Случайны выбор дневника Раскрыть/свернуть полный список возможностей


Найдено 763 сообщений
Cообщения с меткой

документооборот - Самое интересное в блогах

Следующие 30  »
kiev2376393

Регистратор REG.RU первым в мире внедрил дронный документооборот

Вторник, 11 Апреля 2017 г. 18:54 (ссылка)

Крупнейший российский регистратор и хостинг-провайдер REG.RU стал первой в мире IT-компанией, запустившей дронный документооборот. В рамках сервиса REG.Fast клиенты уже получают закрывающие документы и сертификаты о владении доменом на дронах.

Метки:   Комментарии (0)КомментироватьВ цитатник или сообщество
rss_rss_hh_new

Почему понадобилось разработать «русский дропбокс»

Четверг, 26 Января 2017 г. 10:20 (ссылка)





В какой-то момент российские организации остро ощутили, что отправлять файлы через иностранные сервера — не самая хорошая идея. Дальше три варианта: либо решать административно и «бить ногами» тех, кто отправляет не на флешке фельдъегерской почтой, либо делать глобальное хранилище данных (например, на базе ECM Documentum, OpenText или Alfresco), либо же сразу разворачивать облачный аналог Дропбокса у себя на серверах в РФ.



Первые два пути работают, но самый простой и эффективный — третий. Поэтому нам пришлось сделать свой сервис обмена файлами для крупного бизнеса. Из приятных примочек — аутентификация через LDAP, шифрование, саморазрушающиеся ссылки и прочие прелести паранойи. Самое смешное — получилось вполне сопоставимо по конечным ценам с бизнес-лицензией на Дропбокс. Да, мы делаем дешевле Dropbox Business для средних и больших компаний.



Задача



Есть два типа инсталляции: а-ля облачное хранилище (как Onedrive, Google Drive, Дропбокс и прочие подобные сервисы), только с учётом российских особенностей и серверами внутри страны. Либо исключительно «своё» решение с серверами в своём дата-центре.



Инициаторами проекта, конечно же, были безопасники — в первую очередь наши собственные. Видеть файлы компании за DMZ-периметром никому из них не нравится, поэтому понадобилось такое решение. Например, это важно при управлении доступом к файлам, когда тот или иной сотрудник увольняется и необходимо отключить его учётку.



Затем ещё требования: у администратора ПО должен быть подробный журнал действий — кто, куда и сколько залил, что и кто пошарил. Единственный момент — в финальной реализации админ видит только названия файлов, но не их содержимое. Поэтому, например, был парень, который хранил некие видео под именами отчётов.



Дальше — стандартные фишки. Если документ отправляется вовне, можно сделать публичную ссылку, как обычно, или ссылку с паролем. И ещё прикрутить таймер, если хочется. Можно ограничить количество скачиваний.



Реализация



В Нижнем Новгороде нашлась группа разработчиков, пилившая похожий продукт для внутреннего рынка и для корейских корпораций. АСД, вообще, изначально московская компания, которая в 2012 году открыла офис в НН.



Их ядро (платформа Cloudike) отлично показало себя на внедрениях у операторов и сервис-провайдеров «МегаФон», Vodafone, Ooredo Indosat, KoreaTelecom. Внутренний файлообмен этих компаний построен именно на коде команды из Нижнего. Мы договорились с ними и взяли их хорошо проработанное ядро, плюс фактически поставили задачи по доводке продукта для нужд крупного бизнеса и госкомпаний.



Затем развернули его в своей облачной инфраструктуре (два дата-центра в черте Москвы), включая ЦОД «Компрессор» с уровнем Tier III — Gold Certification of Operational Sustainability. Это для «общего» доступа.



Вот так результат выглядит через web:







Есть ещё приложение для телефона, PC.



Наша инсталляция размещается на S3-совместимом объектном хранилище на CEPH, поверх которого работают 18 сервисных виртуалок (все сервисы закластеризованы). Подключение нового заказчика к сервису происходит в течение 10 минут. Востребовано это сейчас компаниями от 50 активных пользователей.



Есть ещё вариант развёртывания сервиса у заказчика на его мощностях — on-premise, чтобы все данные были внутри ИТ-периметра. В таком случае установка длится куда дольше. Как правило, нужны свои особые фичи под требования безопасности госкомпаний. Наиболее часто встречается прямой доступ к файлам у суперадминистратора, премодерация публичных ссылок, интеграция с системами предотвращения утечек, постмодерация, удаление через сотрудника безопасности. Есть даже отправка файлов только по белому списку получателей (который обновляется по письменной заявке безопаснику). Есть возможность шифрования на источнике и на передаче. Например, для нашей собственной интеграции внутри компании понадобилось дорабатывать AD — у нас основа учётки — не почта, а ФИО. Мы все логинимся по имени-фамилии.



Обычный срок внедрения — 3–4 месяца с учётом допиливания фич.



Лицензия на сервис по подписке (оплата по количеству пользователей). В стандартном тарифе на одного пользователя приходится 100 Гб (квоты управляются администратором, например, можно дать одному 500 Гб, а ещё пятерым — по 20 Гб).



На инсталляцию внутри компании — большой счёт за кастомизацию, дальше — разовая lifetime-лицензия. Плюс возможность поддержки или доработки по необходимости.



Кто использует



Может показаться, что рынок у такого продукта кончается на пальцах второй руки, — не так много компаний реально беспокоятся за свою безопасность. Но нет, оказалось, что внутренний обмен бывает нужен почти всем на определённом этапе зрелости компании.



Запросов в первые недели приходили реально сотни. Как правило, это множество подрядчиков строительного бизнеса, которые обмениваются проектно-сметной документацией и счетами. Они привыкли так: делается папка для совместной работы, туда автоматом кладутся счета и прочее. Пользователь заходит в папку — а там уже всё его ждёт.



Потом архитектурные бюро. Мы это почувствовали на себе: пока строили третий дата-центр, обменивались схемами, которые очень быстро разрослись и перестали влезать в письма, и сразу поплыла версионность. Начали платить за Дропбокс. Бизнес — была прямая необходимость.



