие места подсистемы «ДЕЛО-Web». Также лицензии для доступа к системе приобретены для Централизованной бухгалтерии муниципальных образовательных учреждения г. Владивостока. Кроме того, к числу пользователей системы «ДЕЛО» присоединилось Владивостокское предприятие электрических сетей (МУПВ «ВПЭС»).

Текущий итог поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке –цифровизация документационной деятельности во всех органах управления муниципалитетом и организация электронного взаимодействия по значимым категориям документов и управленческих процессов с подведомственными учреждениями. На сегодняшний день проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, множество бюджетных учреждений и организаций. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на сегодняшний день – более  1400. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Более 300 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью. Внутренний документооборот администрации муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами (МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ), а также со многими бюджетными учреждениями.

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) начала продажи нового мобильного приложения - EOSmobile. Под этим брендом разработчик предлагает пользователям единое решение, которое может быть установлено на любые мобильные устройства вне зависимости от того, на каких ОС они работают. Цена продукта единая для всех устройств.

Компания ЭОС начала разработку мобильных приложений для СЭД/ЕСМ одной из первых на рынке – в 2010 году. Линейка мобильных решений ЭОС объединила такие продукты, как «АРМ Руководителя» (Windows), iEOS (iOS) и EOSmobile (Android). «Базовый функционал для всех наших приложений - это работа с поручениями, инициативными поручениями, визирование, подписание документов, использование электронной подписи (ЭП) плюс возможность аннотирования и экспорта файлов в сторонние приложения. Что касается интерфейса приложения, то мы выстраиваем работу с пользователем таким образом, чтобы информация и функционал пользователю показывались в соответствии с решаемой им задачей, а интерфейс в свою очередь помогал и направлял пользователя, делая его работу комфортной и простой», – говорит начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев.

В 2017 году в ЭОС было принято решение радикально изменить предлагаемый продукт. «Линейкой наших мобильных решений мы всегда и не без основания гордились. Но некоторые ограничения работы в СЭД с помощью мобильных устройств все же были. Взвесив свои силы и оценив скорость изменений потребностей наших клиентов, мы переписали код заново, в результате чего появился обновленный EOSmobile», - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова.

Интерфейс стал унифицированным

Основной отличительной чертой вышедшей в конце 2017 года EOSmobile стал единый интерфейс и функционал на трех платформах - Windows, Apple и Android. Появилась персонификация интерфейса: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач.

Персонифицированный интерфейс рабочего стола

 

Рабочий стол: свобода организации пространства

Рабочий стол приложений представляет собой набор плиток, которые можно перемещать, переименовывать под конкретные задачи. Ведется работа над реализацией трехмерной графики Cover Flow.

Фоновое изображение рабочего стола каждый пользователь тоже может настроить индивидуально – эта функция появилась только в EOSmobile! 

Работа с папками: выбираем нужные, маркируем срочные

Еще одно новшество EOSmobile - drag&drop, возможность организовать свой порядок для папок/подпапок на рабочем столе. Подпапки можно перенести на основной рабочий стол, «вытащив» нужную подпапку из списка подпапок, таким образом сформировав себе комфортный рабочий стол.

Папки «На визирование», «На подпись», «Все поступившие», «В работе», «На ознакомление» стали опциональными. Для папок «На рассмотрение», «На визирование» и «На подпись» появилась возможность опционального создания и индивидуальной настройки подпапок (рубрик).

Визирование проекта документа

Появившаяся в новом продукте папка «История» хранит и показывает все документы, которые просматривал пользователь. А настраиваемая панель quick toolbar обеспечивает быстрый доступ к инициативному поручению, синхронизации, папке «Неотправленные документы».

На папках теперь отображается признак «Срочно!» - если папка/подпапка содержит документ, имеющий в СЭД «ДЕЛО» такой признак, то и в мобильной версии на папке будет соответствующая метка.

Работа с файлами: контроль над размером и расположением

Теперь пользователь, не фиксируя изображение на планшете, может повернуть страницу файла на 90, 180 градусов, что особенно часто пригождается при чтении таблиц и схем.

