ВЗГЛЯД НА ПРОБЛЕМУ
Для успешного сочетания двух работ - служебной и домашней - нужно научиться профессионально управлять своим временем. Планировать затраты времени женщинам в силу природных особенностей надо уметь даже в большей степени, чем мужчинам. Цель такого планирования - научиться расходовать время на то, что приносит наибольшую отдачу. Большинство руководителей работают долгие часы, однако у одних результаты заметно лучше, чем у других. Прямой связи между степенью напряжения и достижениями нет. Часто люди ошибочно думают, что труд без отдыха - достоинство. Напротив, это наказание за неправильное планирование своего времени и неудовлетворительную организацию труда. Для получения наибольшей отдачи от затраченного времени в первую очередь важно критическое отношение к нему. Почаще задавайте себе такие вопросы: «Может, я использую свое время не самым полезным образом? Нельзя ли сделать что-либо более важное? Не мог бы это сделать кто-либо иной?» Большинство людей запутываются в самом процессе работы, не всегда понимая, зачем они ее выполняют. Дела превращаются в самоцель, тогда как организованные люди никогда не теряют из виду конечные цели.
ЦЕЛИ
Можно ли улучшить использование времени, не имея целей и приоритетов? Нет. Определение целей, общего направления - по работе и в жизни - имеет решающее значение. Цели нужно устанавливать на всю жизнь, на год, на день. Запишите, что самое важное вы должны сделать на работе и по дому. Цель или план, не записанные на бумаге, - это пустое мечтание. После установления целей нужен план их достижения. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут, и мы начнем на них реагировать. В конце дня составьте список ваших рабочих дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными вещами. Самые бледные чернила надежней самой яркой памяти. Специалисты говорят, что большинство людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% результата приходится на 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их.
Приоритеты классифицируются по следующим четырем группам: первая очередь - наиболее важно, следует выполнить немедленно; вторая очередь - менее спешно, нужно выполнить, когда найдется время; третья очередь - низкий приоритет, можно держать до момента, пока кто-нибудь не спросит; четвертая - можно выбросить, если ящик стола полон. Устанавливая очередность, нужно отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.
Проведите работу с бумагами. Обследования говорят, что с 80% содержимого ящиков в среднем можно расправиться при первом рассмотрении. Но средний работник расправляется при первом обращении только с 20%. Таким образом, 60% бумаг складывается обратно в ящик, накапливается на столе или запихивается в портфель, который относится домой и не обязательно открывается. Организуйте свой письменный стол, свой отдел, свой дом, самое себя. От организации работы и окружения чрезвычайно сильно зависит ваш успех в правильном использовании своего времени. Работу надо сгруппировать в аналогичные занятия, максимально уменьшив текучку. Время занятий с детьми можно тщательно спланировать и организовать прямо по рабочему графику: например, труд с детьми возле дома и в саду позволяет побыть вместе с ними. При совместном выполнении работ по дому можно обменяться новостями за день или неделю, составить планы и решить текущие проблемы.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Один из парадоксов времени заключается в том, что когда мы тратим его на планирование, у нас его становится больше. Час эффективного планирования может сэкономить 3-4 часа на выполнение плана и даст лучшие результаты. Люди, затратившие 10-15 минут в конце дня на анализ сделанного и невыполненного, на график завтрашнего дня, выигрывают по часу. Домашнюю работу надо планировать вместе с членами семьи. Нельзя думать, что муж и дети начнут помогать сами. Большинство людей делают только то, что от них требуют. Планируя, вы отвечаете на вопросы: чего я достигла, чего еще хочу достичь, как я этого добьюсь? Первый вопрос требует оценки ситуации, второй предполагает постановку целей, третий - составление плана действий. Возьмем вопрос: «Чего я достигла?». Для того чтобы лучше спланировать эффективное использование времени, вначале определите, как вы его используете сейчас, как должны использовать и как запрограммировать правильное использование. Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время. Практически любое из серьезных исследований бюджета времени шокирует людей, когда они узнают, на что ушел их рабочий день. Однако пока мы не знаем этого, мы не можем искать более рациональные варианты. Ведение журнала для записей - это, вероятно, самый точный метод определения затрат времени. Записывайте все свои занятия за день, скажем, за 15-минутные интервалы. Для ведения записей обычно достаточно одной недели. Первоочередные задачи затем сравниваются с фактическими занятиями. Неизбежно выявляются ненужные работы, ненужные совещания; становится ясно, что с такими и такими людьми было не обязательно встречаться; становятся видны дела, не имеющие отношения к целям. Анализ данных обнаруживает похитителей нашего времени.
УЧИСЬ РАСПРЕДЕЛЯТЬ ОБЯЗАННОСТИ!