В общем, практически все компании, кто не внедрял «тяжёлый» СЭД вроде банков из ТОП-10 и большой тройки операторов. То есть весь средний бизнес.



ИТ-службам интересно, чтобы пользователи сами, без запроса, могли управлять «шаренными» папками, добавлять и удалять коллег. Или иметь локальную копию файлов облака у себя на устройстве с возможностью автоматического управления коллизиями. Для компаний с особым отношением к безопасности есть WEBDAV-клиент (пока в закрытой бете), который эмулирует жёсткий диск, при этом файлы физически у пользователя не хранятся.



О разработке



Сотрудничество с командой в Нижнем Новгороде оказалось очень познавательным в плане того, как выстраивается диалог между корпорацией и маленькой независимой командой. Руководитель проекта с их стороны — непосредственная девушка Лена, которая всегда на связи.



Например, в первый месяц общения пишу письмо официальным языком, по этикету, описываю баг. Это было в субботу вечером, как привычно по идее — жду ответа в понедельник в обед. Но нет, через пару минут приходит сообщение в мессенджер: «Я проверю через час, потому что сейчас в аптеке». Просто разрыв мозга! С одной стороны, если бы так в деловом письме от меня заказчику было — меня бы приняли за неадеквата. А с другой — фантастическая по меркам корпораций реакция за час.



Кроме самой команды в Нижнем разработка велась в Казани, Смоленске и Ульяновске (это удалённые разработчики), плюс, поскольку компания во многом ориентирована на экспорт ПО в Корею, Индонезию и Турцию, ещё 10 спецов сидят в Сеуле (+6 по времени, и один из них, фронтенд, не знает английского).







Требуемые ресурсы для инсталляции до 10 000 пользователей:


  • Total vCPU 33

  • Total RAM 75

  • Total HDD, Gb 2554





Ссылки




Original source: habrahabr.ru.

https://habrahabr.ru/post/320470/?utm_source=habrahabr&utm_medium=rss&utm_campaign=best

Метки:   Комментарии (0)КомментироватьВ цитатник или сообщество
rss_rss_hh_new

Как заполнять и подписывать документы автоматически с помощью DocuSign

Вторник, 20 Декабря 2016 г. 13:23 (ссылка)





Мы делаем это стоя. В зимней одежде. Под пристальным взглядом чиновника, сотрудника банка или страховой службы. Даже если делать это дома с комфортом, остаётся риск совершить ошибку и начать заново. Я говорю о работе с бумажными документами, ведь чаще всего это происходит именно так.



Избежать ошибок такого рода помогает автоматизация заполнения. В этой статье я расскажу про то, как помогал одному нашему клиенту автоматизировать заполнение и подпись бланков страховых компаний с помощью сервиса DocuSign. После его введения количество клиентов и их лояльность повысились.



Что такое DocuSign?



DocuSign — это сервис, позволяющий загружать, отправлять на подпись, просматривать, подписывать и отслеживать статус документов. Делать это можно как из интерфейса сервиса, так и с помощью собственного клиента, который должен использовать API и Embedded View для просмотра и подписи документов.



Правовой статус



DocuSign может работать как с факсимильными, так и с цифровыми подписями. Если вы планируете работать на западном рынке, то проблем с этим возникнуть не должно. В России вам нужно учитывать, использование факсимиле определяется законодательством или специальным соглашением сторон. Есть ряд случаев, в которых использовать факсимиле нельзя. Более подробно об этом можно прочитать на портале «Гарант».



Безопасность



Безопасность документов и электронных подписей сертифицирована в соответствии со стандартом ISO 27001, определяющим основные положения в области систем информационной безопасности.

Все данные между клиентом и сервисами DocuSign передаются в зашифрованном виде по протоколу HTTPS. Документы и шаблоны, которые хранятся в DocuSign, зашифрованы с помощью алгоритма AES-256.



HIPAA Compliance



DocuSign позволяет работать с документами и электронными подписями в полном соответствии с HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act, или закон США «О перемещаемости и подотчётности страхования здоровья», изданный в 1996 году). Закон определяет стандарты по обеспечению конфиденциальности информации о здоровье: состоянии здоровья, прохождении лечения или оплате медицинских услуг.



Начало работы



Наша цель — заполнять и отправлять бланки с помощью DocuSign.



Предположим, что нам нужно отправлять один и тот же PDF-документ разным людям. Мы могли бы отправлять его по почте вручную, однако для этого в DocuSign существует специальный механизм. Механизм оперирует следующими сущностями:




  • Template. Сущность инкапсулирует в себе PDF-документ, поля документа и соотношения между полями и ролями получателей. Это значит, что одно поле с подписью может быть для нанимаемого сотрудника, а другое — для начальника отдела кадров или директора;

  • Envelope. Контейнер для хранения и отправки одного и более многостраничных документов.



Процесс работы с документами состоит из:




  1. создания шаблона (Template);

  2. отправки документа выбранным получателям;

  3. сохранения конечного документа.



Разберём каждый шаг по отдельности.



Регистрация демо-аккаунта



Для получения доступа ко всем функциям DocuSign необходимо создать демо-аккаунт. Для этого в разделе Developers на главной странице DocuSign нажмите кнопку Create Sandbox:







Остаётся подтвердить свою учетную запись, и мы готовы идти дальше.



Создание шаблона



Для создания шаблона:



1. перейдите во вкладку Templates и нажмите New -> Create Template;

2. введите название и описание для шаблона:







3. Загрузите документы:







4. Добавьте получателей. Для повторного использования и отправки шаблона разным получателям можно задать только название роли (например, employee для роли сотрудников компании):







5. Нажмите кнопку Next.



После этого мы попадём на экран добавления полей в документ, которые в дальнейшем сможет заполнять его получатель. Если получателей несколько, поля могут быть назначены для каждого из них.







