ПК6, технический подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота», завершил работы над первыми редакциями национальных стандартов ИСО 24143:2022 «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы» и ИСО 13008:2022 «Процессы конверсии и миграции электронных документов». Указанные работы ПК6 проводит в рамках программы национальной стандартизации Российской Федерации на 2024 год по ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».

Стандарт ИСО 24143:2022 «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы» определяет понятия и принципы стратегического управления информационными активами организации. Он может использоваться любыми организациями, независимо от их размера, организационно-правовой формы и сферы деятельности. Цель данного стандарта – способствовать эффективному и безопасному использованию информационных активов в долговременной перспективе, а также прозрачности, подотчетности, защите персональных данных, безопасности, интероперабельности и обмену информацией внутри организаций и между ними.

В стандарте ИСО 13008:2022 «Процессы конверсии и миграции электронных документов» рассматриваются вопросы планирования, требования и процедуры для проведения конверсии и/или миграции электронных документов с целью сохранения аутентичности, надежности, целостности и возможности использования этих документов в качестве свидетельств деловых функций. В нем даются рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую. Применение этого стандарта будет способствовать обеспечению долговременной сохранности и пригодности к использованию ценных информационных и документационных ресурсов в государственном и коммерческом секторах, а также сохранению юридической и доказательной силы документов после конверсии/миграции. Данный стандарт представляет собой актуализацию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» на основе более новой редакции международного стандарта ISO 13008.

Напомним, что ПК6 «Жизненный цикл электронного документооборота» комитета Российской Федерации по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» был создан в 2008 году на базе ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)». Подкомитет осуществляет разработку требований к электронным документам и информационным системам, обеспечивающим их обработку на всех этапах жизненного цикла электронного документооборота.

По разработанным ПК6 текстам проектов стандартов ИСО 13008:2022 и ИСО 24143:2022 начат этап публичного обсуждения, который продлится до 5 октября 2024 года. Тексты проектов и пояснительных записок к ним размещены в специальном разделе сайта ЭОС. Также их можно получить, написав для ООО «ЭОС Тех»  на электронную почту pk6@eos.ru либо обратившись по адресу: 107113, Москва, ул. Шумкина, д.20, стр.1, телефон/факс: +7 (495) 221-24-31.

Прием отзывов согласно определенной формы по проектам осуществляется по тем же каналам. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 1.2-2020, все замечания и предложения должны быть изложены корректно и обосновано. Рекомендуется приводить в тексте отзыва предложения по редакции отдельных пунктов, подпунктов, абзацев, таблиц, приложений, графических материалов.

В ноябре состоялся Международный форум по электронному документообороту 2023. Его организовала Академия Информационных Систем, ведущий российский учебный центр дополнительного профессионального образования в сфере информационных технологий, информационной безопасности, экономической безопасности и конкурентной разведки. Участниками Форума стали свыше 1000 человек – представители органов власти и эксперты ведущих ИТ-компаний. От ЭОС в мероприятии участвовала Наталья Храмцовская, ведущий эксперт-аналитик компании, эксперт ИСО.

На Форуме обсуждались вопросы развития систем электронного документооборота и практика их внедрения, цифровизации регионов и повышения вовлеченности малого и среднего предпринимательства в ЭДО. Наталья Храмцовская выступила на сессии «Практика реализации электронного документооборота» с докладом «Судьба законопроекта об электронных документах: итоги многолетней разработки».

Законопроект №1173189-7 о замещающем сканировании и так называемых «электронных дубликатах» внесен в Госдуму РФ в мае 2021 года и принят в первом чтении в апреле 2022 года. Основной предмет его регулирования – регламентация вопросов конверсии (конвертации) бумажных документов и создания «электронных дубликатов» с последующим уничтожением бумажных подлинников (эксперты называют это «замещающей оцифровкой» или «замещающим сканированием»). Технология замещающего сканирования предполагает после уничтожения «бумаги» хранить только электронные копии на правах полноценных дубликатов.

До настоящего времени законопроект не принят в окончательной редакции. В своем выступлении Наталья Храмцовская поделилась мнением о причинах такой ситуации и сформулировала предложения по дальнейшей судьбе этого (несомненно, важного и нужного) документа. В частности, спикер отметила, что окончательную версию законопроекта готовили люди, которые неплохо разбирались в информационных технологиях, однако при этом не обладали необходимыми знаниями в правовых вопросах и в реальной практике использования документов (в том числе в рамках расследований и судебных разбирательств). Не был изучен уже имевшийся отечественный и зарубежный опыт, не проводились консультации с силовыми ведомствами и судейским сообществом. Законопроект в имеющейся редакции имеет разнообразные (и прежде всего правовые) проблемы: например, касающиеся юридического статуса копий документов (в сравнении с подлинниками), отсутствия ограничений по областям их применения, возможности недобросовестных действий и фальсификаций, в которых могут использоваться «электронные дубликаты» и так далее. Кроме прочих недостатков, в документе используется некорректная терминология, не согласующаяся с имеющейся в действующем законодательстве.

