Совместное использование систем документооборота и сервисов ЭДО предоставляет новые возможности для безбумажного взаимодействия и эффективной работы с документами в электронном виде. На совместном вебинаре эксперты компаний ЭОС и СКБ Контур расскажут о возможных сценариях обработки документов в СЭД «ДЕЛО» и Контур.Диадок, организации единого контура электронного документооборота и достигаемых эффектах при совместном использовании решений.

В ходе вебинара мы наглядно продемонстрируем работу в СЭД «ДЕЛО» при отправке и получении документов с помощью Контур.Диадок.

Также планируем рассказать о дополнительных возможностях сервисов Контур в связи с ожидаемым вступлением в силу поправок в федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ждём вас 28 февраля 2023 года в 11-00 (мск.).

Участие бесплатное. Нужна только регистрация >>>

Вебинар 14 февраля в 11.00 (время Московское)

Совместные вебинары с экспертами компаний «Актив» и ЭОС уже стали хорошей традицией. Также, как и значительное количество практических вопросов, связанных с применением электронной подписи в различных сценариях работы с документами.

На вебинаре 14 февраля мы кратко напомним теоретические основы работы с электронной подписью (ЭП), но большую часть времени планируем потратить на практические вопросы применения ЭП в СЭД на примере системы «ДЕЛО». В ходе вебинара мы обсудим и подробно продемонстрируем распространенные сценарии применения ЭП при работе с документами и проектами документов.

Участие бесплатное. Нужна только регистрация https://conf.eos.ru/primenenie-elektronnoj-podpisi-v-sed/

Информация из первых рук о технологиях и практиках использования электронной подписи, важнейшего сегодня инструмента цифрового взаимодействия –– что может быть полезнее для будущих специалистов, получающих профессиональное образование? На прошедшем 29 ноября 2022 года вебинаре для студентов Института информационных наук и технологий безопасности РГГУ слушатели смогли познакомиться с «теорией» электронной подписи, а также увидели примеры ее применения в современных программных продуктах и конкретных деловых процессах. В качестве преподавателей выступили представители компаний ЭОС и «Актив», лидеров в своих сегментах рынка.

В рамках общей темы вебинара «Все об электронной подписи и документообороте» Сергей Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС, и Андрей Игнатов, менеджер по продуктам компании «Актив», рассказали, что такое электронная подпись, почему ее так называют, какие существуют виды ЭП и как они  применяются на практике. Студенты узнали, какими нормативными документами регламентируется ЭП в России, чем отличается простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи, а также в каких случаях тот или иной вид подписи используется и признается соответствующим собственноручной (традиционной). Эксперты рассказали о требованиях к квалифицированной ЭП, ключах и сертификатах, необходимых для создания ЭП, видах хранилищ ключей и особенностях ЭП с помощью различных ключевых носителей (с использованием криптопровайдера, токенов и смарт-карт, HSM).

«Лекции для РГГУ совместно с компанией «Актив» уже стали для нас хорошей традицией. Тематика применения электронной подписи сейчас актуальна как никогда ранее. Совместить в одной лекции практическое применение, теоретические основы и актуальные тенденции развития – не самая простая задача, но, похоже, нам это удалось. В первую очередь благодаря подготовленности участников и искреннему интересу к обсуждаемым вопросам», – комментирует прошедший вебинар Сергей Полтев.

Во второй части онлайн-семинара студентам были продемонстрированы реальные кейсы применения ЭП – в частности, в документообороте (на примере СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС). Слушателями вебинара стали студенты 2 курса, обучающиеся по направлению подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика» и студенты 3 курсов, обучающиеся по направлению подготовки 10.03.01 «Информационная безопасность». Контрольные вопросы в конце занятия позволили систематизировать и закрепить пройденный материал.

«Электронная подпись является ключевой технологией для электронного документооборота. Поэтому для меня, как для представителя одного из ведущих поставщиков средств электронной подписи, токенов и смарт-карт под брендом Рутокен, так важно было рассказать студентам, делающим первые шаги к успешной карьере, о технологиях и законодательной базе, регулирующей сферу электронной подписи», - отмечает Андрей Игнатов.

«Мы всегда с большим желанием ждем лекций от наших партнеров, которые профессионально доносят актуальную информацию до обучающихся. Для нас крайне важным остается тот факт, что происходит закрепление теоретического материала с привязкой к практической деятельности. Выбранная тема подтверждает проявленный интерес студентов к выбранным направлениям подготовки и к своей будущей профессии», - комментирует Шевцова Галина Александровна, директор Института информационных наук и технологий безопасности РГГУ.

Администрация Владивостока продолжает увеличивать «цифровую» составляющую в документных процессах управления городом. Реализуя один из самых крупных в России проектов внедрения СЭД на муниципальном уровне, Владивосток в 2022 году обеспечил рабочими местами в автоматизированной системе электронного документооборота (СЭД) более 60 различных бюджетных организаций. Платформой для муниципальной СЭД является «ДЕЛО» (разработчик – ЭОС), а курирует проект барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС.

Первые АРМ системы «ДЕЛО»вАдминистрации Владивостока появились в 2006 году. Кроме «ДЕЛО», муниципалитет впоследствии приобрел и другие решения, разработанные ЭОС, и интегрировал их с СЭД – «КАДРЫ»,«Архивное ДЕЛО», а также множество дополнительных опций и подсистем. Особенностью проекта является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех дополнительных опций при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг».

С 2010 года Администрация Владивостока перешла на безбумажный внутренний документооборот. В частности, с помощью СЭД «ДЕЛО» в цифровой формат переведено согласование проектов документов: с момента создания проекта его визирование происходит только в электронном виде. Решить эту задачу позволила опция «ЭП и шифрование», предназначенная для работы с электронной подписью на стационарных ПК.

Пользователям категории «Руководители» из-за специфики своей деятельности удобнее работать в СЭД через мобильное приложение iEOS, которое также позволяет подписывать документы ЭП. Кроме этого, заказчиком приобретены и установлены опции «Оповещение и уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг».

В 2016-2017 гг. проведены работы по подключению СЭД «ДЕЛО» к СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия). На базе модуля взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с МЭДО реализован пилотный проект межведомственного электронного документооборота между Администрацией Приморского края и Администрацией Владивостока.

С 2019 года начался новый этап развития муниципальной СЭД Владивостока. Главным его содержанием стало подключение подведомственных учреждений и организаций. Был налажен обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями. Официальная переписка с данными организациями переведена в электронный вид (с использованием ЭП), также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной документации).

Опыт электронного взаимодействия Администрации Владивостока с подведомственными структурами оказался успешным, и в 2022 году масштабирование СЭД на данный уровень было продолжено. Главной целью подключения новых организаций к СЭД стала организация обмена значимыми документами без использования бумажных оригиналов как между самими учреждениями, так и c вышестоящими органами. Доступ в СЭД получили более 60 общеобразовательных учреждений: школ, гимназий и лицеев города. В каждом из них установили рабочие места подсистемы «ДЕЛО-Web». Также лицензии для доступа к системе приобретены для Централизованной бухгалтерии муниципальных образовательных учреждения г. Владивостока. Кроме того, к числу пользователей системы «ДЕЛО» присоединилось Владивостокское предприятие электрических сетей (МУПВ «ВПЭС»).

Текущий итог поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке –цифровизация документационной деятельности во всех органах управления муниципалитетом и организация электронного взаимодействия по значимым категориям документов и управленческих процессов с подведомственными учреждениями. На сегодняшний день проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, множество бюджетных учреждений и организаций. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на сегодняшний день – более  1400. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Более 300 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью. Внутренний документооборот администрации муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами (МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ), а также со многими бюджетными учреждениями.

Юбилейный XX«PKI-Форум Россия 2022» прошел 13 – 15 сентября 2022 года в Санкт-Петербурге. ЭОС на этой международной конференции представляла Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт - аналитик компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.

«PKI-Форум Россия 2022» проходил в особенных для нашей страны и ИТ-отрасли условиях, когда происходит рост интереса к цифровым инструментам практически во всех сферах жизни. Следствием этого является постоянно усиливающаяся роль технологий ЭП для национальной экономики.

В ходе ключевой дискуссии и тематических сессий участники форума активно обсуждали текущее состояние отрасли ЭП и стратегию развития на ближайшие годы. Наталья Храмцовская в рамках сессии «Вопросы стандартизации в области ЭП, PKI, криптографии, ЭДО» в своем докладе «Незакрытые проблемы развития ЭДО и перспективы их стандартизации» говорила о проблемах стандартизации в области делопроизводства и архивного дела, в том числе о том, какие же задачи глобального характера стандарты решают.

С точки зрения государства, стандарты потенциально позволяют государству за меньшие деньги получить более богатый набор функциональных возможностей в закупаемых решениях, обеспечить интероперабельность решений и упростить передачу электронных документов на государственное и муниципальное хранение. Для получения такой отдачи государство должно навязать соответствующие стандарты разработчикам. Подобного успешного опыта у нас нет.

С точки зрения сообщества разработчиков и отчасти пользователей, стандарты дают возможность частично демонополизировать рынок, позволяя легче переносить документы из одного решения одного поставщика в другое решение иного поставщика. Однако деловой заинтересованности у разработчиков в таких стандартах сейчас не видно.

С точки зрения пользователей, востребована очень большая группа стандартов, оказывающих помощь на трёх уровнях: стратегическом уровне – в таких стандартах рассматриваются политики и стратегии, которые принимаются на уровне высшего руководства; технологический, нейтральный уровень оперативного управления- в этих стандартах без лишних деталей говорится о том, как решить определенную задачу; детальном, пошаговом уровне описания конкретных технологий и их применения.

Поэтому начиная проект создания или адаптации стандарта, всегда нужно готовить убедительное деловое обоснование (бизнес-кейс), консультируясь со всеми потенциально заинтересованными сторонами (причём всерьёз, а не для галочки). Разработка стандартов должна быть «заточена» на решение конкретных деловых проблем. Нужно решить вопрос привлечения знающих специалистов к разработке стандартов, и найти стимулы, побуждающие их впрячься в эту неблагодарную работу.  Нужно продолжать переводить хорошие международные стандарты, одновременно прилагая усилия к их широкому использованию в образовании и практической деятельности.

В ходе сессии «Электронные архивы и законодательство» Наталья Храмцовская в выступлении «Практика и основные тенденции создания и использования электронных архивов»рассмотрела особенности развития электронных архивов и проанализировала нормативную базу. Спикер отметила, что объемы и относительная доля электронных документов растут. Идет отказ от использования бумажных там, где они раньше были «неприкасаемыми» (постановления Правительства, кадровые документы и т.д.) Но абсолютные объемы производства бумажных экземпляров не снижаются (а доля подлежащих постоянному и длительному хранению даже растет). Практически везде ведется смешанный документооборот. Новые формы работы с документами (коллективная работа, совместное использование одной СЭД несколькими организациями) порой несовместимы с традиционными подходами делопроизводства и архивного дела. Докладчик также подчеркнула, что система государственного управления теперь опирается на многочисленные ГИСы, в числе задач, которых — длительное и постоянное хранение юридически значимой информации. ГИСы объединяются в сети, тем самым формируется новая государственная супер-система хранения и использования информации и документов, которым придется правоустанавливающий характер.