У каждого поля есть ряд параметров. На параметре Data Label стоит заострить своё внимание. Его можно использовать как идентификатор при работе с данными шаблона или документа через API. Стоит отметить, что Data Label — не уникальное значение, поэтому поля с ним могут дублироваться. Это полезно, если вам нужно автоматически заполнить сразу несколько полей с именем одного и того же человека.



Отправление документа



Чтобы отправить документ получателям, которые его затем заполнят и подпишут, необходимо нажать на кнопку Use напротив выбранного шаблона. После этого откроется окно, в котором нужно ввести имена и email’ы получателей:







После того, как вы отправили документ, выбранным получателям придут уведомления с просьбой проверить, заполнить и подписать документ. В письме будет ссылка на форму с документом. Если у этого документа только один получатель, то после подписания его статус будет заменён на Completed, что будет видно в интерфейсе DocuSign. После этого заполненный и подписанный документ можно скачать. В случае, если получателей два и больше, статус документа останется прежним (Sent).



Всё то, что мы сейчас проделали вручную (отправили документ нужным получателям, а получатели заполнили его), можно делать автоматически, используя API. Об этом пойдёт речь в следующем разделе.



Начало работы с API



У DocuSign есть два интерфейса API: SOAP и REST. Мы будем рассматривать второй вариант, поскольку он более нагляден, а также содержит в себе наиболее полную реализацию методов. REST API позволяет подписывать документы, отправлять документы на подпись, а также автоматизировать документооборот.



Для работы с REST API нам нужно авторизоваться. Для этих целей в API добавлена возможность передавать данные для авторизации в специальном заголовке, в котором должно быть имя пользователя, пароль, а также Integrator Key.



Для начала разберёмся, как получить Integrator Key, а затем вернёмся к составлению запросов к API.



Получаем Integrator Key



Integrator Key (также Client ID) — это уникальный идентификатор для получения доступа к DocuSign API. Для одного аккаунта может быть зарегистрировано несколько таких ключей. Сделано это для того, чтобы разделить окружения и использовать свой ключ для каждого из них. Изначально в новых аккаунтах ключей нет, поэтому придётся его создать. Для этого вам необходимо зайти в свой аккаунт и выполнить эти шаги:



1. Перейдите в DocuSign Admin:







2. В меню слева выберите API and Keys:







3. Нажмите ADD INTEGRATION KEY:







4. Добавьте описание приложения:







5. Нажмите Add



Готово. Теперь ключ можно найти в секции My Integrator Keys.



Создаём запросы к DocuSign



Каждый запрос к DocuSign должен сопровождаться заголовком X-DocuSign-Authentication, где в формате JSON передаются имя пользователя, пароль и Integrator Key. Такой формат следует использовать только для интеграции сторонних сервисов с DocuSign. Для работы с клиентскими приложениями (например с приложением на iOS) необходимо использовать OAuth.

Нашим первым запросом к DocuSign должен быть запрос на получение информации об аккаунте. Там же будет находиться так называемый baseUrl — url, который должен использоваться для составления последующих запросов к DocuSign.



$ curl -i -H 'X-DocuSign-Authentication:
{ "Username": "developer@example.com",
"Password": "example",
"IntegratorKey": "00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789b" }'\
https://demo.docusign.net/restapi/v2/login_information


{
"loginAccounts": [
{
"name": "Developer",
"accountId": "9999999",
"baseUrl": "https://demo.docusign.net/restapi/v2/accounts/9999999",
"isDefault": "true",
"userName": "Dev Eloper",
"userId": "00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789a",
"email": "developer@example.com",
"siteDescription": ""
}
]
}


Вооружившись baseUrl и заголовком X-DocuSign-Authentication, мы готовы делать запросы к API.



Получение шаблона



Предположим, что у вас уже есть база шаблонов, которую проще всего слелать через интерфейс DocuSign. Мы будем использовать шаблон, который уже создали ранее. В качестве примера возьмём согласие на обработку персональных данных, в котором нам необходимо заполнить поля с данными о получателе документа.



Первое, что нам нужно сделать, это получить нужный шаблон. Мы можем сделать это, если знаем его идентификатор. Идентификатор можно получить, перейдя на страницу шаблона в вашем аккаунте.



$ curl -i -H 'X-DocuSign-Authentication:
{ "Username": "developer@example.com",
"Password": "example",
"IntegratorKey":"00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789b" }'\
https://demo.docusign.net/restapi/v2/accounts/9999999/templates/00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789c


Данные о полях шаблона содержатся в свойстве tabs, которое принадлежит свойству recipients. Из всего ответа сейчас нас интересует именно оно:



{
"recipients": {
"signers": [
{
"tabs": {
"signHereTabs": [ ... ],
"dateSignedTabs": [ ... ],
"textTabs": [ ... ]
},
"name": "",
"email": "",
"roleName": "employee"
},
{
"name": "",
"email": "",
"roleName": "hr"
}
],
"agents": [],
"editors": [],
"intermediaries": [],
"carbonCopies": [],
"certifiedDeliveries": [],
"inPersonSigners": [],
"recipientCount": "2"
}
}


В DocuSign существует семь типов получателей: Agents, Carbon Copies, Certified Deliveries, Editors, In Person Signers, Intermediaries, и Signers. В нашем шаблоне мы используем только Signers*, поэтому и рассматривать мы будем только этот тип.



*Своим названием этот тип говорит о том, что его получатели должны подписать документ. Это вовсе не обязательно: если не назначить этому пользователю поля, которые он должен заполнить (или подписать), то ему будет достаточно открыть документ и просмотреть его.



Как уже было упомянуто выше, у каждого получателя есть свойство tabs, в котором содержатся все поля в документе. Поля делятся ещё на несколько типов. Мы не будем рассматривать все из них и в целях экономии времени возьмем только textTabs (поля для ввода текста) и signHereTabs (поля для подписей). Это два основных поля, которые чаще всего встречаются в документах.



Перейдём к автозаполнению.



Заполнение полей и отправка документа получателям



Для того, чтобы DocuSign сам подставил нужные значения, при создании документа необходимо передать список всех получателей, добавив свойство tabs для получателей, которым вы хотите заполнить поля.