Многие женщины, отчасти по привычке, нередко хотят сделать все сами. Между тем успеха добиваются те, которые умеют превосходно делегировать задания и пользоваться всевозможной помощью. Делегирование повышает результативность. В итоге мы получаем не то, что могли сделать сами, а то, что смогли доверить другим. Делегирование стимулирует инициативу подчиненных, развивает их умения, повышает доверие. Руководителю нужно больше времени уделять обучению и стимулированию людей, а не выполнению технической работы. Для этого всякий раз следует поручать задания работникам по возможности самого нижнего уровня. Бывает, однако, что делегирование понимается неверно. Делегировать - не значит просто предоставить подчиненного самому себе. Лидер или руководитель должен удостовериться, понял ли тот, чего от него ожидают, и помочь ему добиться цели. Важно постоянно помогать, советовать, учить, как делать. Нельзя оставлять выполнение заданий без контроля, надо регулярно требовать отчета. Если получены приемлемые результаты, их следует одобрить. Неудовлетворительную работу необходимо потребовать переделать. Но ни в коем случае не следует отбирать ее и делать самому. Как и на работе, целесообразно делегировать и домашние обязанности.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СОВЕТЫ
Оставляя открытыми двери кабинета в надежде улучшить общение, работники, как правило, способствуют неправильному общению. В результате их чаще отвлекают от более важных задач. Люди часто не могут планировать потому, что на это не хватает времени. Таким образом, они не могут понять, что эффективное планирование экономит время и позволяет получить лучшие результаты. Многие работающие склонны реагировать на спешные, а не на важные дела. Следовательно, они пренебрегают приоритетами, порождая авралы в будущем. Ожидая опоздавших и не открывая совещание, мы наказываем пришедших вовремя и поощряем тех, кто опоздал. Не исключено, что пришедшие сегодня вовремя в следующий раз опоздают, а опоздавшие придут еще позднее… Порой руководители не склонны делегировать свои полномочия неопытным подчиненным из-за отсутствия к ним доверия. Но ведь подчиненные могут заслужить доверие руководителя только набираясь опыта, а это возможно лишь при выполнении порученных заданий. Специалисты оставляют бумаги на своих столах, чтобы не забыть о них. Потом бумаги либо теряются, либо перестают привлекать к себе внимание, лишь мешая тому, что нужно делать в данный момент. Чем дольше работник задерживается на работе, тем больше он устает, тем больше у него дел, которые еще надо выполнить. В результате требуется задерживаться еще больше.
Некоторые смешивают эффективность и оперативность. Людей больше заботит правильное выполнение работы, чем выполнение правильной работы. Учитесь экономить свое время. План необходимо претворять в жизнь. Многие люди знают, чего хотят и как добиться желаемого, но медлят. Возьмите свой план на день, начните с наиболее важного. Обычно первый час определяет весь остальной день. Уделяйте все внимание выполняемой задаче. Если у вас не хватит времени выполнить ее правильно сейчас, то когда оно появится вообще? Люди, добивавшиеся наивысшего успеха, умели сосредоточиться. Завершайте любое задание с первого раза. Получите все необходимые данные до того, как вы принялись писать отчет, письмо или речь. Пусть вашим правилом будет стремление обращаться к документу всего один раз. Думайте об ответе, читая письмо, если оно в нем нуждается. Если требуется поразмыслить, набросайте идеи и сделайте хоть что-нибудь для продвижения дела. Спросите мнение подчиненного или решите, когда вернетесь к вопросу вновь. Пусть также станет вашей привычкой быть кратким, пунктуальным и понятным. Сэкономленные слова - это сэкономленное время. Учитесь говорить лаконично и уметь вовремя промолчать.
КОГО И КАК МЫ СЛУШАЕМ
Исследования показывают, что люди тотчас забывают из прослушанного более двух третей содержания. Будьте внимательны ко времени других. Снижайте количество приемов посетителей. Если вам с кем-то нужно встретиться, договоритесь по телефону о времени. Работающие эффективно не встретятся с вами, пока нет важных вопросов для совместного обсуждения. Обычно для одного разговора выбирается несколько пунктов. Экономится и ваше время, и время других. Сокращайте количество заседаний. Собирайте совещание, лишь убедившись, что оно эффективнее разговора по телефону. Разошлите повестку дня всем до заседания и ограничивайте обсуждение необходимыми вопросами. Если присутствующие заранее не ознакомлены с повесткой дня, то тратится время на ориентировку. Важно устанавливать регламент для совещания и строго соблюдать его. Экономьте время на телефонных разговорах. До важных звонков запишите основные пункты обсуждения. При вызове назовите себя и сразу же переходите к теме разговора. Избегайте непродуктивного чтения. Пусть секретарша и ваш аппарат делают вам резюме и рефераты. Читайте письма, отчеты, прочие документы только раз, действуйте и отвечайте сразу. Менее важный материал читайте в перерывах или в пути. Если у вас важная работа, заприте дверь. Приучайте всех обращаться к вам в определенное время. Среднего работника отрывают от работы каждые 8 минут в течение всего дня. Очень важно регулировать этот процесс. В конец рабочего дня следует проанализировать, какие задачи не были выполнены, обнаружить и устранить все, что похищает ваше время.