При этом законодательно-нормативная база изменяется медленно. Сейчас она носит во многом «лоскутный» характер, поскольку универсальное регулирование отсутствует. До настоящего времени не решена ключевая задача обеспечения сохранения правовой и юридической силы электронных документов и информации при их длительном хранении и не разработаны концептуальные высокоуровневые документы по вопросу создания электронных архивов и организации архивного хранения электронных документов. Многие ведомства решают проблему собственными силами, выпуская ведомственные нормативные акты — и используют при этом нередко совершенно разные подходы. Спикер также привела типичные примеры создания электронных архивов. Сегодня организации чаще всего практикуют смешанные варианты (создают электронно-бумажные архивы), либо, где это возможно, архивируют в электронном виде те документы, которые законодательство позволяет хранить в цифровой форме.

С материалами конференции «PKI-Форум Россия 2022» можно ознакомиться на официальном сайте мероприятия.

Компании «ЭОС» и «Актив» по результатам проведенных испытаний подтвердили корректность совместной работы в ОС Android корпоративного мобильного приложения EOSmobile для СЭД/ECM-системы «ДЕЛО» (разработчик «ЭОС») и ключевых носителей и смарт-карт Рутокен ЭЦП, в том числе на базе технологий NFC. 

Использование электронной подписи (ЭП) в EOSmobile, позволяет пользователю обеспечить юридическую значимость своих решений, а именно: подписывать с помощью электронной подписи поручение перед его отправкой на исполнение или файлы при визировании / подписании проекта документа. С прочими возможностями EOSmobile можно ознакомиться на сайте ЭОС. 

По результатам испытаний совместной работы в ОС Android корпоративного мобильного приложения EOSmobile для СЭД/ECM-системы «ДЕЛО» и устройств Рутокен интеллектуальные ключевые носители и смарт-карты Рутокен внесены в список рекомендуемых устройств для работы с EOSmobile (Android). В соответствии с подписанным компаниями «Актив» и «ЭОС» сертификатом EOSmobile (Android) совместимо и работает на устройствах под управлением операционной системы Android со следующими USB-токенами и смарт-картами: 

·       Рутокен ЭЦП 3.0 NFC; 

·       Рутокен ЭЦП 2.0 2100 Type-C; 

·       Рутокен ЭЦП 2.0 3000 Type-C; 

·       Рутокен ЭЦП Bluetooth. 

Мобильное приложение EOSmobile предназначено для работы пользователей в системах электронного документооборота, разработанных ЭОС. Приложение EOSmobile также доступно на iOS и Windows. 

USB-токены и смарт-карты Рутокен – это полностью отечественные аппаратные ключевые носители и средства защиты информации, используемые для двухфакторной аутентификации и формирования электронной подписи. Устройства Рутокен используют в системах, где установлены высокие требования к безопасности информации, в том числе в СЭД/ECM-системах. 

Если у вас остались вопросы или есть пожелания/ предложения пишите на почту support@eos.ru. 

Андреев Артем, начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений компании «ЭОС»: «в приложении EOSmobile мы предлагаем нашим пользователям широкий спектр возможностей, в том числе использование ЭП как непосредственно на устройстве (контейнер с сертификатом и ключом загружается удаленно), так и с помощью токена/смарт-карты Рутокен. Это позволяет каждому из наших пользователей подобрать для себя оптимальное и комфортное решение».  

Дмитрий Горелов, директор по развитию Компании «Актив»: «Уровень значимости систем ЭДО для бизнеса возрастает с каждым годом. Этим системам современные организации доверяют свои ключевые процессы, критические данные. Вместе с нашим давним партнером, компанией ЭОС, «Актив» вдумчиво и планомерно работает над тем, чтобы дать пользователям чувство уверенности в безопасности своих данных, ресурсов при работе в системах ЭДО, в том числе с электронной подписью на мобильных устройствах».  

ЭОС продолжает сотрудничать с ведущими учебными заведениями страны, помогая готовить квалифицированные кадры для «цифровой экономики». На этот раз мы поделились со студентами Российского государственного гуманитарного университета актуальными знаниями об электронной подписи и ее использовании в документных процессах.

В рамках реализации обучающих программ по электронному документообороту 2 декабря для студентов РГГУ прошел онлайн-вебинар на тему: «Все об электронной подписи». Семинар организовала кафедра информационной безопасности РГГУ. В роли преподавателей выступили Сергей Полтев, руководитель направления современных ЕСМ-решений ЭОС, и Андрей Игнатов, менеджер по продуктам компании «Актив», ведущего российского разработчика продуктов и решений для аутентификации и создания электронной подписи под брендом Рутокен. «Роль технологий электронной подписи сегодня все больше возрастает. Это связано с развитием ЭДО, трендами мобильности и переходом на удаленную работу. Очень рад, что мне, как специалисту одного из ведущих российских поставщиков аппаратных средств ЭП (ключевых носителей и СКЗИ), доверили рассказать студентам РГГУ про теоретические принципы и практическую реализацию ЭП в России», рассказывает- Андрей Игнатов.

Студенты узнали, что представляет собой электронная подпись и какова ее роль в подтверждении авторства и целостности документа. Также спикеры рассказали о видах ЭП, различных способах подписания (ключевые носители и HSM), условиях признания подписей подлинными, механизмах верификации и существующих угрозах безопасности при использовании ЭП. Кроме этого, был сделан краткий обзор нормативных правовых актов, регламентирующих использование ЭП в России.

Слушателями вебинара стали студенты 2 и 3 курсов, обучающиеся по направлению подготовки 10.03.01 «Информационная безопасность». Занятие включало не только монолог преподавателей, но и небольшую дискуссию с его участниками. В завершение вебинара студентам было предложено ответить на несколько контрольных вопросов, с которыми они успешно справились.

Для ЭОС поддержка отечественного образования – один из важнейших приоритетов. В частности, действуют специальные условия предоставления программных продуктов, разработанных компанией, для учебного процесса и собственных управленческих нужд образовательных организаций. Совместные семинары, мастер-классы, практикумы, научно-практические конференции и другие мероприятия – также популярная форма сотрудничества, и РГГУ в этом является постоянным партнером ЭОС. Кроме этого, в период пандемии специалисты ЭОС помогли этому вузу в организации дистанционного учебного процесса.

Совместные семинары, мастер-классы, практикумы, научно-практические конференции и другие мероприятия – также популярная форма сотрудничества. «Этот год отмечен рекордным количеством семинаров и лекций в ведущих вузах России с участием наших специалистов. Мы – практики «цифровой трансформации». И всегда готовы делиться опытом с теми, кому совсем скоро предстоит продолжать строить экономику нового типа и управлять государством», – комментирует руководитель управления маркетинга ЭОС, Надежда Шалимова.

«Взаимодействия работодателей и ВУЗов является одной из актуальных тем в вопросах подготовки кадров. Проведение совместных мероприятий способствует активному взаимодействию сторон с достижением общих целей: участия в формировании заказа на подготовку специалистов нужного профиля и квалификации, в оценке качества содержания и подготовки выпускников, так и вовлечение в актуализацию образовательных программ с учетом перспективных требований в модернизации программ обучения с учетом профессиональных стандартов. Для студентов совместные вебинары являются прямым доказательством того, что обучающий процесс построен на современных тенденциях, актуальных проблемных темах и что теоретическая часть не расходится с практической. Мы благодарим компании ЭОС и «Актив» за организацию и проведение познавательных семинаров и вебинаров» – прокомментировала к.и.н., доцент, заведующий кафедрой информационной безопасности РГГУ, Галина Шевцова.

Пандемия и карантинные ограничения для многих организаций стали тестом на выживание. Причем не только их самих, но и цифровых решений, поддерживающих деловые процессы. Перестраиваться на новые форматы «удаленка» и «домашний офис» потребовалось здесь и сейчас, а успех и скорость зависели от возможностей ИТ-продуктов к адаптации. Система EOSforSharePoint компании ЭОС, которую ТФОМС Свердловской области использует с 2014 года, позволила всё сделать быстро и без потерь в качестве деятельности.

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области является клиентом компании ЭОС с 1997 года. Начав автоматизацию документооборота с внедрения СЭД «ДЕЛО» (преимущественно для нужд службы делопроизводства – регистрация документов и контроль исполнения), в дальнейшем организация приняла решение о комплексной цифровизации документных процессов на базе EOS for SharePoint с подключением удаленных филиалов.

Проект внедрения EOS for SharePoint стартовал в 2013 году, в промышленную эксплуатацию система запущена в 2014-м. На данный момент ею охвачены все сотрудники ТФОМС (за исключением тех, в чьи обязанности работа с документами не входит), в том числе специалисты шести удаленных филиалов Фонда. Возможности системы по поддержке документооборота и коллективного взаимодействия внутри отделов или проектных групп используются с самых первых месяцев работы с EOS for SharePoint.

Март прошлого года стал серьезным испытанием для организаций, деятельность которых должна была продолжаться, несмотря на введение карантинных мер. Федеральные противоэпидемические мероприятия, а также Указ губернатора Свердловской области «О введении на территории Свердловской области режима повышенной готовности и принятии дополнительных мер по защите населения от новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV)» предполагали перевод персонала Фонда на «удаленку». Необходимость полноценного документационного взаимодействия в условиях дистанционной работы потребовала оперативного развертывания удаленных рабочих мест (в том числе, с функцией подписания документов ЭП) для большого количества специалистов ТФОМС.

Функционал EOS for SharePoint позволил быстро, практически за неделю,  развернуть удаленные рабочие места на ноутбуках и стационарных компьютерах для 270 пользователей. Обеспечением удаленной работы в СЭД EOS for SharePointзанималась ИТ-служба заказчика, в свою очередь, служба ДОУ оперативно перестроила рабочие процессы организации и обеспечила работу всех сотрудников с электронными документами. В свою очередь, специалисты компании ООО «Медиалюкс», регионального партнера ЭОС, настроили возможность подписания электронной подписью (в том числе для сотрудников ТФОМС, которые ранее не пользовались этой опцией), дальнейшего формирования и «отрисовки» штампа электронной подписи при создании документа (бланки: «письмо исходящее», «приказ», «распоряжение», «служебная записка», «служебная записка кадровая»). Результатом слаженной командной работы стала цифра в 88 процентов – именно столько документов за период работы в режиме «удаленки» в 2020 году согласовано и утверждено электронным образом.

Не секрет, что пандемия стала для многих организаций драйвером прорывов в цифровизации. Масштабной революции в цифровых процессах ТФОМС Свердловской области ковид-кризис не вызвал – их уровень и так был достаточно высок. Сотрудники Фонда, ранее имевшие опыт использования системы в офисных условиях, без проблем перешли на требуемый (удалённый) режим работы с документами в СЭД.

Система EOS for SharePoint, помогла ТФОМС Свердловской области успешно пережить сложный период. В перспективе заказчик планирует распространить практику подписания ЭП на большее количество видов документов, в также расширить круг должностных лиц, имеющих доступ к этой опции. Такое масштабирование СЭД, безусловно, даст эффект не только в условиях пандемии, но и после возвращения к нормальной жизни.