Опционально можно подключить аннотирование файлов. Система позволяет читать файл и одновременно просматривать поручение / проект поручения / отчёт / визы и подписи. Отображение признака прочитан или нет файл по документу – еще одна особенность EOSmobile.

Одновременная работа с файлами и поручениями

 

Контроль размера автоматически скачиваемых файлов настраивается согласно пожеланиям каждого пользователя. Автоматическое скачивание файлов можно полностью отключить. 

В EOSmobile появилась опциональная операция «Экспорт файлов РК/РКПД». Пользователь может экспортировать в стороннее приложение либо исходный файл РК/РКПД, либо PDF-файл - реплику исходного файла.

Работа с документами: система поможет не пропустить важное!

Признак «Срочно!» в EOSmobile отображается не только на папках со срочными документами, но и на самих документах. Подробная область реквизитов по документу выведена на правую панель.

Метка «Отчёт по документу» сигнализирует, что по поручению пользователя получен отчет. Запись о документе отмечается как прочитанная моментально или, максимум, через 5 сек. Дерево поручений по аналогии с «ДЕЛО-Web» стало структурированным.

Структурированное дерево поручений в EOSmobile

 

Работа с проектом поручения: назначаем исполнителей

В EOSmobile появились функции создания многопунктовых поручений, назначения лиц, которым документ направляется только на ознакомление, и отображения поля исполнителей категории «для ознакомления» в проекте поручения.

Количество списков исполнителей теперь не ограничено. В списках исполнителей могут быть как организации, так и представители организаций, каждому из исполнителей может быть присвоена фотография.

Работа с отчетом: просмотреть прикрепленные файлы – легко!

В EOSmobile стала доступна операция «Изменить отчет», если документ еще находится в оперативном хранилище приложения. Отображение и просмотр файлов, прикрепленных к отчету, теперь происходит непосредственно в области работы с отчетами.

Проект документа: появилось дерево листа согласования 

И не простое, а структурированное: в таком дереве листа согласования можно видеть подчиненные визы.

Электронная подпись (ЭП): непосредственно на устройстве

В EOSmobile опционально доступны параметры «Требовать ЭП при визировании» и «Требовать ЭП при подписании».

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28412

Московская Пивоваренная Компания – один из самых динамично развивающихся отечественных производителей. Наличие не только производства, но и собственного дистрибьюторского и логистического центров приводит к большому объему внутреннего документооборота. О том, как он был автоматизирован и каких результатов при этом удалось добиться, рассказывают в Московской Пивоваренной Компании.  

-  Как был организован документооборот до старта проекта и что не устраивало? 

До внедрения СЭД, документооборот в нашей компании был организован без использования каких-либо технологических средств – все делалось на бумаге. К примеру, для утверждения документа сотруднику необходимо было обойти всех, кто участвовал в процессе согласования, чтобы получить их резолюцию – все это сотрудник делал, теряя время на звонки для уточнения статуса документа, а затем на возможные повторные согласования при необходимости корректировать текст, а порой и на поиск потерявшегося документа, проверяя всю цепочку согласующих. Были у нас случаи, когда к согласующему выстраивались очереди, что, разумеется, влияло на рабочий процесс. Нас это не устраивало, и мы приняли решение об автоматизации документооборота.

- Какие задачи должна была решить СЭД, и какие требования к системе предъявлялись?

Нам необходимо было добиться многого. Прежде всего, мы хотели, чтобы процесс согласования и утверждения документов компании проходил в автоматическом режиме, чтобы в результате снизились временные и денежные издержки на согласование. Также нам было необходимо централизованное корпоративное электронное хранилище документов Кроме того, мы понимали, что СЭД должна обеспечить возможность совместной работы над документами, контроль и мониторинг исполнения документов и поручений. Так что мы очень вдумчиво выбирали решение. В результате выбор был сделан в пользу EOSforSharePoint.

- Как проходил проект?   

Полноценное внедрение системы EOSforSharePointначалось еще весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» (это партнер разработчика EOSforSharePointкомпании ЭОС) были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования.  Переход на СЭД происходил поэтапно. В мае 2016 года наша компания перешла с версии 4.0 на 4.2. В 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOSforSharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных. 

