С марта 2018 года в Государственном бюджетном учреждении Республики Саха (Якутия) «Олекминская центральная районная больница» используется система электронного документооборота «ДЕЛО». СЭД внедрена в рамках общей информатизации учреждения. Установку системы на сервер и автоматизированные рабочие места сотрудников провели специалисты компании Инфосистемы-КС, партнера ЭОС на территории Республики Саха (Якутия).

Олекминская центральная районная больница - медицинское учреждение широкого профиля, предоставляющее услуги в сфере здравоохранения жителям города Олекминск и Олекминского района. Больница оказывает доврачебную, амбулаторно-поликлиническую, стационарную, а также скорую медицинскую помощь. Учреждение является подведомственной организацией Минздрава Республики Саха (Якутия). Основная часть внешних документопотоков Олекминской ЦРБ – это обмен корреспонденцией с Минздравом и ТФОМС.

До внедрения СЭД «ДЕЛО» специализированные решения для автоматизации процессов делопроизводства в больнице не использовались. В рамках проекта специалисты Инфосистемы-КС провели обследование документооборота, что позволило в дальнейшем настроить СЭД с учетом специфики документационного взаимодействия подразделений ЦРБ. Также было проведено обучение пользователей. 
СЭД позволила перевести деятельность администрации больницы в части документационного обеспечения на качественно новый уровень. На сегодняшний день в Олекминской ЦРБ автоматизированы все основные процессы делопроизводства. СЭД «ДЕЛО» больницы интегрирована с системами документооборота Министерства здравоохранения и Территориального фонда обязательного медицинского страхования Республики Саха (Якутия). Документы, отправленные в Минздрав и в ТФОМС, регистрируются автоматически. При отправке они подписываются электронной подписью. Учреждение получает уведомление о регистрации документа у адресата и последующие уведомления при направлении его исполнителям. Такая же схема работает и при получении документов от Минздрава и ТФОМС. Все это существенно экономит время на обработку входящих и исходящих писем и ускоряет процесс обмена корреспонденцией.

Напомним, что уже много лет СЭД «ДЕЛО» является одним из самых востребованных решений для автоматизации документооборота в административно-хозяйственной группе подразделений (кабинеты главного врача, его заместителей, канцелярия и т.д.) медицинских, санаторно-курортных и санитарно-эпидемиологических учреждений. В частности, в системе «ДЕЛО» работают ФГБУ «Российский научный центр хирургии имени академика Б.В. Петровского» РАМН, ГБУЗ Ленинградская областная клиническая больница, Медицинский центр Банка России, КГБУЗ «Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР» и ряд других известных по всей России медучреждений. Эта система используется также во многих региональных органах управления здравоохранением.

В отзыве, направленном руководством Олекминской ЦРБ в компанию Инфосистемы-КС, говорится: «Использование данной системы позволило заметно оптимизировать деятельность администрации больницы. В первую очередь хочется отметить удобство рассылки документов на исполнение и ознакомление по подразделениям. Полностью исключены случаи недоставки или задержки». Также в отзыве подчеркивается, что СЭД «ДЕЛО» способствует экономии бюджетных средств из-за снижения расходов на распечатку документов. С полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28629

В Акционерном обществе «Водоканал» в июне текущего года завершено внедрение системы электронного документооборота. Для автоматизации процессов управления документами заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией Инфосистемы-КС, партнером ЭОС в Республике Саха (Якутия).

АО «Водоканал» – одно из крупнейших предприятий на территории Якутска. Оно осуществляет водоотведение и реализацию услуг водопровода и канализации для более чем 80% жителей города. Кроме центрального офиса, предприятие имеет несколько удаленных подразделений – водозабор, станция очистки воды, транспортный ЦЭХ и другие. До внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» использовался другой программный продукт, но он не полностью соответствовал текущим задачам по управлению документами. При выборе системы документооборота наличие функциональной возможности для удаленного подключения к процессам работы стала одним из важных критериев.