Поле обязательно должно содержать свойства name, tabLabel, xPosition, yPosition, а также значение поля ввода value. Мы уже говорили про tabLabel выше — это поле пригодится нам для его идентификации. Например, с полем с tabLabel, равным nameFull, можно однозначно сопоставить полное имя получателя и добавить его в value.



В нашем документе есть поля для заполнения: nameFull, idNumber, idIssuedBy, idType и addressFull.

Зададим значение для этих полей и отправим документ:

nameFull: “Иван Петров”

idNumber: “1234 567890”

idIssuedBy: “УВД”

idType: “паспорт”

addressFull: “Московский проспект, 12, кв. 221”



Чтобы создать документ, выполним такой запрос:



$ curl -X POST -H 'X-DocuSign-Authentication:
{ "Username": "developer@example.com",
"Password": "example",
"IntegratorKey":"00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789b" }'\
-d '{
"status": "sent",
"emailSubject": "Example",
"templateId": "00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789c",
"templateRoles": {
"signers": [{
"name": "Иван Петров",
"email": "ivan@email.com",
"recipientId": "1",
"routingOrder": "1",
"tabs": {
"textTabs": [
{
"xPosition": "150",
"yPosition": "200",
"name": "Full Name",
"tabLabel": "nameFull",
"value": "Иван Петров"
},
...
],
}
}]
}
}'\
'https://demo.docusign.net/restapi/v2/accounts/9999999/envelopes/'


В ответе будет содержаться идентификатор созданного документа (envelopeId), дата последнего изменения статуса (statusDateTime) и сам статус (status):



{
"envelopeId": "00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789d",
"uri": "/envelopes/00000000-aaaa-bbbb-cccc-0123456789d",
"statusDateTime": "2016-09-27T19:52:09.7670000Z",
"status": "created"
}


Документ заполнен и отправлен, и получателю не нужно заботиться о том, чтобы вписывать свои данные самостоятельно. Вот так выглядит форма заполнения документа:







Сертификация



Сертификация необходима для того, чтобы вы могли использовать интеграцию с DocuSign в рабочей среде. Для того, чтобы процесс сертификации прошёл без сучка без задоринки, необходимо, чтобы ваш клиент удовлетворял следующим требованиям:



1. не использовать недокументированные особенности API;

2. не использовать фичи, к которым у вас нет доступа в силу ограничений подписки;

3. не выходить за пределы выделенной квоты.



Что сделать, чтобы пройти сертификацию?



1. Заполнить и отправить форму запроса на сертификацию в Developer Center, в которой вы укажете:




  • Integrator Key

  • Account ID

  • интервал времени, за которое нужно будет выполнить не менее 20 запросов к DocuSign. Запросы будут отражать то, как вы планируете использовать API



2. Использовать ваше приложение в выбранный временной интервал, сделать не менее 20 транзакций с DocuSign

3. Если всё в порядке, то вы получите Post Certification Guide для подготовки к релизу. Обычно на этот процесс уходит не более недели, но я не рекомендую делать это перед самым релизом — без сертификации документы не будут иметь юридической силы, а вы не будете иметь доступа к поддержке DocuSign.



Заключение



В этом примере мы максимально поверхностно рассмотрели особенности интеграции с DocuSign, а также создали клиент для автозаполнения шаблонов и отправки документов на подпись. Я надеюсь, что этих знаний вам будет достаточно для того, чтобы понять, использовать ли сервис и продумать более сложную интеграцию или нет.
Original source: habrahabr.ru (comments, light).

https://habrahabr.ru/post/317904/

Комментарии (0)КомментироватьВ цитатник или сообщество
Старника

Профессиональная систематизация документов

Понедельник, 25 Октября 2016 г. 03:37 (ссылка)


   Профессиональный подход к документообороту предприятия - главный успех его деятельности. Крупные концерны, весомые предприятия, небольшие фирмы, которые нацеленные на долговременную и прибыльную деятельность, особое внимание уделяют ведению документации, хранению важной информации, сохранению документов в целостном виде, установленный законодательством промежуток времени. Подготовка бумаг к сдаче в архив, полная сохранность документов длительный срок требует дополнительных материальных затрат.При этом, чем большом документооборот предприятия в год, тем больше вложений в хранение бумаг потребуется.

ООО "Главархивпроект" предоставляет услуги по систематизации документов государственных и частных компаний в полном соответствии с законодательством по приемлемой цене. Высококачественно проведенные архивные работы, позволят упорядочить документооборот предприятия, сэкономить место и деньги на хранении документов непосредственно на месте, нанимать в штат профессиональных архивариусов, подготовить бумаги к передачи в гос.органы или на утилизацию.

     Обработка документов по личному составу и подготовка для передачи на постоянное государственное хранение, позволят обезопасить своих сотрудников от непредвиденных ситуаций. Профессиональный подход к архивированию: систематизация и опись дел, экспертиза ценности документов с установлением сроков хранения установленных законодательством. Переплет документов по архивным нормам позволит продлить срок хранения важных документов, используя высококачественные материалы для работы. Хранение в архиве документации до первого требования, с возможностью свободного доступа заказчика к необходимым документам.

     Главархивпроект также предоставляет услуги по оцифровке бумажной документации, распознания и сохранения на цифровые носители. Сканирование документов позволяет компаниям более эффективно вести делопроизводство, а электронный архив позволит существенно сократить затраты на содержание архива. Предоставление услуги по утилизации документов, у которых истек необходимый срок хранения по действующему архивному законодательству. Уничтожение документов доступно с согласия заказчика, только после проведения экспертизы ценности.