Забайкальский край продолжает последовательно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и подведомственных структурах. В 2020 году СЭД «ДЕЛО», разработанную компаний ЭОС, внедрила «Служба единого заказчика» региона. В результате часть процессов согласования и внутренних документов учреждения полностью переведены в электронный вид. Поставщиком ПО и исполнителем проекта стал «золотой партнер» ЭОС – барнаульская компания «КС-Консалтинг».

На старте: бумажный документооборот плюс опыт работы в базе СЭД Правительства

Государственное казенное учреждение «Служба единого заказчика» Забайкальского края подведомственно региональному Министерству строительства, дорожного хозяйства и транспорта. Учреждение обеспечивает осуществление Министерством государственных функций и государственных услуг в сфере дорожной деятельности и промышленно-гражданского строительства.

До внедрения СЭД документооборот в ГКУ был организован по централизованной «бумажной» схеме. Точкой «входа» и «выхода» всех документов являлась приемная. Секретари регистрировали в бумажных журналах несколько видов корреспонденции: письма входящие и исходящие, служебные записки, протоколы и распоряжения исполнительных органов власти, доверенности, протоколы лабораторных испытаний, извещения.

Контроль исполнения также был организован в «бумажном» формате. Входящие документы, подлежащие исполнению, доводились до сотрудников под роспись. Но контролировать исполнителей при таком подходе было сложно. Кроме того, существовали стандартные для бумажного документооборота проблемы – необходимость делать копии для всех сотрудников, задействованных в документных процессах, а также трудности с поиском нужных документов.

На момент принятия решения о внедрении в организации СЭД у руководства и специалистов ГКУ уже было некоторое представление о возможностях систем электронного документооборота, так как в организации использовалось 1 рабочее место СЭД «ДЕЛО» Правительства региона. Напомним, что в Забайкальском крае более 10 лет функционирует Единая СЭД, в которой работают все органы власти субъекта, а для многих подведомственных учреждений реализована возможность доступа к общей БД Правительства.

Автоматизация по максимуму в условиях бюджетных ограничений

На старте проекта перед группой внедрения стояло несколько задач:

1. Перевести в электронный вид работу с договорами и другими документами, которые необходимо согласовывать с несколькими сотрудниками.
2. Организовать электронный архив для хранения всех этих документов с простыми и понятными принципами поиска.
3. Обеспечить средствами СЭД контроль сроков исполнения документов, ускорить процесс ознакомления с ними всех сотрудников.

Проект требовалось реализовать в условиях достаточно узких бюджетных рамок, что определило специфику лицензирования приобретаемого программного обеспечения. Обеспечить возможность работы в СЭД максимальному количеству персонала учреждения позволили конкурентные лицензии.

Кроме основного приложения, были приобретены опции «Сканирование без распознавания». Также закуплены  лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование» и лицензии приложения «Мониторинг документов». Это приложение, разработанное «КС-Консалтинг», отслеживает новые события в системе «ДЕЛО» и уведомляет пользователя о них, причем оно работает и без запуска СЭД.

Все работы – от обследования и настройки базы до ввода в эксплуатацию и обучения – заняли всего 2 месяца (сентябрь-октябрь 2020 года). Сотрудников разбили на несколько групп, исходя из их ролей при работе в СЭД. Отдельно обучались регистраторы и системные технологи, отдельно – обычные пользователи и руководство. В период авторского надзора все сотрудники под руководством специалистов «КС-Консалтинг» в течение 10 дней осваивали систему на практике.

Что получилось: частично безбумажный документооборот, планы на внедрение ЭП и СЭВ для взаимодействия с Правительством

В результате бюджетные ограничения не помешали решить задачи, озвученные на старте проекта. В частности, в электронный вид переведены следующие процессы:

• регистрация документов;
• ознакомление;
• контроль исполнения;
• согласование договоров, дополнительных соглашений, аукционной документации.

Служебные записки с запросами информации между отделами также перевели в безбумажный вид.

Приобретение опции «ЭП и шифрование» позволит учреждению начать постепенный переход от схемы «подпись на бумажном носителе и сканирование», заменив обычные подписи на электронные, а также использовать ЭП для подписания исходящих документов при работе с базой Правительства Забайкальского края.

Также в планах ГКУ «Служба единого заказчика» Забайкальского края – наладить взаимодействие с Правительством через «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота и для обеспечения прозрачности обработки документов.

Институт электронных подписей в России проникает во все сферы: электронными подписями (ЭП) пользуются как частные лица, так и организации. Регулятор в свою очередь стимулирует распространение ЭП. Однако ЭП изначально имеет довольно короткий «срок годности» и сертификат ключа её проверки планово и неизбежно истекает, делая подпись «недействительной» в части доверия к сертификату подписи. Это осложняет применение ЭП в «быту» и СЭД. О том, как разработки лидера отечественного рынка ECM-решений ГК «ЭОС» позволяют автоматизировать работу с цепочками доверия сертификатов ЭП в крупных организациях, рассказывает Елисей Иодковский, специалист по информационной безопасности ГК «ЭОС».

- Почему ЭОС решил разработать PKI-сервис? Зачем это нужно компании, которая специализируется на СЭД и ECM?

-В России обращается порядка 5 млн квалифицированных сертификатов ЭП, а также множество внутрикорпоративных неквалифицированных сертификатов ЭП. Во всех СЭД используется электронная подпись, причем ее значимость растет: фактически, в нормативке даже прослеживается идея, что электронная подпись – это основной компонент электронного документа.Есть ЭП – электронный документ, нет ЭП – филькина грамота.Решения ЭОС – не исключение, ЭП в наших продуктах используется очень широко, поэтому именно в нашу техподдержку в первую очередь обращаются клиенты, если у них возникают проблемы с проверкой ЭП. Решение подобных задач отвлекает наших специалистов от тех вопросов, которые действительно могут находиться на нашей стороне.  

Конечно, на уровне инструкций PKIвсе действия прописаны, но кто же их читает? К тому же надо учитывать и тот факт, что многие предприятия и организации используют ЭП в закрытой инфраструктуре, т.е. проверить сертификат онлайн возможности нет. Усугубляет проблему и то, что число используемых сертификатов электронных подписей в крупных организациях растет быстрыми темпами, и сами пользователи часто забывают отслеживать сроки их действия, а специального сервиса для этого до сих пор в экосистеме ЭОСа не было. Сервис, который мы создали, как раз и призван решить данную проблему.

- Какова целевая аудитория данного сервиса?Будет ли он интересен бизнесу или госсегменту?

-Он будет интересен и тем, и другим – всем тем большим организациям,для которых управление сертификатамиэлектронных подписейв какой-то момент превращается пусть и внебольшой, но постоянный процесс, под который необходимо выделятьсотрудников. Автоматизация труда этих людей и есть цель сервиса.

-Большие организации в данном контексте – это сколькосотрудников или электронных подписей? Каково должно быть минимальное количество ЭП, чтобы организация задумалась о внедрении подобного инструмента?

- Если опираться на личный опыт, то я ощутил сложности, когда в моей зоне ответственности накопилосьбольше тридцатисертификатов ключей ЭП. Мне приходилось постоянно вспоминать, какой сертификат еще действует, какой ключ надо использовать и т.д. Для организации мне видится критичным показатель в 50 сертификатов электронных подписей.

- Расскажите, какие базовые принципы лежат в основе решения PKI-сервис?

- Прежде всего, мы опираемся на управление открытой информацией.На рынке есть широкий спектррешений, которыеберут на себя весь циклработы с внутрикорпоративной инфраструктуройэлектронной подписи, включая управление пользователями, их секретными ключами и носителями ключевой информации. Хорошие, достойные, но и тяжеловесные системы. Однако для наших клиентов более важна часть, являющаяся априори открытой– сертификатыоткрытого ключа, по которым можно проверить валидностьЭП, но какие-либо действия за владельца сертификата ЭП произвести нельзя. С этой информацией мы и работаем.

Также мы не опираемся на PKI-инфраструктуру,предоставляемую операционной системой,то есть построение и проверка цепочек доверияквалифицированных сертификатовЭП проходит целиком на российском ПО. Небольшой, но значимый шаг в сторону импортонезависимости в важном вопросе доверия сертификатам ЭП.   

Ну и, конечно, сервис делает многие вещи «немножко заранее», поэтому для конечного пользователя многие вещи происходят быстрее.

- Как это работает на практике?

Давайте представим, что сотрудник организации работал с ЭП, его сертификат был поставлен на наблюдение в ЭОС PKI-сервис, как и его коллег. Затем по каким-то причинам этот работник уволился и его сертификат былотозван. ЭОС PKI-сервис поймет это буквально в тот же день, когда удостоверяющий центр опубликует список отзыва,и пересчитает цепочку для этого сертификата. Так чтопри следующем обращении по проверке ЭП будет выдавать информацию о том, что сертификат отозван. Но это «штатный», автоматический режим, имеющий время срабатывания от суток до недели и даже месяца – это регламентируется работой Удостоверяющего Центра. В ЭОС PKI-сервисе вы можете сразу сделать такой сертификат недоверенным, и это сразу же будет отображаться в СЭД.

- Почему было принято решение сделать отдельный продукт? Может, стоило встроить «ЭОС PKI-сервис» в СЭД «ДЕЛО»?

Да, мы безусловно рассматривали такой вариант. Но у нас есть успешный опыт разработки системы криптографического обеспечения «КАРМА», как отдельного продукта, который может интегрироваться не только с СЭД «ДЕЛО».  Так что и в этом случае мы пошли тем же путем: будет создан модуль взаимодействия с СЭД «ДЕЛО», информация из этой системы будет подтягиваться при необходимости, но это будет реализовано на уровне API, межсистемного взаимодействия.

- Сколько времени было потрачено на разработку этого решения?

- Идея разработать подобный продукт у нас возникла достаточно давно – порядка четырех лет назад. Но заказчик, который бы выказал потребность во внедрении решения, появился лишь весной этого года. Один из наших крупных клиентов попросил создать продукт, который бы оповещало том, что истекает сертификаткакой-либо ЭП из находящихся в обращении. В этой организации сталкивались с ситуацией, когда один из руководителейне может поставить электронную подпись на документ или следующий проверяющийвидит, что подпись просрочена. Из-за этого останавливаются важные процессы, руководитель недоволен.  Мы взялись за дело:проектирование и разработка заняли порядкадвух с половиной месяцев. С этим заказчиком и был реализован пилотный проект – весьма успешно.

- Потребовалось ли по результатампилотного проекта проводить доработку решения?

- Да, это обычная практика.Например, мы изменили принцип оповещения об истечении срока сертификата. Изначально время оповещения было указано с точностью до секунды по каждому сертификату. В результате система высчитывала точное время окончания срока действия сертификата и ровно за 30 дней до этого начинала оповещать. Так как сертификатов у Заказчика много, то и оповещения могли приходить массово и очень невовремя. Мы доработали решение и перешли на отправкуагрегированной информации один раз в день. В результате ответственный за процесс сотрудник получает не 20 писем, а одно.

- Каковы планы по развитию решения?

- Мы планируемдоработать сам интерфейспродукта, добавить новый функционал.Например, мыобнаружили, что с помощью «ЭОС PKI-сервис»очень удобно сравнивать сертификаты, например, одного и того же удостоверяющего центра. Но чтобы это было не только удобно, но и визуально красиво, надо провести некоторые доработки.