Система запущена в промышленную эксплуатацию 13 июня 2018 года. В рамках проекта с помощью стандартных инструментов СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы: 

• Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов. Группа входящих подразделяется на несколько подгрупп – входящие из Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства, входящие из Министерства жилищного и коммунального хозяйства, входящие из других организаций. Часть поступающей корреспонденции регистрируется автоматически. Отдельная категория с собственным номерообразованием – обращения граждан и личный прием граждан. В СЭД фиксируются также служебные записки (относятся к внутренним документам) и договоры. В дальнейшем планируется охватить системой другие виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
• Выдача и контроль исполнения поручений руководства.
• Удаленный доступ к СЭД (для сотрудников территориальных подразделений АО «Водоканал»).
• Согласование и подписание проектов документов (в том числе договоров).
• Документационное взаимодействие с органами власти и местного самоуправления (Правительством Республики, Администрацией города Якутска и др.) СЭД «ДЕЛО» АО «Водоконал» интегрирована с Системой межведомственного и межуровневого электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия) (МЭДО РС(Я)) в части автоматической доставки и получения документов от участников МЭДО РС(Я).

 

В системе электронного документооборота АО «Водоканал» на сегодняшний день зарегистрировано 116 пользователей, включая сотрудников удаленных подразделений. Все они прошли курс обучения и работают в СЭД «ДЕЛО» через WEB-интерфейс. Руководитель предприятия использует для доступа в СЭД планшетное устройство, которое позволяет ему искать документы, просматривать их, выдавать поручения, контролировать исполнение, а также согласовывать и утверждать проекты документов с использованием электронной подписи.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» в целом завершено, все подразделения, участвующие в документообороте, подключены к системе. В дальнейшем планируется увеличить количество групп документов, регистрируемых в СЭД, и запускать новые процессы.

В отзыве, направленном руководством АО «Водоканал» в компанию Инфосистемы-КС, отмечается, что переход на новую систему позволил существенно ускорить работу с документами, сократить время доставки документов и поручений до адресатов, уменьшить общий объем бумажного документооборота. Также подчеркивается удобство работы и интуитивно понятный интерфейс. С полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28622

Санкт-Петербургский государственный университет — один из крупнейших заказчиков компании «Офис-Док» — готовится к очередному этапу развития системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». Более 5 лет назад благодаря флагманскому решению компании ЭОС этот вуз получил удобный и современный инструмент для работы со всеми потоками документов. Теперь в планах СПбГУ — внедрение электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело», ряд интеграционных работ. О том, как в старейшем российском вузе реализуется проект по внедрению современных технологий работы с документами, мы сегодня расскажем.

Санкт-Петербургский государственный университет основан императором Петром I в 1724 году. Сегодня СПбГУ — это более 14,5 тыс. обучающихся, 11 тыс. сотрудников. Вуз обладает сложной разветвленной структурой: в его составе 7 институтов, 18 факультетов, Академическая гимназия им. Д.К. Фаддеева, Колледж физической культуры и спорта, экономики и технологии, Медицинский колледж, Общеуниверситетская кафедра физической культуры и спорта. В 10 отделениях Клиники высоких медицинских технологий имени Н. И. Пирогова СПбГУ трудятся более 600 сотрудников.  В состав Научного парка СПбГУ площадью более 30 тысяч квадратных метров входят 26 ресурсных центров. В общей сложности в Университете функционируют более 1000 подразделений разной подчиненности.

СПбГУ ведет учебную, научную, экспертную, хозяйственную и финансовую деятельность, что подразумевает большие объемы документооборота. На сегодняшний день в вузе используются 18 документопотоков, в среднем в год здесь регистрируется около 300 тыс. документов, включая входящие/исходящие и служебную переписку. 

Учитывая масштабы вуза и территориальную распределенность университетских зданий как по территории Петербурга, так и за ее пределами, электронное согласование документов является здесь крайне важным. До внедрения СЭД документы в бумажном виде доставлялись курьерами, средние сроки их рассмотрения и обработки составляли от 3 до 7 дней. Во исполнение Программы развития СПбГУ до 2020 года, в которой приоритетным для развития вуза названо направление «Управленческие кадры и технологии», а одной из важных задач — «Внедрение регламентов, "электронной администрации", баз данных», было принято решение модернизировать электронный документооборот в вузе.