Законопроект в нынешней редакции нежизнеспособен: такой вывод, по мнению Натальи Храмцовской, напрашивается после изучения текста документа, профильных заключений, мнений заинтересованных ведомств и лиц. Но замещающая оцифровка сама по себе очень востребована, и вопрос с ее нормативно-правовым регулированием необходимо решать. Для этого правильнее всего законопроект переписать «с нуля».

В заключение Наталья Храмцовская высказала пожелание, что в будущем хотелось бы увидеть более продуманный и взвешенный подход при подготовке подобных документов. Разработчикам нормативных правовых актов следует с самого начала активно сотрудничать со всеми заинтересованными сторонами и профессиональными сообществами, не пренебрегая известным отечественным и мировым опытом. В случае с данным документом лучше отказаться от идеи принятия «универсального закона», регулирующего вопросы замещающей оцифровки для всех сфер деятельности и ситуаций. Потребуется целый ряд документов, устанавливающих правовые рамки применения замещающей оцифровки (возможно, отдельные правовые акты для каждой сферы), высокоуровневые технические требования и правила представления электронных копий в качестве доказательств.

До ежегодной конференции «Осенний документооборот – 2018» осталось совсем немного времени. 26 октября EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство»‎ (Москва, ул. 1-й Зачатьевский пер., 4) будет принимать участников этого знакового для российской IT-отрасли мероприятия. Организаторы конференции – компания ЭОС и технический подкомитет (ПК 6). Обсуждать будем темы, связанные с цифровой трансформацией российской экономики, системы государственного управления и общества в целом, проблемы и тренды рынка СЭД/ECM, демонстрировать популярные IT-решения для госсектора и бизнеса. На пленарном заседании прозвучат доклады от представителей Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, а также много другой эксклюзивной информации.

Конференция «Осенний документооборот – 2018» может с полным правом считаться одной из самых тематически насыщенных за последние годы. Доклады, включенные в программу, дают возможность с разных позиций (госсектора, бизнеса, экспертов-аналитиков) посмотреть на происходящее сейчас в России, когда цифровая трансформация затрагивает не только экономику и власть, но и обычную жизнь каждого человека.

Одной из главных тем для обсуждения на конференции станет «цифровая экономика». Чуть больше года назад Правительство РФ утвердило одноименную программу. Сейчас во исполнение Указа Президента России идет подготовка важнейшего документа – «Цифровая экономика» должна получить статус национальной программы, а ее направления превратятся в федеральные проекты с соответствующим финансовым обеспечением. К этой работе активно привлекается экспертное сообщество, в том числе компания ЭОС. На конференции мы поговорим, какие задачи нужно решить в ближайшее время в свете цифровизации всех сфер жизни страны и обсудим первые итоги этого процесса.

В программе «Осеннего документооборота» – пленарное заседание, тематические секции и выставка с демонстрацией возможностей программных продуктов. Откроет заседание Владимир Баласанян, Председатель совета директоров ЭОС. Он расскажет об особенностях управления документами в период нарастающей «цифровизации» всех сфер нашей жизни. Директор Департамента проектов по информатизации Минкомсвязи России Олег Качанов будет говорить о Государственной платформе электронного документооборота, необходимом элементе для функционирования «цифровой экономики». Директор Центра компетенций по импортозамещению в сфере информационно-коммуникационных технологий Илья Массух коснется проблемы выбора отечественного ПО (собственное или свободное). Заместитель директора департамента проектов по информатизации Минкомсвязи России Сергей Цветковрасскажет о задачах и планах внедрения единой СЭД в органах прокуратуры.

Юрий Назаров, Генеральный директор ЭОС ПВ, поделится информацией о Smart-системах ЭОС в цифровую эпоху и развитии глобального документооборота. Другие выступающие расскажут о трендах цифровой мобильности и их реализации в решениях ЭОС, визуализации работы с данными в СЭД «ДЕЛО», обеспечении сохранности электронных документов в архивах и многом другом. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International, поделится мнением о первых итогах перехода к «цифровой экономике». Отметим интереснейшую тему одного из докладов технологического партнера: Королев Иван (компания Samsung) будет говорить о мобильных решениях Samsung для госорганизаций и учреждений.

Обсудив общие для всех проблемы, участники заседания разойдутся на секции. Для делегатов от госсектора мы приготовили несколько докладов, которые затронут важные сегодня темы – новые требования к СЭД, связанные с эволюцией процессов в системе государственного управления, изменения в предоставлении госуслуг, расширение области применения системы МЭДО, взаимодействие с ССТУ, комплексные решения (ПО + аппаратная платформа) в рамках политики импортозамещения и др. Поговорим и о проектном управлении, которое активно развивается в органах власти в последние годы. Обсудим, предложим варианты решений и покажем модуль «Проектное управление» от ЭОС.

