ФГБОУ ВО «Липецкий государственный педагогический университет имени П.П. Семенова-Тян-Шанского» является одним из ведущих вузов региона. С 2009 года в учебном процессе университета используется программное обеспечение, разработанное компанией ЭОС («ДЕЛО», «Кадры», «Архивное ДЕЛО», «eDocLib»). Продукты предоставлены в рамках программы ЭОС для учебных заведений «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!». По специальному прейскуранту и без предоплаты, со всей сопроводительной документацией, ЭОС предоставляет партнерам программы до 20 лицензий системы «ДЕЛО», АРХИВНОЕ ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib. Условиями программы уже воспользовались более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

В текущем году руководством университета было принято решение о повышении эффективности управленческих процессов путём автоматизации делопроизводства. Перед компанией ИС-Сервис (региональный партнер ЭОС) стояла задача – внедрить в университете систему электронного документооборота, которая позволит:

• создать единое информационное пространство для регистрации, обработки, анализа и хранения документов;
• сократить сроки рассмотрения документов;
• повысить качество решения вопросов и ответственность за их исполнение;
• усилить контроль исполнения различных видов поручений на всех уровнях управления;
• оптимизировать потоки документной информации в бумажном и электронном виде между структурными подразделениями;
• создать предпосылки для организации электронного документооборота университета с федеральными, региональными и муниципальными органами власти.

Оптимальной системой для решения поставленных задач была признана СЭД «ДЕЛО». Программное обеспечение приобретено на условиях «Академической лицензии» (50% скидка на продукты ЭОС для собственных управленческих нужд учебных заведений).

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в университете завершено 1 ноября 2018 г. В рамках проекта компанией ИС-Сервис к системе электронного документооборота вуза подключено и обучено 60 пользователей (ректорат, институты и основные структурные подразделения, в том числе территориально удаленные), установлена опция «Сканирование» и подсистема «Управление процессами». В дальнейших планах развития СЭД – увеличение числа пользователей и переход на безбумажный документооборот.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28935

В Акционерном обществе «Водоканал» в июне текущего года завершено внедрение системы электронного документооборота. Для автоматизации процессов управления документами заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией Инфосистемы-КС, партнером ЭОС в Республике Саха (Якутия).

АО «Водоканал» – одно из крупнейших предприятий на территории Якутска. Оно осуществляет водоотведение и реализацию услуг водопровода и канализации для более чем 80% жителей города. Кроме центрального офиса, предприятие имеет несколько удаленных подразделений – водозабор, станция очистки воды, транспортный ЦЭХ и другие. До внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» использовался другой программный продукт, но он не полностью соответствовал текущим задачам по управлению документами. При выборе системы документооборота наличие функциональной возможности для удаленного подключения к процессам работы стала одним из важных критериев.

Система запущена в промышленную эксплуатацию 13 июня 2018 года. В рамках проекта с помощью стандартных инструментов СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы: 

• Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов. Группа входящих подразделяется на несколько подгрупп – входящие из Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства, входящие из Министерства жилищного и коммунального хозяйства, входящие из других организаций. Часть поступающей корреспонденции регистрируется автоматически. Отдельная категория с собственным номерообразованием – обращения граждан и личный прием граждан. В СЭД фиксируются также служебные записки (относятся к внутренним документам) и договоры. В дальнейшем планируется охватить системой другие виды документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
• Выдача и контроль исполнения поручений руководства.
• Удаленный доступ к СЭД (для сотрудников территориальных подразделений АО «Водоканал»).
• Согласование и подписание проектов документов (в том числе договоров).
• Документационное взаимодействие с органами власти и местного самоуправления (Правительством Республики, Администрацией города Якутска и др.) СЭД «ДЕЛО» АО «Водоконал» интегрирована с Системой межведомственного и межуровневого электронного документооборота органов государственной власти Республики Саха (Якутия) (МЭДО РС(Я)) в части автоматической доставки и получения документов от участников МЭДО РС(Я).

В системе электронного документооборота АО «Водоканал» на сегодняшний день зарегистрировано 116 пользователей, включая сотрудников удаленных подразделений. Все они прошли курс обучения и работают в СЭД «ДЕЛО» через WEB-интерфейс. Руководитель предприятия использует для доступа в СЭД планшетное устройство, которое позволяет ему искать документы, просматривать их, выдавать поручения, контролировать исполнение, а также согласовывать и утверждать проекты документов с использованием электронной подписи.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АО «Водоканал» в целом завершено, все подразделения, участвующие в документообороте, подключены к системе. В дальнейшем планируется увеличить количество групп документов, регистрируемых в СЭД, и запускать новые процессы.