- Каковы результаты проекта?

К текущему времени настроено и используется 27 групп документов, создано более 120 маршрутов согласования, подключена к СЭД значительная часть сотрудников компании. Мы смогли решить те задачи, которые ставили в начале проекта. Мы удовлетворены результатами. Система EOSforSharePointотличается гибкостью и возможностью удовлетворения большинства запросов наших сотрудников разного уровня, хотя и не лишена некоторых недостатков. Но важно, что большинство из них можно устранить с помощью дополнительных опций, не входящих в «коробочный» функционал.

- Каковы планы по развитию проекта. Связаны ли они с планами по развитию компании?

Сейчас мы видим, что не весь потенциал СЭД нами исчерпан, поэтому будем расширять набор используемых функций. Так, в дальнейшем мы планируем полностью перенести работу по поручениям из области Outlookв СЭД, осваивать функционал СЭД на мобильных устройствах, базирующихся на платформе Android. Кроме того, мы намерены продолжать переносить различные типы документов внутреннего документооборота в СЭД. 

Компания «КС – Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и Дальневосточном регионе, выпустила новую версию приложения «eDocLib: Актив Бизнес». Версия 2.6.1 отличается повышенной производительностью, а также обновленным пользовательским интерфейсом. Приложение «eDocLib: Актив Бизнес» реализовано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib, собственной разработке ЭОС. Это комплексное программное решение зарекомендовало себя как сравнительно недорогой и при этом многофункциональный инструмент автоматизации бизнес-процессов, популярный в сегменте СМБ. Основные изменения, которые претерпела система, коснулись пользовательского интерфейса. Концепция нового дизайна платформы eDocLib и конфигурации «Актив Бизнес», отвечающая тенденциям современности, сосредоточена на понятиях простоты и удобства работы с документами. В ближайшем будущем ожидается выпуск обновленного модуля интеграции с MS Outlook. Подробнее http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=154506

В 2015 году одна из крупнейших региональных генерирующих компаний Российской Федерации ОАО «Генерирующая компания» приняла решение о переходе на объединенную базу данных системы электронного документооборота. Реализацией проекта занималась компания «ТатАИСЭнерго», в качестве базового решения для ОБД была выбрана СЭД «Дело» компании ЭОС. О том, как проходил процесс внедрения и каких результатов уже удалось добиться, рассказывают Светлана Горбунова, директор «ТатАИСЭнерго», и Александр Емекеев, начальник отдела информационных систем управления ОАО «Генерирующая компания».  Затронуты вопросы: предпосылки перехода, первоначальные задачи,  варианты их решения, почему выбран именно этот партнер ЭОС.  Рассказывается о ходе проекта и сложностях, с которыми пришлось столкнуться. Отмечены результаты проекта и планы на будущее развитие.  Подробнее об интервью http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=153440

ООО «ЭОС (Софт)» и компания «Актив» по результатам проведенных испытаний подтвердили совместимость и корректность работы собственных продуктов: электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth и мобильного приложения iEOS.  

Электронные идентификаторы Рутокен ЭЦП Bluetooth позволяют использовать технологии электронной подписи на любой программно-аппаратной платформе, при этом они могут работать как через Bluetooth, так и через USB-интерфейс. В соответствии с подписанным компаниями «ЭОС» и «Актив» сертификатом данные идентификаторы рекомендуются для использования в качестве аппаратного носителя ключевой информации в приложении iEOS.  

Мобильное приложение iEOS предназначено для работы пользователей в системах электронного документооборота, разработанных ЭОС, для iPad. В данном приложении пользователи могут подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. 

 

Ознакомиться с сертификатом совместимости электронных идентификаторов Рутокен ЭЦП Bluetooth с мобильным приложением iEOS можно на сайте ЭОСhttp://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/ieos.php. 

С 2007 года в Администрации города Реутов (Московская область) для автоматизации процессов работы с документами используется система электронного документооборота «ДЕЛО». В текущем году в муниципалитете завершен очередной этап развития системы – увеличено количество рабочих мест, а для руководства Администрации приобретены мобильные приложения iEOS. С начала реализации проекта по настоящее время поставку программного обеспечения, услуги по внедрению и информационному сопровождению системы оказывают специалисты компании ООО «СофтЭксперт» (г. Тула), «золотого» дилера ЭОС.

