-Ѕитвы

Ћучшее домашнее животное

я голосовал за Russian_Lady_from_the_story


Russian_Lady_from_the_story
√олосовать
VS
Ann_Medianikova
√олосовать

ѕрикиньте, еще есть много других битв, но вы можете создать свою и доказать всем, что вы круче!

 -ѕоиск по дневнику

ѕоиск сообщений в Ќикитична_«абава

 -ѕодписка по e-mail

 

 -—ообщества

”частник сообществ (¬сего в списке: 5) ћо€_косметика ћо€_—вадьба ћои_фотоработы √лубина_уставших_глаз rus_wedding
„итатель сообществ (¬сего в списке: 1) MY_HIT

 -—татистика

—татистика LiveInternet.ru: показано количество хитов и посетителей
—оздан: 19.11.2008
«аписей: 69
 омментариев: 134
Ќаписано: 436

 омментарии (0)

ѕравила деловой переписки по e-mail

ƒневник

„етверг, 29 январ€ 2009 г. 22:38 + в цитатник
Ёлементарные правила деловой переписки по e-mail

¬се изложенные ниже элементарные правила касаютс€ преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками, исполнител€ми и т.д.. »спользование нижеприведенных правил в личной переписке Ц дело каждого лично. “ем не менее, соблюдение этих правил и в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

ѕолучение писем
1. ѕолученные письма надо читать. ≈сли вам пришло письмо, значит его кто-то отправил и зачем-то это сделал. –азумеетс€, —ѕјћ здесь не рассматриваетс€.
2. ≈сли ваша де€тельность не €вл€етс€ менеджерской Ц провер€йте почту хот€ бы 2 раза в день Ц с утра и после обеда. »наче вы можете застопорить работу других людей и зат€нуть решение вопросов.
3. ≈сли вы менеджер Ц ваш рабочий день должен начинатьс€ с запуска почтового клиента, который не выгружаетс€ весь день и автоматически провер€ет почту. Ќастройте автоматическую доставку/получение почты хот€ бы каждые 10 (а лучше 2..3) минуты.
4. ¬ам пришло письмо. ≈сли вы очень зан€ты Ц оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами Ц это поможет быстро оценить, требует ли письмо срочного ответа или может подождать немного.
5. ≈сли вы не ведете разговор или другую де€тельность, не терп€щую прерывани€, Ц ответьте сразу. Ёто самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.

To, CC, BCC
1. —ледует видеть, понимать и правильно использовать пол€ ЂToї (Ђ омуї), ЂCCї(Ђ опи€ї) и ЂBCCї (Ђ—крыта€ копи€ї). ќт этого завис€т ваши действи€ по получению письма или действи€ получател€.
a. ЂToї (Ђ омуї) Ц письмо и содержащиес€ в нем сведени€ или вопросы адресовано этому получателю непосредственно. ≈сли вы отправл€ете вопрос Ц вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле Ђ омуї. ≈сли вы получатель Ц ответить должны именно вы.
b. Ђ——ї (Ђ опи€ї) Ц получатели, сто€щие в копи€х, получают письмо Ђк сведениюї, дл€ информации или €вл€ютс€ Ђприглашенными в свидетелиї. ѕолучатель в копи€х не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считаетс€, если при наличии такой необходимости начать с фразы Ђизвините, что вмешиваюсьї.
c. ЂBCCї (Ђ—крыта€ копи€ї) Ц поле дл€ Ђдворцовых интригї. ”казыва€ в этом поле какого-то получател€, вы ему Ђтайної отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или сто€щие в копи€х. »спользуетс€ также дл€ массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
2. ѕри ответах пользуйтесь кнопкой ЂReply Allї (Ђќтветить всемї) Ц это сохранит в копи€х получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. ”далить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
3. ≈сли в полученном в письме в поле ЂToї (Ђ омуї) более 2х адресатов Ц это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. ќпределитесь, кто должен ответить.
4. ќднако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле ЂToї (Ђ омуї) более 2х адресатов - на письмо отправленное всем, вы не получите ответа ни от кого.

Subject (“ема)
1. Ќе оставл€йте его пустым! Ћюди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни (!) писем в день и используют это поле дл€ быстрой оценки важности содержани€ письма.
5. “ема письма должна быть кратка€, но отражающа€ основное содержание/тему письма. «аголовки типа Ђ¬опросї, Ђпривет!ї или пустые заголовки выдают в вас или новичка или отсутствие элементарных навыков владени€ деловой перепиской.
6.  огда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные! ќтвечайте про встречу на письмо с темой Ђ¬стреча во вторник, 18.04ї и про материалы на письмо Ђћатериалы дл€ полиграфииї.