В отзыве, направленном руководством АО «Водоканал» в компанию Инфосистемы-КС, отмечается, что переход на новую систему позволил существенно ускорить работу с документами, сократить время доставки документов и поручений до адресатов, уменьшить общий объем бумажного документооборота. Также подчеркивается удобство работы и интуитивно понятный интерфейс. С полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28622

Известные российские вендоры, в числе которых и компания ЭОС, стали инициаторами разработки первого в России сервера на основе отечественных восьмиядерных процессоров «Эльбрус-8С», использующего систему погружного жидкостного охлаждения. Созданный в качестве демонстрационного образца серверный кластер был предназначен для портирования на него софтверных технологий сразу нескольких разработчиков и позволил показать работу полностью отечественных комплексных решений на российской аппаратной платформе. Впервые этот образец был публично продемонстрирован на прошедшей 11-13 сентября 2018 г. выставке «Импортозамещение».

Энергозатраты на охлаждение в вычислительных комплексах постоянно растут из-за увеличения количества выделяемого тепла пропорционально росту производительности. Традиционные воздушные технологии охлаждения требуют, помимо большого расхода электроэнергии, значительного места для размещения всех составляющих охлаждающей системы, специальных мер по очистке воздуха от пыли (что также энергозатратно), к тому же приводят к увеличению шума от работы вентиляторов.

Сервер на базе четырех процессоров «Эльбрус-8С» был объединен в кластер с аналогичным сервером на основе четырехъядерных процессоров «Эльбрус-4С». Для отвода тепла использована технология погружного охлаждения: кластер полностью помещен в бокс с диэлектрической (то есть не проводящей ток) жидкостью (в данном случае – масло). Погружение всех нагревающихся компонентов в жидкий теплоноситель имеет ряд существенных преимуществ в сравнении с воздушным охлаждением. Это и экономия места для размещения вычислительных комплексов, и значительное снижение уровня шумов от работы устройства, и существенное снижение энергозатрат (некоторые эксперты считают, что использование такой технологии поможет сэкономить до 95% электроэнергии, обычно используемой для охлаждения).

На созданный кластер были установлены программные продукты компаний «1С» (разработчик 1С:Предприятие), Postgres Professional (разработчик СУБД Постгрес Про), «Новые облачные технологии» (разработчик «Моего офиса»), Spirit (создатель программного продукта VideoMost), InfoWatch (разработчик смартфона с доверенной прошивкой и программного продукта «Трафик монитор»), ЭОС (разработчик систем управления документами). Эти программные продукты и аппаратная составляющая стали основой для единых полностью импортозамещающих комплексов, разработанных в рамках концепции «Деловые отечественные решения (ДОР)»: универсальное рабочее место чиновника и комплекс по оказанию госуслуг. Коллективный стенд АРПП «Отечественный софт» на выставке «Импортозамещение», где показывались эти разработки, стал одним из самых масштабных среди всей экспозиции по площади и числу представленных компонентов единой системы и привлек внимание наибольшего числа посетителей. 

«Использование погружного охлаждения значительно расширяет область применения тех решений, что мы показали на выставке. Снижение энергозатрат – существенная выгода, но важнее всего, что подобные комплексы можно устанавливать в любом помещении, при любом климате. Не требуется специальных мер по кондиционированию воздуха, очистке его от пыли, специального температурного режима. Шум от работы такого кластера минимальный, не сравним с шумами от серверов, охлаждающихся с помощью вентиляторов, и рядом с ним можно спокойно работать. Для нас, для компании ЭОС, важно, что на прошедшей выставке «Импортозамещение» мы смогли предложить готовые к внедрению отечественные комплексные решения для автоматизации деловых функций. Эти решения созданы в рамках проекта ДОР – отечественные прикладные системы для автоматизации деловых процессов на отечественной компьютерной технике под управлением отечественной операционной системы с использованием отечественной СУБД. На базе этих решений можно автоматизировать организации любого масштаба от маленькой до региона. Особо хочется отметить возможность создания мобильных центров организации государственных услуг в труднодоступных территориях, в том числе с экстремальным климатом. При этом функциональность, надежность и защищенность таких систем очень высока», – рассказала директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова.

Справка:

Процессоры «Эльбрус» созданы АО «МЦСТ», российской компанией, специализирующейся на создании микропроцессоров, микроконтроллеров и управляющих вычислительных комплексов. Микропроцессоры «Эльбрус-8С» серийно выпускаются с 2016 года и поддерживают режим защищенных вычислений с особым аппаратным контролем целостности структуры памяти, который позволяет обеспечить высокий уровень информационной безопасности использующих его программных систем. Серверный бокс для погружного жидкостного охлаждения создан российской компанией IMMERS.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28486

Система «ДЕЛО» будет помогать развивать туристическую отрасль в Республике Алтай. С весны 2018 года в бюджетном учреждении «Жемчужина Алтая» управление документами ведется в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Внедрение СЭД проходило собственными силами заказчика при консультационной поддержке специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

БУ «Жемчужина Алтая» создано летом 2017 года Постановлением Правительства региона. Вышестоящая для этого учреждения организация – Министерство экономического развития и туризма Республики Алтай. Туристическая отрасль является одной из важнейших и перспективных сфер экономики Республики, и «Жемчужина Алтая» создана с целью формирования благоприятных условий для развития туризма, в том числе повышения привлекательности этой отрасли для внешних инвесторов.