Программа секции для представителей бизнеса не менее насыщенная. Их ожидают доклады о проблемах при автоматизации бизнес-процессов и способах их преодоления, решениях для управления совещаниями, интеграции СЭД с другими ИТ-системами, конвергенции корпоративных инструментов и др.

Вниманию участников конференции также будут предложены выступления клиентов и партнеров ЭОС, которые расскажут об интересных кейсах, поделятся опытом внедрения систем и интеграции их со сторонними решениями, а технологические партнеры представят свои новейшие разработки. В демо-зоне участники «Осеннего документооборота» смогут познакомиться с новыми версиями продуктов ЭОС и компаний-партнеров.

Конференция этого года будет самой массовой за всю историю проведения таких мероприятий как по количеству участников, так и по географии. На сегодняшний день подтвердили зарегистрировано более 450 человек. Это руководители и специалисты частных компаний, госструктур, научно-исследовательских учреждений и учебных заведений из более чем 40 регионов РФ и ближнего зарубежья. Среди них – представители Администрации Президента России, Аппарата Совета Федерации и Аппарата Государственной Думы РФ, ЦИК России, Банка России, Счетной палаты РФ, Генеральной прокуратуры РФ, Минкомсвязи России, Минюста России и других федеральных ведомств. Бизнес широко представлен банковским сектором, а также значимыми для российской экономики компаниями – ООО «Газпром трансгаз Москва», ПАО «НК «Роснефть», ПАО «Мосэнерго», АО Корпорация «Комета», «Лукойл», АО «Татэнерго», АО «ВПК «НПО машиностроения», ПАО «СК «Росгосстрах» и др. Регионы представлены делегатами из Москвы, Санкт-Петербурга, 7 республик, 5 краев, 25 областей и 3 автономных округов. Также приедут партнеры и клиенты из Беларуси и Казахстана.

Конференция пройдет при поддержке компаний Samsung, Fujitsu, «Актив», «Новые облачные технологии», InfoWatch, ПИРИТ (департамент docscan.ru), «Базальт СПО», SPIRIT, Canon, Brother, ТОНК, Polymedia. Информационная поддержка мероприятия будет осуществляться силами ведущих изданий: MSKIT, ITSZ, ICT-Online, ICT2GO, SPBIT, NNIT, «Системный администратор», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Мобильные телекоммуникации», издательский дом «ФИНАНС МЕДИА» (Банковские Технологии), Единый портал электронной подписи, Global CIO, а также АРПП «Отечественный софт». 

Вы еще успеете присоединиться к нашему обсуждению! Зарегистрироваться для участия в конференции можно здесь. Спешите, количество мест ограничено.

С программой конференции можно ознакомиться здесь. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28542  

IXМеждународный IT-форум в Ханты-Мансийске показал, что информационные технологии проникли в большинство сфер, даже напрямую с ITне связанные, – от образования до медицины. Одна из сессий форума была посвящена ITв архивной отрасли. Как выяснилось во время обсуждения, здесь пока больше проблем, чем достижений. На данный момент, по мнению отраслевых экспертов, мы отстает от ведущих стран лет на 30 и постепенно нас затягивает в черную дыру пробелов в архивных данных, что неминуемо негативно отразится и на государстве в целом, и на бизнесе, и даже не гражданах. Впрочем, у специалистов есть видение того, как можно исправить эту ситуацию – но действовать надо уже сейчас.

Как заметила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», тема архивов сегодня очень актуальна, причем не только для госорганов, но и для коммерческих структур. Последним необходимо для себя определить, каким образом им организовывать архивную работу, хотя интересы коммерческих структур и госорганов не всегда совпадают в вопросах хранения документов.

Кроме того, меняются и технологии, которые используются для работы с документами и информацией. Более того, Николай Никифоров, министр связи и массовых коммуникаций РФ, на пленарном заседании IT-форума сказал, что сейчас наступила эра управления данными. «Если на основе данных принято управленческое решение, то это уже документы, - уверена Храмцовская. - И не важно, в каком они виде представлены – в виде изначально электронного бумагоподобного документа, в виде базы данных и так далее. Вот это, к сожалению, очень часто специалисты ИТ и управленцы не осознают и не понимают, что надо сохранять то, на основе чего принято решение».

Проблемы архивного дела

-  Проблема устаревания конкретных технологий, и существование многоукладности при работе с информацией.

- Архивисты не могут объяснить управленцам, зачем архивы нужны. В отрасли недостаточно финансирования.  

- Единая система централизованного управления и методологическое обеспечение фактически полностью разрушены. Отрасль не получает необходимого кадрового пополнения.

-Обеспечение доступа к архивным материалам и оказание услуг заинтересованным сторонам

Мнение Натальи Храмцовской по данным проблемам и пути их решения читайте https://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=156701.