     Документооборот предприятия обязан проводится в соответствии с законом, поэтому хранение и уничтожение документации, не менее важный процесс, который необходимо доверить профессиональным архивариусам. Более детальную информацию об архивных работах в Москве можно получить на сайте компании glap.ru

Превью архивные работы (260x204, 16Kb)Превью сдача документов в архив (260x195, 40Kb)

Метки:   Комментарии (0)КомментироватьВ цитатник или сообщество
rss_rss_hh_new

[Из песочницы] Сравнение СЭД представленных на рынке Казахстана

Среда, 14 Сентября 2016 г. 13:26 (ссылка)

Я работаю в крупной национальной компании и занимаюсь вопросами выбора и внедрения информационных систем. Передо мной стояла задача выбора системы электронного документооборота для нашей компании и в результате этой работы хочу поделиться полученным опытом. Какую из систем этого обзора мы выбрали раскрывать не буду, тем более, что у каждой компании свои предпочтения и принятое решение для нашей компании может быть не лучшим применением в другой компании.



Классический документооборот в средних и крупных предприятиях не является ключевым процессом производственной деятельности. При этом отсутствие автоматизации документооборота или неэффективная автоматизация съедает много времени у сотрудников на согласование и подписание документов. А вы представьте идеальную картину: сотрудник отправляет документ на согласование, и его руководитель за ноутбуком согласовывает документ находясь на совещании, директор департамента согласовывает на телефоне, находясь на деловой встрече, а директор подписывает документ на планшете в такси по дороге в аэропорт. А теперь задумайтесь, что это уже работает во многих компаниях и как это ускорило их деятельность!



В Казахстане рынок СЭД представлен следующими продуктами (формулировка и пунктуация взята с официальных сайтов продуктов и сохранена):




  • 1С: Документооборот (Россия)

  • Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)

  • Е1 Евфрат (Россия)

  • Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)

  • Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)

  • Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)

  • Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)

  • CЭД Docsvision (Россия)

  • Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)

  • DIRECTUM (Россия)



Сравнение будем делать по следующим критериям:




  1. Юзабилити

  2. Функциональность

  3. Конфигурируемость

  4. Стоимость



Перед тем как начать



Для оценки систем были запрошены демо-версии продуктов, документация, презентации. По результатам были исключены следующие системы в виду невозможности проведения оценки:




  • Система Электронного Документооборота «InDocs» (Казахстан)

  • Система электронного документооборота Эвридок (Казахстан)



Причина: поставщики не предоставляют демо-версию, документацию, в свободном доступе отсутствуют скриншоты системы.



Юзабилити



1С: Документооборот (Россия)


Рабочий стол (толстый клиент)



1C:Документооборот



Начальная страница (тонкий клиент)



1C:Документооборот



Впечатление: для меня как дилетанта в 1С интерфейс (программировал в 1С 6 версия около 1 месяца в 2004 году, но ни разу не работал как пользователь) показался очень формализованным и откровенно сложным! При выполнении операций заметны временные задержки. В веб-версии приложенные файлы невозможно просмотреть в браузере – обязательно нужно скачивать. Операции в СЭД сопровождаются открытием множества окон.



Е1 Евфрат (Россия)


Главная:







Впечатление: продуманная система с классическим подходом к реализации документооборота (навигация по документам и задачам находится слева, отображение журнала и карточек документов – справа). Имеется подсветка документов в зависимости от статуса. Операции выполняются быстро без ощутимых задержек. Дизайнер маршрутов показался простым и есть опасение, что построение сложных маршрутов не представляется возможным.



Система электронного документооборота «Documentolog» (Казахстан)


Журнал документов:







Портальная функциональность:







Впечатление: для отечественной (казахстанской) разработки хорошее начало. СЭД включает еще и портал (точнее не портал, а фиксированное количество разделов на выбор для публикации новостей, дней рождений и т.д.). Основной фишкой СЭД по заявлению разработчиков является то, что нет необходимости прикреплять документ к карточке, потому что карточка уже содержит поле для ввода содержимого документа (хотя такой же подход есть и в других системах, например, в ряде конфигураций IBM Lotus). К скорости работы СЭД нареканий нет. Графический интерфейс воспринимается сырым – вероятно следует подключить дизайнера, чтобы этот момент не напрягал глаз.



Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) (Казахстан)


ЕСЭДО



Впечатление: компания IBM в свое время хорошо поработала в Казахстане и это послужило тому, что по госзаказу разработана СЭД для автоматизации гос органов под брендом «ЕСЭДО». В настоящее время любая негосударственная компания может приобрести ЕСЭДО. Графический интерфейс морально устаревший, крайне формализованный. Инструментов по какому-либо значимому конфигурированию СЭД не обнаружено.



Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» (Казахстан)


Рабочая область:







Портальная функциональность:







Впечатление: казахстанский продукт. Графический интерфейс современный, так называемый flat-дизайн. Работать с СЭД приятно и назначение той или иной кнопки вопросов не вызывает. Вместе с СЭД идет портал с коробочной функциональностью (с возможностью кастомизации своими силами). ТЕНГРИДОК позволяет работать с форматом файла Microsoft Word в браузере и поддерживает одновременное редактирование файла несколькими сотрудниками.



Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан)


Потоки работ:







Впечатление: разработчик заявляет, что вы покупаете платформу, которая может все (управление проектами, контентом и т.д.). При работе с платформой не возникает ощущения платформенности, а скорее ощущение наличия нескольких подсистем. Идея заложена хорошая, которая требует значительного наращивания функционала и гибкости. Демо-стенд работает крайне медленно (возможно из-за загрузки канала хостинга ARTA SYNERGY)



CЭД Docsvision (Россия)






Впечатление: данная СЭД – один из лидеров на российском рынке, но на рынке Казахстана представлена слабо. Docsvision – это толстый клиент, который встраивается в веб-браузер. Графический интерфейс современный, удобный в использовании, но с сюрпризами: реквизит выбора сотрудника требует привыкания и в целом нужно смириться, что кликать по несколько раз для выполнения операции – это повседневная реальность. К сожалению, даже на демо-данных все жутко тормозит.



DIRECTUM (Россия)


Папки документов:







Впечатление: много кнопочек. Функционал формализован и для выполнения той или иной задачи нужно задуматься где и что нажать, куда перейти. Систему нельзя назвать современной и отзывчивой к пользователю.



Функциональность



Сравнение функциональности каждой СЭД представлена в таблице ниже.



