-–убрики

 ќћѕ№ё“≈–Ќџ≈ ”–ќ » ѕростые, но эффективные приЄмы дл€ ускоренной работы в Excel очень интересно

—уббота, 28 Ќо€бр€ 2015 г. 10:47 + в цитатник

 

 

—егодн€ хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов дл€ ускорени€ действий в этой программе. ќ них расскажет Ќиколай ѕавлов — автор проекта «ѕланета Excel», мен€ющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Ќиколай €вл€етс€ IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. ¬от проверенные им лично приЄмы дл€ ускоренной работы в Excel. ↓ 


Ѕыстрое добавление новых данных в диаграмму

≈сли дл€ вашей уже построенной диаграммы на листе по€вились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить пр€мо в диаграмму (Ctrl + V).

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

 

 

ћгновенное заполнение (Flash Fill)

Ёта функци€ по€вилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновитьс€ до новой версии досрочно. ѕредположим, что у вас есть список полных ‘»ќ (»ванов »ван »ванович), которые вам надо превратить в сокращЄнные (»ванов ». ».). „тобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. Ќа второй или третьей строке Excel попытаетс€ предугадать наши действи€ и выполнит дальнейшую обработку автоматически. ќстанетс€ только нажать клавишу Enter дл€ подтверждени€, и все имена будут преобразованы мгновенно.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

ѕодобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ‘»ќ из фрагментов и т. д.

 

 

 опирование без нарушени€ форматов

¬ы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнени€ — тонкий чЄрный крест в правом нижнем углу €чейки, пот€нув за который можно скопировать содержимое €чейки или формулу сразу на несколько €чеек. ќднако есть один непри€тный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируетс€ не только формула, но и формат €чейки. Ётого можно избежать, если сразу после прот€гивани€ чЄрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, по€вл€ющийс€ в правом нижнем углу скопированной области.

≈сли выбрать опцию « опировать только значени€» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

 

 

ќтображение данных из таблицы Excel на карте

¬ последней версии Excel 2013 по€вилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. ƒл€ этого нужно перейти в «ћагазин приложений» (Office Store) на вкладке «¬ставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Ёто можно сделать и по пр€мой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. ѕосле добавлени€ модул€ его можно выбрать в выпадающем списке «ћои приложени€» (My Apps) на вкладке «¬ставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. ќстанетс€ выделить ваши €чейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

ѕри желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета дл€ отображени€.

 

 

 

Ѕыстрый переход к нужному листу

≈сли в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироватьс€ в них становитс€ трудновато. ўЄлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки €рлычков листов в левом нижнем углу экрана.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

ѕо€витс€ оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

“акже можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Ёто чуть сложнее, но зачастую удобнее.

 

 

 

ѕреобразование строк в столбцы и обратно

≈сли вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать €чейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. ¬ыделите диапазон.
  2. —копируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите « опировать» (Copy).
  3. ўЄлкните правой кнопкой мыши по €чейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «“ранспонировать» (Transpose).

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

¬ старых верси€х Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «“ранспонировать» (Transpose).

 

 

 

¬ыпадающий список в €чейке

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

≈сли в какую-либо €чейку предполагаетс€ ввод строго определЄнных значений из разрешЄнного набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. ¬ыделите €чейку (или диапазон €чеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Ќажмите кнопку «ѕроверка данных» на вкладке «ƒанные» (Data — Validation).
  3. ¬ выпадающем списке «“ип» (Allow) выберите вариант «—писок» (List).
  4. ¬ поле «»сточник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

ѕродвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, св€занные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

 

 

 

«”мна€» таблица

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

≈сли выделить диапазон с данными и на вкладке «√лавна€» нажать «‘орматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, котора€ (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  • јвтоматически раст€гиватьс€ при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  • ¬ведЄнные формулы автоматом будут копироватьс€ на весь столбец.
  • Ўапка такой таблицы автоматически закрепл€етс€ при прокрутке, и в ней включаютс€ кнопки фильтра дл€ отбора и сортировки.
  • Ќа по€вившейс€ вкладке « онструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

—парклайны

—парклайны — это нарисованные пр€мо в €чейках миниатюрные диаграммы, нагл€дно отображающие динамику наших данных. „тобы их создать, нажмите кнопку «√рафик» (Line) или «√истограмма» (Columns) в группе «—парклайны» (Sparklines) на вкладке «¬ставка» (Insert). ¬ открывшемс€ окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и €чейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

ѕосле нажати€ на кнопку «ќ » Microsoft Excel создаст их в указанных €чейках. Ќа по€вившейс€ вкладке « онструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

 

 

 

¬осстановление несохранЄнных файлов

ѕ€тница. ¬ечер. ƒолгожданный конец ударной трудовой недели. ѕредвкуша€ отдых, вы закрываете отчЄт, с которым возились последнюю половину дн€, и в по€вившемс€ диалоговом окне «—охранить изменени€ в файле?» вдруг зачем-то жмЄте «Ќет».

ќпустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо при€тного вечера в компании друзей вам придЄтс€ восстанавливать утраченное.

Ќа самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. ≈сли у вас Excel 2010, то нажмите на «‘айл» — «ѕоследние» (File — Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «¬осстановить несохранЄнные книги» (Recover Unsaved Workbooks). ¬ Excel 2013 путь немного другой: «‘айл» — «—ведени€» — «”правление верси€ми» — «¬осстановить несохранЄнные книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks). ќткроетс€ специальна€ папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохран€ютс€ временные копии всех созданных или изменЄнных, но несохранЄнных книг.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

 

 

 

—равнение двух диапазонов на отличи€ и совпадени€

¬есьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаютс€. —амый быстрый и нагл€дный способ сделать это:

  1. ¬ыделите оба сравниваемых столбца (удержива€ клавишу Ctrl).
  2. ¬ыберите на вкладке «√лавна€» — «”словное форматирование» — «ѕравила выделени€ €чеек» — «ѕовтор€ющиес€ значени€» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
  3. ¬ыберите вариант «”никальные» (Unique) в раскрывающемс€ списке.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

Ѕонус: другие способы сравнить два диапазона и найти отличи€/совпадени€.

 

 

 

ѕодбор (подгонка) результатов расчЄта под нужные значени€

¬ы когда-нибудь подбирали входные значени€ в вашем расчЄте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? ¬ такие моменты чувствуешь себ€ матЄрым артиллеристом, правда? ¬сего-то пара дес€тков итераций «недолЄт — перелЄт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причЄм быстрее и точнее. ƒл€ этого нажмите на вкладке «¬ставка» кнопку «јнализ „что если“» и выберите команду «ѕодбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). ¬ по€вившемс€ окне задайте €чейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную €чейку, котора€ должна изменитьс€. ѕосле нажати€ на «ќ » Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

12 простых, но эффективных приЄмов дл€ ускоренной работы в Excel

 

Ќу и еще некоторые более простые полезность про Exel:

 

¬ыпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Ќеважно, опытный вы пользователь или новичок, найдетс€ немало способов упростить работу с Excel. ќ некоторых из них мы сегодн€ расскажем.

 

 

¬ыделение всех €чеек одним кликом

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

¬се €чейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, котора€, кстати, работает и во всех других программах. ќднако есть более простой способ выделени€. Ќажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все €чейки одним кликом.

 

 

ќткрытие нескольких файлов одновременно

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

¬место того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. ƒл€ этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

 

 

ѕеремещение по файлам Excel

 огда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещатьс€ с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Ёта функци€ также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложени€х.   примеру, дл€ переключени€ вкладок в браузере.

 

 

ƒобавление новых кнопок на панель быстрого доступа

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

—тандартно в панели быстрого доступа Excel наход€тс€ 3 кнопки. ¬ы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

ѕерейдите в меню «‘айл» ⇒ «ѕараметры» ⇒ «ѕанель быстрого доступа». “еперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

 

 

ƒиагональна€ лини€ в €чейках

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

»ногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию.   примеру, чтобы разделить дату и врем€. ƒл€ этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «ƒругие границы».

 

 

ƒобавление в таблицу пустых строк или столбцов

¬ставить одну строку или столбец достаточно просто. Ќо что делать, если их нужно вставить гораздо больше? ¬ыделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «¬ставить». ѕосле этого выберите место, куда нужно сдвинутьс€ €чейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

 

 

—коростное копирование и перемещение информации

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

≈сли вам нужно переместить любую информацию (€чейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменилс€ указатель. ѕосле этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. ≈сли необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

 

 

Ѕыстрое удаление пустых €чеек

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

ѕустые €чейки — это бич Excel. »ногда они по€вл€ютс€ просто из ниоткуда. „тобы избавитьс€ от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «ƒанные» и нажмите «‘ильтр». Ќад каждым столбцом по€витс€ стрелка, направленна€ вниз. Ќажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавитьс€ от пустых полей.

 

 

–асширенный поиск

Ќажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. ќднако его функциональность можно расширить, использу€ символы «?» и «*». «нак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. »х стоит использовать, если вы не уверены, как выгл€дит искомый запрос.

≈сли же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

 

 

 опирование уникальных записей

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

”никальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповтор€ющуюс€ информацию.   примеру, по одному человеку каждого возраста. ƒл€ этого выберите нужный столбец и нажмите «ƒополнительно» слева от пункта «‘ильтр». ¬ыберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Ќе забудьте поставить галочку.

 

 

—оздание выборки

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

≈сли вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. ѕерейдите в пункт меню «ƒанные» ⇒ «ѕроверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. ¬вод€ информацию, котора€ не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информаци€ неверна.

 

 

Ѕыстра€ навигаци€ с помощью Ctrl и стрелки

Ќажима€ Ctrl + стрелка, можно перемещатьс€ в крайние точки листа.   примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

 

 

“ранспонирование информации из столбца в строку

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

ƒовольно полезна€ функци€, котора€ нужна не так уж и часто. Ќо если она вдруг понадобитс€, вр€д ли вы будете транспонировать по одной. ƒл€ транспонировани€ в Excel есть специальна€ вставка.

