С начала весны 2018 г. специалисты аппарата управления ООО «Агро-Сибирь» работают с документами в автоматизированной информационной системе «ДЕЛО». Проект реализован «золотым партнером» ЭОС – барнаульской компанией«КС-Консалтинг».

ООО «Агро-Сибирь» - современное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края, основанное в 2004 году. Компания занимается производством и реализацией продукции растениеводства и животноводства, специализируясь на молочном направлении. В хозяйстве уделяется должное внимание в равной мере новым технологиям и условиям производства, что позволяет из года в год наращивать объемы сельхозпродукции. Предприятие является одним из лидеров отрасли в крае и регулярно входит в число лучших по продуктивности.

До автоматизации документооборота регистрация документов в ООО «Агро-Сибирь» велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались в приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.

Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В бухгалтерии каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения системы электронного документооборота «ДЕЛО», способной сделать прозрачным учет документов и работу с ними.

Помимо регистрации документов в электронном виде, от нового программного продукта ожидалось также и обеспечение дальнейшего движения образа документа, его исполнения, осуществления контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Более того, с каждым годом все больше назревала потребность перехода на безбумажный документооборот, и одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.

Задачи, которые стояли перед новым программным продуктом:

• автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов;
• отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров;
• обеспечение своевременной подготовки бухгалтерских отчетов (с помощью функций создания и контроля задач в СЭД);
• ведение в СЭД данных о переписке по документам (с использованием инструмента связок между документами).

Работы по внедрению системы «ДЕЛО» стартовали в феврале 2018 года. В рамках проекта были закуплены рабочие места системы и дополнительные опции. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.

Проведя анализ действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. На данном этапе были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.

Постоянными пользователями СЭД стали секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота «ДЕЛО», а также дополнительная опция «Сканирование». Чтобы обеспечить директору и главному бухгалтеру предприятия возможность в удобном формате отслеживать и контролировать сроки исполнения поручений, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» – собственной разработки компании «КС-Консалтинг». Данное приложение предназначено для уведомления пользователей СЭД о поступлении новых документов, изменении их статуса, приближении контрольных сроков исполнения поручений и др.

Специфика деятельности предприятия накладывает свой отпечаток на работу с документами тех сотрудников, которые непосредственно руководят производством. Многие из них являются эпизодическими фигурантами в документообороте организации. Специально для таких участников была закуплена конкурентная лицензия подсистемы «ДЕЛО-Web»: она дает возможность пользователям работать в СЭД по очереди, без приобретения дополнительных лицензий.

Взаимодействие специалистов компании в СЭД «ДЕЛО» в процессах работы с документами сегодня выглядит следующим образом: поступившие договоры регистрируются секретарем в приемной и пересылаются в СЭД главному бухгалтеру, которая, в свою очередь, распределяет документы по своим подчиненным. Для каждого бухгалтера в СЭД заведен личный кабинет, где он может найти курируемые договоры и отследить поступление оригиналов. В других отделах у каждого сотрудника также имеется свой кабинет, куда преимущественно поступают задачи от директора.

На примере внедрения СЭД «ДЕЛО» в ООО «Агро-Сибирь» можно увидеть, насколько универсальным является это решение ЭОС. Система способна без больших усилий со стороны интегратора подстроиться под любые особенности документооборота и должностные обязанности работников предприятия. В данном проекте система «ДЕЛО» помогла упорядочить документооборот и сделать прозрачными те процессы, с которыми ранее заказчик испытывал определенные трудности – учет и своевременное исполнение документов.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28231

Система «ДЕЛО» будет помогать развивать туристическую отрасль в Республике Алтай. С весны 2018 года в бюджетном учреждении «Жемчужина Алтая» управление документами ведется в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Внедрение СЭД проходило собственными силами заказчика при консультационной поддержке специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

БУ «Жемчужина Алтая» создано летом 2017 года Постановлением Правительства региона. Вышестоящая для этого учреждения организация – Министерство экономического развития и туризма Республики Алтай. Туристическая отрасль является одной из важнейших и перспективных сфер экономики Республики, и «Жемчужина Алтая» создана с целью формирования благоприятных условий для развития туризма, в том числе повышения привлекательности этой отрасли для внешних инвесторов.