В сфере ведения БУ «Жемчужина Алтая» входит управление отраслевыми объектами инфраструктуры, находящимися в государственной собственности Республики. Поскольку организация новая, при внедрении СЭД «ДЕЛО» все бизнес процессы управления документами выстраивались с нуля и сразу же на профессиональном уровне, с помощью специализированного решения компании ЭОС.

На первом этапе «Жемчужиной Алтая» закуплены рабочие места системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-Web» для секретаря, бухгалтера-экономиста, юриста, руководителя учреждения и его заместителей. Сегодня в системе регистрируется входящая и исходящие документы, приказы, осуществляется поиск необходимых документов.

В ближайших планах учреждения – организация обмена документами с Министерством экономического развития и туризма Республики Алтай, где СЭД «ДЕЛО» используется с 2002 года. Для этого потребуется внедрение дополнительной опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ), также разработанной компанией ЭОС.

Напомним, что Республика Алтай – один из регионов, где система «ДЕЛО» уже много лет фактически является профессиональным стандартом электронного документооборота. Правительство региона, подведомственные ему министерства и ведомства, высший законодательный орган, муниципалитеты, многие бюджетные учреждения – все они используют для управления документами СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28214

Республика Алтай – один из субъектов РФ, где планомерно и поэтапно в течение длительного времени в структурах управления региона развивается электронный документооборот на базе системы «ДЕЛО» компании ЭОС. Это решение внедряется в органах власти Республики с 2000 года, и в настоящее время все органы власти субъекта используют ее возможности по управлению документами. Исполнитель проекта и постоянный консультант – барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в этом регионе.

В конце 2000 года Аппарат Правительства Республики Алтай принял решение о необходимости перехода с устаревшей системы учета документов собственной разработки на современное ПО автоматизации документооборота и делопроизводства. Главными критериями, обеспечившими выбор в пользу СЭД «ДЕЛО», стали:

• функциональная полнота системы;
• большое число внедрений в органах власти по всей России;
• наличие квалифицированного партнера ЭОС на Алтае и возможность получения оперативной технической поддержки.

Первые рабочие места были внедрены в Аппарате Правительства Республики и в секретариатах министерств финансов и экономики. После начала эксплуатации в Аппарате Правительства СЭД была тиражирована на основные министерства и ведомства Республики: к числу пользователей системы добавились Комитет по инвестиционной политике, республиканский Минздрав, Минимущество, Минсельхоз, Министерство лесного хозяйства, Министерство труда и социального развития, Комитет ветеринарии с Госветинспецией и т.д. Также в рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы «Электронный Алтай» СЭД «ДЕЛО» было внедрено во всех 10 администрациях муниципальных сельских районов Республики и в муниципалитете г. Горно-Алтайск. 

Государственные структуры Республики Алтай и муниципальные органы регулярно проводили обновления версий СЭД, осваивали новые возможности продукта, расширяли сферу применения системы. Кроме базовой платформы «ДЕЛО», в Правительстве Республики используются дополнительные подсистемы и опции – «ДЕЛО-WEB» и «Поточное сканирование».

В 2017 году в Едином аппарате Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай внедрен модуль сопряжения с МЭДО, что открыло возможности перехода к юридически значимому электронному документообороту в рамках межведомственного электронного документооборота Российской Федерации.

В настоящее время средствами СЭД «ДЕЛО» в исполнительных органах власти Республики Алтай осуществляется регистрация всех стадий движения документов и хранение их электронных образов, также налажен эффективный контроль сроков исполнения документов и поручений. Например, в аппарате Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ведется регистрация в системе «ДЕЛО» входящей и исходящей корреспонденции Правительства, учет постановлений, распоряжений, нормативно-правовых документов и обращений граждан. С помощью модуля отчетов формируется отчетность по документообороту и исполнительской дисциплине.

В отзыве, подписанном Заместителем Председателя Правительства Республики Алтай, руководителем Единого аппарата Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Анатолием Донским, отмечается, что функциональные возможности в соотношении с расходами на внедрение СЭД «ДЕЛО» делают ее удобным инструментом модернизации делопроизводства и документооборота (с полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь).