Город Реутов – один из наукоградов Российской Федерации. Он получил этот статус в 2003 году в соответствии с Указом Президента России. В городе располагается военно-промышленная корпорация «Научно-производственное объединение машиностроения» (ОАО «ВПК «НПО машиностроения») – одно из ведущих ракетно-космических предприятий России, которое является градообразующим. Органы местного самоуправления города представлены Администрацией города и городским Советом.

В 2007 году руководство Администрации города Реутов приняло решение о замене ранее использовавшейся системы документооборота на СЭД «ДЕЛО», так как действующая в тот момент система более не могла качественно поддерживать процессы документооборота и не имела возможностей для дальнейшего развития. В процессе внедрения СЭД специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены работы по переносу данных из существующей БД, разработке необходимых аналитических и статистических отчетов по контролю исполнения документов, анализу распорядительных документов и поступающей корреспонденции, отчетов по работе с обращениями граждан, настройке основных и дополнительных справочников системы, обучению пользователей.

Система документооборота «ДЕЛО» позволила объединить в едином контуре основные подразделения Администрации – приемную Главы города, приемную заместителей Главы, отделы и управления Администрации, руководителей структурных подразделений. Были установлены рабочие места системы «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web» и ряд дополнительных опций. Также была внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

В текущем году было принято решение о расширении круга пользователей, имеющих доступ в СЭД. Учитывая специфику деятельности руководителей, для удобства их работы в системе были приобретены мобильные клиенты. Масштабирование автоматизированной системы электронного документооборота на программной платформе «ДЕЛО» в Администрации города Реутова в текущем году было осуществлено путем увеличения количества лицензий СЭД «ДЕЛО» (приобретено 20 дополнительных рабочих мест), а также путем внедрения технологий мобильной работы (установлено 6 рабочих мест iEOS – для руководителя администрации и его заместителей).

На данный момент в Администрации города Реутов автоматизировано более 80 рабочих мест. В работе также используются дополнительные опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Оповещение и уведомление», «Управление процессами». Полностью автоматизирована работа на следующих участках документооборота:

·         «Входящая корреспонденция»,

·         «Исходящая корреспонденция»,

·         «Внутренняя корреспонденция»,

·         «Обращения граждан»,

·         «Распорядительные документы».

С помощью приложения iEOS реализована возможность удаленной работы в системе с мобильных устройств, что позволило руководителю администрации и его заместителям оперативно получать документы, необходимые для работы.

В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест и опций системы, переход к безбумажному электронному документообороту с применением ЭП, а также использование системы в процессе оказания государственных и муниципальных услуг.

Напомним, что для муниципальных образований Московской области программный продукт «ДЕЛО» компании ЭОС является хорошо знакомым и прекрасно зарекомендовавшим себя решением. СЭД «ДЕЛО» используют более 80 муниципальных образований Московской области – более 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений. Большинство администраций активно масштабируют систему и расширяют используемый функционал.