Также мы будем работать над тем, чтобы у администраторов была возможность проводить настройки не через командную строку, а прямо в интерфейсе, предоставим возможность структурировать выгружаемые списки сертификатов – например, по конкретному пользователю.

Добавим и функционал, который будет автоматизировать выпуск нового сертификата ЭП на основе старого.  Дляорганизаций,где насчитывается пятьдесят-шестьдесят тысяч пользователейквалифицированнойЭП, это критичный процесс. Сложность в том, что за такое «переиздание» ЭП отвечают коммерческие центры, поэтому необходимо обеспечить еще и процесс оплаты. У нас уже есть идеи, как сделать его максимально простым и прозрачным.

- Есть ли у сервиса экспортный потенциал?

- Безусловно.Хотя при разработке данного продукта мы ориентировались прежде всего на нужды российских организаций, он вполне может быть использован и в других странах – просто цепочки доверия сертификатам ЭП там будут просчитываться с использованием соответствующей криптографии. Если спрос будет, мы будем продавать решение и за рубеж.  

Подробнее узнать о возможностях решения «ЭОС PKI-сервис» можно здесь https://www.eos.ru/eos_products/EOS_PKI-servis.php

Конференция ЭОС «Осенний документооборот – 2020», состоявшаяся 23 октября в формате онлайн, наглядно продемонстрировала: происходящие в сегменте цифровизации всех процессов изменения затронули и рынок документооборота. Трансформация коснулась и применения электронных подписей, и импортозамещения, и спроса на отдельные решения в связи с переходом организаций на дистанционную работу. Все эти вопросы, а также анонсы новых решений ЭОС вызвали высокий интерес: мероприятие собрало рекордно большую аудиторию – более 850 представителей от более 500 организаций из 73 регионов РФ и 10 стран ближнего зарубежья.

Первый день конференции «Осенний документооборот – 2020» был посвящен масштабным изменениям, которые произошли в стране и нашли свое отражение в трансформации регулирования, связанного с рынком информационных технологий в целом и СЭД в частности. «После пяти лет относительно спокойного развития данного сегмента правительство страны и Минцифры снова начали принимать активные меры для перехода на ЭДО», – подчеркнул Владимир Баласанян, к.т.н., председатель совета директоров компании ЭОС.

В первый день онлайн-конференции состоялись две экспертные дискуссии. В ходе первой из них представители госструктур и бизнеса обсудили, как на них отразился переход на дистанционную работу. Многие признались, что столкнулись с рядом серьезных вызовов – как организационных, так и экономических и инфраструктурных. Преимущества оказались у тех организаций и компаний, где зрелость использования электронного документооборота была на высоком уровне. Более того – для некоторых организаций удаленка стала драйвером тех процессов цифровизации и внедрения отдельных решений, которые раньше по разным причинам буксовали.

Вторая дискуссия затронула вопросы и результаты импортозамещения, связанные с этим процессом ожидания экспертов, а также изменения, которые произошли в последнее время в развитии цифровой экономики.

Второй день конференции был посвящен презентациям изменений, которые произошли за последний год в решениях ЭОС и партнерских продуктах. Так, в конце лета была опубликована новая версия системы «ДЕЛО» 19.6. Она отличается тем, что в ней порядка 95% функциональности толстого клиента перенесено в web, причем web-версия содержит много функциональности, которой не было и не будет в толстом клиенте. Суммарно эта версия включила в себя более 400 улучшений. Андрей Кабак, заместитель директора ООО «Масштабные решения» (ГК «ЭОС»), рассказал о том, какие дополнительные возможности появились в СЭД «ДЕЛО». Иван Скородумов, заместитель генерального директора ГК «ЭОС», представил новое решение – «ЭОС Платформа». Артем Андреев, начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ГК «ЭОС», озвучил изменения, которые затронули мобильные решения. В их числе – выпуск четвертого поколения сервера мобильных решений. Также ЭОС представил отдельный продукт, который решает задачи автоматизации проверки собственных и внешних сертификатов электронных подписей.

 Конференция прошла при поддержке компаний Fujitsu, «Актив-Софт», «Базальт СПО», «Норси-Транс», Группа Компаний «ТОНК», которые представили свое видение драйверов и сдерживающих факторов распространения цифровизации и рассказали о инновациях в своих решениях.  Информационную поддержку мероприятия оказали ведущие профильные издания: ICT-Online, SPBIT, MSKIT, ITSZ, NNIT, «Мобильные телекоммуникации», «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», Телеканал ПРО БИЗНЕС.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с выступлениями всех экспертов конференции https://www.eos.ru/eos_calendar/eos_conf/2020.php

В Территориальном фонде ОМС Приморского края компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири, завершен проект по масштабированию СЭД. 100% сотрудников ТФОМС, участвующих в документообороте, получили доступ в систему «ДЕЛО», внедрены дополнительные опции, увеличивающие эффективность использования СЭД, проведено обучение всех пользователей. В результате организация полностью отказалась от копирования документов, перевела в электронный формат работу с резолюциями и перешла на согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием электронной подписи.

На старте проекта: «ДЕЛО» – база данных с доступом для делопроизводителей

ТФОМС Приморского края» входит в систему органов, обеспечивающих населению доступ к бесплатной медицинской помощи через систему ОМС. Для выполнения этих задач ТФОМС принимает обращения граждан (по телефону, email, в бумажном формате), готовит ответы на эти обращения, а также обменивается документами с медицинскими учреждениями, страховыми компаниями и региональными министерствами.

СЭД «ДЕЛО» на момент принятия в апреле 2020 года решения о ее масштабировании использовалась в учреждении для учета документов и в качестве электронного архива. Регистрация входящих велась централизованно в отделе делопроизводства. Конфиденциальная корреспонденция фиксировалась в журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов. Обращения граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр» (это единая база для всех региональных отделений, созданная приказом ФФОМС).

В системе «ДЕЛО» работали 30 специалистов — все сотрудники отдела делопроизводства и по одному из других подразделений ТФОМС. Возможности согласования и контроля исполнения документов в СЭД не использовались. Согласование на бумаге требовало затрат времени и значительных ресурсов на копирование.

Перед компанией «КС-Консалтинг» стояла задача в ходе масштабирования СЭД максимально перевести документооборот в безбумажный вид (чтобы сократить затраты времени и ресурсов на копирование и их согласование) и в целом оптимизировать документные процессы.

Масштабируем СЭД дистанционно

Проект – от обследования и настройки до этапа авторского надзора – занял около трех месяцев. Корректировки в график внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны выезды сотрудников в другие регионы. Но богатый опыт компании «КС-Консалтинг» по дистанционному внедрению СЭД позволил провести подготовительные работы, обследование, установку базы данных и дополнительных опций удаленно. После смягчения карантинных мер, обучение более 100 пользователей провели уже непосредственно с выездом специалистов «КС-Консалтинг» к заказчику.

Всего в ТФОМС автоматизировано 112 рабочих мест. Пользователи работают в СЭД через десктопный интерфейс или веб-приложение «ДЕЛО-Web». Кроме этого, используются 100 лицензий на опции «ЭП и шифрование» и «EOS Desktop Service».

Также приобретены лицензии на приложение «Мониторинг документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в СЭД. Для оцифровки бумажных экземпляров используются опции «Сканирование» и «Сканирование с распознаванием».

Реализацию проекта значительно упростило то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали усиленные квалифицированные подписи. Это ускорило процесс перехода к электронному визированию и согласованию.

Итоги: электронное согласование, резолюции, служебные записки и полный отказ от копирования

В результате все сотрудники ТФОМС, участвующие в документообороте, получили рабочие места в СЭД и прошли обучение. Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных документов с использованием ЭП на этапе визирования и подписания. ЭП используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для визирования и подписания документов временного срока хранения.

Благодаря опции EOS Desktop Servise документы можно редактировать сразу в СЭД. Проекты некоторых документов автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись. Это позволило уйти от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить цикл движения документа и затраты времени на документооборот. Работа с резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в «ДЕЛЕ», без использования бумажных экземпляров.

В электронный вид переведены служебные записки. Ранее их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя. Теперь сотрудник создает служебную записку в «ДЕЛЕ» и сразу отправляет ее руководителю.

Прием обращений граждан, как и прежде, производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «ДЕЛЕ» с указание номера обращения, на которое дается ответ.

Исходящие письма в лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма бланка разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг».

В перспективе ТФОМС Приморского края планирует увеличить количество пользователей СЭД внутри самой организации и приобрести по одному рабочему месту для медучреждений и страховых компаний, с которыми они чаще всего обмениваются документами. В планах также – внедрение дополнительных опций «Партионная почта», «Управление процессами» и модуля для работы в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит отказаться от использования рабочего места сторонней СЭД для взаимодействия с региональными министерствами. По такому принципу уже работает обмен с другими СЭД в Администрации Владивостока, где также внедрено «ДЕЛО». Кроме того, рассматривается возможность перехода на подписание с помощью ЭП документов постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО». 

Компанией ЭОС совместно с технологическим партнером PFU Fujitsu подготовлен обзор «Удаленная работа и возврат на рабочие места. Практический опыт». В числе участников обзора — организации разных сфер деятельности и разных уровней цифровизации на момент начала пандемии. Эксперты делятся информацией «из первых рук», которая позволит избежать необязательных ошибок при решении схожих задач.

Мы попросили руководителей ИТ-служб наших заказчиков рассказать о переходе на удаленную работу и процессе возврата на рабочие места. Эта задача в условиях дефицита времени стала для ИТ-подразделений серьезным вызовом, и обмен лучшими практиками (а также опытом допущенных ошибок и решенных проблем) сегодня актуальны как никогда.

В частности, ИТ-эксперты поделились опытом применения систем электронного документооборота для организации безбумажных документных процессов, в режиме «домашнего офиса». Многие компании в экспресс-режиме расширяли контур СЭД для охвата возможно большого количества сотрудников и увеличили процент используемого функционала, причем наиболее востребованными из дополнительных функций стали применение электронной подписи и работа с мобильных устройств.

Также ИТ-руководители рассказали о сложностях, с которыми сталкиваются компании при возвращении сотрудников в офисы, и о тех изменениях (как отрицательных, так и положительных), которые привнес в бизнес-процессы период самоизоляции.

С полным текстом обзора можно ознакомиться на нашем сайте https://www.eos.ru/upload/news/Praktika_udalennoi_raboti.pdf

Компания ЭОС официально объявила о выходе новой версии СЭД «ДЕЛО» 19.6.   Система «ДЕЛО» - одно из наиболее востребованных и популярных решений на рынке систем документооборота, обеспечивает все необходимое для автоматизации работы с документами, задачами и процессами их обработки.  СЭД «ДЕЛО» традиционно сочетает подтвержденную надежность и отказоустойчивость, простоту обслуживания и применение актуальных технологических решений.  В СЭД «ДЕЛО» 19.6 расширена функциональность работы в веб-интерфейсах, добавлены новые возможности настройки пользователями, предусмотрены дополнительные инструменты для обмена документами с внешними системами и применения электронной подписи.