Новая СЭД была призвана отразить полный цикл работы с документами от регистрации до написания отчета, обеспечить единую рабочую среду для всех участников и иерархический доступ, а также дать пользователям такие преимущества перевода в безбумажный вид внутренних документов, как: 

 

• централизованный учет документов  в единой системе;
• сокращение сроков доведения информации по документам до должностных лиц и сроков исполнения документов;
• сокращение сроков поиска документов и отслеживания хода работ с ними;
• нахождение в электронной базе данных для документов постоянного хранения;
• электронное согласование документов;
• взаимодействие с территориально удаленными подразделениями.

 

Важными критериями при выборе СЭД были совместимость с другими ИС вуза, соответствие нормативным требованиям и стандартам, наличие системы защиты информации и современный интерфейс.

По результатам открытого конкурса был выбран флагманский продукт компании «Электронные Офисные Системы» — СЭД «ДЕЛО». Исполнителем проекта стала компания «Офис-Док».

В конце 2011 года началось обследование и подготовительный этап проекта, который включал создание рабочей группы по внедрению СЭД «ДЕЛО», установку и настройку серверного прикладного ПО в подразделениях СПбГУ в Санкт-Петербурге и Петергофе, а также подготовку, согласование и утверждение укрупненного графика проекта.

Как рассказала начальник отдела сопровождения электронного документооборота Юлия Лебедева, хотя СПбГУ и является классическим университетом, подход к внедрению СЭД был выбран не совсем традиционный. На первом этапе проекта, который стартовал в 2012 году, было проведено подключение верхнего уровня структуры (секретариатов проректоров, ОДО). На втором этапе прошло тиражирование системы по подразделениям нижнего уровня структуры. Третий этап заключался в расширении состава процессов автоматизации по всем подразделениям, интеграции с ИС «Обучение» и внедрении АРМ руководителя. Наконец, на завершающем, четвертом этапе был разработан Регламент эксплуатации СЭД. В 2014 году система была запущена в промышленную эксплуатацию.

В рамках проекта компания «Офис-Док» провела обучение администраторов, а затем — сотрудников СПбГУ. В дальнейшем обучение пользователей вуз начал проводить собственными силами: учитывая масштабы вуза и приток новых пользователей, процесс обучения здесь проходит постоянно.

Результатами внедрения СЭД «ДЕЛО» в СПбГУ стали:

 

• ускорение всех управленческих процессов за счет автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины;
• предоставление актуальной информации для оперативного принятия решений;
• возможность контролировать работу сотрудников, определять их загруженность, формировать более эффективное штатное расписание;
• возможность найти любой документ;
• предоставление актуальной информации и необходимых статистических данных в оперативном режиме;
• электронное согласование документов;
• автоматизация процесса обработки документационного обеспечения учебного процесса;
• экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

«Уже через 2 года после запуска СЭД «ДЕЛО» мы добились существенных результатов. На сегодняшний день в системе около 2500 тыс. постоянных пользователей. Скорость обработки документов увеличилась более чем в 2 раза и составляет 1-3 дня. Развивая СЭД, мы дошли до уровня отделов, внедрили электронное согласование, осуществили регистрацию решений коллегиальных органов, таких как учебно-методические и научные комиссии, ученые советы и советы образовательных программ. У специалистов, которые занимаются регистрацией документов, установлено «ДЕЛО Предприятие». Основным составом университета используется «ДЕЛО-Web». Для руководителей высшего звена открыты мобильные рабочие места», — говорит об итогах проекта Юлия Лебедева. 

В дальнейших планах — внедрение в СПбГУ электронной подписи, создание архива электронных документов, внедрение системы «Архивное дело» и интеграция СЭД c SAP, 1C, Турбо 9.5 и ПЗК. В СПбГУ также заинтересованы в анонсированном на «Осеннем документообороте — 2017» новом мобильном приложении, открывающем новые возможности для работы руководителя с помощником. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28406

Осень – время деловой активности для всех сфер общества, в том числе и для отечественной IT-отрасли. Важнейшим IT-событием октября вот уже много лет становится традиционная конференция «Осенний документооборот». В этом году мероприятие состоится 26 октября в EVENT-ХОЛЛ «ИнфоПространство»‎ (Москва). Организаторы – компания «Электронные Офисные Системы» и технический подкомитет ПК 6.