Сравнение функциональности СЭД



















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Функциональное требование 1С: Документооборот Е1 Евфрат (Россия) Система электронного документооборота «Documentolog» Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО) Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК» Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан) CЭД Docsvision DIRECTUM
Наличие полнофункционального web-интерфейса для рабочих мест: пользователя Нет, как отдельный модуль с ограничениями Нет, есть ограничения Да Нет Да Да Нет, только IE и ОС Windows Нет, есть ограничения
администратора Нет Нет Да Нет Да Да Нет, только IE и ОС Windows Нет
Мультиязычность интерфейса: русский Да Да Да да Да Да да Да
английский Да Нет Нет нет Да ? нет ?
казахский Да Нет Да да Да Да нет Нет
возможность локализации Да ? Да да Да Да да Да
Интеграция с SharePoint ? Да Нет Нет Да Нет да Нет
Интеграция с другими системами Да Да Да Да Да ? да Да
Встроенный «конструктор форм», для самостоятельного создания форм заявок и печатных форм документов посредством пользовательскогоинтерфейса Да да Да Да да Да да Да
Встроенный инструмент «BPM» для настройки маршрута процессов посредством пользовательского интерфейса Да да Да, без графического дизайнера Да да Да, без графического дизайнера да Да
Встроенный «конструктор отчетов», для формирования отчетности посредством пользовательского интерфейса Да да Да Да да Да да Да
Работоспособность системы на каналах связи от 512 кбит/сек Да Да Да Да да Да да Да
Обеспечение совместной работы до 400 пользователей без потери производительности Да Да Да Да да Да да Да
Поддержка электронных подписей Да Да, казахстанские провайдеры не поддерживаются Да, Поддержка TumarCSP, IOLA, КЦМР. Требуется установка Java на клиентском компьютере Да Да, Поддержка ЭЦП, а также применение ЭЦП посредством ее визуального отображения (логические метки). Поддержка провайдеров НУЦ РК, ТУМАР-CSP, Службы сертификации Microsoft Active Direсtory. Отсутствие необходимости загрузки Java-апплетов в браузер для подписи карточекдокументов. Да Да, казахстанские провайдеры не поддерживаются Да, казахстанские провайдеры не поддерживаются
Наличие преднастроенных процессов и документов в базовой версии системы: классических (входящие/исходящие, канцелярия, служебные записки, кадровые процессы, задачи, номенклатура дел и т.д.) неклассические (внутренние документы, различные типы заявок, договора, доверенности ит.д.) банковских (Кредитные договоры, Клиентское досье, Внешний и внутренний аудиты, Обработка запросов клиентов и т.д.) Да Да Да Да Да Да да Да
Возможность ведения дискуссий/обсуждений Да Нет Нет Нет Да Да нет Нет
Календарь событий Да Да Да Нет Да Да нет Нет
Основные функции
Возможность управления электронными документами (создание и хранение различных документов(форм), аттачей к ним, поддержка жизненного цикладокументов, назначение прав доступа, ведение истории работы, различные виды поиска и навигации) Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность управления процессами (поддержка процессов согласования и обработки документов, выдача заданий и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками в ходе бизнес-процессов); Да Да Да Да Да Да Да Да
Ведение канцелярии (ведение номенклатуры дел, рассылка и контроль местонахождения бумажных документов, организация обмена электроннымидокументами с электронной цифровой подписью (ЭЦП) и т.д.); Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность управления совещаниями и заседаниями (подготовка и проведение совещаний и заседаний (согласование места, времени, составаучастников, повестки), формирование и рассылка протокола, контроль исполнения принятых решений); Нет Да Нет Да Да + бронирование конференцзалов в Exchange или локально Да Да, требуется покупка дополнительных лицензий Да, требуется покупка дополнительных лицензий
Возможность управления показателями KPI (оперативный контроль и анализ бизнес-процессов по показателям KPI, в том числе с поддержкойсистемы сбалансированных показателей (BSC / KPI). Да Нет, Реализуется по запросу заказчика Нет Нет да Да нет Да, требуется покупка дополнительных лицензий
Интеграция с Active Directory
Наследование данных для авторизации (логин, пароль) в ЭД с AD Да Да Да Да Да ? Да Да
Наследование личных данных пользователя с AD Да Да Да Да Да ? Да Да
Наследование перечня информационных ресурсов с AD ? ? Нет Нет Да ? нет Нет
Двухсторонняя синхронизация с AD Нет Нет Нет Нет Да Нет Да Нет
Интеграция с Outlook
Возможность интеграции с Microsoft Outlook Да Да Нет Да Да Нет Да Да
Возможность одобрения/отказа в одобрении с указанием причины заявки, обрабатываемой в системе ЭД, посредством outlook (пользователюприходит уведомление на его e-mail, содержащее краткие данные по заявки, особые отметки уже согласовавших/отказавших лиц заявку, ссылку назаявку с системе СЭД – у пользователя есть возможность одобрить или отказать в одобрении данной заявки из почты, не заходя в систему ЭД. Нет Нет, Реализуется по запросу заказчика Нет, Реализуется по запросу заказчика Нет Нет, Реализуется по запросу заказчика Нет, Реализуется по запросу заказчика Нет Нет
Уведомления
Возможность рассылки различных уведомлений на e-mail Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность настройки рассылки уведомлений, посредством пользовательского интерфейса, для различных событий в системе. Да Да Да Да Да Да Да Да
Рассылка уведомлений при возникновении сбоев в системе Да Да Нет Да да Да Да Да
Рассылка уведомлений по событиям, возникающим в ходе выполнения бизнес-процессов Да Да Да Да Да Да Да Да
Рассылка уведомления при наступлении deadline (срок исполнения задачи, срок истечения действия заявки и т.п.) Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность автоматической рассылки отчетов на e-mail ? Да Нет Да Нет Нет Нет Нет
Работа с документами
Возможность ручного ввода документов Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность размещения документов посредством сканирования Да Да Да Да Да Да Да Да
Работа с формами (создание документа на основании формы и его хранение в системе) Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность импорта/экспорта документов Да Да Да Да Да Нет Да Да
