Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила проект внедрения системы электронного документооборота в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге. Ранее в организации использовалась СЭД, которая давала возможность вести только учет бумажных документов (без поддержки процессов пересылки и согласования электронных документов). В конце 2014 года по инициативе Управления делами Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге было решено заменить существующую систему учета документов и поручений. По итогам проведенного аукциона для автоматизации документооборота была выбрана СЭД «ДЕЛО».

Ключевыми потребностями, осознание которых привело к решению о замене СЭД, стали:

• необходимость совершенствования документальных процессов с целью повышения качества и сокращения сроков рассмотрения документов, поступающих на имя Уполномоченного;
• необходимость организации взаимодействия между территориально удаленными подразделениями в части обмена документами и поручениями.

Эти потребности были конкретизированы в задачах, которые решались в ходе проекта:

• создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все подразделения Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге, и организация взаимодействия между ними;
• автоматизация с использованием СЭД «ДЕЛО» следующих процессов:
  1. учет и рассмотрение всех обращений граждан;
  2. организация личного приема граждан;
  3. учет всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
  4. организация контроля исполнения поручений и документов;
  5. организация работы со служебными документами;
  6. организация работы с поручениями без документов (инициативными).
• сокращение сроков согласования документов и исключение случаев их потери.

Для миграции на новое программное обеспечение потребовалось менее двух месяцев. Четко сформулированные на предварительном этапе цели и задачи проекта позволили в короткий срок завершить внедрение СЭД и осуществить перевод основных документопотоков из бумажного в электронный вид. Составляющими успешности проекта также стали профессиональный опыт проектной команды со стороны исполнителя и активное сотрудничество со стороны заказчика.

Надточей Тимур Васильевич, руководитель управления делами аппарата Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге:

«В целом все поставленные в рамках проекта задачи были успешно решены. Изменения (с учетом функционала новой системы электронного документооборота) претерпели процессы исполнения поручений и согласования проектов документов. Были введены самостоятельные поручения в СЭД, не связанные с документами. В перспективе рассматривается возможность отказа от бумажных экземпляров при работе с внутренними документами.»

Результаты проекта выглядят следующим образом:

• автоматизированы необходимые процессы электронного документооборота и делопроизводства за счет правильно выбранного программного обеспечения, удовлетворяющего требованиям Заказчика;
• все пользователи в настоящее время обладают достаточным объемом знаний, необходимым для работы в системе «ДЕЛО», и осуществляют все операции с документами и поручениями только через СЭД;
• организованы процессы взаимодействия между удаленными подразделениями.

Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=134914