Специализированные веб-интерфейсы. Эффективнее и проще

Все большее число пользователей переходит работу с системой документооборота с помощью интернет-браузеров. Необходимость массового удаленного доступа пользователей ускорила процесс такого перехода. В СЭД «ДЕЛО» для работы через веб-браузер предусмотрен набор специализированных интерфейсов -- «Руководитель», «Специалист», «Помощник руководителя».  Веб-интерфейсы «ДЕЛО» 19.6 получили новые возможности для быстрой и эффективной обработки документов: расширены возможности контекстной подстановки при заполнении атрибутов, предусмотрены новые виды групповых операций над записями, обновлен интерфейс функции «Поиск».

Функциональность веб-интерфейсов дополнена с учетом более широкого круга пользователей. Добавлены возможности работы с пунктами документов, дополнены возможности по контролю исполнения поручений, просмотру протоколов действий. Предусмотрено наглядное представление информации о пересылке документа, ходе ознакомления, а также о списании в дело и уничтожении.

Также в специализированных веб-интерфейсах ДЕЛО 19.6 реализована возможность регистрации документов, поступивших в электронном виде (e-mail, каналы МЭДО).

Взаимодействие с другими системами

Взаимодействие систем документооборота и контроль прохождения документов в подведомственных организациях – еще одна задача, ставшая особенно актуальной в новых условиях.  Для обмена документами и информацией об их обработке в СЭД «ДЕЛО» применяется модуль СЭВ (Сервер Электронного Взаимодействия). В СЭД «ДЕЛО» 19.6 модуль обновлен и доработан.  Предусмотрен поиск организации по ИНН при регистрации документа, добавлена возможность шифрования передаваемых сообщений, реализован механизм отправки файлов исполнителей с электронной подписью при визировании и подписании проектов документов.   

Установка и конфигурирование модуля СЭВ стала проще благодаря применению нового механизма фоновых задач в СЭД «ДЕЛО».

Легкая настройка. Новые возможности.

В «ДЕЛО» 19.6 расширены и дополнены возможности для настроек пользователями и технологами системы.

Реализован механизм доступа к личным спискам. Каждый пользователь может предоставить доступ к личным элементам справочников другим сотрудникам. Добавлена возможность сохранения параметров проекта документа при ручной отправке на согласование/подписание (параллельное или последовательное согласование, ожидаемый срок), что может существенно сэкономить время при подготовке документов.

В настройках, доступных технологам системы, предусмотрены новые возможности по заполнению значений атрибутов по умолчанию для групп документов. Для упрощения работы технологов в связи с массовым переходом к специализированными веб-интерфейсам, при обновлении системы реализовано автоматическое назначение соответствующим пользователям роли «Руководитель» или «Специалист».

Перечисленные нововведения СЭД «ДЕЛО» 19.6 позволяют быстрее и эффективнее выполнять привычные задачи, что особенно актуально в условиях перевода все большего числа деловых процессов в контур системы документооборота.

Единая СЭД Правительства Забайкальского края, созданная на платформе «ДЕЛО» компании ЭОС, продолжает развиваться. Осенью этого года регион закупил очередной пакет лицензий для работы в системе через мобильное приложение и веб-интерфейс, а также дополнительные АРМ «толстого клиента» и опции «ЭП и шифрование».

Забайкальский край — один из лидеров по уровню развития электронного документооборота в органах управления регионом среди субъектов РФ. Правительство края последовательно внедряет СЭД «ДЕЛО» в деятельность всех министерств, ведомств и муниципальных учреждений, регулярно обновляет систему и увеличивает количество пользователей. Куратором проекта ЕСЭД является Министерство территориального развития при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС, работающего на территории Западной и Восточной Сибири.

История использования системы «ДЕЛО» в органах власти региона насчитывает уже 15 лет. Первые рабочие места были приобретены в 2004 году еще Администрацией Читинской области. С 2008 года, с момента образования нового субъекта РФ, система обслуживает документооборот Правительства Забайкальского края, с 2010 года в единой базе данных работают все органы исполнительной власти.

В региональных министерствах и ведомствах, кроме основной системы, внедрены дополнительные опции «Сканирование», «Поточное сканирование», «ЭП и шифрование», «Печать штрих-кода», «Подсистема управления процессами», модуль взаимодействия с МЭДО 2.7, модуль для взаимодействия системы электронного документооборота «ДЕЛО» с порталом ССТУ.РФ и др. Многие специалисты (более 700) взаимодействуют с СЭД через веб-интерфейс (для этого используется подсистема «ДЕЛО-Web»). Для высших должностных лиц региона (в том числе для Губернатора) в 2018 году приобретено мобильное приложение EOSmobile. На сегодняшний день к единой системе электронного документооборота края подключены 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти, а на муниципальном уровне – специалисты, ответственные за документационное обеспечение.

В ноябре текущего года дополнительные лицензии на приложение EOSmobile получило управление делами Губернатора края. Напомним, что мобильное решение EOSmobile создано для руководителей и тех специалистов, которым необходимо работать в СЭД не только в офисе, но и вне его. С его помощью можно создавать и редактировать документы, отчеты, поручения, использовать электронную подпись для подписания и визирования.

Для Медицинского информационно-аналитического центра Забайкальского края (МИАЦ) приобретены лицензии «ДЕЛО-Web». Таким образом, МИАЦ теперь имеет возможность обмена документами с ведомствами региона, наряду с ранее подключенными к ЕСЭД государственными учреждениями (а это Забайкальский фонд капитального ремонта многоквартирных домов, КГБУ «ЗабГеонформЦентр», ГКУ «Центр обслуживания, содержания и продаж казенного имущества Забайкальского края», ГКУ «Краевой центр социальной защиты населения», ГКУ «Центр оказания услуг Департаменту по обеспечению деятельности мировых судей Забайкальского края» и ряд других).

Кроме этого, в рамках масштабирования региональной ЕСЭД для одной из муниципальных администраций приобретены АРМ СЭД «ДЕЛО» и приложения «ЭП и шифрование». В ближайших планах Правительства края закупка еще одного пакета дополнительных лицензий на опцию «ЭП и шифрование». Увеличение количества специалистов, имеющих возможность ставить цифровую подпись, позволит ускорить обмен юридически значимыми электронными документами между ведомствами разных уровней.

«Базальт СПО», российский разработчик семейства операционных систем «Альт», и компания ЭОС, лидер отечественного рынка автоматизации документооборота, в рамках технологического партнерства провели тестирование на совместимость подсистемы «ДЕЛО-Web», системы «КАРМА» (обе – производства ЭОС) с ОС «Альт Рабочая станция 8» и «Альт 8 СП» (разработки «Базальт СПО»). Результаты испытаний подтверждают корректность совместной работы программных продуктов.

«ДЕЛО-Web» - подсистема, позволяющая пользователям удаленно работать с функционалом электронного документооборота через веб-интерфейс с доступом по каналам сети Интернет. Включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (рег. номер 820).

«КАРМА» - система для реализации функций криптографической защиты информации в прикладных программах. Обеспечивает применение электронной подписи и шифрования, в том числе и в юридически значимом электронном документообороте. Включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (рег. номер 1067).

ОС «Альт 8 СП»- дистрибутив операционной системы для серверов и рабочих станций со встроенными программными средствами защиты информации, сертифицированный ФСТЭК России. «Альт 8 СП» включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (рег. номер 4305).

ОС «Альт Рабочая станция» - дистрибутив на базе ядра Linux, включающий в себя операционную систему и набор приложений для полноценной работы. Работает на 32/64-битныx платформах x86 и российских компьютерах архитектуры «Эльбрус» v3 и v4; поддерживает различное периферийное оборудование. ОС «Альт Рабочая станция» включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (рег. номер 1292).

«Мы успешно протестировали на совместимость российские продукты, которые дают возможность не просто автоматизировать документооборот, но и сделать его защищенным и юридически значимым, не используя зарубежный софт. Чем больше будет таких стеков, созданных совместно разными российскими вендорами, тем быстрее будет развиваться импортозамещение. Мы активно работаем над этим в рамках Ассоциации разработчиков «Отечественный софт», это одно из наших стратегически важных направлений», - комментирует Алексей Мальков, директор по управлению качеством компании ЭОС.

«Электронный документооборот – это «кровеносная система», каждой организации и предприятия, охватывающая все бизнес-процессы,– отмечает  Алексей Смирнов, генеральный директор компании «Базальт СПО». – Поэтому мы считаем наиважнейшей задачей создание программных стеков, объединяющих операционную систему и решения для работы с электронными документами. В тесном сотрудничестве с компанией ЭОС мы обеспечиваем заказчиков готовым комплексом современных программных средств, позволяющим построить технологическую независимую инфраструктуру корпоративного документооборота». 

Информация о компаниях

«Базальт СПО» – разработчик отечественной программной платформы «Альт», включающей линейку операционных систем для серверов и рабочих станций с набором прикладного ПО для полноценной работы. ОС Альт позволяет создавать ИТ-инфраструктуры любого масштаба, она включена в Единый реестр российского ПО. Разработки «Базальт СПО» опираются на собственный независимый репозиторий свободных программ «Сизиф» (Sisyphus), один из крупнейших в мире. Специалисты компании интегрированы в ключевые международные проекты разработки свободных программ. Операционные системы «Альт» внедрены и поддерживаются партнерами компании на коммерческих предприятиях и в госсекторе на сотнях тысяч компьютеров по всей России. С ними совместимо значительное число прикладных программ из Единого реестра. «Базальт СПО» входит в НП РУССОФТ, АРПП «Отечественный софт», Ассоциацию документальной электросвязи. Подробнее: https://www.basealt.ru

ЭОС– ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ. Решения ЭОС внесены в Реестр отечественного ПО. У компании более 7 000 клиентов, 1 000 000 установленных рабочих мест, более 260 партнеров в России и СНГ. 
В 2014 году компания вошла в «Экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти при Минкомсвязи России. Основными задачами Совета являются обеспечение согласованных решений и действий Минкомсвязи России, выработка рекомендаций и обеспечение регулярного взаимодействия министерства с отраслью. Подробнее: https://www.eos.ru

Правительство Забайкальского края продолжает развивать единую СЭД, созданную на базе программного продукта «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС). К ЕСЭД Правительства подключены все органы власти субъекта, муниципальные администрации, некоторые краевые государственные бюджетные учреждения, фонды и ряд других организаций. В конце 2018 года система обновлена до актуальной версии, приобретен модуль для сопряжения с МЭДО 2.7, закуплены лицензии на опцию «ЭП и шифрование», приложение EOSМobileи ряд других. Завершаются работы по интеграции с порталом ССТУ.РФ. Проектом внедрения и развития ЕСЭД в органах исполнительной власти занимается Министерство территориального развития Забайкальского края при консультационной поддержке компании «КС-Консалтинг» -  партнером ЭОС в Западной Сибири.

Внедрение СЭД в регионе началось в 2004 году. Первые 20 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» были приобретены еще Администрацией Читинской области. С 2008 года, с момента образования нового субъекта РФ, система обслуживает документооборот Правительства Забайкальского края. С 2010 года в единой базе данных работают все органы исполнительной власти – Правительство, министерства, департаменты, службы, инспекции и ряд иных структур. Для обеспечения доступа в систему этих ведомств была проведена масштабная закупка пользовательских лицензий СЭД.