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28202

6 – 7 июня в конгресс-центре Торгово-промышленной палаты Российской Федерации (Москва, Ильинка, д. 6) пройдет Общероссийский профессиональный форум ИНФОДОКУМ – ЦИФРОВАЯ ЭКОНОМИКА 2018. Организует мероприятие Гильдия Управляющих документацией. Компания «Электронные Офисные Системы», постоянный участник мероприятий ИНФОДОКУМ, представит доклады на пленарном заседании, а также примет участие в «круглом столе».

Форумы в рамках проекта ИНФОДОКУМ уже много лет собирают ведущих экспертов и специалистов-практиков в сфере управления документами и архивами из различных сфер власти и бизнеса – органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, федеральных министерств и ведомств, муниципальных образований, крупнейших российских предприятий, высших учебных заведений и пр. Активными участниками этих мероприятий являются крупнейшие российские вендоры, разработчики популярных решений для управления документами, архивами, информацией.

Тема июньского форума – «Эффективный документооборот в эпоху цифровой экономики». Здесь будут обсуждаться вопросы, связанные с изменениями в управлении документами, информационными потоками, деловыми процессами, которые влечет за собой построение в России «цифровой экономики». Как известно, программа «Цифровая экономика» предполагает переход в ближайшем будущем к практически полностью безбумажному документообороту, и задачи эффективного управления электронными документами с обеспечением их долговременного архивного хранения становятся первоочередными. Назрела потребность также обсудить новые роли и способы существования документов в условиях первенства «цифровых» коммуникаций между всеми субъектами общества (государством, гражданами, бизнесом, научными организациями и т.д.)

ЭОС примет участие в работе Форума как компания-эксперт, разработчик государственных стандартов и методических материалов, связанных с различными этапами «жизненного цикла» электронных документов. Опыт компании в создании прикладных решений, их апробация на тысячах проектов в самых разных организациях, участие во многих совещательных структурах на федеральном уровне позволяют сформулировать и транслировать профессиональному сообществу свое видение процессов организации документооборота в «цифровой» среде.

В программу пленарного заседания включены три доклада специалистов ЭОС. Владимир Баласанян, председатель Совета директоров ЭОС», выступит по теме «Как сохранить электронные документы». Елена Плешкова, ведущий бизнес-аналитик ЭОС, расскажет о проблемах и решениях по обеспечению передачи на хранение электронных документов на правах подлинников. Тема выступления Натальи Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией ЭОС – «Цифровая экономика: модернизация законодательства в части управления документами». Также представители ЭОС примут участие в дискуссии «круглого стола» «Изменения в нормативной базе, регулирующей создание, использование и хранение электронных документов в цифровой среде».

Подробнее узнать о мероприятии и зарегистрироваться для участия можно здесьhttp://www.gdm.ru/meropr/06.06.2018/6753/

IXМеждународный IT-форум в Ханты-Мансийске показал, что информационные технологии проникли в большинство сфер, даже напрямую с ITне связанные, – от образования до медицины. Одна из сессий форума была посвящена ITв архивной отрасли. Как выяснилось во время обсуждения, здесь пока больше проблем, чем достижений. На данный момент, по мнению отраслевых экспертов, мы отстает от ведущих стран лет на 30 и постепенно нас затягивает в черную дыру пробелов в архивных данных, что неминуемо негативно отразится и на государстве в целом, и на бизнесе, и даже не гражданах. Впрочем, у специалистов есть видение того, как можно исправить эту ситуацию – но действовать надо уже сейчас.

Как заметила Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», тема архивов сегодня очень актуальна, причем не только для госорганов, но и для коммерческих структур. Последним необходимо для себя определить, каким образом им организовывать архивную работу, хотя интересы коммерческих структур и госорганов не всегда совпадают в вопросах хранения документов.

Кроме того, меняются и технологии, которые используются для работы с документами и информацией. Более того, Николай Никифоров, министр связи и массовых коммуникаций РФ, на пленарном заседании IT-форума сказал, что сейчас наступила эра управления данными. «Если на основе данных принято управленческое решение, то это уже документы, - уверена Храмцовская. - И не важно, в каком они виде представлены – в виде изначально электронного бумагоподобного документа, в виде базы данных и так далее. Вот это, к сожалению, очень часто специалисты ИТ и управленцы не осознают и не понимают, что надо сохранять то, на основе чего принято решение».

Проблемы архивного дела

-  Проблема устаревания конкретных технологий, и существование многоукладности при работе с информацией.

- Архивисты не могут объяснить управленцам, зачем архивы нужны. В отрасли недостаточно финансирования.  

- Единая система централизованного управления и методологическое обеспечение фактически полностью разрушены. Отрасль не получает необходимого кадрового пополнения.

-Обеспечение доступа к архивным материалам и оказание услуг заинтересованным сторонам

Мнение Натальи Храмцовской по данным проблемам и пути их решения читайте https://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=156701.