Proirity (¬ажность письма)
1. ≈сли письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменени€х или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь Ц используйте важность Ђвысока€ї, это выделит письмо в папке Ђ¬ход€щиеї.
2. Ќе используйте напрасно Ђвысока€ї важность Ц Ђкрикливыеї люди раздражают, будьте скромнее.
3. Ћичное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью Ђнизка€ї.

Ќаписание письма (ответа)
1. Ќачните с приветстви€, это вежливо. Ђѕривет, gria !ї говорит о том, что вам лень написать просто им€ человека. ƒаже просто Ђјндрей!ї или Ђƒобрый день!ї вполне вежливо и достаточно.
2. √оворите с человеком на одном €зыке. Ёто касаетс€ не только €зыка русский/английский, но и формы текста. ≈сли вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него Ц неуважение к респонденту и демонстраци€ собственной низкой культуры.
3. Ќе используйте транслит, кроме случаев отправлени€ писем из мобильных условий. ≈сли ваш почтовый клиент не поддерживает русский €зык или портит кодировки Ц прилагайте текст ответа аттачем.
4. ƒеловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным.
a. “очность Ц указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи или им€ файла).
b. Ћаконичность Ц некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трЄх предложени€х.  то €сно мыслит, тот €сно излагает Ц и это видит ваш корреспондент.
c.  онкретность Ц из письма должно быть точно пон€тно, „“ќ »ћ≈ЌЌќ требуетс€ от получател€.
5. ƒелова€ переписка это не место дл€ упражнений в эпистол€рном жанре и не место дл€ выражени€ эмоций. ƒл€ этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общени€. Ћаконичный деловой текст Ц это не сухость, а экономи€ времени и точность мысли.
6. ≈сли письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отдел€йте. —плошной Ђпоток мылиї сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
7. ќтвет на просьбу или задачу Ђ—делаем!ї неполон. Ђ—делаем к такой-то датеї, Ђчерез столько-то днейї, Ђпосле такого-то событи€ї - это более определенный и точный ответ.
8. “екст не должен содержать ошибок! ќчеп€тки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становитс€ заметно очень быстро и ваша Ђтройкаї с минусом по русскому становитс€ очевидной, как и общий уровень образовани€.
9. Ќе отправл€йте письмо, не прочитав то, что вы написали! ѕрочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, пон€тно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. ѕроверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в пол€х Ђ омуї и Ђ опи€ї. ѕроверьте грамматические ошибки, в конце концов.
10. ÷итируйте текст оригинального письма.  ак вы думаете, что бы это (ниже) значило? я тоже не знаюЕ

To: јндрей √рищенко
Subject: Re[6]: Re: Re: ¬опрос

Ok!
¬ас€

11. ѕри полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в Ќј„јЋ≈ письма, а не в конце!

¬ложени€ (attaches)
1. Ќормальным считаетс€ высылать без предупреждени€ вложени€ до 2Е3 мегабайт. ≈сли вы хотите выслать вложение большего размера Ц уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый €щик. ” некоторых могут быть вообще dial-up модемы.
2. Ќе вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы Ц многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложени€ и адресат их никогда не прочтет. ”паковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
3. Ќе вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. Ц они запускаютс€ при включенном автопросмотре у получател€, что может доставить ему некоторые неудобства.
4. ¬оздержитесь от вложений сомнительного содержаний (порно и пр.) Ц во-первых, ваш корреспондент может не раздел€ть ваших вкусов, а во-вторых, вы можете доставить непри€тности человеку, работающему в организации, где примен€етс€ перлюстраци€ почты.

Ёлектронна€ подпись (signature)
1. ≈е наличие Ц полезно (есть ваша контактна€ информаци€) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
2. ѕодпись не должна превышать 5-6 строк. ќна должна выключать в себ€ минимум вашу фамилию и им€, и желательно телефон, электронный адрес, им€/адрес компании и ее сайт.
3. »мейте 2 варианта signature Ц дл€ инициативных (собственных) писем и ответов.
 (505x338, 20Kb)

ћетки:  

 —траницы: [1]