В последующие годы в системе документооборота органов власти региона произошло множество изменений. Самые важные – постепенное подключение администраций муниципальных районов, городских округов, поселений, некоторых краевых государственных бюджетных учреждений и других структур. Например, к «ДЕЛУ» подключились Забайкальский фонд капитального ремонта многоквартирных домов, аппарат Уполномоченного по правам ребенка в Забайкальском крае, КГБУ «ЗабГеонформЦентр», ГКУ «Центр обслуживания, содержания и продаж казенного имущества Забайкальского края», ГКУ «Краевой центр социальной защиты населения», ГКУ «Центр оказания услуг Департаменту по обеспечению деятельности мировых судей Забайкальского края» и др. Все эти организации получили возможность обмениваться электронными копиями документов с органами власти края.

Сейчас в единой системе электронного документооборота края работают 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти, а на муниципальном уровне – специалисты, ответственные за документооборот. Всего на сегодняшний день в органах власти, местного самоуправления и иных организациях, подключенных к ЕСЭД Забайкальского края, установлено более 1400 рабочих мест «ДЕЛА», из них свыше 700 пользователей работают в интерфейсе подсистемы «ДЕЛО-Web».

Кроме этого, внедрены дополнительные опции «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Подсистема управления процессами», подсистема «Повестки заседаний», «Модуль интернет-взаимодействия с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России» и приложение «Мониторинг документов» (последние три продукта – собственные разработки компании «КС-Консалтинг»).Для высших должностных лиц региона (в том числе для Губернатора) в 2018 году приобретено мобильное приложение EOSМobile. В этот же период проведено обновление версий основной системы и дополнительных опций.

С февраля 2019 года начаты работы по переходу на новый формат обмена электронными сообщениями через систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Для этого закуплено программное обеспечение – модуль взаимодействия с МЭДО 2.7 (разработчик – ЭОС), а также 100 лицензий на опцию «ЭП и шифрование». Эти опции позволят органам исполнительной власти обмениваться электронными документами в новом формате МЭДО.

Завершаются работы по внедрению модуля для взаимодействия системы электронного документооборота «ДЕЛО» с порталом ССТУ.РФ. Модуль специально разработан ЭОС для реализации Указа Президента России от 17.04.2017 № 171 и поддерживает подготовку и отправку отчетности о результатах рассмотрения обращений граждан и принятых по ним мерах для публикации на информационном ресурсе ССТУ.РФ.

Таким образом, единая СЭД Забайкалья продолжает оставаться одним из самых масштабных региональных проектов автоматизации документооборота в органах исполнительной власти. Работы, которые проводятся в текущем году, прежде всего позволят организовать полноценное электронное взаимодействие с федеральными системами и сервисами (МЭДО и ССТУ.РФ).

Еще несколько лет назад IT-продукты, ориентированные на корпоративный сегмент, были сложными и требовали достаточно высокого уровня компетенции от конечных пользователей. Причина в том, что они были призваны решать в первую очередь задачи компаний и организаций, так что пользователи должны были подстраиваться. Сейчас ситуация в корне изменилась: интересы пользователей настолько тесно сплелись с интересами предприятий, что разработчики вынуждены их учитывать. Более того – соответствие потребностям этого симбиоза является одним из конкурентных преимуществ. Этим путем при модернизации и модификации линейки своих продуктов идет компания ЭОС, работающая в сегменте СЭД/ECM.

Среди первоочередных задач разработчиков – повышение производительности решений и улучшение их масштабируемости. Как рассказал на конференции «Весенний документооборот – 2019» Юрий Назаров, генеральный директор ЭОС ПВ, одним из определяющих трендов последнего времени является серьезный рост объемов, обрабатываемых и хранимых данных. И это касается не только самых крупных компаний и организаций: даже в средних предприятиях «прирост» может составлять терабайт в месяц. Кроме того, существенно увеличивается и количество пользователей таких решений. Этим двум трендам разработчики должны соответствовать.

«Те производители, которые не будут решать задачи производительности и масштабируемости своих решений, просто уйдут с рынка СЭД/ECM, - уверен Юрий Назаров. – Ведь данные тренды связаны и с возможностью поддержать гигантские объемы данных, и с необходимостью обслуживать огромное количество пользователей, справляться с огромным внешним трафиком данных. Поэтому мы этим двум задачам будем уделять и уже уделяем самое пристальное внимание. Мы надеемся, это даст нам существенное конкурентное преимущество».    

Повышение производительности затрагивает интересы и организаций, и конечных пользователей. К примеру, в сегменте мобильных решений, развитию которых ЭОС сейчас уделяет много внимания, производительность самой системы «завязана» на стоимости мобильных устройств. Чем менее требовательным к конечным устройствам будет такое решение, тем дешевле и, соответственно, выгоднее оно будет для бизнеса или госорганизации.

С другой стороны, конечные пользователи решения напрямую заинтересованы в повышении производительности, так как от этого параметра зависит время работы над каждым документом. Ведь даже пара секунд задержки при срабатывании каждой электронной подписи суммарно могут привести к потере часов в неделю. «За этот час в неделю мы поборемся», - обещает Юрий Назаров.

Архивы молодеют

С возможностью масштабирования, а также с необходимостью соответствовать современным технологическим и бизнес-реалиям связаны и основные направления модернизации системы хранения архивных документов «Архивное ДЕЛО» ЭОС. То, что объемы документов, которые необходимо хранить в архивах, растут, вряд ли у кого-то вызывает сомнения. Однако к архивам сейчас предъявляются и новые требования, в связи с чем будет произведена полная переработка решения – все больше становится документов, изначально созданных в электронном виде, и они (так же, как и бумажные) требуют систематизации и классификации. 

В дальнейшем решение будет изменено для работы исключительно под тонкий клиент при сохранении всех возможностей классификации и систематизации как бумажных, так и электронных документов. Основная задача – сохранить все преимущества существующего решения, но сделать его суперсовременным. Заметим, что на данный момент в решениях для архивного хранения документов заинтересованы не только госорганизации, но и коммерческие структуры. Последним нужно обеспечить надежное хранение, несколько иной функционал поиска и сохранение юридической значимости. Планируется, что новый продукт будет лучше соответствовать целям обоих сегментов потребителей. Кстати, проект по созданию архива электронных подлинников на базе решений ЭОС уже реализуется в администрации Ростовской области.

Пользователи хотят, чтоб было красиво

Еще один значимый тренд – улучшение юзабилити и дизайна. В сегменте СЭД/ECM этот вопрос особенно значим сейчас, так как меняется состав конечных пользователей. Доступ к базе данных необходим все большему числу сотрудников разных категорий. К примеру, если раньше мобильными решениями пользовались преимущественно топ-менеджеры, то сегодня в них заинтересованы и сотрудники других уровней.

В любом случае – система должна помогать пользователям решать их задачи легко и быстро. Для этого в ЭОС, к примеру, появился инженер по исследованию пользовательского опыта. С его помощью, а также за счет обратной связи от партнеров, ЭОС совершенствует свои программные продукты, ведь удобство и дизайн сегодня – это ключевое конкурентное преимущество.

Что касается новой функциональности, то здесь речь идет не только о появлении новых функций у отдельных решений, но и о развитии принципиально новых направлений. В частности, ЭОС видит перспективную нишу в сегменте проектного управления, при котором необходимо обеспечить взаимодействие всех участников проектного офиса и предоставить функционал для совместной работы – в том числе над документами. Поэтому СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint уже обеспечивают поддержку документно-ориентированных процессов в рамках проектного управления и будут дальше развиваться в этом направлении.

А само оно может?

Еще одно направление развития продуктовой линейки – применение искусственного интеллекта. Как отметил Юрий Назаров, сегодня ИИ действительно достиг стадии, когда его можно применять с пользовательской верификацией. И даже в этом случае открываются широкие перспективы. Например, анализ  с помощью ИИ всех электронных документов отдельного чиновника высокого уровня (например, министра) и принятых по ним решений позволяет выявить закономерности в распределении поручений, сроках их выполнения и т.д. ИИ на основе полученных данных сможет готовить проекты резолюций по определенным категориям документов. ЭОС уже реализует два пилотных проекта.

«Мы намерены заниматься изменением наших программных продуктов системно и основательно, – отмечает Юрий Назаров. – Поэтому мы говорим о реинжиниринге систем и подсистем. Иногда нам придется практически создавать код продукта заново, и если это необходимо, мы это сделаем».

Командный документооборот

Напомним, что на данный момент компания ЭОС – один из лидеров рынка СЭД/ECMи растет быстрее рынка: средний показатель для отрасли – чуть более 10 %, а компания выросла за предыдущий год на 24 %. Такой рост обеспечивает в том числе развитая партнерская сеть. В компании отмечают, что на данный момент партнеры проходят через стадию качественных изменений. Они научились сотрудничать друг с другом, их мобильность повысилась: они готовы работать за пределами своего региона и реализовывать совместные проекты.

Именно обратная связь от партнеров влияет и на направления модернизации решений. Их запросы все чаще связаны с глубоким пониманием современных технологических трендов и потребностей пользователей. ЭОС в свою очередь в рамках реинжиниринга программных продуктов намерен ускорить процесс вывода на рынок новых версий, чтобы быстрее отвечать на запросы партнеров и пользователей.

https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=30004

В AppleStoreстала доступна для скачивания новая версия приложения EOSmobile. В обновленном приложении реализован ряд улучшений и исправлений согласно пожеланиям пользователей, существенно повышен уровень производительности и стабильности. Мы теперь поддерживаем iOS 12 и электронную подпись под нее.

Корпоративное мобильное приложения EOSMobile – решение ЭОС для тех, кто хочет продолжить работать, даже находясь вне своего рабочего места. С помощью EOSMobile удаленная работа с документами и задачами становится эффективной, простой и понятной благодаря широкому функционалу и персонифицированному интерфейсу: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач.

В новой версии EOSmobile (iOS) реализована поддержка iOS 12 и поддержка ЭП для неё, в частности, для продуктов компании Рутокен, КриптоПро, Алладин Р.Д.

Реализовано удаление обработанных документов через 48 часов с целью экономии свободного места на устройстве и механизм контроля и предупреждения пользователя о заканчивающемся свободном месте на устройстве. «В современном мире мы уже не следим за объемами информации, которые получаем и храним. Данное нововведение позволит избежать ситуаций, когда у пользователя на планшете в момент работы заканчивается свободное место, а он, не ожидая этого, полагает, что произошла какая-то ошибка в нашем приложении», - рассказывает начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений Артем Андреев.

В папке «История» появился поиск (фильтр) документов. Изменено наполнение папки «История» - теперь документы не будут дублироваться, соответственно стало проще найти документ, с которым пользователь ранее работал.

В папка «Неотправленные» также изменено наполнение – теперь в папке будут отображаются только те документы, которые содержат значимые операции и требуют обязательной синхронизации в СЭД (например, завизированный проект документа, введённый отчет, направленное на исполнение поручение и так далее).

На правой панели EOSmobile, помимо реквизитов по документу, поручений для документа и листа согласования для проекта документов, теперь отображаются связанные документы. При наличии Интернета приложение позволяет переходить к связанным документам (загружая их из СЭД), просматривать их файлы и видеть работу, проведенную по документу.