19 мая в Москве состоится ежегодная конференция-выставка по управлению информацией и электронным документооборотом DOCFLOW 2015. Компания «Электронные Офисные Системы», постоянный участник мероприятий DOCFLOW, представит на конференции два доклада, а также в рамках выставки программных решений развернет демо-стенд. В этому году лейтмотивом конференции DOCFLOW станет обсуждение технологий управления бизнес-информацией. Участников мероприятия ожидают демонстрации работы систем от ведущих вендоров, обсуждение реальных проектов внедрений, доклады, посвященные аналитике рынка, консультации по работе с различными решениями и технологиями от ведущих компаний разработчиков и многое другое. Эксперты компании ЭОС в своих выступлениях выскажут позицию по актуальным и самым обсуждаемым темам, связанным с перспективами развития СЭД/ECM-продуктов, а на стенде А8 можно будет познакомиться с новейшими разработками компании. Сергей Полтев, руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС, представит на секции ABBYY доклад на тему «Технологии интеллектуальной обработки данных в СЭД/ECM-решениях. Возможности и перспективы». Эта тема сегодня относится к активно обсуждаемым не только экспертами, но и заказчиками. Если раньше компании акцентировали внимание на функционале СЭД/ECM-систем по захвату информации, ее движению между пользователями и хранению, то сегодня интерес в проектах по автоматизации смещается в сторону интеллектуальной составляющей. Как на эту потребность отвечает ЭОС уже сейчас и что предложит в ближайшем будущем – об этом доклад Сергея Полтева. Традиционно ЭОС представит доклад на аналитической секции. Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, эксперт ИСО, выступит по теме «Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?» Жизнеспособность, перспективы разработки и внедрения общекорпоративных систем электронного документооборота и управления контентом – вопрос, который в последнее время часто поднимается как среди отечественных специалистов, так и среди зарубежных. Наталья Храмцовская даст оценку текущего положения дел в плане применения СЭД и ECM-систем в деловой деятельности и государственном управлении, основных факторов, влияющих на сферу их использования, а также перспектив развития и внедрения систем данного типа в России. Посмотреть, как ЭОС сегодня отвечает на новые требования заказчиков, можно будет на стенде А8. Здесь будут представлены последние версии продуктов компании: • система электронного документооборота «ДЕЛО»; • EOS for SharePoint (система электронного документооборота на платформе Microsoft Office SharePoint Server); • система автоматизации ведомственных бумажных и электронных архивов «АРХИВНОЕ ДЕЛО»; • EDSIGN – программная надстройка для MS Word и MS Excel для подписания документов электронной подписью; • мобильные приложения (iEOS под iOS, «АРМ Руководителя» под Windows 8, Android-приложение), которые дают возможность работать с документами в любой точке мира с мобильных устройств; • опция «Поточное сканирование» – система быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов; • решение, позволяющее обеспечить взаимодействие продуктов ЭОС с системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), готовое к использованию для оказания государственных услуг в электронном виде. Конференция пройдет в гостинично-деловом комплексе «Рэдиссон Славянская», начало регистрации посетителей – 08.30. Подробнее о мероприятии можно прочитать на сайте DOCFLOW.

Очередное масштабирование системы автоматизации документооборота проводит Администрация города Владивостока. Система управления документами в муниципалитете построена на базе продуктов ЭОС, а ее создание было начато в 2006 году. В текущем году Администрация Владивостока обновила СЭД «ДЕЛО» до актуальной версии, закупила дополнительные пользовательские лицензии, а также приобрела «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной». Поставку программного обеспечения осуществила компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС, работающий на территории Сибири и Дальнего Востока.

В Администрации Владивостока с помощью СЭД «ДЕЛО» и интегрированных с ней специализированных системах «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» автоматизирован документооборот во всех органах управления. Эта интегрированная система является одним из самых крупных проектов автоматизации, реализованных на уровне городского муниципалитета. С 2010 года здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот с использованием технологий электронной подписи. Администрация Владивостока разработала все необходимые нормативные акты, которые позволили формально закрепить электронный документооборот в качестве юридически значимого.

В 2014 году было принято решение о приобретении приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» с мобильных устройств. Компания «КС-Консалтинг» осуществила поставку заказчику 10 лицензий мобильной подсистемы iEOS для работы руководителей на iPAD с возможностью подписания документов электронной подписью. В текущем году Администрация Владивостока приобрела дополнительно 50 лицензий на систему «ДЕЛО» и 20 – на подсистему «ДЕЛО-Web». Веб-клиенты предназначены для удаленных подразделений Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети.

В настоящий момент в Администрации города Владивостока используется около 1000 автоматизированных рабочих место СЭД «ДЕЛО» и «ДЕЛО-Web». В организации внедрены модули «Оповещение и уведомление», «Электронная подпись и шифрование» а также модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» (этот модуль разработан компанией «КС-Консалтинг» и позволяет получать уведомления о событиях, происходящим в СЭД, не запуская «ДЕЛО»).