В сфере ведения БУ «Жемчужина Алтая» входит управление отраслевыми объектами инфраструктуры, находящимися в государственной собственности Республики. Поскольку организация новая, при внедрении СЭД «ДЕЛО» все бизнес процессы управления документами выстраивались с нуля и сразу же на профессиональном уровне, с помощью специализированного решения компании ЭОС.

На первом этапе «Жемчужиной Алтая» закуплены рабочие места системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-Web» для секретаря, бухгалтера-экономиста, юриста, руководителя учреждения и его заместителей. Сегодня в системе регистрируется входящая и исходящие документы, приказы, осуществляется поиск необходимых документов.

В ближайших планах учреждения – организация обмена документами с Министерством экономического развития и туризма Республики Алтай, где СЭД «ДЕЛО» используется с 2002 года. Для этого потребуется внедрение дополнительной опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ), также разработанной компанией ЭОС.

Напомним, что Республика Алтай – один из регионов, где система «ДЕЛО» уже много лет фактически является профессиональным стандартом электронного документооборота. Правительство региона, подведомственные ему министерства и ведомства, высший законодательный орган, муниципалитеты, многие бюджетные учреждения – все они используют для управления документами СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28214

Компания ЭОС выпустила новую версию системы электронного документооборота «ДЕЛО» – 17.2.4. В обновленной СЭД разработчики, учитывая требования российского законодательства и потребности пользователей, расширили список поддерживаемых операционных систем за счет российских импортонезависимых разработок, а также браузеров с открытым исходным кодом. Добавлен новый функционал для взаимодействия с федеральными сервисами и сторонними приложениями. Изменения затронули и специализированные веб-интерфейсы – их возможности работы с документами сейчас практически не отличаются от тех, что доступны в «классическом» десктопном клиенте.

Импортозамещение: курс на российские ОС и решения с открытым исходным кодом

Расширение списка платформ, под которыми пользователи могут работать в СЭД «ДЕЛО», сегодня является одним из важнейших направлений эволюции системы. Потребность формирования российского пакета импортонезависимых решений получила реализацию в новой версии СЭД «ДЕЛО»: появился «тонкий клиент», поддерживающий работу на ОС «Альт Рабочая станция 8.1» под браузером Chromium версии 61.

ОС «Альт Рабочая станция» - это собственная разработка российской компании ООО «Базальт СПО», включенная в Реестр российского программного обеспечения, а браузер Chromium имеет открытый исходный код. Поддержка этих продуктов позволит нашим клиентам иметь больше вариантов при выборе программных платформ для СЭД «ДЕЛО» и уменьшить зависимость от проприетарного зарубежного ПО.

Интеграция с федеральными сервисами и внешними приложениями

Важнейшим дополнением в версии 17.2.4, ранее анонсированным и ожидаемым клиентами ЭОС из госсектора, является опция «Модуль взаимодействия с РРО ССТУ». Напомним, что Указом Президента России от 17 апреля 2017 года № 171 установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения должны ежемесячно в электронной форме отчитываться в Администрацию Президента РФ о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах. Новый модуль как раз и обеспечивает возможность передачи на информационный ресурс ССТУ.РФ данных о ходе и результатах рассмотрения вопросов обращений граждан, поступивших в организацию. Опция «Модуль взаимодействия с РРО ССТУ» не входит в стандартный дистрибутив СЭД «ДЕЛО» - ее нужно устанавливать дополнительно.

Напомним, что портал ССТУ (сетевой справочный телефонный узел) – федеральный ресурс, содержащий информацию об органах местного самоуправления, государственных органах и учреждениях, а также лицах, уполномоченных на решение государственных и территориальных вопросов. Здесь в специальном разделе публикуются результаты рассмотрения госструктурами обращений граждан, которые теперь можно в автоматическом режиме формировать и отправлять из СЭД «ДЕЛО» с помощью новой опции.

Дополнительные возможности получил и «Модуль взаимодействия с интернет-приемной», предназначенный для обмена информацией о ходе рассмотрения обращений с личными кабинетами заявителей. В РК появился реквизит, отражающий информацию о состоянии отправки текущего уведомления. Также расширен список статусов рассмотрения обращения.