Наличие пользовательского интерфейса для настройки бизнес процессов по работе с документами Да Да ? Да Да Да Да Да
Наличие встроенной программы просмотра документов, позволяющей получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузкиресурсоемких приложений. Нет Нет Да Нет Да Да Да ?
Наличие встроенной программы просмотра документов, позволяющей редактировать документы Microsoft Office без загрузки ресурсоемкихприложений. Нет Нет Нет Нет Да Нет Нет Нет
Возможность параллельного согласования документов Да Да Да Да Да Да
Возможность смешанного согласования с группировкой согласующих Нет Нет Нет Да Нет Да Да
Возможность параллельного редактирования документов Нет Нет Нет Нет Да Нет Нет Нет
Наличие и соблюдение версионности при работе с документами Да Да Да Да Да Да Да Да
Журналирование действий пользователей при работе с документами Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность долговременного хранения документов Да Да Нет Да Да ? Да Да
Распознавание текста Нет Да Да ? Да Нет Да Да
Лингвистический перевод документов русский-казахский, казахский-русский Нет Нет Да ? Да ? Нет Нет
Замещение сотрудника Да Да Да Да Да Да Да Да
Делегирование задач сотрудникам ? Да ? Да Да Нет Да Да
Архивирование документов
Наличие архива документов Да Да Нет Да Да ? Да Да
Возможность работы с документами, находящимися в архиве Да Да Нет Да Да ? Да Да
Наличие возможности размещения архивов документов на разных носителях\серверах. Да Да ? ? Да ? Да Да
Наличие функционала для настройки правил хранения документов Да Да ? ? Да ? Да Да
Автоматическое формирование описи для списания документов в архив Да Да Нет Нет Да Нет Да Да
Автоматическая подстановка номенклатуры в карточку документа Нет Нет ? ? Да ? Да ?
Поиск документов
Наличие функции поиска документов. Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность поиска документа по атрибутам Да Да Да Да Да Да Да
Возможность поиска документа по содержимому Да Да Да Да Да Да Да
Логирование
Наличие логирования действий пользователей и администраторов системы. Да Да ? Да Да ? Да Да
Наличие логирования при отправке уведомлений системы Да ? ? Да Да ? Да Да
Наличие логирования всех изменений, связанных с отдельно взятым файлом/документом. Да Да ? Да Да ? Да Да
Наличие в логе информации о дате, времени, типе вносимых изменений, данных пользователя, осуществившего изменение. Да Да ? Да Да ? Да Да
Наличие логирования ошибок системы Да Да ? Да Да ? Да Да
Наличие в логе ошибок информации о дате, времени, наименовании объекта/функции системы, при отработке которых произошла ошибка; описаниеошибки – четкое и понятное. Да Да ? Да Да ? Да Да
Отчетность
Наличие возможности формирования отчетности Да Да, содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов Да Да Да Да Да Да
Возможность формирования отчетности по всем данным загружаемым и хранящимся в системе (пользователи, группы пользователей, орг.структура, ресурсы, уровни доступов к ресурсам, задачи, заявки и т.д.) Да Да Нет Да Да ? Нет ?
Возможность формирования отчетности по процессам, осуществляемым в системе Да Да Да Да Да Да ? Да
Наличие пользовательского интерфейса для формирования отчетности Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность самостоятельного создания новых отчетов и редактирование существующих Да Да Да Да Да ? Да Да
При формировании отчетов в системе ЭД должна быть предусмотрена возможность настройки даты/периода для формирования отчета Да Да Да Да Да Да Да Да
Выгрузка отчетов в формате xls / .xlsx Да Да Да Да Да Нет Да Да
Возможность настройки автоматического формирования отчета с указанием периодичности его формирования и отправка на указанный e-mail ? ? ? Да ? Нет Нет ?
Требования к бизнес процессам
Поддержка организационной структуры Да Да Да Да Да Да Да Да
Поддержка ролевых групп Да ? ? Да Да Да Да Да
Возможность переназначения задач (настройка возможность переназначения в зависимости от роли пользователя) Да ? Да Да Да Да Да Да
Возможность запуска одного процесса из другого ? Да Нет ? Да ? Да Да
Наличие графического представления схем бизнес-процессов Да Да Нет ? Да Нет Да Да
Возможность изменения бизнес-правил существующего процесса Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность создания нового бизнес-процесса на основе существующего бизнес-процесса ? Да ? Да Да Да Да Да
Возможность интеграции этапов бизнес процесса с другими информационными системами ? Нет ? Да Да Да Да Да
Функции контроля времени рассмотрения /исполнения заявки/задачи ? ? ? Да ? ? Да Да
Возможности настройки параллельного согласования документов Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможности настройки последовательного согласования документов Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность настройки «жестких»(прерывание БП) и «мягких»(предупреждение) проверок при отработке бизнес-процесса Да ? ? Да Да ? Да Да
Возможность настройки «отката назад» процесса на один/несколько шагов Да, если предусмотрено процессом ? Нет ? Да, если предусмотрено процессом Нет Да, если предусмотрено процессом ?
Возможность обсуждения заявки задействованными в процессе лицами на любом этапе бизнес процесса без предварительного одобрения/отказа водобрении. Да Нет Нет Нет Да Да Да Да
Конструктор форм
Возможность редактирования существующих форм документов посредством пользовательского интерфейса Да Да Да Да Да Да Да Да
Возможность размещения на формах информационных уведомлений и их отображения в зависимости от условий бизнес-процесса ? ? ? ? ? ? Нет ?
Настройка реквизитов задания Нет Нет Нет ? Да Нет ? ?
Настройка взаимодействия компонентов без кастомизации компонентов и системы Нет ? Нет Нет Да ? Нет ?
Настройка реквизитов документов, справочников, бизнес-процессов Да Да Да Да Да Да Да Да
Настройка иерархических справочников Да ? ? Да Да Да Да Да
Модификация
Обновление существующей версии системы при переходе на новую ее версию с сохранением накопленной информации Нет Да ? Да Да ? ? ?
Возможность расширения и внедрения новых функций системы Да Да Да Да Да Да Да ?
Кроссбраузерность
Корректное отображение Web — интерфейса системы в следующих браузерах:

— Microsoft Internet Explorer 8.x и выше;

— Mozilla Firefox 3.х и выше;- Google Chrome
Да Да Да Не применимо Да Да Да Да
Распределенность
Работоспособность системы в территориально-распределенном режиме, в том числе с каналом связи до 512 кбит/сек Да Да Да Да Да Да Да Да
Поддержка взаимодействия с удаленными пользователями Да Да ? Да Да ? Да Да
Безопасность
Поддержка работы через https-протокол, обеспечение возможности контроля доступа с использованием алгоритма SSL Да Да ? Да Да ? Да Да
Обеспечение аудита действий пользователей (журналирование действий) с указанием пользователя, времени, типа действия и результата еговыполнения Да Да ? Да Да ? Да Да
Регистрация событий входа пользователя в систему ? Да ? Да Да ? ? ?
Настройка на отдельные объекты и действия различных уровней аудита Нет ? Нет Нет ? Нет Нет Нет
Документация
Руководство администратора Да Да Да Да Да Да Да Да
Руководство пользователя Да Да Да Да Да Да Да Да
Руководство разработчика Да Да ? Да Да ? Нет ?
Документация по системе:

— процедуры инсталляции и настройки системы;- интеграции в существующую инфраструктуру;

— настройки производительности;

— устранения проблем;

— описание объектов системы.
? ? ? Да ? ? Да Да
Документация для пользователей, администраторов и разработчиков изложена на русском языке Да Да Да Да Да Да Да Да
Лицензирование
Обучение сотрудников (администратора, пользователя и разработчика) работе с системой в рамках внедрения системы Да Да Да Да Да Да Да Да
Отсутствие истечения срока действия лицензий Да Да Да Да Да Да Да Да
Лицензионная чистота поставляемого программного обеспечения Да Да ? Да Да ? ? Да
Отсутствие требования лицензирования объема обрабатываемых данных Да Да Да Да Да Да Да Да
Отсутствие требования отдельного лицензирования рабочих мест администраторов Да Конкурентная лицензия (за каждого активного пользователя, подключенного в данный момент к СЭД, количество рабочих мест и учетных записей неучитывается). Также для выделенных сотрудников (руководители, администраторы, ключевые бизнес-пользователи) можно управлять именованнымилицензиями Да Да Да Да Да Да
Отсутствие требования отдельного лицензирования рабочих мест разработчиков(конфигураторов) Да ? Да Да Да Да Нет ?
Мобильность
Работа на мобильных устройствах через браузер Да Да Да Не применимо Да Да Нет Да
Мобильные приложения Android, iOS Да (но фактически работать с ними невозможно) Да Да Нет Нет Да Да Да
Портальная функциональность
Дни рождения, новости, объявления Да Нет Да Нет Да Да Нет Нет
Полная функциональность Нет Нет Нет Нет Да Нет Нет Нет
Дополнительные модули
Графики работ, табель учета времени, учетные ведомости, календарь праздничных и выходных дней Нет Нет ? Нет Да Только график работ Нет ?
Ежедневник Нет Нет Да Нет Да Да Нет Нет
Управление совещаниями Нет Нет Нет Нет Да Нет Да Да
Постановка целей Нет Нет Нет Нет Да Да Нет Нет
Управление проектами Нет Нет Нет Нет Нет Да ? Да
CRM Нет Приобретается отдельно Нет Нет Нет Да Нет Да
Кадровый учет Нет Нет Нет Нет Нет Нет Нет Да
Заявки Нет Нет Да Нет Да Нет ? Да


В этой таблице могут быть ошибки, т.к. вендеры используют свою терминологию, функциональные возможности при одинаковом наименовании отличаются.



Стоимость



Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки указаны ниже.



Стоимость лицензий, услуг внедрения, обучения и технической поддержки, в тенге




































































Товар/услуга



1С: Документооборот, в тенге



Е1 Евфрат (Россия), в тенге



Система электронного документооборота «Documentolog», в тенге



Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО), в тенге



Портальная система электронного документооборота «ТЕНГРИДОК», в тенге



Система электронного документооборота ARTA SYNERGY (Казахстан), в тенге



CЭД Docsvision, в тенге



DIRECTUM, в тенге



Лицензирование 100 рабочих мест



2 772 000



2 860 000



4 000 000



Не применимо



7 650 000



Нет информации



3 000 850 [1]



5 148 000 [2]



Предпроектное обследование (техническое задание)



750 000 [3]



1 595 000



450 000



956 250



7 972 750



4 750 000



Внедрение



750 000



3 670 000



2 800 000



Обучение (пользователи + технические специалисты)



132 500



412 500 [4]



468 000



497 250



394 350



Техническая поддержка в течении 12 месяцев



180 000



858 000



1 450 000 [5]



765 000



0



Итого:



4 584 500



9 395 500



9 168 000



9 868 500



10 973 600



10 292 350





[1] Базовая комплектация

[2] Базовая комплектация

[3] Стандартное внедрение с трудозатратами 0,5 чел/месяц

[4] Обучение проводится посредством вебинара

[5] В течении 9 месяцев



По отношению к ценам на российские системы была выполнена конвертация валюты исходя из курса 5,5 тенге за 1 рубль.
Original source: habrahabr.ru.

https://habrahabr.ru/post/309984/?utm_source=habrahabr&utm_medium=rss&utm_campaign=best

Метки:   Комментарии (0)КомментироватьВ цитатник или сообщество

Следующие 30  »

<документооборот - Самое интересное в блогах

Страницы: [1] 2 3 ..
.. 10

LiveInternet.Ru Ссылки: на главную|почта|знакомства|одноклассники|фото|открытки|тесты|чат
О проекте: помощь|контакты|разместить рекламу|версия для pda