Система «ДЕЛО» и дополнительные опции позволили автоматизировать процессы визирования, согласования и подписания проектов документов. Средствами СЭД «ДЕЛО» реализованы автоматическая регистрация отдельных групп документов, автоматическая пересылка РКПД на визирование, подпись, регистрацию. Систему используют в работе различные категории должностных лиц – первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, специалисты. При подготовке и согласовании исходящих и внутренних документов бумажные экземпляры практически исключены из оборота – с момента создания проекта документа его согласование (визирование) происходит в электронном виде с использованием электронной подписи.

«Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной», также приобретенный в рамках планового масштабирования СЭД на участке работы с обращениями граждан, является собственной разработкой компании «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для информирования обратившихся о ходе рассмотрения. Это реализовано путем направления заявителям уведомлений через «Личные кабинеты» на интернет-сайте организации и электронную почту. Уведомления формируются на основании сведений из СЭД «ДЕЛО» о регистрации обращения, его рассмотрении и подготовки ответа. Внедрение этой опции Администрация Владивостока планирует провести собственными силами.

Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является самым распространенным решением, применяемым для управления документами как на муниципальном уровне, так и в государственном секторе в целом. Наиболее активно развиваются муниципальные СЭД-проекты в городах-столицах субъектов. Так, например, успешно управляют документами на базе СЭД «ДЕЛО» и масштабируют систему администрации Барнаула (Алтайский край), Владикавказа (Северная Осетия – Алания), Вологды, Калининграда, Курска, Нарьян-Мара (Ненецкий АО), Ростова-на-Дону, Ставрополя, Читы (Забайкальский край), Якутска и ряда других.

Компания «Электронные Офисные Системы» опубликовала в AppleStore новую версию приложения iEOS– 2.5.6. Данное приложение разработано для мобильных устройств с операционной системой iOS и предназначено для работы в системах электронного документооборота, создателем которых является компания ЭОС.

 

Доработки, которыевключает версия iEOS 2.5.6, касаются исправления некоторых ошибок, влиявших на стабильность работы приложения. Главное же изменение, которое отличает данную версию, – это возможность использования беспроводного карт-ридера от компании «Аладдин Р.Д.», работающего через Bluetooth-соединение, для считывания смарт-карт, содержащих средства криптозащиты (криптографический ключ и сертификат электронной подписи). Напомним, что мобильное приложение iEOS специально разработано для пользователей, которым необходимо участвовать в жизни компании, независимо от их местонахождения. Приложение используется руководителями и менеджерами, для которых интерфейс операционной системы iOS является привычным и удобным. iEOS поддерживает все операции с документами, которые нужны данной категории пользователей для работы в системе электронного документооборота:

• поиск документов с группировкой их по пользовательским папкам;
• просмотр документов;
• выдача поручений (резолюций) по документам и инициативных (с документами не связанных);
• просмотр и анализ отчетов по выданным ранее поручениям;
• создание отчетов о выполнении поручений (заданий);
• работа с проектами документов и создание замечаний к ним (текстовых, графических, звуковых), согласование (визирование);
• подписание (утверждение) документов.

В iEOS, начиная с версии 2, используются средства криптографической защиты информации компании «Аладдин Р.Д.»: смарт-карта JaCarta, на которой хранится криптографический ключ и сертификат, и внешний карт-ридер для Apple iPad, iPhone. Таким образом, мобильное приложение iEOSпозволяет формировать и использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП).

 

Беспроводной смарт-карт ридер bR301, также разработанный компанией «Аладдин Р.Д.», обеспечивает возможность работы с двумя или более мобильными устройствами. Для подключения смарт-карты к мобильным устройствам ридер использует технологию Bluetooth. При этом радиус уверенного приема составляет порядка 0,5 м – при соединении по Bluetooth ридер даже необязательно доставать из кармана, и смарт-карту можно оставлять внутри. Этот ридер можно подключать как к мобильным устройствам, так и к персональным компьютерам и ноутбукам на платформах Windows, Linux и Mac, используя USB-кабель-переходник.

 

Таким образом, возможность использования беспроводного карт-ридера делает работу в приложении iEOS еще более комфортной, а также снижает риски в случае потери мобильного устройства и обеспечивает повышенный уровень безопасности, так как ключ и сертификат хранятся на карте.