Появился новый механизм для взаимодействия с приложениями, отвечающими за прием и отправку электронной почты. Имеющийся функционал дополнен специальным модулем «Буфер электронных сообщений». Он предназначен для обеспечения взаимодействия системы «ДЕЛО» с почтовым сервером по протоколам SMTP, POP3. Теперь в системе «ДЕЛО», наряду с прежним механизмом приема и отправки сообщений электронной почты через личный почтовый ящик пользователя, применяется новый - получение и отправка E-mail через почтовые папки, созданные в базе данных системы. Пользователям СЭД доступны одновременно оба этих способа. Модуль «Буфер электронных сообщений» также обеспечивает загрузку в БД системы «ДЕЛО» входящих сообщений МЭДО.

Эволюция веб-интерфейсов: еще ближе к десктопному приложению

Развитие специализированных веб-интерфейсов продуктов ЭОС, в том числе подсистемы «ДЕЛО-Web», идет в направлении унификации функционала с десктопным приложением. В версии 17.2.4 появились новые возможности, ранее недоступные для пользователей, работающих через веб-интерфейс. В частности, в подсистеме «ДЕЛО-Web» появилась функция регистрация входящих документов и писем граждан, а также возможность работы с дополнительными реквизитами рубрик регистрационной карточки. Кроме этого, теперь можно из веб-приложения печатать штрих-коды на листах документов и осуществлять поиск по штрих-коду.

Версия СЭД «ДЕЛО» 17.2.4 содержит и ряд других изменений. Они касаются редактирования справочников организаций и подразделений (расширен список изменений, которые протоколируются), интерфейса справочников, в том числе в веб-подсистеме, работы с РК проектов, подсистемы «Управления процессами» и др. С полным списком изменений можно ознакомиться на нашем сайте. http://www.eos.ru/upload/delodoc/172/doc1724_new.rar

Напомним, что по данным независимых исследований, компания ЭОС сегодня находится в числе лидеров по числу стартовавших и завершенных в 2016 году проектов, а также по общему количеству проданных автоматизированных рабочих мест. ЭОС – одна из российских IT-компаний, продемонстрировавших увеличение выручки от реализации СЭД/ECM-проектов в сравнении с предыдущим годом, и абсолютный лидер по общей сумме доходов среди всех российских вендоров.

«Устойчивый спрос на продукты ЭОС определяется многими факторами. В частности, одна из причин популярности СЭД «ДЕЛО» - в том, что она оперативно меняется в ответ на новые требования клиентов и вызовы рынка. Важнейшие из этих трендов, нашедшие отражение в версии 17.2.4 – это ориентация на импортонезависимые программные продукты и эволюция функционала веб-клиентов в сторону унификации с десктопными приложениями, а также расширенные интеграционные возможности», - комментирует особенности вышедшего обновления СЭД «ДЕЛО» Елена Иванова, директор по маркетингу ЭОС.

Администрация Владивостока продолжает развивать систему управления документами, реализованную на базе СЭД «ДЕЛО» (разработчик – компания ЭОС, г. Москва). В 2016-2017 гг. заказчик обновил программное обеспечение до новейшей версии, закупил дополнительные пользовательские лицензии на основную систему и некоторые опции, а также практически завершил подготовительные работы для подключения «ДЕЛА» к СМЭВ и организации обмена документами с Администрацией Приморского края по каналам МЭДО. Поставку программного обеспечения и обучение пользователей провела компания «КС-Консалтинг».

СЭД «ДЕЛО» во Владивостоке для управления документами и взаимодействия органов местного самоуправления используется с 2006 года. На базе этого продукта автоматизирован документооборот, для поддержки смежных процессов внедрены специализированные системы того же вендора – «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО» (они интегрированы с СЭД «ДЕЛО). Также внедрена подсистема «ДЕЛО-Web» (в ней работают удаленные подразделения Администрации, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети). «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ.

Итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления муниципалитетом. С 2010 года здесь внедрен полностью безбумажный внутренний документооборот: с момента создания проекта документа его согласование происходит в электронном виде с подписанием электронной подписью. Для более эффективного использования СЭД установлены модули «Оповещение и уведомление» и модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО». 100 пользователей работают с приложением «Мониторинг документов» – это собственная разработка компании «КС-Консалтинг» с расширенным функционалом уведомлений о событиях, происходящих в СЭД «ДЕЛО».