Существенные изменения в EOSmobile произошли в части персонализации. Так, пользователь может настроить время отображения уведомлений или полностью отключить их отображение. Данный параметр будет полезен опытным пользователям, которые уже не нуждаются в подсказках со стороны приложения (напомним, что начать использовать EOSmobile можно практически без предварительного обучения или прочтения документации).

Для быстрой навигации по страницам документа без скроллирования теперь может использоваться опциональный режим миниатюр. Кроме того, реализован альтернативный вид списка документов Cover Flow, при котором список документов представлен в виде previewпервых страниц документов и реквизитов по документам.

Были произведены и другие улучшения и исправления. В частности, в приложении появилась скелетная загрузка, когда требуется загрузить большое количество документов, а соответственно и данных о них (например, список документов в левой панели или в папке «История»). Сделано это, чтобы уменьшить субъективное время ожидания у пользователя, а также чтобы у пользователя не складывалось впечатление, что приложение зависло или не работает.

Интерфейсных улучшений и исправлений много: например, улучшена работа навигации в приложении. Еще одно метка, «Обновление» документа, отображается в том случае, когда по прочитанному документу поступило обновление, которое имеет отношение к пользователю (например, по документу поступило новое поручение, где пользователь является исполнителем).

При открытии документа из Cover Flow теперь будет автоматически открываться правая панель с поручением/проектом поручения/ листом согласования. Если срок подчиненных виз превышает плановую дату проекта документа, пользователю поступит предупреждение - «Желтый будильник» теперь оповещает пользователя за 2 дня до окончания срока исполнения поручения.

Мы также поправили отображение метки «Дерево поручений» и работу счетчика необработанных задач на метке «Дерево поручений».

Новое в СМР (сервере для работы мобильного приложения с СЭД «ДЕЛО»)

На сервере мобильных решений добавлен параметр строгого требования ЭП при подписании поручения. Это необходимо клиентам, у которых 100 % электронного документооборота происходит в электронном виде с использованием ЭП. При соответствующей настройке пользователь сможет направить поручение на исполнение только с использованием ЭП, соответственно исключена возможность направить поручение не подписав ЭП.

В СМР добавлен модуль «Очистка БД» – теперь можно будет настроить удаление таких процессов, как архивирование версий, удаление файлов, удаление пользователей, удаление недогруженных документов. Все это позволит существенно экономить дисковое пространство, а также поддерживать СМР в работоспособном состоянии.

Также добавлен бета-модуль «Протоколирование», который позволяет отслеживать операции с документами и возникающие ошибки. Улучшена скорость взаимодействия СЭД «ДЕЛО» и СМР: в дополнение к прежнему методу получения документов из СЭД «ДЕЛО» был реализован новый метод взаимодействия.

Интерфейсные улучшения и исправления в СМР также реализованы: оптимизирована работа с контактами (ДЛ, организации, представители организации), поправлены процессы синхронизации, удаления и повторного добавления пользователя, добавлено уведомление «Пользователь не активирован», если синхронизация пользователя с СЭД не была запущена.

«В целом изменения коснулись тех областей, которые наши клиенты считают наиболее важными для работы в мобильном приложении EOSmobile. Совершенствуя наш продукт, мы стремимся к удобству использования, увеличению скорости работы и, конечно, делаем все возможное, чтобы помочь нашим клиентам работать максимально эффективно», - резюмирует Артем Андреев.

https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29995

Чуть больше трех недель осталось до ежегодной конференции «Осенний документооборот-2018». Событие, традиционно вызывающее резонанс в российском IT-сообществе, в этом году пройдет 26 октября в EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство»‎ (Москва, ул. 1-й Зачатьевский пер., 4). Здесь будут обсуждаться явления, связанные с цифровой трансформацией российской экономики и общества в целом, проблемы и тренды рынка, демонстрироваться популярные IT-решения для автоматизации госуправления и бизнес-процессов. Организаторы конференции – компания ЭОС и технический подкомитет (ПК 6).

Много лет являясь одним из самых статусных IT-мероприятий середины осени, конференция и в этом году соберет очень широкую аудиторию специалистов. Уже подтвердили участие представители Администрации Президента России, Аппарата Государственной Думы РФ, ЦИК России, Генеральной прокуратуры РФ, Минюста России и других федеральных органов власти. Научное сообщество также намерено поучаствовать в обсуждении обозначенных в повестке «Осеннего документооборота» вопросов – своих специалистов на мероприятие направляют ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г.В. Плеханова», Финансовый Университет при Правительстве РФ и многие другие научные и научно-образовательные учреждения. Бизнес широко представлен банковским сектором (ПАО «Сбербанк», Межгосударственный банк, ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ), ОАО «Приорбанк» и ОАО «Банк БелВЭБ» (оба – Беларусь) и др.), а также значимыми для российской экономики компаниями – ООО «Газпром трансгаз Москва», ПАО «Мосэнерго», АО «Татэнерго», ООО «ТатАИСЭнерго», АО «ВПК «НПО машиностроения», ФГУП «НПО «Техномаш» и др.

По традиции география конференции – вся территория России, а также ближнее зарубежье. На сегодняшний день подтвердили свое намерение присутствовать руководители и специалисты частных компаний, госструктур, научно-исследовательских учреждений и учебных заведений из многих субъектов РФ. В их числе – делегаты из Москвы, Санкт-Петербурга, Республики Татарстан, Краснодарского края, Белгородской, Липецкой, Московской, Нижегородской, Новосибирской, Орловской, Ростовской, Самарской, Тюменской областей. Также приедут партнеры и клиенты из Беларуси.

В программе конференции – пленарное заседание, тематические секции для госсектора и бизнеса, а также выставка с демонстрацией возможностей программных продуктов. Откроет конференцию доклад Владимира Баласаняна, Председателя совета директоров ЭОС «Электронные архивы: как сохранить документы цифровой эпохи». Юрий Назаров, Генеральный директор ЭОС ПВ, расскажет о новшествах, которые уже используются в решениях ЭОС или появятся в ближайшее время – обновленном веб-интерфейсе, едином мобильном приложении и улучшении юзабилити. На пленарном заседании выступит директор Центра компетенций по импортозамещению в сфере информационно-коммуникационных технологий Илья Массух с докладом «Отечественное ПО, собственное или свободное?» и другие известные эксперты, а также представители технологических партнеров ЭОС.

Год назад в число приоритетов государственной политики официально включено создание цифровой экономики – Правительство РФ утвердило одноименную программу. Сейчас во исполнение Указа Президента России идет подготовка важнейшего документа – «Цифровая экономика» должна получить статус национальной программы, а ее направления превратятся в федеральные проекты с соответствующим финансовым обеспечением. К этой работе активно привлекается экспертное сообщество, в том числе компания ЭОС. На конференции мы поговорим, какие задачи нужно решить в ближайшее время в свете цифровизации всех сфер жизни страны, и какие новшества ожидают госсектор и бизнес в работе с электронными документами и госуслугами, а также обсудим первые итоги реализации программы «Цифровая экономика».

Новые требования к СЭД в госсекторе – еще один блок вопросов предстоящей конференции. Важнейшим достижением в области государственного документооборота было создание системы МЭДО. Но еще предстоит решить много задач – обеспечить взаимодействие не только федеральных ведомств и глав субъектов РФ, но и всех органов власти, на всех уровнях, создать единую инфраструктуру для работников госорганов. Обо всем этом подробно расскажем и подискутируем.

В органах власти в последние годы активно развивается проектное управление. Готовы ли СЭД выполнять функции управления документами в условиях проектного офиса? Обсудим, предложим варианты решений, а также покажем модуль «Проектное управление». Госорганам также будут интересны выступления об изменениях в предоставлении госуслуг в период цифровой трансформации, расширении области применения системы МЭДО, комплексных решениях (ПО + аппаратная платформа) в рамках политики импортозамещения.

Импортозамещение – тренд, который сегодня во многом определяет развитие отечественной IT-отрасли. Рост интереса к российским разработкам становится очевидным не только у заказчиков из госсектора, но и у коммерческих компаний. Готов ли бизнес переходить на отечественные IT-решения и какие преимущества он от этого может получить? Как сделать, чтобы это не мешало, а подстегивало технологический прогресс? Также обсудим на «Осеннем документообороте».

Электронные подлинники – новая реальность документооборота, к которой мы уже начинаем привыкать – станут одним из центральных предметов для дискуссии. На конференции будем говорить о работе с ЭП (в том числе облачной), изменении форматов, обеспечении архивного хранения – расскажем о своем видении, выслушаем мнения известных экспертов, ответим на вопросы.

Представителям бизнеса будут интересны доклады о проблемах при автоматизации бизнес-процессов и способах их преодоления, решениях для управления совещаниями, интеграции СЭД с другими ИТ-системами, конвергенции корпоративных инструментов и др. Вниманию участников конференции также будут предложены выступления клиентов и партнеров ЭОС, которые расскажут об интересных кейсах, поделятся опытом внедрения систем и интеграции их со сторонними решениями, а технологические партнеры представят свои новейшие разработки. В демо-зоне участники «Осеннего документооборота» смогут познакомиться с новыми версиями продуктов ЭОС и компаний-партнеров.

Конференция пройдет при поддержке компаний Samsung, Fujitsu, «Актив», InfoWatch, ПИРИТ (департамент docscan.ru), Canon, Brother, ТОНК. Информационная поддержка мероприятия будет осуществляться силами ведущих изданий: MSKIT, ITSZ, ICT-Online, ICT2GO, SPBIT, NNIT, «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Мобильные телекоммуникации», издательский дом «ФИНАНС МЕДИА» (Банковские Технологии), Единый портал электронной подписи, Global CIO.

С программой конференции можно ознакомиться здесь.

Вы еще успеете присоединиться к нашему обсуждению! Зарегистрироваться для участия в конференции можно здесь.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28455

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) начала продажи нового мобильного приложения - EOSmobile. Под этим брендом разработчик предлагает пользователям единое решение, которое может быть установлено на любые мобильные устройства вне зависимости от того, на каких ОС они работают. Цена продукта единая для всех устройств.

Компания ЭОС начала разработку мобильных приложений для СЭД/ЕСМ одной из первых на рынке – в 2010 году. Линейка мобильных решений ЭОС объединила такие продукты, как «АРМ Руководителя» (Windows), iEOS (iOS) и EOSmobile (Android). «Базовый функционал для всех наших приложений - это работа с поручениями, инициативными поручениями, визирование, подписание документов, использование электронной подписи (ЭП) плюс возможность аннотирования и экспорта файлов в сторонние приложения. Что касается интерфейса приложения, то мы выстраиваем работу с пользователем таким образом, чтобы информация и функционал пользователю показывались в соответствии с решаемой им задачей, а интерфейс в свою очередь помогал и направлял пользователя, делая его работу комфортной и простой», – говорит начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев.

В 2017 году в ЭОС было принято решение радикально изменить предлагаемый продукт. «Линейкой наших мобильных решений мы всегда и не без основания гордились. Но некоторые ограничения работы в СЭД с помощью мобильных устройств все же были. Взвесив свои силы и оценив скорость изменений потребностей наших клиентов, мы переписали код заново, в результате чего появился обновленный EOSmobile», - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова.