Тематика конференции в полной мере отражает процессы, происходящие сегодня в IT-отрасли и российской экономике в целом. Год назад в число приоритетов государственной политики официально включено создание цифровой экономики – Постановлением Правительства РФ была утверждена одноименная программа. Сейчас во исполнение Указа Президента России идет подготовка важнейшего документа – «Цифровая экономика» должна получить статус национальной программы, а ее направления превратятся в федеральные проекты с соответствующим финансовым обеспечением. Конкретизируются цели нацпрограммы, пути их достижения, и к этой работе активно привлекается экспертное сообщество, в том числе компания ЭОС.

На конференции мы поговорим, какие задачи нужно решить в ближайшее время в свете цифровизации всех сфер жизни страны, и какие новшества ожидают госсектор и бизнес в работе с электронными документами и госуслугами. Именно технологии являются незаменимыми инструментами для создания успешных бизнес-моделей, которые смогут быстро вписаться в цифровую экономику. Компания ЭОС предлагает не просто продукты для решения локальных задач автоматизации – на «Осеннем документообороте» вы сможете увидеть комплексные решения, которые позволят перестроить ваш бизнес и увеличить результативность конкурентной борьбы в условиях тотальной цифровизации.

Импортозамещение – еще один тренд последних лет, во многом определяющий вектор развития отечественной IT-отрасли. Рост интереса к российским разработкам становится очевидным, и в этом процессе играют активную роль не только заказчики от госсектора, но и коммерческие компании. Насколько российские разработки готовы полноценно заменить зарубежные? Как сделать, чтобы это не мешало, а подстегивало темпы технологического прогресса? Готов ли бизнес переходить на российские IT-решения и какие преимущества он от этого может получить? Также обсудим на «Осеннем документообороте». 

Новые требования к СЭД в госсекторе – еще один блок вопросов предстоящей конференции. Важнейшим достижением в области государственного документооборота было создание системы МЭДО. Но еще предстоит решить много задач – обеспечить взаимодействие не только федеральных ведомств и глав субъектов РФ, но и всех органов власти, на всех уровнях, создать единую инфраструктуру для работников госорганов. Обо всем этом подробно расскажем и подискутируем.

В органах власти в последние годы активно развивается проектное управление. Готовы ли СЭД выполнять функции управления документами в условиях проектного офиса? Что нужно сделать, чтобы они полностью соответствовали задачам проектного управления? Обсудим, предложим варианты решений.

Электронные подлинники – новая реальность документооборота, к которой мы уже начинаем привыкать. Но, как только они появляются, сразу возникает множество вопросов. Работа с электронной подписью, изменение форматов, обеспечение архивного хранения, в том числе долговременного – все это требует соответствующих программных продуктов, технологий, нормативных документов. На конференции расскажем о своем видении, выслушаем мнения известных экспертов, ответим на вопросы.

Участники «Осеннего документооборота» в демо-зоне смогут познакомиться с новыми версиями продуктов ЭОС и разработками технологических партнеров, а также увидеть работу по кейсам – как быстро перевести документ в электронный вид, как быстро согласовать договор, сценарии работы на мобильных приложениях и многое другое. Информационными партнерами мероприятия станут профессиональные СМИ, в том числе авторитетные интернет-издания.

С программой конференции можно ознакомиться здесь.

Зарегистрироваться для участия в конференции можно здесь.

Присоединяйтесь к нашему обсуждению! Обменяемся опытом, расскажем о новинках, обсудим проблемы, сформулируем предложения по их решению. Ждем вас 26 октября на конференции «Осенний документооборот – 2018».