В 2014 году приобретено iEOS, приложение для iPAD, предназначенное для работы в СЭД «ДЕЛО» руководителей, а также специальные модули ЭП для мобильных устройств. Тогда же закуплен «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной», разработанный «КС-Консалтинг». Он предназначен для приема и автоматизации обработки в СЭД обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для обратной связи с заявителями через их «Личные кабинеты» на сайте организации и электронную почту.

Проект в органах местного самоуправления Владивостока на сегодняшний день – одна из самых масштабных систем документооборота муниципального уровня. Она охватывает порядка 1000 пользователей. В текущем году Администрация планирует осуществить интеграцию СЭД «ДЕЛО» со СМЭВ, а также подключиться к системе МЭДО.

Напомним, что СМЭВ – это федеральная информационная система, созданная для организации взаимодействия между ее участниками в процессе предоставления населению государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Администрация Владивостока в первую очередь планирует начать обработку в СЭД «ДЕЛО» документов в рамках взаимодействия с Росреестром – информации о переводе жилых помещений в нежилые (и нежилых в жилые), сведений об изменении принадлежности земельного участка в определенной категории земель, о разрешениях на строительство и на ввод в эксплуатацию объектов капитального строительства и др. В качестве подготовительного этапа в июне текущего года специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обучение пользователей заказчика основным принципам работы со СМЭВ.

Также Администрацией Владивостока приобретено программное обеспечение для сопряжения системы документооборота «ДЕЛО» с федеральной системой МЭДО. По защищенным каналам контура МЭДО в перспективе будет налажено документационное взаимодействие с Администрацией Приморского края. Завершение этих работ планируется в ближайшее время. 

Компания «Электронные Офисные Системы» уже много лет подряд никому не отдает первые позиции по количеству реализованных СЭД-проектов в органах власти, местного самоуправления и иных государственных организациях. ЭОС занимает первую строчку и в рейтинге, подготовленном порталом TAdviser по состоянию на август 2016 года.

Аналитики экспертного центра TAdviser отмечают, что, несмотря на непростую ситуацию для рынка информатизации госсектора в 2016 году, его рублевый объем сохраняет стабильность. По итогам 2016 года прогнозируется увеличение ИТ-бюджетов в федеральных органах власти и регионах в пределах 10%. При этом в информатизации госсектора фокус сместился на развитие внедренных решений и оптимизацию инфраструктуры.

По данным TAdviser, среди систем электронного документооборота в госсекторе чаще всего внедряются решения, разработанные компанией ЭОС. Из 731 СЭД-проекта, которые учитывались экспертами TAdviser при подготовке обзора, 331 (более 45%) приходится на продукты ЭОС (это «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», а также автоматизированный информационный комплекс «НАДЗОР»).

Отметим, что все эти продукты являются полностью отечественными. В частности, система «ДЕЛО» одной из первых среди СЭД-продуктов включена в Реестр отечественного ПО (Приказ Минкомсвязи России от 20.02.2016 №63).В свете курса на импортозамещение в сфере программного обеспечения, который сегодня реализуется в госсекторе, наши заказчики имеют серьезные преимущества: им не нужно нести дополнительных расходов на замену систем, так как они уже пользуются решениями, включенными в Реестр.

Среди интеграторов, занимающихся проектами в государственном секторе, по числу выполненных проектов лидирует барнаульский партнер ЭОС – компания «КС-Консалтинг». На долю партнера приходится 148 внедрений, реализованных на базе продуктов ЭОС.

ЭОС также показала положительную динамику по выручке от проектов в госсекторе по итогам 2015 года. Из отечественных вендоров, специализирующихся на разработке СЭД/ECM-систем, только ЭОС вошла в ТОП-30 ИТ-компаний по объемам выручки от внедрений в государственных организациях.

Таким образом, ЭОС еще раз подтвердила свои лидирующие позиции в такой непростой отрасли, как государственный сектор. Сегодня этот сегмент рынка выдвигает очень высокие требования к внедряемым ИТ-продуктам, а информатизация госструктур жестко регламентируется государством. ЭОС имеет огромный опыт внедрения надежных систем, проверенных на тысячах проектов с сотнями тысяч пользователей. Мы можем предложить организациям множество вариантов по миграции с зарубежного ПО на отечественные решения. При этом переход на российские СЭД будет выполнен с соблюдением всех норм действующего российского законодательства в сфере импортозамещения.