Интерфейс стал унифицированным

Основной отличительной чертой вышедшей в конце 2017 года EOSmobile стал единый интерфейс и функционал на трех платформах - Windows, Apple и Android. Появилась персонификация интерфейса: пользователь получает только тот набор операций, который ему необходим для решения его задач.

Персонифицированный интерфейс рабочего стола

Рабочий стол: свобода организации пространства

Рабочий стол приложений представляет собой набор плиток, которые можно перемещать, переименовывать под конкретные задачи. Ведется работа над реализацией трехмерной графики Cover Flow.

Фоновое изображение рабочего стола каждый пользователь тоже может настроить индивидуально – эта функция появилась только в EOSmobile! 

Работа с папками: выбираем нужные, маркируем срочные

Еще одно новшество EOSmobile - drag&drop, возможность организовать свой порядок для папок/подпапок на рабочем столе. Подпапки можно перенести на основной рабочий стол, «вытащив» нужную подпапку из списка подпапок, таким образом сформировав себе комфортный рабочий стол.

Папки «На визирование», «На подпись», «Все поступившие», «В работе», «На ознакомление» стали опциональными. Для папок «На рассмотрение», «На визирование» и «На подпись» появилась возможность опционального создания и индивидуальной настройки подпапок (рубрик).

Визирование проекта документа

Появившаяся в новом продукте папка «История» хранит и показывает все документы, которые просматривал пользователь. А настраиваемая панель quick toolbar обеспечивает быстрый доступ к инициативному поручению, синхронизации, папке «Неотправленные документы».

На папках теперь отображается признак «Срочно!» - если папка/подпапка содержит документ, имеющий в СЭД «ДЕЛО» такой признак, то и в мобильной версии на папке будет соответствующая метка.

Работа с файлами: контроль над размером и расположением

Теперь пользователь, не фиксируя изображение на планшете, может повернуть страницу файла на 90, 180 градусов, что особенно часто пригождается при чтении таблиц и схем.

Опционально можно подключить аннотирование файлов. Система позволяет читать файл и одновременно просматривать поручение / проект поручения / отчёт / визы и подписи. Отображение признака прочитан или нет файл по документу – еще одна особенность EOSmobile.

Одновременная работа с файлами и поручениями

Контроль размера автоматически скачиваемых файлов настраивается согласно пожеланиям каждого пользователя. Автоматическое скачивание файлов можно полностью отключить. 

В EOSmobile появилась опциональная операция «Экспорт файлов РК/РКПД». Пользователь может экспортировать в стороннее приложение либо исходный файл РК/РКПД, либо PDF-файл - реплику исходного файла.

Работа с документами: система поможет не пропустить важное!

Признак «Срочно!» в EOSmobile отображается не только на папках со срочными документами, но и на самих документах. Подробная область реквизитов по документу выведена на правую панель.

Метка «Отчёт по документу» сигнализирует, что по поручению пользователя получен отчет. Запись о документе отмечается как прочитанная моментально или, максимум, через 5 сек. Дерево поручений по аналогии с «ДЕЛО-Web» стало структурированным.

Структурированное дерево поручений в EOSmobile

Работа с проектом поручения: назначаем исполнителей

В EOSmobile появились функции создания многопунктовых поручений, назначения лиц, которым документ направляется только на ознакомление, и отображения поля исполнителей категории «для ознакомления» в проекте поручения.

Количество списков исполнителей теперь не ограничено. В списках исполнителей могут быть как организации, так и представители организаций, каждому из исполнителей может быть присвоена фотография.

Работа с отчетом: просмотреть прикрепленные файлы – легко!

В EOSmobile стала доступна операция «Изменить отчет», если документ еще находится в оперативном хранилище приложения. Отображение и просмотр файлов, прикрепленных к отчету, теперь происходит непосредственно в области работы с отчетами.

Проект документа: появилось дерево листа согласования 

И не простое, а структурированное: в таком дереве листа согласования можно видеть подчиненные визы.

Электронная подпись (ЭП): непосредственно на устройстве

В EOSmobile опционально доступны параметры «Требовать ЭП при визировании» и «Требовать ЭП при подписании».

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28412

Администрация Владивостока продолжает развивать систему управления документами, реализованную на базе СЭД «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС, г. Москва). В 2016-2017 гг. заказчик обновил программное обеспечение до новейшей версии, закупил дополнительные пользовательские лицензии на основную систему и некоторые опции, а также практически завершил подготовительные работы для подключения «ДЕЛА» к СМЭВ и организации обмена документами с Администрацией Приморского края по каналам МЭДО. Поставку программного обеспечения и обучение пользователей провела компания «КС-Консалтинг».

СЭД «ДЕЛО» во Владивостоке для управления документами и взаимодействия органов местного самоуправления используется с 2006 года. На базе этого продукта автоматизирован документооборот, для поддержки смежных процессов внедрены специализированные системы того же вендора – «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» (они интегрированы с СЭД «ДЕЛО). Также внедрена подсистема «ДЕЛО-Web» (в ней работают удаленные подразделения Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети). «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ.

Итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления муниципалитетом. С 2010 года здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот: с момента создания проекта документа его согласование происходит в электронном виде с подписанием электронной подписью. Для более эффективного использования СЭД установлены модули «Оповещение и уведомление» и модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» – это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящих в СЭД «ДЕЛО».

В 2014 году приобретено iEOS, приложение для iPAD, предназначенное для работы в СЭД «ДЕЛО» руководителей, а также специальные модули ЭП для мобильных устройств. Тогда же закуплен «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной», разработанный «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки в СЭД обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для обратной связи с заявителями через их «Личные кабинеты» на сайте организации и электронную почту.

Проект в органах местного самоуправления Владивостока на сегодняшний день – одна из самых масштабных систем документооборота муниципального уровня. Она охватывает порядка 1000 пользователей. В текущем году Администрация планирует осуществить интеграцию СЭД «ДЕЛО» со СМЭВ, а также подключиться к системе МЭДО.

Напомним, что СМЭВ – это федеральная информационная система, созданная для организации взаимодействия между ее участниками в процессе предоставления населению государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Администрация Владивостока в первую очередь планирует начать обработку в СЭД «ДЕЛО» документов в рамках взаимодействия с Росреестром – информации о переводе жилых помещений в нежилые (и нежилых в жилые), сведений об изменении принадлежности земельного участка в определенной категории земель, о разрешениях на строительство и на ввод в эксплуатацию объектов капитального строительства и др. В качестве подготовительного этапа в июне текущего года специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обучение пользователей заказчика основным принципам работы со СМЭВ.

Также Администрацией Владивостока приобретено программное обеспечение для сопряжения системы документооборота «ДЕЛО» с федеральной системой МЭДО. По защищенным каналам контура МЭДО в перспективе будет налажено документационное взаимодействие с Администрацией Приморского края. Завершение этих работ планируется в ближайшее время. 

Руководство России в последнее время уделяет много внимания развитию электронного правительства, однако страна все равно не входит в число лидеров в этой области. Эксперты считают, что предпринимаемых мер недостаточно. О том, какова сейчас ситуация с развитием электронного правительства в РФ, что его сдерживает, а что может стать драйвером, интернет-порталу mskit.ru  рассказывает Иван Скородумов, начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС. Были затронуты следующие вопросы:

- Можно ли говорить о том, что на сегодняшний день электронное правительство в России работает на полную мощность?

- Каковы драйверы развития этого направления и сдерживающие факторы?

- Не является ли сдерживающим фактором недостаток ИТ-решений для развития электронного правительства? - Насколько сейчас велика конкуренция в области ИТ-решений для развития сервисов электронного правительства?

- А какова стратегия ЭОС в разработке подобных продуктов?

- Что в решениях этого сегмента сейчас является необходимым минимумом, а что – инновационным направлением? Как это отражается в решениях ЭОС?

- Как будут в дальнейшем развиваться решения для электронного правительства? Какие тренды будут ведущими, а какие уйдут на второй план?

- Отстает ли Россия в области электронного правительства от стран-лидеров?

- Что необходимо, чтобы мы стали лидером?

Ознакомиться с интервью можно на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=154184

Ежегодная конференция «Осенний документооборот-2016», организованная компанией «Электронные Офисные Системы», лидером отечественного рынка СЭД, совместно с технический подкомитетом по стандартизации электронного документооборота (ПК 6), прошла 21 октября в московском ивент-холле «ИнфоПространство». Около 500 человек - клиентов и партнеров ЭОС – зарегистрировались для того, чтоб из первых рук получить информацию о важнейшей тенденции сегодняшнего дня - трансформации сегмента СЭД/ECM в условиях изменения ИТ-рынка. ЭОС удалось собрать воедино ведущих игроков, набирающих позиции на волне актуальных трендов - компании Postgres Pro, ALT Linux, «МойОфис», среди партнеров мероприятия - HP Inc., EPSON, Canon, Fujitsu, АКТИВ, ABBYY.

Конференцию «Осенний документооборот-2016» открыл президент группы компаний ЭОС Владимир Баласанян. В своем докладе «Есть ли в России электронный документооборот?» он остановился на базовых вопросах, которые характерны для отечественного рынка СЭД.  Еще одна сфера, важность развития которой трудно переоценить - архивное дело. Об этом был второй доклад на «Осеннем документообороте - 2016», его зачитал заместитель руководителя Федерального архивного агентства Олег Наумов. Далее прозвучало несколько докладов, объединенных темой импортозамещения. Генеральный директор ЭОС Юрий Назаров посвятил свой доклад новым тенденциям в области СЭД/ECM. Завершалась первая часть «Осеннего документооборота – 2016» круглым столом на тему «Острые углы» электронных документов. Проблемы права и информационной безопасности», модератором которого выступила ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС Наталья Храмцовская

Если на панельной сессии спикеры конференции нарисовали «поле битвы», то на последующих секциях специалисты ЭОС и компаний-партнеров рассказали о своей реальной работе. Традиционно секции, посвященные решениям для государственных и для коммерческих компаний, проходили параллельно и разделили аудиторию на две приблизительно равные части. Первую из секций модерировал начальник отдела «Электронное правительство» компании ЭОС Иван Скородумов – сам он выступил с обзором решений ЭОС в области предоставления услуг таких как АИС МФЦ и АИС «Охотничий билет». Вторая секция, модератором которой выступила начальник управления маркетинга компании ЭОС Елена Иванова, была посвящена практике использования решений «ДЕЛО» и EOS for SharePoint на коммерческих предприятиях, а также новым возможностям этих систем. Большой интерес у слушателей вызвал отчет о проекте централизации электронного документооборота и созданию единой базы данных на базе системы «ДЕЛО» в ОАО «Генерирующая компания» (Республика Татарстан), который был реализован силами «ТатАИСЭнерго». Заместитель генерального директора компании ЭОС Евгений Червяков сообщил подробности о новой версии EOS for SharePoint и актуальных возможностях платформы. Изменения коснулись не только дизайна, но и инструментов, и функций софта, увеличилась его производительность и удобство. С практическими рекомендациями по технологиям интеллектуальной обработки (оцифровки, обработки запросов и т. п.) документов выступил руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев. Завершилась конференция ЭОС – «Осенний документооборот – 2016» традиционным награждением лучших клиентов вендора. О том, как прошла конференция читайте на сайте http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=154000