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28395

http://ecm.ict-online.ru/news/n113621/

Все больше российских компаний – как крупные корпорации, так и SMB-сегмент - предпочитают электронный документооборот традиционному. Однако при использовании СЭД время от времени возникают спорные моменты, связанные с процедурой применения некоторых ее инструментов - в частности, электронной подписи. Большинство подобных затруднений смогла разрешить компания ЭОС, выпустив в 2009 году решение EDSign – программную надстройку для продуктов Microsoft Office, которая, по сути, в электронном виде дублирует весь регламент прохождения «бумажной» подписи документа. Сегодня EDSign активно используется в самых различных компаниях и организациях и рекомендовано производителем для любых систем автоматизации документооборота. При этом электронная подпись, сделанная с помощью решения ЭОС, имеет юридическую силу и защищена средствами криптографии.

Об электронной подписи

Согласно федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись, или электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». По сути, это информационный объект, полученный при помощи криптографического преобразования информации и содержащий набор реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца подписи и убедиться в достоверности документа.

Если еще проще, то ЭЦП - фактически аналог обычной «собственноручной» подписи, сопровождающей документ. Как и другие элементы СЭД, использование электронной подписи позволяет существенно экономить время прохождения документа через инстанции. Допустим, раньше в территориально-распределенной компании, чтобы подписать документ у директора, находящегося в центральном офисе, использовали услуги курьеров. Понятно, что даже пределах одного города, в условиях уличных пробок, этот процесс мог занять несколько часов. Отсюда можно сделать вывод, что процедура согласования даже электронного документа с «бумажной» подписью удобна благодаря устоявшемуся алгоритму (создание, рассылка, сканирование и печать и т. д.), но не всегда достаточно оперативна. При использовании ЭЦП подписание документа занимает считанные минуты независимо от расстояния.

Другим немаловажным преимуществом правильно оформленной ЭЦП является то, что подделать ее очень сложно. ЭЦП защищена наличием квалифицированного сертификата, выданного удостоверяющим центром, и ключевой пары (закрытый ключ для шифрования и открытый - для проверки подлинности), а также системы проверки статуса сертификата. А вот подлинность «собственноручной» подписи, если возникнет такая необходимость, подтвердить может только эксперт-почерковед.

Приведенные факты дают основание рассматривать ЭЦП как надежный инструмент, который позволяет как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Использование электронной подписи исключает, например, возможность искажения или изменения документа после его подписания. Область применения ЭЦП сегодня распространяется далеко за пределы обычного подписания документа - это и процесс согласования электронных документов (в том числе несколькими организациями), и ведение деловой переписки, и даже подпись компьютерных программ.

Добавим, что постепенно решается проблема законодательного регулирования использования ЭЦП. Так, одновременно с упоминаемым ранее Федеральным законом № 63-ФЗ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», который в большой мере устраняет пробелы правового урегулирования ЭЦП, приводя законодательные акты в соответствие с новым законодательством.

EDSign – простота и наглядность

Важной технологической инновацией в области ЭП стало появление продукта компании ЭОС - программной надстройки EDSign для офисных инструментов Microsoft Excel и Microsoft Word, которая не только обеспечивает возможности подписания документа с помощью электронной подписи, но и делает этот процесс максимально наглядным, а работу с документом максимально приближенной к привычной работе с бумажными документами. Ведь никаких дополнительных приложений - ничего, кроме, собственно, Word или Excel - для работы с документом пользователю не потребуется. 

Дело в том, что на практике проверка отсутствия изменений в документе с момента его подписания вызывала некоторые затруднения, связанные с невозможностью выполнения привычной процедуры добавления дополнительной информации в уже подписанный документ – даты подписания, регистрационного номера, и т. п. В EDSign предусмотрено удобное решение этой задачи: в тексте подписываемого документа можно создать необходимое количество дополнительных полей, информация в которые может быть внесена в любой момент, в том числе и после первого подписания документа. При этом дополнительные поля вставки также подписываются соответствующей электронной подписью. Это гарантия того, что содержимое дополнительных полей точно соответствует информации, внесенной в эти поля обладателем соответствующего сертификата электронной подписи.

Кроме того, EDSign позволяет собрать на документе несколько подписей в строго определенном порядке, что делает возможным совместную работу над документом без использования систем документооборота. Порядок подписания задается внутри самого документа.

Удобное редактирование полей вставки EDSign обеспечивает легкое и удобное заполнение различных анкет, договоров и других документов в электронном виде с фиксированным набором полей.

