В январе текущего года компания ЭОС выпустила обновленное «Архивное дело». Как изменилась система, что принципиально нового в ней появилось и какие задачи позволяет решать новая версия, мы будем подробно рассказывать на вебинаре 31 января 2023г.

Вы, в частности, узнаете:

• как создать электронный архив организации, используя функциональность «Архивного дела» 6.2 на «ЭОС Платформе»;
• что такое новая опция «Электронное хранилище подлинников» и как с ее помощью обеспечить долговременное хранение электронных документов;
• какие опции «Архивного дела» для перевода бумажных документов в электронный вид подойдут вашей организации;
• как с помощью «Архивного дела» оптимизировать работу традиционного бумажного архива и сколько рабочего времени делопроизводителей и специалистов архива можно сэкономить, создавая в этой системе типовые отчетные и печатные формы;
• какие новые поисковые возможности получило «Архивное дело» 6.2 и в каких случаях они будут полезны;
• как вести несколько архивов в одной системе, соблюдая требования российского законодательства;
• что такое «ролевой подход» в «Архивном деле» и как рационально устанавливать пользовательские роли и права для различных категорий сотрудников;
• возможна ли интеграция «Архивного дела» с имеющимися информационными системами и базами данных вашей организации и как ее осуществить на практике;
• и многое другое!

Приглашаем присоединиться к вебинару работников архива, специалистов служб ДОУ, а также ИТ-специалистов, отвечающих за поддержку СЭД/ECM-систем и электронных архивов вашей организации.

Для участия необходимо зарегистрироваться  https://eos.ru/eos_calendar/webinar/register.php

Начало в 10.30 (мск).

Система «Архивное дело» компании ЭОС, летом этого года получившая фактически революционное обновление, продолжает развиваться и совершенствоваться. Разработчиками подготовлена версия 6.2, в которой появилось много принципиально новых функциональных возможностей, операций и пользовательских настроек. Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на ЭОС Платформе и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».

Хранение электронных документов

Важнейший сегодня тренд на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, обусловил появление в «Архивном деле» отдельной опции «Электронное хранилище подлинников». Новая опция позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное ДЕЛО». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций с рабочими копиями подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.

Сканирование, поиск и новые возможности для работы с электронными документами

Одно из важных дополнений – появление в системе опции «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому нововведению непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам. Таким образом, опция помогает решить задачу создания любых видов электронных архивов с минимальными затратами времени.

Кроме поточного сканирования, предназначенного в первую очередь для массового перевода документов в электронную форму, в системе доступна и оцифровка единичных документов. Для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа.

Расширены поисковые возможности системы. К уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке.

Для ускорения поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.

Права пользователей и изменения интерфейса

Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» новых опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.

Для повышения уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям в сторону увеличения их сложности. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить.

Интерфейс также получил несколько важных для удобства работы изменений. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде. Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.

Отчетные и печатные формы: облегчаем работу архивной службы

Подготовка отчетных форм занимает значительное время в работе специалистов архива. В системе «Архивное дело», даже в самых ранних ее версиях, блок отчетов всегда был очень насыщенным, причем все типовые формы точно соответствовали требованиям Росахива. В версии 6.2 появились несколько новых отчетов, что позволит освободить работников от многих затратных по времени операций и существенно уменьшит количество ошибок при оформлении типовых форм.

В новой версии появился отчет об объемах поступивших электронных документов –  его можно сформировать в электронном виде, а также распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».

Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело» – в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.

Подробнее https://eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/