—копируйте диапазон €чеек, который нужно транспонировать. ѕосле этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

 

 

 ак скрывать информацию в Excel

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

Ќе знаю, зачем это может пригодитьс€, но тем не менее така€ функци€ в Excel есть. ¬ыделите нужный диапазон €чеек, нажмите «‘ормат» ⇒ «—крыть или отобразить» и выберите нужное действие.

 

 

ќбъединение текста с помощью «&»

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

≈сли вам нужно объединить текст из нескольких €чеек в одну, необ€зательно использовать сложные формулы. ƒостаточно выбрать €чейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать €чейки, став€ перед каждой символ «&».

 

 

»зменение регистра букв

— помощью определенных формул можно мен€ть регистр всей текстовой информации в Excel. ‘ункци€ «ѕ–ќѕ»—Ќ» делает все буквы прописными, а «—“–ќ„Ќ» — строчными. «ѕ–ќѕЌј„» делает прописной только первую букву в каждом слове.

 

 

¬несение информации с нул€ми в начале

≈сли вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. ≈сли вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

 

 

”скорение ввода сложных слов

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

≈сли вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. ќна очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоватьс€. — ее помощью можно заменить повтор€ющиес€ конструкции аббревиатурами.   примеру, ≈катерина ѕетрова — ≈ѕ.

 

 

Ѕольше информации

20 секретов Excel, которые помогут упростить работу

¬ правом нижнем углу можно следить за различной информацией. ќднако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

 

ѕереименование листа с помощью двойного клика

Ёто самый простой способ переименовать лист. ѕросто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

 

http://www.lifehack.org/articles/technology/20-exc...r-know-you-dont-read-this.html

http://masterok.livejournal.com/2007668.html

–убрики:    _ ќ _ ћ _ ѕ _ № _ ё _ “ _ ≈ _ –/ компьютер ”–ќ » ѕќ  ќћѕ”
ћетки:  

ѕроцитировано 389 раз
ѕонравилось: 86 пользовател€м



Ќикто_кроме_нас   обратитьс€ по имени —уббота, 28 Ќо€бр€ 2015 г. 13:02 (ссылка)
Ѕлагодарю за урок.
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
 ерчаночка   обратитьс€ по имени —уббота, 28 Ќо€бр€ 2015 г. 15:13 (ссылка)
—пасибо за уроки!!! ѕолезна€ информаци€. ”несла с благодарностью...
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
Alice_23   обратитьс€ по имени —уббота, 28 Ќо€бр€ 2015 г. 20:06 (ссылка)
Ѕлагодарю!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
natagela77   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 11:21 (ссылка)
—пасибо!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
tatyana_george   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 11:37 (ссылка)
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
Liudmila_Sceglova   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 12:17 (ссылка)
ћо€ благодарность и наилучшие пожелани€!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
—ильвана   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 13:20 (ссылка)
—пасибо! —пасибо! ќчень полезна€ и своевременна€ дл€ мен€ инфо.
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
PEREMILA   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 14:58 (ссылка)
милена70, —пасибо большое.
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
tamara182   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 16:01 (ссылка)
спасибо
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
tanasany   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 16:52 (ссылка)
—пасибо!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
Utile   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 17:29 (ссылка)
Ѕольшое спасибо!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
Mila-milay   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 18:56 (ссылка)
милена70, искренне благодарю ¬ас!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
јнатоль_79   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 21:16 (ссылка)
Ѕольшое спасибо.
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
пихточка   обратитьс€ по имени ¬оскресенье, 29 Ќо€бр€ 2015 г. 22:38 (ссылка)
ќчень рада данной информации! Ѕлагодарю сердечно!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
николай_дихт€р   обратитьс€ по имени ѕонедельник, 30 Ќо€бр€ 2015 г. 15:36 (ссылка)
уроки интересные спасибо
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
—цветик   обратитьс€ по имени ѕонедельник, 30 Ќо€бр€ 2015 г. 22:09 (ссылка)
милена70, добрый вечер! —пасибо огромное за урок. ” нас на работе, теперь все документы должны быть в этом формате, а € с ним ни как не подружусь. ÷итирую с благодарностью!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
—иница_в_ботах   обратитьс€ по имени „етверг, 10 ƒекабр€ 2015 г. 22:31 (ссылка)
—пасибо!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
Antiberlioz   обратитьс€ по имени —уббота, 06 ‘еврал€ 2016 г. 18:21 (ссылка)
—пасибо!
ќтветить — цитатой ¬ цитатник
 омментировать   дневнику —траницы: [1] [Ќовые]
 

ƒобавить комментарий:
“екст комментари€: смайлики

ѕроверка орфографии: (найти ошибки)

ѕрикрепить картинку:

 ѕереводить URL в ссылку
 ѕодписатьс€ на комментарии
 ѕодписать картинку