Таким образом, EDSign позволяет реализовать работу с электронными подписями в соответствии со сложившимися привычными процедурами обработки бумажных документов с «собственноручными» подписями, сохраняя преимущества работы с электронными документами. Результатом станет удобство с одной стороны, а с другой - повышение скорости и надежности в сочетании со снижением затрат.

Преимущества EDSign

Первая версия EDSign появилась в 2009 году, и со временем решение ЭОС нашло применение во многих компаниях самых разных отраслей деятельности: коммерческих организаций, региональных и федеральных органов исполнительной власти. Разработчики и пользователи EDSign выделяют несколько преимуществ надстройки.

Преимущества EDSign

Подписать электронный документ так же легко, как бумажный. Привычная логика подписания и регистрации. Процедуры обработки и подписания документов с помощью EDSign будут такими же, как для бумажных документов. EDSign позволяет вносить в документ информацию, не разрушая подпись, и дает возможность устанавливать последовательность подписания.

Юридическая значимость в соответствии с ФЗ-63 об электронной подписи. Благодаря этому документ становится равнозначным бумажному. Программа позволяет подписывать электронные документы усиленной, в том числе и квалифицированной, электронной подписью.

Визуальное отображение в документе атрибутов. Можно добавлять при подписании в документ факсимиле, текст и другую информацию. Электронный документ, подписанный электронной подписью, может выглядеть так же, как его бумажный аналог.

Привычный интерфейс MS Word и MS Excel. Просмотр документов с подписями на любом устройстве. Подписанные файлы остаются файлами MS Word (Excel) и могут просматриваться стандартными средствами. Подписи являются отсоединенными, хранятся в контейнере Open XML в соответствии со стандартом XML-DSIG. Проверка подписей возможна не только с помощью программы EDSign, но и в онлайн-режиме через Интернет.

Согласование электронных документов. EDSign позволяет реализовывать регламенты визирования/подписания документов определенного вида вне зависимости от способа совместной работы (система документооборота, электронная почта и т.п.).

Сходства и отличия электронной и бумажной подписей

Эксперты в области СЭД сетуют на то, что основной причиной медленного роста популярности ЭП является недоверие пользователей к средствам электронного документооборота и отсутствие должной практики применения, которая могла бы сформировать адекватное отношение к ЭЦП. Если разобраться, процедура постановки электронной подписи, кроме рабочей среды, ничем не отличается от процедуры постановки подписи бумажной. Зато электронный обмен документами имеет значительные преимущества перед обычным: удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, повышает конфиденциальность и безопасность обмена, значительно сокращает время движения документов.

В обычном бумажном документе, готовом для подписания, имеются специальные пустые поля: для подписи, регистрационного номера и даты, иного текста. Достаточно часто подписи сопровождаются соответствующей датой. Также встречается сокращение М.П., которым обозначается то место, куда нужно поставить печать организации. Эти реквизиты документа можно разделить на три типа: текстовые (регистрационные номера и даты подписания документа, ФИО подписывающих лиц и их реквизиты, другие подобные тексты), графические (факсимиле собственноручных подписей, изображения печатей штампов и т. п.) и даты (текущие даты подписи или оформления и т.п., в частности, дата регистрации).

Поля вставки ЭЦП в EDSign

Чтобы перенести этот процесс на электронный документ, нужно предусмотреть возможность вставить в него данные для перечисленных выше полей. Значения в этих полях появляются только в момент подписания и оформления документа. Любое действие, совершаемое человеком, означает подписание им документа посредством механизма электронной подписи. В результате первоначальный текст документа вместе со ссылкой на будущее значение и значение поля, поставленное в момент нанесения электронной подписи, будут ею же и защищены. Когда будут ставиться соответствующие электронные подписи, будут появляться и значения этих полей. Таким образом, человек будет представлять себе электронный документ на любой стадии его подписания так же, как бумажный. Более того, электронная подпись позволяет идентифицировать не только того, кто заполнял поле графического изображения собственноручной подписи, но и любого человека, вносившего значения в другие поля, например, регистрировавшего документ, ставившего печать и т. п.

Документ EDSign хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.

Начало работы с EDSign

В общих чертах, работа с EDSign реализована так, чтобы быть понятной любому человеку, даже имеющему общие представления об офисных программах.

Например, при регистрации документа подготовленный по соответствующему шаблону документ направляется на подписание. Адресат ставит подпись: выделяет поля подписи, кликает на значке «Подписать».

Документ, направленный на подписание в EDSign

Далее документ отправляется регистратору, который, так же используя интуитивный интерфейс, указывает регистрационный номер, дату, другие данные в соответствующих полях, удостоверяет их своим собственным сертификатом (это не отображается в документе).

Документ, подписанный в EDSign

Таким образом, любой специалист, открывший документ на том же MS Word, увидит на нем подпись и регистрационные данные, сможет убедиться в их подлинности.

Проверка подписи возможна прямо в программе MS Word, если у пользователя также внедрена надстройка EDSign: для этого достаточно открыть вкладку «Обзор документа», и в левой части экрана раскроется перечень всех ЭЦП, присутствующих в документе, и их параметры.

Перечень всех ЭП, присутствующих в документе, в EDSign

С помощью подобных же процедур осуществляется подписание договора несколькими сторонами. Пользователь вводит параметры подписания и закрепляет их электронной подписью. Параметры отображаются в соответствующих полях документа.

Параметры подписания в EDSign

То же происходит с остальными атрибутами - например, полем «Дата».

Атрибуты поля «Дата» в EDSign

Наконец, обе стороны проставляют факсимиле подписи, которое можно воспроизвести прямо в программе.

Факсимиле подписи в EDSign

Настройка EDSign 

Надстройка EDSign имеет ряд регулируемых параметров, которые отображены в окне настроек. «Общие» настройки и закладка «Вид» предназначены для сохранения различных пользовательских настроек - таких как размер факсимиле, формат даты, стиль документа и т. д.

Окно настроек в EDSign

Закладка «Подписание» позволяет выполнить настройки процедуры подписания документа - ввода необходимых атрибутов. Например, в поле «Сертификат по умолчанию» с помощью соответствующих кнопок можно указать сертификат, который будет использоваться по умолчанию для подписания с этого компьютера, или, соответственно, сбросить указанный ранее сертификат. Здесь же устанавливается источник для получения факсимиле, параметр ввода подписи.

Закладка «Настройки КАРМА» - настройка параметров криптографического сервиса КАРМА: путь к исполняемому файлу, режим протоколирования и т. д.

Закладка «Редактирование» - установка разрешения редактирования документа и сохранения истории редактирования.

Практикум: подписание документа EDSign 

1. Откройте подготовленный вами шаблон «Бланк заявления на очередной отпуск.docx». 

2. Двойным щелчком по полю «Должность сотрудника в р.п.» вызовите область для ввода текста. Заполните поле. Для выхода из режима ввода кликните мышкой в произвольное место рабочей области. Таким же образом заполните поля «Фамилия И.О. сотрудника в р.п.», «Количество дней» и «ФИО».

3. Перейдите к полям «1й день отпуска» и «Последний день отпуска». Двойным щелчком вызовите календарь, на котором укажите необходимые даты.

4. На вкладке EDSign в панели пользователя нажмите «Подписать». Выберите сертификат в появившемся окне «Выбор сертификата». Нажмите «Ок».

Появится окно «Ввод общих параметров подписания». Нажмите «Подписать».

5. В открывшемся окне «Графическая подпись» вам предлагается сделать изображение самостоятельно. Это можно сделать при помощи мыши или графического планшета. Так же можно загрузить файл изображения, воспользовавшись кнопкой «Открыть».

Результатом ваших действий будет подписанный документ.

Резюме

Еще раз напомним, что EDSign подходит для любых систем автоматизации документооборота, в которых редактирование и просмотр текстов происходят в Microsoft Word/Excel. Кроме того, EDSign можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах. Программа актуальна для территориально-распределенных компаний, для компаний, имеющих большое количество партнеров или активно участвующих в тендерах - везде, где нужен быстрый обмен подписанными документами.